淺談數(shù)字迎新系統(tǒng)在高職院校的建設(shè)與應(yīng)用

摘要：數(shù)字迎新系統(tǒng)通過(guò)信息化的手段，將參加迎新工作的各部門(mén)的相關(guān)新生信息進(jìn)行有效的共享和集成，規(guī)范新生報(bào)到程序，方便所有部門(mén)對(duì)新生報(bào)到流程的管理，提高各迎新工作效率，給新生提供方便、高效、一體的入學(xué)報(bào)到環(huán)境和服務(wù)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化校園；數(shù)字迎新；信息

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712（2012）20-0070-01

一、數(shù)字迎新系統(tǒng)的提出

近年來(lái)，隨著高職院校招生并軌改革的不斷深人，招生規(guī)模在日益擴(kuò)大，大大提高了迎新工作的難度，每年新生入學(xué)報(bào)到期間的迎新工作是緊張而繁忙的。大一新生報(bào)到涉及到包括招辦、教務(wù)處、學(xué)生處、財(cái)務(wù)處、飲食服務(wù)中心等很多學(xué)校部門(mén)。在新生報(bào)到時(shí)，要辦理學(xué)籍科報(bào)到，財(cái)務(wù)處交費(fèi)、各系報(bào)到、分配宿舍、領(lǐng)取餐卡、領(lǐng)取行李等諸多手續(xù)。由于報(bào)到過(guò)程涉及多個(gè)部門(mén)，多個(gè)流程，學(xué)校管理部門(mén)不容易實(shí)時(shí)掌握新生報(bào)到信息；新生報(bào)到流程復(fù)雜，一些步驟需要順序進(jìn)行，新生初到學(xué)校，容易出現(xiàn)擁擠排隊(duì)、手續(xù)漏辦，錯(cuò)辦等現(xiàn)象。

內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院從2003年開(kāi)始建設(shè)校園網(wǎng)絡(luò)，在后期的數(shù)字化校園的項(xiàng)目推進(jìn)了學(xué)院的信息化工作，各部門(mén)都建立了相應(yīng)的管理系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上辦公，網(wǎng)上管理，在信息化建設(shè)中，迎新系統(tǒng)作為主要應(yīng)用系統(tǒng)為數(shù)據(jù)中心，及各部門(mén)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時(shí)，希望通過(guò)信息化的手段，將參加迎新工作的各部門(mén)的相關(guān)新生信息進(jìn)行有效的共享和集成，規(guī)范新生報(bào)到程序，方便所有部門(mén)對(duì)新生報(bào)到流程的管理，提高各迎新工作效率，給新生提供方便、高效、一體的入學(xué)報(bào)到環(huán)境和服務(wù)。

二、數(shù)字迎新系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念及功能應(yīng)用

內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院數(shù)字迎新系統(tǒng)，是采用Browser/WebServer結(jié)構(gòu)的、涉及新生入學(xué)管理主要環(huán)節(jié)、面向?qū)W院各院系、各管理部門(mén)以及全校新生的多模塊的管理信息系統(tǒng)。通過(guò)數(shù)字迎新系統(tǒng)，使得參與迎新的學(xué)院各相關(guān)管理部門(mén)間的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了共享和流動(dòng)，明確了各部門(mén)在迎新過(guò)程中所負(fù)的職責(zé)和業(yè)務(wù)管理范圍，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和管理部門(mén)提供及時(shí)、準(zhǔn)確的新生報(bào)到信息數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)方面，新生入學(xué)數(shù)據(jù)能夠保證為招生辦及時(shí)反饋入學(xué)數(shù)據(jù)，為學(xué)院教務(wù)、學(xué)籍管理等系統(tǒng)提供準(zhǔn)確的新生數(shù)據(jù)。同時(shí)，新生入學(xué)數(shù)據(jù)與用戶統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)縫連接。在功能上，數(shù)字迎新系統(tǒng)主分為四個(gè)功能模塊，包括：新生查詢、公共查詢、迎新管理、公寓管理、迎新數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

系統(tǒng)功能介紹：

新生查詢模塊：該模塊功能是通過(guò)查詢，來(lái)確認(rèn)該生的合法身份。同時(shí)為管理人員提供該學(xué)生的完整詳細(xì)的招生信息和入學(xué)信息。

新生列表模塊：能夠快速便捷查詢各系、各專業(yè)的學(xué)生的報(bào)到信息。

迎新管理模塊：此模塊是為迎新系統(tǒng)中的核心操作模塊，新生報(bào)到前的所有數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作都在此模塊完成。

迎新統(tǒng)計(jì)模塊：實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)迎新數(shù)據(jù)，可以按照院系、專業(yè)來(lái)統(tǒng)計(jì)新生報(bào)到情況。

三、數(shù)字迎新系統(tǒng)的實(shí)施與應(yīng)用

在數(shù)字迎新系統(tǒng)平臺(tái)搭建完成后出來(lái)后，如何高效有序地實(shí)施數(shù)字迎新的成為數(shù)字化迎新工作關(guān)鍵。

