高校學生滯留檔案問題研究

[摘 要] 高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。近年來由于學生對檔案的重要性認識不足，長期對自己的檔案不管不問的“棄檔族”日漸增多，而這些，“棄檔”自然就會留在就讀學校，形成滯留檔案。本文從高校“學生滯留檔案”的概念與特點，分析了高校學生檔案滯留的原因及存在的問題，并針對學生滯留檔案管理中存在的問題加以研究。

[關鍵詞] 人事檔案 滯留檔案 檔案管理 學生檔案

在計劃經濟體制下，畢業生由國家統包統配，畢業時一次性全部離校，畢業生檔案一貫遵循檔隨人走的原則。然而隨著招生就業制度的改革和新形勢的發展，特別是人事制度改革和大學生就業觀念的變化。加之2002年國家教育部、人事部等聯合出臺規定，將畢業生的擇業期延長為兩年，兩年內學校可代管其戶口和檔案。隨之，學生滯留檔案逐年大量增加，這種現象逐漸引起了眾多高等院校檔案管理人員和管理部門的注意，但這方面的研究開展得還很不充分。在高校學生檔案管理的實踐基礎上，本文就此問題作以簡單的探討。

學生滯留檔案的概念和特點

所謂高校學生滯留檔案，是指學生離校后其檔案沒及時隨本人到所就業單位、人才代理機構、原籍歸口部門保管，存放在其就讀學校兩年以上的，保管權限不歸學校而又遺留在學校的學生檔案。學生滯留檔案一般具有以下特點：

1.滯留時間長。此類檔案往往長達兩年之久，有甚者20年無人問津，更談不上開發利用。

2.滯留數量多。此類檔案隨著用人政策靈活性以及畢業生數量擴大而不斷增加。

3.滯留原因復雜。這類檔案產生往往具有較一般檔案更為復雜的原因和背景。

學生檔案滯留形成的原因

從1999年開始，我國高等院校連年擴招，致使高校畢業生規模持續大幅度增長。高校畢業生從1998年的66萬，到2011年的640萬，十來年增幅近10倍。因此就業難的現象也不期而至，如此必然會導致大批學生檔案滯留在其就讀學校。其主要原因有以下幾種：

1.由于招生就業制度的改革和新形勢的發展，以及人事制度的改革和大學生就業觀念的變化。大部分學生選擇延期就業，學校只能將其檔案保留在學校。

2.用人單位為降低用人成本，只簽勞動協議不解決檔案及戶口問題，學生又棄之不理，致使其檔案滯留學校。

3.機要局對機要的寄發規定導致部分檔案滯留或退回學校。

4.學生檔案意識薄弱、檔案知識缺乏，形成了“檔案無用論”的觀念，畢業時不正常辦理檔案離校手續，使其滯留校。

5.檔案代理機構制度不夠健全，工作不規范，管理過程差別較大，加之不同的地區、學校或用人單位制定的畢業生分配、接收、管理制度不同，檔案歸屬不明確，造成部分畢業生檔案暫留學校。

6.為了緩解就業壓力，“考研族”越來越多，大批畢業生就業后又辭職考研，其檔案被退回就讀學校。

7.出國留學生大量出現，其檔案也會滯留于原就讀學校。

8.被退學的學生在離校時，不辦理檔案離校手續，檔案滯留于學校。

9.學生錄取了但未報到形成了部分滯留檔案。

10.學生在上學期間死亡，其檔案無人辦理，檔案滯留在校。

高校學生滯留檔案管理中存在的問題

畢業生檔案雖然是人生工作中一項相當重要的內容，但是由于上述緣由，使越來越多的畢業生檔案滯留在其就讀高校，其管理已經成為高校學生檔案管理工作中的不可忽視重要內容之一。同時它給學生檔案管理工作帶來許多不便，從而一定程度上影響了學生檔案的管理和利用。其問題主要表現在以下幾個方面：

