在正規的接待活動中,無論是接待單位,還是被接待的來訪人員,都對合影相當重視。因為合影在接待雙方的交往中能夠起到“催化劑”的作用,可以鞏固賓主雙方的友誼,接待人員一定要重視拍照禮儀,特別關注下述六個問題:
主隨客便
在合影之前,主辦方應該先征求來賓的意見,只有在來賓們都同意的情況下才能夠進行拍照。如果是正式的會晤或會議合影,最好在請柬上注明有拍照事宜,以便來賓提前做好著裝準備。如果來賓不愿照相,可以好言勸說,熱情邀請;但如果來賓由于種種原因而堅持不照的話,合乎禮儀的做法是以來賓的意見為主,切勿強人所難。例如有些外國人士出于宗教方面或其他方面的原因,往往忌諱拍照,接待人員應該尊重他們的文化和習俗。
布置場所
場所選擇分為室內和室外兩種情況。在室內照相時,要注意場地的大小和光線的明暗等問題。在室外照相時,則要重點考慮天氣和位次等問題。特別要注意的是,若是大風天、陰天或是十分寒冷、炎熱的天氣,不宜在室外進行拍照。如果因為拿不準天氣的情況而事先不好做決定時,最佳方法是提前做好兩手準備,到時再根據現場情況臨時決定,以防手忙腳亂。
在拍攝之前還要考慮到背景的布置,比如是否要掛橫幅、橫幅上如何書寫……同時,如果合影人數較多,還要考慮來賓在拍照時所用座椅的擺放問題。在必要的時候,可以去租借專門用于合影的背景站架。
確定時間
正規的合影,在必要時要向所有參加者通報具體的時間,使大家有所準備。同時,在拍照過程中,要抓緊時間,講究效率。用最快的速度組織參與拍照的人員排好位次,開始拍照。拍合影最忌諱的就是無人組織或是組織不力,以至大家拖拖拉拉,把拍合影當成了聊天敘舊。這樣,不但耽誤大家的時間,還會顯得主辦方組織能力欠缺。
合影排位
在合影時,所有的參與者一般均應站立。在必要時,可以 安排前排人員就座,后排人員在其身后呈梯級狀站立。但是,通常不宜要求參加合影者采用蹲姿。如有必要,可以先期在合影現場擺設便于辨認的名簽,以便參加者準確無誤地各就各位。
在正式場合拍攝的合影,一般應當進行排位,特別要注意以下幾點:國內合影時的排位,講究“居前為上”、“居中為上”和“以左為上”。具體來看,又有“人數為單” 與“人數為雙”的區別。通常是主方人員居右,客方人員居左,即“以左為尊”。而在涉外場合合影時,應遵守國際慣例,講究“以右為尊”,即主人居中,主賓居右,其他雙方人員分主左賓右依次排開。
提供照片
合影之后,主辦方應主動向參與合影的各方人士提供照片,保證人手一張。不能“虎頭蛇尾”,更不能“有頭無尾”。那樣會讓合影的各方人士產生自己是道具之感,是很不禮貌的。
忌諱他用
接待人員切記,公務合影照片,只宜作為資料或紀念。一般不宜用于對外活動,更不能在沒有征求合影者同意的情況下隨便外傳。
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