淺談數字迎新系統在高職院校的建設與應用

摘要：數字迎新系統通過信息化的手段，將參加迎新工作的各部門的相關新生信息進行有效的共享和集成，規范新生報到程序，方便所有部門對新生報到流程的管理，提高各迎新工作效率，給新生提供方便、高效、一體的入學報到環境和服務。

關鍵詞：數字化校園；數字迎新；信息

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712（2012）20-0070-01

一、數字迎新系統的提出

近年來，隨著高職院校招生并軌改革的不斷深人，招生規模在日益擴大，大大提高了迎新工作的難度，每年新生入學報到期間的迎新工作是緊張而繁忙的。大一新生報到涉及到包括招辦、教務處、學生處、財務處、飲食服務中心等很多學校部門。在新生報到時，要辦理學籍科報到，財務處交費、各系報到、分配宿舍、領取餐卡、領取行李等諸多手續。由于報到過程涉及多個部門，多個流程，學校管理部門不容易實時掌握新生報到信息；新生報到流程復雜，一些步驟需要順序進行，新生初到學校，容易出現擁擠排隊、手續漏辦，錯辦等現象。

內蒙古建筑職業技術學院從2003年開始建設校園網絡，在后期的數字化校園的項目推進了學院的信息化工作，各部門都建立了相應的管理系統，初步實現了網上辦公，網上管理，在信息化建設中，迎新系統作為主要應用系統為數據中心，及各部門提供基礎數據，同時，希望通過信息化的手段，將參加迎新工作的各部門的相關新生信息進行有效的共享和集成，規范新生報到程序，方便所有部門對新生報到流程的管理，提高各迎新工作效率，給新生提供方便、高效、一體的入學報到環境和服務。

二、數字迎新系統的設計理念及功能應用

內蒙古建筑職業技術學院數字迎新系統，是采用Browser/WebServer結構的、涉及新生入學管理主要環節、面向學院各院系、各管理部門以及全校新生的多模塊的管理信息系統。通過數字迎新系統，使得參與迎新的學院各相關管理部門間的數據實現了共享和流動，明確了各部門在迎新過程中所負的職責和業務管理范圍，為學院領導和管理部門提供及時、準確的新生報到信息數據。在數據方面，新生入學數據能夠保證為招生辦及時反饋入學數據，為學院教務、學籍管理等系統提供準確的新生數據。同時，新生入學數據與用戶統一身份認證系統能夠實現無縫連接。在功能上，數字迎新系統主分為四個功能模塊，包括：新生查詢、公共查詢、迎新管理、公寓管理、迎新數據統計。

系統功能介紹：

新生查詢模塊：該模塊功能是通過查詢，來確認該生的合法身份。同時為管理人員提供該學生的完整詳細的招生信息和入學信息。

新生列表模塊：能夠快速便捷查詢各系、各專業的學生的報到信息。

迎新管理模塊：此模塊是為迎新系統中的核心操作模塊，新生報到前的所有數據準備工作都在此模塊完成。

迎新統計模塊：實時統計迎新數據，可以按照院系、專業來統計新生報到情況。

三、數字迎新系統的實施與應用

在數字迎新系統平臺搭建完成后出來后，如何高效有序地實施數字迎新的成為數字化迎新工作關鍵。

（一）高質量的服務和技術支持是辦數字迎新系統正常運行的保障

在整個迎新過程中，信息網絡中心承擔著數字迎新系統的開發、測試與部署工作，負責各相關部門迎新數據的匯總與協調工作。此外，網絡中心負責迎新現場網絡部署與保障網絡穩定，并協助各部門對迎新系統進行調試、對參與數字迎新的工作人員進行培訓。保障迎新工作順利進行。

（二）加強系統應用培訓，保障迎新工作順利進行

面對新的迎新信息服務系統，為保證現場迎新的順利進行，教務處、網絡中心專門分期分批組織全校各部門、院（系、所）工作人員進行系統培訓，熟悉業務流程，規范工作要求，強調服務意識。在新生報到的前，進行了最后一次現場模擬，不僅對迎新系統本身，還對現場的計算機設備、網絡環境等進行最后的檢查。

四、數字迎新系統工作流程

1.新生錄取原始數據由招生辦公室發給教務處。2.網絡中心與教務處完成迎新系統基礎數據準備工作，包括專業、班級等基礎數據錄入迎新系統。3.教務處將錄取數據分配專業方向，并將處理后的數據轉發給網絡中心。4.網絡中心將處理后的迎新數據上傳至數字迎新系統，并在迎新系統內完成對新生數據的分配班級、生成用戶名及密碼、生成學號等數據初始化工作。5.將生成學號的新生數據轉發給財務處、一卡通工作人員。6.網絡中心打印新生報到單并發至各系部。7.教務處與網絡中心協作完成對數字迎新系統操作人員的操作培訓。8.網絡中心完成迎新會場布置工作。9.新生報到，教務處、招生就業處、財務處、網絡中心及各院共同完成現場迎新工作。

五、數字迎新系統的啟示

（一）進一步加強各部門的緊密合作

在各部門的努力下，迎新工作順利完成，但從數據準備到數據反饋及現場協調都略顯緊張與倉促，因此需要進一步與各部門進行溝通并緊密合作，了解各部門需求，完善系統及服務，使數字迎新及其他工作更加順暢。另外，對于基層工作人員，例如各院系操作人員，由于宣傳力度不夠，使得他們沒有對數據準確性產生足夠的重視，同時也沒有建立起配合使用數字迎新系統的積極性。建議更廣泛的溝通及必要的會議，使得所有部門的工作人員都能全力支持數字迎新系統的使用及改進。

（二）進一步完善迎新系統

數字迎新系統投入實際使用，在與各部門協作完成迎新工作后，得到了很意見與建議。根據實際使用的情況，數字迎新工作小組對迎新系統的功能進行總結分析，提出升級方案，進一步完善功能。通過各部門的溝通與合作，保證了整個迎新工作順利完成。數字迎新系統的應用，規范了學生信息的標準數據格式和迎新工作流程，實現了實時查詢統計新生報到情況，提高了全校信息共享水平，提高了新生報到效率，實時采集的新生報到信息為校領導和相關工作人員提供了第一手數據。把多個部門的數據整合，保證了各部門數據和一致性，使整個迎新工作更加高效便捷。