1.加大了人事檔案的庫存量。許多高校自1999年以來，學校不斷擴大招生規模，學生人數大量增加，檔案數量自然不斷增加，但是檔案庫房面積不變，致使學生檔案借地存放。畢業生滯留檔案也只能借地存放。

2.加大了檔案管理人員的工作量。1998年以前普通二本高校在校學生不超過6千人，1999年擴招以后在校生逐年增加，至2011年在校生是1998年的6倍之多，滯留檔案也在不斷地增加，無形中加大了管理人員的工作量。

3.影響了主要工作。學生檔案的管理雖然都是兼職管理，但是在這塊工作中管理人員卻要付出大量的時間和精力，這些時間主要用在滯留檔案的管理中，管理人員每年都要對學生滯留檔案進行仔細認真管理，并負責再次寄發。因此管理人員整天忙于學生滯留檔案問題的查詢、辦理之中，這勢必會影響她的主要工作。

4.檔案教育宣傳力度不夠。學校對畢業生有關檔案重要性的教育、宣傳不夠。

5.管理不規范。目前，我國還沒有成文的高校學生檔案管理辦法及規定，學校檔案管理人員一般是參照中組部規定的人事檔案管理辦法來管理高校學生檔案，對學生滯留檔案基本上作為正常檔案管理中的例外情況看待，因此滯留檔案就處于四無階段，即無專門管理人員，無專門管理空間，無專門管理制度，無專門管理機構。

學生滯留檔案管理的思考

我國“檔案法”明確規定，各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃，《高等學校檔案管理辦法》也強調各高等學校必須加強對檔案工作的領導，把檔案工作納入學校的整體發展規劃之中，從而將高校檔案從法律和法規上納入了國家、社會和學校管理范圍，2008教育部發布的《高等學校檔案管理辦法》第27號令中，把學生檔案列入高校檔案歸檔范疇，體現了高校檔案工作的重要性和社會性。而學生滯留檔案的增多，勢必會影響到學校檔案的正常管理工作。減少滯留檔案是許多院校的迫切要求，除了宣傳工作和管理工作要跟上改革的要求，還要采取一些更有效的措施。面對學生檔案滯留問題的現狀，筆者認為：

1.管理人員應深入學習貫徹《檔案法》，制訂高校學生檔案管理辦法，以加強高校學生檔案管理工作。

2.以宣傳為導向，增強高校師生檔案意識。通過宣傳教育，提高師生對檔案重要性的認識，增強學生的檔案意識，并且了解檔案在轉遞過程中的一些注意事項，及時查詢落實自己檔案去向，有問題及時與學校聯系。

3.增加存放設備，增加管理人員，要有相對穩定的學生檔案管理人員。

4.對于正常畢業的學生滯留檔案，檔案管理部門可通過學生老師，聯系到學生本人來解決此類檔案。

5.對于非正常畢業的學生的滯留檔案，如中途退學、開除等，辦理離校手續時不要忘記辦理檔案轉移手續。

6.妥善保存機要轉遞單和檔案轉遞回執，以便查詢。

7.檔案管理部門要建立畢業生滯留檔案檢索工具。在畢業生檔案管理中，必須既要有全面的各種信息，又要能迅速而方便的進行查詢。

8.學校對畢業生遺留檔案還可根據不同滯留原因收取相應的保管費。這樣可促使學生及早提取、索取自己的檔案，減少畢業生檔案的滯留數。

我校在高校學生檔案管理方面做了大量工作，特別是畢業生滯留檔案的管理方面作了許多探討和研究，并從實踐工作中取得了許多有效的管理經驗。在管理滯留檔案我們嚴格按照國家、省教育廳以及學校的相關規定，結合我們的工作經驗，參照上述思考，對我校學生滯留檔案進行了有效的管理，并取得了良好的效果。

參考文獻：

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作者單位：西安科技大學檔案館 陜西西安