水行政許可檔案管理研究

汝中華

(江蘇省吳江市水利局 215200)

陳 平

(吳江市堤閘管理所 215200)

水行政許可檔案是詳細記錄水行政許可相對人從申請、補正申請資料等到水行政機關受理、論證、審查、現場查看、決定等一系列許可過程中出現的文字、圖片、聲音圖像等資料。它反映出此水行政許可的詳細過程，將此過程用證據形式來固定下來，能夠為日后的水行政日常監管和執法提供基礎資料，并能真實地記錄水行政許可工作的質量和效能。

1 規范水行政許可檔案的必要性和重要性

1.1 相關法律法規對水行政許可檔案提出的要求

2005年實施的《水行政許可實施辦法》是基于《中華人民共和國行政許可法》等法律法規制定的，雖然《水行政許可實施辦法》和《中華人民共和國行政許可法》中沒有直接規定對水行政許可的檔案管理的要求，但公開是所有行政許可的原則，即行政許可的實施和結果，除涉及國家秘密、商業秘密或者個人隱私的外，應當公開，并在若干條款上作了具體的規定，明確規定公眾有權查閱有關內容，這就間接地對所有行政許可的檔案管理提出了要求。其主要內容如下:

a.《水行政許可實施辦法》第五條規定:“應當公開水行政許可的實施過程和水行政許可決定的內容。但是，涉及國家秘密、商業秘密或者個人隱私的除外。”這是一條原則性的規定，是水行政許可公開原則的重要內容。根據該規定，水行政許可的實施過程要公開，包括申請與受理，審查與決定，變更與延續以及聽證等都要公開;水行政許可的結果要公開，包括水行政機關是否受理水行政許可申請，是否準予行政許可的決定等。上述過程和結果，往往會形成相應的檔案材料，該相應的檔案材料除了涉及國家秘密、商業秘密或者個人隱私的外，都應當公開。

b.《水行政許可實施辦法》第三十二條第(一)款規定:“依法作出準予水行政許可的書面決定，應當在辦公場所、指定報刊或者網站上公開，公眾有權查閱。”這條款詳細規定了“準予水行政許可的書面決定”應當在規定的地方公開。根據該規定，水行政許可檔案相關內容應當公開，并允許公眾查閱。至于公開的范圍是什么，該條沒有明確規定。筆者認為可以參照原則性規定，即公開內容應當是除涉及國家秘密、商業秘密或者個人隱私的外，都應當公開，允許查閱。

c.《水行政許可實施辦法》第四十六條規定:“水行政許可實施機關依法實施監督檢查時，應當將監督檢查的情況和處理結果予以記錄，由監督檢查人員簽字后歸檔，公眾有權查閱。”根據該規定，水行政機關對行政許可相對人的監督檢查情況和處理結果應當予以記錄歸檔，并允許公眾查閱。

1.2 水行政許可量多、涉及面廣、社會影響大

以吳江市為例，2004年以來，水行政許可共9項，最多最常用的是取水許可和水利工程管理范圍內建設項目審查兩項，行政許可實施以來，僅這兩項的行政許可量就達到近1600件左右，涉及單位面廣量大，行政許可相對人涉及到政府機關、事業單位、企業、個人和行政村。因此，科學規范地制作水行政許可檔案具有十分重要的意義。

2 現行水行政許可檔案管理現狀和問題

a.以吳江市為例，2008年后的所有許可檔案均保存在行政服務科，從檔案管理角度看是不符合檔案管理的要求的，保存的條件和技術均不能達到要求，沒有突出水行政許可檔案的重要性。

b.歷年來的水行政許可檔案雖歸入檔案盒，分門別類進行整理歸檔，但沒有進行統一編號，基本處于散存狀態。從保管期限上來說，也沒有統一科學合理地劃定保管期限，不管保管期限長短，統一放置，也就談不上合理保護和利用水行政許可檔案。

