基于業(yè)務流程的館藏期刊書目數(shù)據(jù)庫維護

廖愛姣

(湖南文理學院圖書館，湖南 常德 415000)

就期刊數(shù)據(jù)庫而言，館藏期刊處理一般有四個業(yè)務流程：建立期刊書目、現(xiàn)刊記到、過刊裝訂、典藏管理維護。筆者依照期刊數(shù)據(jù)庫處理的流程順序，分塊著重分析，對每個業(yè)務流程容易出現(xiàn)的問題，提出對應解決辦法，供同仁參考。

1 所建期刊書目數(shù)據(jù)維護

1.1 進一步核對期刊分類

期刊分類問題主要表現(xiàn)為兩種情況：一，期刊分類不準確;二，類目細分標準不統(tǒng)一。第一種情況，讀者按分類途徑瀏覽檢索時，造成檢索結(jié)果不準確、不全面，讀者檢索效率低下。解決辦法：檢查期刊的分類正確妥當與否，及時改正不正確的分類號。這就要求一方面在數(shù)據(jù)庫中修改期刊書目記錄分類號，另一方面對書庫中實體裝訂過刊相應改正書標，重新按順序上架。第二種情況，有的期刊僅分到一級類目，有的分到四、五級類目，分類標準不一，隨心所欲，造成同類刊物架上位置不集中。解決辦法：以連續(xù)出版物的分類著錄標準為基礎(chǔ)，根據(jù)本館自身情況的不同，結(jié)合業(yè)務實際需要，制訂適合本館工作實際的可操作標準，建議根據(jù)圖書館規(guī)模大小、期刊的種類及數(shù)量的不同、讀者利用的方便程度等的不同，把握類目的細分程度。

1.2 規(guī)范期刊書目著錄

期刊書目建庫時，一定要規(guī)范著錄期刊書目MARC 字段，包括 011、091、092、200、210、215、225、300、326、440、690、711、905 字段。有的圖書館對期刊書目機讀目錄著錄十分簡單，只著錄了郵發(fā)代號、刊名、分類號、索書號。不規(guī)范的期刊書目著錄，使檢索書目麻煩，相仿期刊比較、核對困難。解決辦法：期刊書目著錄不全，要盡量補全，著錄過程中嚴格按連續(xù)出版物的著錄細則進行編目著錄，保證每條書目記錄信息準確完整。準確完整的MARC字段，能為讀者提供如刊名、刊名拼音首字母、ISSN號、國內(nèi)統(tǒng)一刊號、郵發(fā)代號等多途徑檢索;能有效比對相仿期刊，增加新裝訂記錄。實際操作中，每次追加新裝訂記錄時，建議核對該刊的詳細篇目信息，不斷補充與完善期刊書目信息［1］。

1.3 合并重復書目記錄

分析期刊數(shù)據(jù)庫，發(fā)現(xiàn)存在重復書目記錄。如，同種期刊建立了多個書目記錄，按年代的過刊裝訂記錄被分散在不同書目記錄下，比較MARC信息，發(fā)現(xiàn)實為同種期刊。重復書目記錄產(chǎn)生原因在于，書目檢索途徑單一，查重不到位，或編目員工作疏忽，重復新建書目。解決辦法：利用本館的圖書集成管理系統(tǒng)，導出全館期刊書目數(shù)據(jù)，按刊名排序，提取疑似同種期刊的多條記錄，進行MARC書目記錄一一比對，比對結(jié)果確實為同種期刊，可將兩條書目記錄合并。一般的圖書集成管理系統(tǒng)都具有期刊書目合并功能，選定一種書目信息為準，將多余的書目信息合并到這條書目記錄，相應的采購記錄、裝訂記錄、館藏記錄也隨之更改鏈接異動到了所需的期刊書目，多余的空書目刪除即可。

1.4 及時更新書目數(shù)據(jù)

期刊作為連續(xù)出版物，其刊名、地址、責任者、刊期、郵發(fā)代號、ISSN號、國內(nèi)統(tǒng)一刊號等著錄款目，都有可能隨著刊物發(fā)展，發(fā)生部分變更。為便于讀者檢索與查找，期刊書目著錄時應及時體現(xiàn)這些變更。解決辦法：刊名變更時，將更名后的期刊作為一條新的記錄重新著錄，將更名前的原刊做終結(jié)著錄，將原刊和新刊的相互聯(lián)系在各自的440和430款目連接塊中給予反映。此外，停止出版的原刊要在215文獻總量字段@a著錄出版總期數(shù)［2］。期刊責任者變更時，應在711字段中將當前責任者追加著錄，著錄時選擇有意義的編輯機構(gòu)作為第一責任者。刊期變更時，需在機讀目錄326字段給予添加，同時給前一出版頻率注上終止時間，讓讀者全面了解該刊出版變化情況。期刊代碼標識變更時，重復著錄ISSN號011字段、統(tǒng)一刊號091字段、郵發(fā)代號092字段，將最新的ISSN號、統(tǒng)一刊號、郵發(fā)代號添加并排列至首條。

2 新增訂購與現(xiàn)刊記到數(shù)據(jù)維護

2.1 新增訂購數(shù)據(jù)

圖書館期刊訂購一般會保持連續(xù)性，但也會根據(jù)專業(yè)需要、讀者利用刊物情況，做局部調(diào)整，增訂所需要的期刊，刪訂價值不大的期刊。對館內(nèi)已訂購刊物，期刊數(shù)據(jù)庫中建立了相應的書目信息，包括訂購記錄、裝訂記錄;如果是本年度新訂刊物，除了在期刊訂購數(shù)據(jù)中反映外，還需要在期刊書目數(shù)據(jù)庫中新建對應的書目。

