高校學(xué)生滯留檔案問題研究

[摘 要] 高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。近年來由于學(xué)生對檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，長期對自己的檔案不管不問的“棄檔族”日漸增多，而這些，“棄檔”自然就會(huì)留在就讀學(xué)校，形成滯留檔案。本文從高?！皩W(xué)生滯留檔案”的概念與特點(diǎn)，分析了高校學(xué)生檔案滯留的原因及存在的問題，并針對學(xué)生滯留檔案管理中存在的問題加以研究。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案 滯留檔案 檔案管理 學(xué)生檔案

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，畢業(yè)生由國家統(tǒng)包統(tǒng)配，畢業(yè)時(shí)一次性全部離校，畢業(yè)生檔案一貫遵循檔隨人走的原則。然而隨著招生就業(yè)制度的改革和新形勢的發(fā)展，特別是人事制度改革和大學(xué)生就業(yè)觀念的變化。加之2002年國家教育部、人事部等聯(lián)合出臺(tái)規(guī)定，將畢業(yè)生的擇業(yè)期延長為兩年，兩年內(nèi)學(xué)?？纱芷鋺艨诤蜋n案。隨之，學(xué)生滯留檔案逐年大量增加，這種現(xiàn)象逐漸引起了眾多高等院校檔案管理人員和管理部門的注意，但這方面的研究開展得還很不充分。在高校學(xué)生檔案管理的實(shí)踐基礎(chǔ)上，本文就此問題作以簡單的探討。

學(xué)生滯留檔案的概念和特點(diǎn)

所謂高校學(xué)生滯留檔案，是指學(xué)生離校后其檔案沒及時(shí)隨本人到所就業(yè)單位、人才代理機(jī)構(gòu)、原籍歸口部門保管，存放在其就讀學(xué)校兩年以上的，保管權(quán)限不歸學(xué)校而又遺留在學(xué)校的學(xué)生檔案。學(xué)生滯留檔案一般具有以下特點(diǎn)：

1.滯留時(shí)間長。此類檔案往往長達(dá)兩年之久，有甚者20年無人問津，更談不上開發(fā)利用。

2.滯留數(shù)量多。此類檔案隨著用人政策靈活性以及畢業(yè)生數(shù)量擴(kuò)大而不斷增加。

3.滯留原因復(fù)雜。這類檔案產(chǎn)生往往具有較一般檔案更為復(fù)雜的原因和背景。

學(xué)生檔案滯留形成的原因

從1999年開始，我國高等院校連年擴(kuò)招，致使高校畢業(yè)生規(guī)模持續(xù)大幅度增長。高校畢業(yè)生從1998年的66萬，到2011年的640萬，十來年增幅近10倍。因此就業(yè)難的現(xiàn)象也不期而至，如此必然會(huì)導(dǎo)致大批學(xué)生檔案滯留在其就讀學(xué)校。其主要原因有以下幾種：

1.由于招生就業(yè)制度的改革和新形勢的發(fā)展，以及人事制度的改革和大學(xué)生就業(yè)觀念的變化。大部分學(xué)生選擇延期就業(yè)，學(xué)校只能將其檔案保留在學(xué)校。

2.用人單位為降低用人成本，只簽勞動(dòng)協(xié)議不解決檔案及戶口問題，學(xué)生又棄之不理，致使其檔案滯留學(xué)校。

3.機(jī)要局對機(jī)要的寄發(fā)規(guī)定導(dǎo)致部分檔案滯留或退回學(xué)校。

4.學(xué)生檔案意識(shí)薄弱、檔案知識(shí)缺乏，形成了“檔案無用論”的觀念，畢業(yè)時(shí)不正常辦理檔案離校手續(xù)，使其滯留校。

5.檔案代理機(jī)構(gòu)制度不夠健全，工作不規(guī)范，管理過程差別較大，加之不同的地區(qū)、學(xué)校或用人單位制定的畢業(yè)生分配、接收、管理制度不同，檔案歸屬不明確，造成部分畢業(yè)生檔案暫留學(xué)校。

6.為了緩解就業(yè)壓力，“考研族”越來越多，大批畢業(yè)生就業(yè)后又辭職考研，其檔案被退回就讀學(xué)校。

7.出國留學(xué)生大量出現(xiàn)，其檔案也會(huì)滯留于原就讀學(xué)校。

8.被退學(xué)的學(xué)生在離校時(shí)，不辦理檔案離校手續(xù)，檔案滯留于學(xué)校。

9.學(xué)生錄取了但未報(bào)到形成了部分滯留檔案。

10.學(xué)生在上學(xué)期間死亡，其檔案無人辦理，檔案滯留在校。

高校學(xué)生滯留檔案管理中存在的問題

畢業(yè)生檔案雖然是人生工作中一項(xiàng)相當(dāng)重要的內(nèi)容，但是由于上述緣由，使越來越多的畢業(yè)生檔案滯留在其就讀高校，其管理已經(jīng)成為高校學(xué)生檔案管理工作中的不可忽視重要內(nèi)容之一。同時(shí)它給學(xué)生檔案管理工作帶來許多不便，從而一定程度上影響了學(xué)生檔案的管理和利用。其問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.加大了人事檔案的庫存量。許多高校自1999年以來，學(xué)校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，學(xué)生人數(shù)大量增加，檔案數(shù)量自然不斷增加，但是檔案庫房面積不變，致使學(xué)生檔案借地存放。畢業(yè)生滯留檔案也只能借地存放。