3 規范水行政許可檔案的建議措施

3.1 規范檔案整理內容、方法

a.現行《中華人民共和國行政許可法》及《水行政許可實施辦法》對行政許可檔案并未有明確規定行政許可檔案一定要立卷保存，但《中華人民共和國行政許可法》第四十條規定“行政機關作出的準予行政許可決定，應當予以公開，公眾有權查閱”，及以后有利于行政執法和監督，為以后有可能出現的行政訴訟、行政復議提供基礎材料。因此，筆者認為水行政許可有必要規范地立卷存檔。水行政許可檔案應以每一項具體水行政許可事項為單位立卷，實行一事一卷、一卷一號。但對于許可材料較少、許可內容簡單清楚、相同許可類型的可以多案一卷。檔案卷內文件以所有收集的材料為內容編制目錄并編頁號(已編制成冊的申報資料可利用原有頁碼，在目錄中注明)，整理完畢，全部資料裝入國家檔案局標準檔案盒。

b.確定水行政許可檔案收集內容及排列順序。現有的水行政許可類型中需要收集的資料大致有申請書、論證材料、證明文件(包括立項批復、營業執照、身份證等)，水行政機關一次性告知的文字記載、受理憑證、現場查看記錄、聽證材料、延期辦理事項的批件、行政許可決定、送達回證、監督檢查及處理意見、驗收資料等，水行政許可檔案的排列可以按照實際操作過程來編排，體現受理、審查、踏勘、決定、送達情況的全過程。檔案卷內文件具體排列順序為:?檔案封面;?卷內文件目錄;?水行政許可申請受理通知書;?現場踏勘記錄;?準予行政許可決定書;?行政許可文書送達回證;?申請人提交的行政許可申請材料(申請書、論證報告、證明文件、上報材料清單及承諾等);?發放證照副本的復印件等。

3.2 確定水行政許可檔案的保管期限

確定行政許可檔案的保管期限，可從相關法律規定和行政許可事項有效期的長短來分別確定。《最高人民法院關于執行〈中華人民共和國行政訴訟法〉若干問題的解釋》第四十二條規定:“公民、法人或者其他組織不知道行政機關作出的具體行政行為內容的，其起訴期限從知道或者應當知道該具體行政行為內容之日起計算。對涉及不動產的具體行政行為從作出之日起超過20年的、其他具體行政行為從作出之日起超過5年提起訴訟的，人民法院不予受理。”由此可知，一般情況下行政許可檔案的最低保管期限可以定為:涉及不動產的最低保管期限為20年，其他行政許可檔案最低保管期限為5年。

根據以上檔案保管期限的原則，再根據水行政許可的特點，可以分為若干類。比如，河道管理范圍內限制性活動的審批，保管期限可相對較短，只要在活動結束驗收后再保存幾年，達到5年的最低保管期限就足夠了;取水許可、河道占用等許可中有有效期的，為了檔案管理有效、簡便、實用，可以在有效期結束后(達到5年最再低保管期限)再保存2年就足夠了。

當然檔案的保管期限的確定要綜合考慮，不但要依據訴訟時效，還要依據水行政許可的重要性、社會影響等綜合因素考慮。對許可年限較長、涉及重大公共利益、對社會影響較大的行政許可檔案要永久或長期保存。

3.3 明確水行政許可檔案的制定保管責任、利用制度

為了充分發揮檔案的作用，便于許可檔案的保管和查詢，水行政許可檔案應當實行集中統一管理，承辦水行政許可的工作人員在水行政許可事項辦結后，按照檔案制作規定整理全部材料并立案歸檔，在規定時間內移交本單位檔案管理科室統一管理，其中的檔案編號、保管年限由科室和檔案保管專人一起通過綜合考慮許可事項的有效年限、檔案的保存和使用價值、社會影響、利用情況等，確定許可檔案的保存年限。

制定檔案利用制度。行政相對人查閱有關資料的，除涉及國家秘密、商業秘密或者個人穩私的外，按照“先申請、再登記、后查閱”的程序辦理;借閱或復印有關資料，需經局相關負責人同意，并辦理登記手續。

4 結語

《水行政許可實施辦法》自2005年實施以來，雖已經7年之久，但水行政許可檔案的管理尚無統一的具體管理辦法，水行政許可檔案工作在從無到有、從不成熟逐步向規范化管理發展的過程中，要不斷發現問題，解決問題，通過集中統一管理、統一規范、指導監督，逐步完善水行政許可檔案管理。■

1 馬秋影.行政許可檔案亟待規范［J］.北京檔案，2005(11).

2 劉新欣.行政許可事項檔案的收集與整理［J］.北京檔案，2007(4).

3 張豐.水務行政許可檔案管理模式和方法探討［J］.上海水務，2009(6)