2.2 現(xiàn)刊登到處理

圖書館期刊驗收人員應及時對到館期刊驗收處理。在期刊數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，應設(shè)置好每種期刊的當年準確刊期，再利用普通記到或者詳細記到的方式登到。普通記到，就半月刊來說，每年合計應到24期，每到1期，就在相應的格子中讓其顯示已到;詳細記到，則是在普通記到的基礎(chǔ)上，詳細顯示總第XX卷，第XX期。及時準確地做好現(xiàn)刊登到驗收，有利于現(xiàn)刊到館查詢和催詢未到期刊。

2.3 缺刊催詢

在做好現(xiàn)刊登到的基礎(chǔ)上，可利用圖書集成管理系統(tǒng)功能，及時、分批統(tǒng)一輸出未到館期刊的具體刊期，制成缺刊詳細催詢表，交給相關(guān)人員做缺刊催詢處理，對催詢結(jié)果要做好必要的記錄。對個別期刊，一次催詢不到，還要盡可能做好后續(xù)催詢。認真負責地做好缺刊催詢工作，有利于保證所訂期刊的連續(xù)性，有利于讀者全面檢索利用紙質(zhì)期刊資源，有利于減少圖書館連續(xù)出版物資源的不必要損失。

3 過刊裝訂數(shù)據(jù)維護

3.1 準確著錄裝訂過刊信息

圖書館對每批到齊現(xiàn)刊進行裝訂、加工處理后，要將其相應的裝訂數(shù)據(jù)錄入管理系統(tǒng)。裝訂過刊回溯建庫中，對每本裝訂過刊的合訂年份、期數(shù)、合訂價格的追加錄入，容易產(chǎn)生錯誤，給讀者檢索利用帶來困難，也給期刊連續(xù)性清理統(tǒng)計工作造成不便。解決辦法：裝訂記錄期數(shù)與價格著錄錯誤，可在裝訂記錄中修改成正確的信息，再交送裝訂記錄，覆蓋原來錯誤館藏記錄信息;或在中央書目記錄維護中以條碼檢索到該刊期，修改為正確的信息，存盤即可。

3.2 檢查裝訂過刊條碼

我館期刊條碼由大寫字母K加7位阿拉伯數(shù)字組成，如K0201863。在過刊裝訂回溯建庫中，手動輸入容易造成數(shù)字輸入錯誤，用條碼閱讀器掃讀數(shù)據(jù)，按下大寫鎖定鍵與否，又易導致條碼大寫“K”輸成小寫字母“k”。大小寫的不一致，條碼檢索時，查不到對應期刊。雖然有的圖書集成管理系統(tǒng)提供了可識別大小寫字母的功能，但還是給期刊統(tǒng)計工作帶來不便。解決辦法：對于個別條碼數(shù)字輸入錯誤的裝訂期刊，要先記錄下其裝訂的基本信息，再重新錄入正確的條碼及年代、刊期、價格等，將裝訂記錄交送，最后在中央館藏庫中刪除原錯誤的條碼記錄。對于小k開頭的條碼，一般是批量的，宜進行批處理轉(zhuǎn)換，如Ilas系統(tǒng)中，在典藏管理模塊下，中央書目記錄維護批處理，首先對需轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)提取分析，將小k開頭的條碼批處理轉(zhuǎn)換成大K開頭的正確條碼，并做好批處理過程備忘錄。

4 典藏管理數(shù)據(jù)維護

4.1 查詢未交送裝訂記錄

按時間分批處理的過刊裝訂記錄在追加到相應書目記錄后，還暫時在裝訂數(shù)據(jù)庫中，只有點擊交送或驗收，才會將數(shù)據(jù)移到中央書目數(shù)據(jù)庫中。數(shù)據(jù)只在裝訂庫中，會統(tǒng)計不到此類書，只有在中央書目數(shù)據(jù)庫中，才可將數(shù)據(jù)準確統(tǒng)計出來。筆者實際工作中發(fā)現(xiàn)，多年來，有的裝訂記錄交送到了中央庫，有的裝訂記錄還只是在裝訂庫中。對于此類問題，解決辦法是按裝訂時間或者批號選擇，統(tǒng)一交送到中央書目庫中。

4.2 核對裝訂過刊館藏地址

館藏期刊書目數(shù)據(jù)庫中，中文過刊典藏地址本應為“中文過刊室”，然而，因系統(tǒng)默認館藏地址是“樣本書庫”，在忘記做藏址初始設(shè)置的情況下，將一部分過刊裝訂數(shù)據(jù)典藏到了樣本書庫或者其他館藏地址。部分裝訂記錄藏址有問題，使讀者查找裝訂過刊不便，期刊統(tǒng)計工作麻煩。解決辦法：對于裝訂本的藏址錯誤，個別情況，可修改裝訂記錄再交送，將原來記錄覆蓋，或者，直接在中央館藏庫維護中輸入該裝訂期刊條碼，檢索到該裝訂本信息，將其典藏地址修改。

期刊書目數(shù)據(jù)庫維護不是一朝一夕的事，是一個長期過程，需要細致、耐心和高度的責任心，此項工作必須常抓不懈。期刊數(shù)據(jù)庫只有得到不斷更新地維護，才具有持久的生命力，才會為讀者檢索、業(yè)務統(tǒng)計、甚至網(wǎng)絡(luò)資源共享發(fā)揮更大的作用。

［1］廖愛姣.ILASII環(huán)境下館藏期刊書目數(shù)據(jù)庫管理與維護——以湖南文理學院圖書館為例［J］.農(nóng)業(yè)圖書情報學刊，2010(11)：90-93.

［2］陳源蒸等.中文連續(xù)出版物機讀目錄著錄細則［M］.北京：華藝出版社，2001.