高校圖書館圖書招標采購的思考

樊五妹

肇慶學院圖書館

〔廣東省肇慶市 526061〕

＊樊五妹 女，出生于1967年，副研究館員。

一、引 言

圖書招標采購是通過招標方式尋求最好的圖書供應商，保證圖書采購的效率和質量，是圖書館采訪工作的一種改革和創新。三十多年的改革開放，圖書發行業呈現出百花齊放的局面，民營書店、個體書商、網絡書店大量出現并迅速發展。我國高等學校辦學規模不斷擴大，為實行圖書招標采購提供了有利條件。同時，國家招標法的制定和實施給高校圖書館圖書招標采購提供了法律依據。通過圖書招標采購可以提高圖書采購資金的使用效益、促進圖書館的廉政建設、圖書館可以得到許多增值服務、依法保護圖書館利益和中標供應商利益等。因此，目前大部分高校圖書館都對圖書采購實行了招標，雖然它有許多優點，但由于它起步晚，市場發育還不成熟，圖書供應商資質和規模參差不齊，圖書招標采購也存在著不少問題［1］。如何解決這些問題，以期提高高校圖書館圖書招標采購的效率和科學性，是高校圖書館采訪人員研究的重要課題。

二、高校圖書館實行圖書招標采購存在的主要問題

（一）招標文件用語不規范

在圖書招投標活動中，招標文件對招標和投標雙方的行為及意愿表達起著重要的規范作用。通過要約和承諾，將招標和投標雙方統一在圖書采購、服務的招投標活動中。如招標方在要約中沒有按法律要求對一些用語作出統一明確的規定和明示，要約內容含糊不清，意愿表達不夠明確具體，就會使投標方在承諾時偏離招標方的意愿表達，甚至成為鉆空子的依據。比如，對圖書采購的招標方來說，進行圖書采購招標，目的就是要花最少的錢購買到想要的圖書。但在擬定招標文件時，如果要約內容不夠清析，就容易使書商鉆空子。以“最新版本”這個概念為例，如果一部已出版的圖書在它再版之前原來的版本永遠是“最新版本”。據統計，約有90%的圖書出版后不會再版。在制訂要約和標書時，如果沒有寫明具體的年限，而是寫上“本次采購的圖書均為最新版本的圖書”的字句。在投標時，投標人就可以認為凡是在第一次出版后沒有再版的都是“最新版本”的圖書，“最新版本”的圖書都是本次圖書采購招投標范圍內需要的圖書，造成投標方低價中標或超低價中標，使圖書館有限的圖書購置費沒有真正買到當年出版的圖書，造成了資金的嚴重浪費，影響了館藏質量。

（二）評標標準不科學

圖書招標采購成敗的關鍵在于選擇書商，而決定供書商命運的就是評標標準，科學、合理、可操作性的評標標準是保證招標公正、公平的重要條件。目前，由于招標中評標標準不科學，在評標過程中，評標委員會只按照各書商提供的招標書的內容來評判供書商，考慮較多的是投標方的規模及圖書價格等因素，無法對投標商資質、能力、信譽等做出審查，也無法對招標書的承諾做出真偽判斷。由此，供應商只要敢“吹”，就能中標。一些有正規進貨渠道，服務完善，綜合實力強，但運營成本較高的書商則中不了標，而一些劣質或“皮包”書商卻中了標［2］，從而導致不合理的評標結果，使圖書館的圖書采購質量下滑。

（三）低價中標問題

在圖書招標采購工作中，折扣率是一個非常敏感的問題，也是圖書館招標時非?？粗氐囊粋€指標。由于目前的圖書發行市場正處于改革中，還缺乏行之有效的質量和價格管理體制。一些單位的圖書招標主管部門往往把圖書采購和購買其他商品等同起來，按照誰價低誰中標原則，自以為低價招標是一件非常合算的買賣，但結果并非如此。因為只要是企業，盈利就是其生存和發展的基礎，賺錢就是其經營活動的目標，任何一家書商都是以贏利為目的。一些供應商想方設法低價中標后無法獲取正常的利潤，只能在供書選擇上做文章，在圖書館訂單中選擇利潤高的圖書供貨，將無利、少利的單子擇單，甚至壓單。由于書商從出版社拿到的圖書折扣，是隨著圖書出版的周期逐漸遞增的，有些書商便故意拖延圖書到貨時間，導致部分圖書出版半年以后才能到達圖書館。這就造成一些時效性強的書籍的利用價值大打折扣。對進價高的圖書，供書商則以訂不到書為由做退單處理，使一些專業性較強、發行量小的圖書無法收集齊全。一些有規律出版發行的套書、叢書、多卷書也容易出現漏訂漏購。