（一）高質(zhì)量的服務(wù)和技術(shù)支持是辦數(shù)字迎新系統(tǒng)正常運(yùn)行的保障

在整個(gè)迎新過(guò)程中，信息網(wǎng)絡(luò)中心承擔(dān)著數(shù)字迎新系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、測(cè)試與部署工作，負(fù)責(zé)各相關(guān)部門(mén)迎新數(shù)據(jù)的匯總與協(xié)調(diào)工作。此外，網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)迎新現(xiàn)場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)部署與保障網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定，并協(xié)助各部門(mén)對(duì)迎新系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試、對(duì)參與數(shù)字迎新的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。保障迎新工作順利進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)，保障迎新工作順利進(jìn)行

面對(duì)新的迎新信息服務(wù)系統(tǒng)，為保證現(xiàn)場(chǎng)迎新的順利進(jìn)行，教務(wù)處、網(wǎng)絡(luò)中心專門(mén)分期分批組織全校各部門(mén)、院（系、所）工作人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，熟悉業(yè)務(wù)流程，規(guī)范工作要求，強(qiáng)調(diào)服務(wù)意識(shí)。在新生報(bào)到的前，進(jìn)行了最后一次現(xiàn)場(chǎng)模擬，不僅對(duì)迎新系統(tǒng)本身，還對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等進(jìn)行最后的檢查。

四、數(shù)字迎新系統(tǒng)工作流程

1.新生錄取原始數(shù)據(jù)由招生辦公室發(fā)給教務(wù)處。2.網(wǎng)絡(luò)中心與教務(wù)處完成迎新系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，包括專業(yè)、班級(jí)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入迎新系統(tǒng)。3.教務(wù)處將錄取數(shù)據(jù)分配專業(yè)方向，并將處理后的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)給網(wǎng)絡(luò)中心。4.網(wǎng)絡(luò)中心將處理后的迎新數(shù)據(jù)上傳至數(shù)字迎新系統(tǒng)，并在迎新系統(tǒng)內(nèi)完成對(duì)新生數(shù)據(jù)的分配班級(jí)、生成用戶名及密碼、生成學(xué)號(hào)等數(shù)據(jù)初始化工作。5.將生成學(xué)號(hào)的新生數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)給財(cái)務(wù)處、一卡通工作人員。6.網(wǎng)絡(luò)中心打印新生報(bào)到單并發(fā)至各系部。7.教務(wù)處與網(wǎng)絡(luò)中心協(xié)作完成對(duì)數(shù)字迎新系統(tǒng)操作人員的操作培訓(xùn)。8.網(wǎng)絡(luò)中心完成迎新會(huì)場(chǎng)布置工作。9.新生報(bào)到，教務(wù)處、招生就業(yè)處、財(cái)務(wù)處、網(wǎng)絡(luò)中心及各院共同完成現(xiàn)場(chǎng)迎新工作。

五、數(shù)字迎新系統(tǒng)的啟示

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)各部門(mén)的緊密合作

在各部門(mén)的努力下，迎新工作順利完成，但從數(shù)據(jù)準(zhǔn)備到數(shù)據(jù)反饋及現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)都略顯緊張與倉(cāng)促，因此需要進(jìn)一步與各部門(mén)進(jìn)行溝通并緊密合作，了解各部門(mén)需求，完善系統(tǒng)及服務(wù)，使數(shù)字迎新及其他工作更加順暢。另外，對(duì)于基層工作人員，例如各院系操作人員，由于宣傳力度不夠，使得他們沒(méi)有對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性產(chǎn)生足夠的重視，同時(shí)也沒(méi)有建立起配合使用數(shù)字迎新系統(tǒng)的積極性。建議更廣泛的溝通及必要的會(huì)議，使得所有部門(mén)的工作人員都能全力支持?jǐn)?shù)字迎新系統(tǒng)的使用及改進(jìn)。

（二）進(jìn)一步完善迎新系統(tǒng)

數(shù)字迎新系統(tǒng)投入實(shí)際使用，在與各部門(mén)協(xié)作完成迎新工作后，得到了很意見(jiàn)與建議。根據(jù)實(shí)際使用的情況，數(shù)字迎新工作小組對(duì)迎新系統(tǒng)的功能進(jìn)行總結(jié)分析，提出升級(jí)方案，進(jìn)一步完善功能。通過(guò)各部門(mén)的溝通與合作，保證了整個(gè)迎新工作順利完成。數(shù)字迎新系統(tǒng)的應(yīng)用，規(guī)范了學(xué)生信息的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式和迎新工作流程，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)查詢統(tǒng)計(jì)新生報(bào)到情況，提高了全校信息共享水平，提高了新生報(bào)到效率，實(shí)時(shí)采集的新生報(bào)到信息為校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員提供了第一手?jǐn)?shù)據(jù)。把多個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)整合，保證了各部門(mén)數(shù)據(jù)和一致性，使整個(gè)迎新工作更加高效便捷。