基于Web的檔案管理系統(tǒng)研究

摘要：學(xué)校檔案管理工作復(fù)雜而艱巨?，F(xiàn)在，學(xué)校正面臨著改革和發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，傳統(tǒng)的人工管理模式已無法緊跟現(xiàn)代化檔案管理的步伐。所以，基于Web的檔案管理系統(tǒng)的研究和建設(shè)提上日程。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了學(xué)校教職工檔案管理的數(shù)字化信息化管理，提高了管理工作的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：web；檔案；管理

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 (2012) 10-0106-01

一、傳統(tǒng)手工檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

現(xiàn)在，許多學(xué)校檔案管理工作仍然是傳統(tǒng)手工處理模式，流程主要有收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定與開發(fā)利用等。傳統(tǒng)手工檔案管理模式的主要缺點(diǎn)是無法保證檔案的及時(shí)歸檔與檔案的完整無損，尤其是在信息化程度比較高的信息社會(huì)，傳統(tǒng)模式給工作帶來了許多不便。檔案資料不及時(shí)收集，頃刻就可能損失，而確保檔案的齊全與完整是檔案工作的重中之重。傳統(tǒng)手工檔案管理模式下的分類、編目工作，由于受檔案工作者主觀意識(shí)和長(zhǎng)期習(xí)慣的影響，經(jīng)常會(huì)發(fā)生較大的偏差，尤其遇到檔案工作者經(jīng)常變動(dòng)的情況，問題更加嚴(yán)重。同時(shí)，傳統(tǒng)手工檔案管理下的編目工作，會(huì)導(dǎo)致檔案工作者大量的重復(fù)勞動(dòng)。檔案在利用上的問題更加突出，落后的檔案查詢模式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上信息化時(shí)代對(duì)檔案的要求。學(xué)校對(duì)檔案的管理，迫切需要網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化，可以大大縮短查檔時(shí)間，提高查全率與準(zhǔn)確率，從而提高工作效率。

二、基于Web的檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)

基于Web的檔案管理系統(tǒng)使用業(yè)內(nèi)先進(jìn)的MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)作為基礎(chǔ)平臺(tái)，Apache作為研發(fā)平臺(tái)，采用ＰＨＰ語(yǔ)言作為編程語(yǔ)言。ＭｙＳＱＬ＋Ａｐａｃｈｅ＋ＰＨＰ被譽(yù)為網(wǎng)絡(luò)程序開發(fā)的黃金組合。選取這樣的開發(fā)工具，對(duì)于信息檔案的管理和存儲(chǔ)有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行縱向和橫向的信息檢索非常便利。嚴(yán)格的存儲(chǔ)方式有助于數(shù)據(jù)的保存，實(shí)現(xiàn)檔案資料的一致性和唯一性，方便系統(tǒng)的維護(hù)、操作和拓展，提高系統(tǒng)的工作效能。

三、基于Web的檔案管理系統(tǒng)模塊的闡述

做好相應(yīng)的模塊劃分是系統(tǒng)的首要任務(wù)。基于學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的需求，在規(guī)范化文檔內(nèi)容格式基礎(chǔ)上，將該系統(tǒng)劃分為如下部分：檔案檢索功能模塊、檔案管理功能模塊、系統(tǒng)管理功能模塊以及幫助信息模塊。

1.檔案檢索模塊——按條件檢索檔案，檢索條件包括檔案名稱(模糊檢索)、檔案級(jí)別(精確檢索)、檔案描述(模糊檢索)。

2.檔案管理模塊——按部門結(jié)構(gòu)管理檔案(部門結(jié)構(gòu)可通過系統(tǒng)管理的部門管理設(shè)置)，具體操作包括檔案的上傳、查看、刪除。

3.系統(tǒng)管理模塊——主要實(shí)現(xiàn)部門管理、用戶管理、權(quán)限管理、檔案級(jí)別管理。

4.幫助信息模塊——主要提供系統(tǒng)相關(guān)幫助信息和系統(tǒng)屬性。

四、關(guān)鍵技術(shù)與系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

（一）基于Web的檔案管理系統(tǒng)核心技術(shù)。本系統(tǒng)選擇比較易于操作和配置的Win server2003數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，主流Web服務(wù)器Apache，PHP語(yǔ)言，MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)作為構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的平臺(tái)。

（二）檔案添加的實(shí)現(xiàn)。下面以新增檔案添加的實(shí)現(xiàn)為例：

1.設(shè)計(jì)輸入表框與變量的對(duì)應(yīng)關(guān)系：

if(empty($_POST[\"xingming\"]))

echo \"姓名不能為空\(chéng)"；

elseif(empty($_POST[\"xingbie\"]))

echo \"性別不能為空\(chéng)"；

elseif(empty($_POST[\"bumen\"]))

echo \"你沒有選擇部門\"；

else{

if(empty($_POST[\"img\"]))

$isimg=''daa''；

else{

$isimg=''dab''；

}

2.通過嵌入PHP變量集合，把錄入的數(shù)據(jù)傳給數(shù)據(jù)庫(kù)中相應(yīng)字段，新增一條記錄：

$title1=str_replace(''\"''，\"quot\"，$_POST[\"xingming\"])；

$xingming2=str_replace(\"；\"，\"；\"，$xingming1)；

$xingming3=str_replace(\"''\"，\"acute\"，$xingming2)；

$aaa=str_replace(\" \"，\"nbspnbsp\"，$_POST[\"content\"])；

$bbb=str_replace(''\"''，''quot''，$aaa)；

$cont=nl2br($bbb)；

$daquery=\"update $news set xingming=''$xingming3''，xingbie=''$ xingbie ''，bumen=''$ bumen ''，''time=''$ddd'' where id=''$id''\"；

$daquer=mysql_query($query)；

echo \"更新成功\"；

3.校驗(yàn)完整性，以避免數(shù)據(jù)被錯(cuò)誤的添加。

if (document.formdaxm.danganxingming.value == \"\")

{

alert (\"必須輸入檔案姓名! \")；

document.form1.xingming.focus()；

return 1；

}

代碼的作用是檢測(cè)是否錄入了檔案姓名，否則就警示重新錄入。

（三）檔案管理模塊的實(shí)現(xiàn)。從數(shù)據(jù)庫(kù)中讀取指定條件的職工數(shù)據(jù)，各變量取出數(shù)據(jù)后顯示在輸出頁(yè)面：

echo\"

$leng

$date

\"；

}

五、總結(jié)

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的進(jìn)一步深入，理想的基于Web的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具有高可靠性，檔案檢索的準(zhǔn)確性等特點(diǎn)。本文總結(jié)分析了傳統(tǒng)上手工處理檔案模式發(fā)展情況，闡述了基于Web的檔案管理系統(tǒng)模塊，為進(jìn)一步研究構(gòu)建更加可靠的檔案管理系統(tǒng)提供了有益的借鑒。