（四）數據提供問題

數據問題主要表現在采訪數據和編目數據的提供方面。書商為了成功競標，都要以提供盡可能多的配套服務來吸引圖書館。如在合同中承諾提供電子版征訂目錄，配送符合國際標準和國家標準的MARC數據等。但購買符合國際標準和國家標準的MARC數據，需額外支付較高費用，勢必造成成本上升。有些書商中標后為了降低經營成本，不嚴格按照合同要求提供電子版征訂目錄和配送標準的MARC數據，而是書商自己組織人員編制一些數據，東拼西湊，數據質量難以達到規范、標準，數據格式不符合本館書目數據要求，甚至與管理系統不匹配。

三、完善圖書招標采購工作的措施

（一）制定規范的招標文件

招標文件是圖書采購方向投標人發出的旨在為將來的圖書供應商撰寫投標文件提供所需資料，并向其通報招標所依據的原則、內容、要求和程序的書面文件。招標文件撰寫的總體要求是：必須符合國家有關法律、法規，各項條款合理合法、科學規范，確保公平性。制訂圖書招標文件時，要使用嚴謹規范準確的招標用語。在標書中，除了寫清楚采購的圖書一定是正版圖書外，對采購圖書的出版時間上的描述，一定要清楚寫明采購的是哪一年出版的圖書，防止描述不明確。此外，對一些重要的服務內容也應有明確規定，如制作書目數據的具體要求；中標后圖書供應商應提供何種書目供采購方圈選，采購方圈選的新書，圖書供應商達不到規定的比例應受何種處罰；圖書驗收時供應商差錯率在多少應退貨；新書選定后應在什么時間供貨以及供貨地點、裝卸費用由誰承擔；新書驗收后在多少個工作日內付出規定的比例款項等。

（二）選用適合的評標方法，嚴格按照評標標準進行評標

根據中華人民共和國財政部2004年18號令《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》的規定，貨物服務招標采購的評標方法分為最低評標價法、綜合評分法和性價比法。很顯然，選用最低評標價法，只會鼓勵書商的惡意競爭，根據高校圖書館圖書招標采購性質及特點，應選用綜合評分法［3］。綜合評分法的主要因素是：價格、技術、財務狀況、信譽、業績和服務等，評標標準是總分為100分。因高校圖書館圖書招標采購有其特殊性，對館藏質量要求較高，中標商的服務水平是最關鍵的。其次是考慮圖書折扣率及其他。服務水平包括圖書到館率、圖書到貨周期和提供采訪、編目數據的能力等；其他包括注冊資金、經營面積和近年來與高校圖書館合作情況等。筆者認為評分比例應為6：2：2，也就是服務水平為60分；圖書折扣率為20分；其他為20分。評標委員會必須嚴格按照評標標準進行評標，評標應按照招標文件規定的時間、地點和程序進行。評標委員會在綜合分析審核商家標書基礎上，每位評標成員根據評標標準對投標商進行背靠背打分，最后匯總各評標成員的打分后得出各個投標商家的最后得分，根據評標前規定的中標名額，得分排在前面的投標商家中標。評標結果經評標成員簽屬意見，上報學校招標工作小組審批生效，招標結果以適當形式向投標商家公示。

（三）制定合理的圖書折扣比例

圖書館招標不僅是為了省錢，更是為了提高館藏質量。如果太看重價格，只想節約經費，其結果就是“雙損”：供書商賺不到錢，圖書館盲目追求低價，必然影響館藏質量。而衡量高校圖書館館藏質量的一個重要指標就是館藏學術性、專業性圖書所占的比重。但經營學術性、專業性圖書的利潤低，供貨商會選擇盡量少提供或不提供此類圖書。因此，為了提高高校圖書館的館藏質量，保證采購到符合學校教學科研需要的圖書，高校圖書館圖書招標采購工作中應摒棄唯高折扣中標的做法，不以折扣論“英雄”，應制定合理的圖書折扣比例?？梢钥紤]設立一個能采購到當年出版新書的比較合理的標底折扣率［4］。依多年從事圖書采購的實踐來看，因高校圖書館館藏質量要求較高，筆者認為比較合理的標底折扣率為75折左右，從眾多投標商中選擇幾家綜合實力較強，服務能力較好，而給予的折扣最接近標底折扣率的圖書供應商為中標商。

