檔案管理信息化建設當中對計算機網絡技術的應用

摘要：由于檔案管理具有周期性和穩定性的特點，所以這是一項比較復雜的工作。而其特點則對檔案管理反映出具有客觀規律可循，為了在檔案管理當中對信息化管理實現，則可以走一條模塊化和程序化之路。本文通過對檔案管理信息化建設當中對計算機網絡技術的應用分析，相信所做出的探索有著一定的現實意義。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；計算機；網絡技術

中圖分類號：TP399 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 (2012) 10-0108-01

隨著我國改革開放之后經濟的迅猛發展，特別是上世紀九十年代到本世紀初，信息化的浪潮席卷全球，原有的計算機網絡模式受到沖擊已經不能夠適應新形勢發展的需要，這使得檔案管理模式從根本上發生轉變，在此背景下，通過進行新一代計算機網絡技術的開發，在單位當中進行檔案管理推行信息化，則會使得檔案管理顯示出更加的高效和科學，而檔案管理則進一步走向社會化、網絡化、規范化、法制化和數字化。

一、當前我國檔案管理現狀

隨著近些年我國信息化進程的加快，我國的檔案管理信息化水平得到迅速發展，可是和國外先進的檔案管理模式相比，我國原有的檔案管理和我國的經濟社會發展顯示出強烈的不適應性，懼意表現為以下兩方面內容。

一方面是我國尚未形成完善的檔案管理體系。雖然我國對檔案管理體系目前已經取得不小的成就，可是當前檔案網絡體系沒有真正意義上形成，而且在館藏信息上存在著嚴重重復的現象，在管理狀態上存在著極度封閉的情況，而且有著極其薄弱的資源共享觀念，這樣就使得社會公眾有著越來越低的社會認知程度對檔案的利用。

另一方面是存在著單一化的管理內容。我國的檔案機構在長期的發展過程當中都是和社會隔離開，這樣就會使得檔案機構處于嚴重封閉狀態之中。而黨政機關單位這是對檔案進行利用的主要單位，而其利用價值也主要的是局限在進行諸如編史修志等這些方面的公務需求。而在這種收集來源途徑上存在著嚴重的單一性，這就使得單一的館藏結構在我國的絕大多數的檔案館當中。而其中占據主導地位的是財務檔案和文書檔案，而在房地產、知識產權以及高經濟貿易等這些領域方面所進行的檔案資料管理在其中所占據的比例顯得非常細微的現象發生。

二、在檔案管理當中對計算機網絡技術的引入

由于受到技術水平的限制，當前結合檔案管理工作的實際客觀情況的軟件進行一次性的開發還有這不少的難題，而在檔案管理當中深入應用計算機網絡技術，使得檔案管理網絡化的逐步實現這是當前的趨勢所在。在檔案管理當中對計算機網絡技術的應用主要具有以下優點：

一方面是對數據的乙烯錄用做到利用的多次。通過計算機技術的使用，可以將有用的信息通過軟件接口做到一次性的導入系統當中，而在對檔案進行管理的過程當中及時的補充和完善所需要的數據信息，雖然在進行數據的第一次錄入的時候存在著工程量非常大的情況，可是在這第一次錄入之后，對于數據可以做到隨時的進行數據的提取和利用，具有快捷方便的特點。

另一方面是對數據的快捷查詢檢索。當檔案管理的時候有著基礎數據之后，在計算機系統當中可以給用戶提供多種查詢服務，檔案管理人員可以對于查詢條件進行自定義，通過對網絡的使用來對數據庫進行訪問，這就使得在本地計算機當中可以對結果進行顯示，從而可以做到對查詢和打印的滿足。

三、當前計算機網絡技術的發展趨勢分析

MPO（Multi-fiber“Push On”）是由NTT進行設計，其核心技術可以進行并行應用，并且對模塊化進行支持，端口所接的光纖按照的行業標準為十二芯帶狀光纖，這樣就會讓系統具備十二芯光纖所具有的密度和安裝速度，同時根據TIA-604-5和IEC-61754-7這兩個行業標準進行定義，其所具有的版本具有單模和多模兩種。而該技術所必須適用的范圍要求是SAN之內的光纖通道進行信息的傳輸，再加上所機械牛的網絡連接必須滿足高度的安全要求，而且在當今所進行的網絡連接有著布線密度極高的密度，這就必須在實際操作過程當中必須做到盡可能的小的布線直徑要求，通過對計算機技術的發展技術趨勢進行分析發現，將來預計將會把網絡連接省級到的寬帶為100M。

四、對于檔案管理當中對新一代計算機網絡技術應用的幾點思考

首先是要對檔案管理工作人員的學習意識增強，使得自身素質得到有效提高。一是要對于自身的學習和積累進行加強。通過郵寄結合理論和實際工作，將知識面進行擴大，使得業務素質能力得到有效提高；二是要對于安敢部門所組織的各種類型的培訓學習高度重視；三是要加強網絡技術的學習力度，從而讓人員的現代化管理知識和能力得到增強。而通過在檔案管理當中對計算機網絡技術的應用，則可以對檔案管理和檔案信息的開發利用的質量和效率得到有效的提高，從而對整個檔案事業的發展起到有效的推動作用。根據長期的實踐結果表明，必須對整個檔案資料的收集、整理和保管高度重視，并且做到開發出檔案信息資源，使得檔案的利用率得到有效的提高，這也是作為主要手段來對檔案信息資源進行開發，使得檔案原件不能夠被廣泛的被系統利用的弊端得到有效的客服，做到檔案管理的收集多層次和廣角度，從而使得收集工作網絡橫向和縱向。對于有效信息進行開發，做到對利用效率的提高。

其次是要對檔案信息的安全高度重視。保密檔案是歷史的見證，它與一般信息資源不同，它具有不同的密級，對于保密性的檔案要實行嚴格管理，確保其安全。建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知檔案室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。檔案利用保密制度，根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使利用工作有章可循，在大力開展檔案利用的同時，確保不失密、不泄密，各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

再次是軟件開發人員和檔案管理工作要做到密切配合合作，做到信息搭臺，業務唱戲，使得對符合客觀實際信息化需求的軟件能夠開發出來。

最后是與時俱進，建立一支高素質的檔案信息化管理隊伍。檔案管理信息化體現出來的效果在很大程度上依賴于管理人員的水平。為了適應社會的發展和工作崗位的要求，從各部門培養出一支在思想上高度重視檔案信息化管理工作，在業務上勤于鉆研學籍業務和計算機專業知識的高素質管理隊伍，使檔案信息化管理為管理提供更好的服務。

參考文獻：

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