2.加大了檔案管理人員的工作量。1998年以前普通二本高校在校學(xué)生不超過6千人，1999年擴(kuò)招以后在校生逐年增加，至2011年在校生是1998年的6倍之多，滯留檔案也在不斷地增加，無形中加大了管理人員的工作量。

3.影響了主要工作。學(xué)生檔案的管理雖然都是兼職管理，但是在這塊工作中管理人員卻要付出大量的時(shí)間和精力，這些時(shí)間主要用在滯留檔案的管理中，管理人員每年都要對學(xué)生滯留檔案進(jìn)行仔細(xì)認(rèn)真管理，并負(fù)責(zé)再次寄發(fā)。因此管理人員整天忙于學(xué)生滯留檔案問題的查詢、辦理之中，這勢必會(huì)影響她的主要工作。

4.檔案教育宣傳力度不夠。學(xué)校對畢業(yè)生有關(guān)檔案重要性的教育、宣傳不夠。

5.管理不規(guī)范。目前，我國還沒有成文的高校學(xué)生檔案管理辦法及規(guī)定，學(xué)校檔案管理人員一般是參照中組部規(guī)定的人事檔案管理辦法來管理高校學(xué)生檔案，對學(xué)生滯留檔案基本上作為正常檔案管理中的例外情況看待，因此滯留檔案就處于四無階段，即無專門管理人員，無專門管理空間，無專門管理制度，無專門管理機(jī)構(gòu)。

學(xué)生滯留檔案管理的思考

我國“檔案法”明確規(guī)定，各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，《高等學(xué)校檔案管理辦法》也強(qiáng)調(diào)各高等學(xué)校必須加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃之中，從而將高校檔案從法律和法規(guī)上納入了國家、社會(huì)和學(xué)校管理范圍，2008教育部發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第27號令中，把學(xué)生檔案列入高校檔案歸檔范疇，體現(xiàn)了高校檔案工作的重要性和社會(huì)性。而學(xué)生滯留檔案的增多，勢必會(huì)影響到學(xué)校檔案的正常管理工作。減少滯留檔案是許多院校的迫切要求，除了宣傳工作和管理工作要跟上改革的要求，還要采取一些更有效的措施。面對學(xué)生檔案滯留問題的現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為：

1.管理人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》，制訂高校學(xué)生檔案管理辦法，以加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作。

2.以宣傳為導(dǎo)向，增強(qiáng)高校師生檔案意識(shí)。通過宣傳教育，提高師生對檔案重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識(shí)，并且了解檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的一些注意事項(xiàng)，及時(shí)查詢落實(shí)自己檔案去向，有問題及時(shí)與學(xué)校聯(lián)系。

3.增加存放設(shè)備，增加管理人員，要有相對穩(wěn)定的學(xué)生檔案管理人員。

4.對于正常畢業(yè)的學(xué)生滯留檔案，檔案管理部門可通過學(xué)生老師，聯(lián)系到學(xué)生本人來解決此類檔案。

5.對于非正常畢業(yè)的學(xué)生的滯留檔案，如中途退學(xué)、開除等，辦理離校手續(xù)時(shí)不要忘記辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。

6.妥善保存機(jī)要轉(zhuǎn)遞單和檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)，以便查詢。

7.檔案管理部門要建立畢業(yè)生滯留檔案檢索工具。在畢業(yè)生檔案管理中，必須既要有全面的各種信息，又要能迅速而方便的進(jìn)行查詢。

8.學(xué)校對畢業(yè)生遺留檔案還可根據(jù)不同滯留原因收取相應(yīng)的保管費(fèi)。這樣可促使學(xué)生及早提取、索取自己的檔案，減少畢業(yè)生檔案的滯留數(shù)。

我校在高校學(xué)生檔案管理方面做了大量工作，特別是畢業(yè)生滯留檔案的管理方面作了許多探討和研究，并從實(shí)踐工作中取得了許多有效的管理經(jīng)驗(yàn)。在管理滯留檔案我們嚴(yán)格按照國家、省教育廳以及學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我們的工作經(jīng)驗(yàn)，參照上述思考，對我校學(xué)生滯留檔案進(jìn)行了有效的管理，并取得了良好的效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]王慶玉.大學(xué)生檔案管理工作芻議[J].陜西檔案，1999（增刊）.

[2]王廣昌.試論高校學(xué)生檔案管理[J].齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），1997.6.

[3]中共中央組織部干部調(diào)配局.努力把干部人事檔案管理提高到一個(gè)新水平[M].北京：黨建讀物出版社，1996：12.

作者單位：西安科技大學(xué)檔案館 陜西西安