（四）加強監督檢查

加強監督檢查是保證高校圖書館圖書招標采購工作順利進行和提高館藏質量的重要手段。監督檢查的內容主要包括：一要嚴把圖書驗收關。新書驗收是確保圖書采購質量的最后防線，采購其他環節中的問題可能在驗收階段被發現。因此，新書到館后，驗收人員及時核對送交的圖書品種、復本與訂單是否相符；圖書是否有質量問題，如污損、錯頁、缺頁、倒頁等，對于有質量問題的圖書一律退回；查看有無塞書、增加復本量、盜版圖書等情況，如出現上述情況應嚴格按照合同的規定給予懲罰。二要嚴把數據關。檢查采訪數據是否涵蓋本館主要學科書目，編目數據是否符合規范要求，著錄內容是否全面完整，數據格式是否與本館的采編系統相匹配，是否及時更新等［5］。三要嚴把圖書到貨關。圖書到貨率、到貨時間是衡量供書商實力的一個重要指標，高校圖書館依據上述資料建立供應商考核表，為下一次招標遴選圖書供應商提供原始的材料。

（五）選擇多家不同供貨模式的供書商

由于高校圖書館采購的圖書種類多、范圍廣、復本較少，任何一個圖書供應商都無法專門地、齊全地、連續地提供體現本館館藏特色的專業文獻。為了保證館藏資料的系統性、完整性和連續性，加強特色館藏建設，因此，在選擇中標單位時，一般不宜只選擇一家圖書供應商或一種供貨模式的多家供應商。選擇兩個以上的供應商，可以使供應商之間相互競爭，從而給圖書館帶來更多的利益；選擇不同供貨模式的多家供應商，拓寬圖書供貨渠道，可以使圖書館能根據供應商的供貨特色和服務特色，選擇自己所需的圖書。此外，圖書招標采購需要投入大量的人力、物力和財力，圖書館與書商要建立良好的合作伙伴關系需要一個較長的磨合期，同時由于高校圖書館圖書采購有其鮮明特征。所以，高校圖書館應當對前期合作的資質優秀的圖書中標商續標。因其了解本館文獻資源建設規律，使圖書采購質量能夠得到保障。但考慮到圖書招標采購工作的特殊性，續標最好是1次，最多2次，這樣既可以挖掘優質中標商的潛力，為高校圖書館提供優質服務，又可以讓更多的優質供書商有機會中標，同時還可以避免腐敗行為的滋生。

（六）分標采購與自主采購相結合

由于高校辦學規模的不斷擴大，新學科不斷出現，高校圖書館采訪工作應適應學校發展的需要。因每年的招標工作使圖書采購工作出現階段性特點，而且，招標過程需要較長時間。為了減少招標對采購業務的影響，全年的購書經費總額不要都用于招標采購上，應留出一部分資金用于自主采購。根據學校的具體情況，選擇招標采購的經費和自主采購經費的比例，也可通過大型書店、書展、網絡等各種途徑購買所需的專業圖書、無法列入招標采購計劃之內的文獻，以起到拾遺補漏的作用，不斷提高圖書館的館藏質量。

（七）雙方真誠合作，共同發展

圖書館和圖書供應商應以一顆真誠的心、一種換位思考的方式和平等的心態考慮對方的利益，真正把對方視為自己的朋友。圖書館不要憑借自己的買方優勢對圖書供應商提出過分苛刻的要求，圖書供應商也不要總是想著怎樣使利潤最大化，應在取得合理利潤的前提下，充分理解高校圖書館事業發展，了解高校圖書館文獻資源建設規律，充分研究高校圖書館館藏建設的需求，明白各種學科、學術及專業文獻對于高校圖書館的重要性，深入挖掘合作內容，開拓增值服務［6］。只有這樣，才能達到和諧相處、共同發展之目的。

四、結 束 語

總之，高校圖書館圖書招標采購利大于弊。我們應充分利用好圖書招標采購的優勢，加強管理，不斷總結經驗，對圖書招標采購的方式和策略不斷加以完善。高校圖書館與誠信經營、管理規范和具有強大銷售能力的圖書供應商實現雙邊互動互助，一定會朝著“雙贏”的方向發展，共同推進高校圖書館事業的健康發展，更好地滿足學校教學、科研的各種文獻信息需求。gov.cn／gongbao／content／2005／content＿64216.htm.

［4］黃衛華.高校圖書館圖書采購招標的意義、問題及對策［J］.圖書館工作與研究，2008，（12）：50～52.

［5］吳曉駿.高校館圖書采購招標的現狀與問題［J］.圖書館雜志，2008，27（3）：34～35.

［6］顧薔芬.探討圖書館和書商的合作共贏關系［J］.圖書館論壇，2009，29（1）：20～22.

［1］譚寅漢.中方圖書邀請招標采購探析［J］.圖書館工作與研究，2009，（4）：34～37.

［2］吳錦榮.論高校圖書館文獻的政府采購［J］.圖書館，2008，（4）：90～92.

［3］中華人民共和國財政部.政府采購貨物和服務招標投標管理辦法［EB／OL］.［2011－11－23］.http：／／www.