加強(qiáng)檔案管理 保證檔案安全

□ 文順玉

水利普查檔案是指全國各級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)在水利普查工作過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式與載體的歷史記錄。水利普查檔案屬于水利科技檔案范疇，是水利普查的重要成果，是國家檔案資源的重要組成部分。第一次全國水利普查是綜合性、全方位的普查，涉及范圍廣、參與部門多、技術(shù)要求高、工作難度大，在水利發(fā)展史上是空前的，在統(tǒng)計(jì)調(diào)查史上也是少有的。為此，收集保存好大量的水利普查檔案、加強(qiáng)水利普查檔案管理就顯得尤為重要。寧安市在加強(qiáng)水利普查檔案管理上的做法是：

一、領(lǐng)導(dǎo)重視 落實(shí)責(zé)任

寧安市水利普查領(lǐng)導(dǎo)小組成立后，確定了一名負(fù)責(zé)水利普查檔案的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，并明確了3名檔案工作人員，將檔案工作納入水利普查工作計(jì)劃和管理工作程序，實(shí)行同步管理；在12個(gè)普查分區(qū)各設(shè)一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)普查分區(qū)資料的收集、上報(bào)；制定了《寧安市水利普查檔案管理制度》，制定了《檔案負(fù)責(zé)人崗位責(zé)任制》，簽訂了《檔案管理保密承諾書》，實(shí)現(xiàn)了水利普查檔案管理制度化、規(guī)范化。市水利普查辦把學(xué)習(xí)貫徹《第一次全國水利普查檔案管理辦法》、提高檔案管理水平列入水利普查工作的重要議事日程，對檔案工作進(jìn)行了5次專題研究，重點(diǎn)查找了檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定整改措施，研究探討進(jìn)一步做好檔案管理和服務(wù)的辦法措施，對相關(guān)工作進(jìn)行了認(rèn)真的部署和落實(shí)，并從資金投入、人員配置、設(shè)備購置等方面對檔案管理工作進(jìn)行了傾斜，專門購置了電腦、打印機(jī)、檔案柜等設(shè)備，為下一步普查檔案的收集、整理、保管和利用創(chuàng)造了條件、提供了保障。

二、建章立制 保障進(jìn)度

水利普查檔案種類繁多，形式各異，包括：水利工程、經(jīng)濟(jì)社會(huì)用水、行業(yè)能力、河湖開發(fā)治理保護(hù)、灌區(qū)、地下水取水井、水土保持等七大專項(xiàng)檔案，對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理十分重要，必須實(shí)行檔案管理流程化。我們結(jié)合普查進(jìn)度計(jì)劃，建立健全檔案原始資料的收集、整理、保管、借閱、保密、利用等一整套的流程化規(guī)章制度。具體采取了以下措施：

一是建立工作記錄本制度，詳細(xì)記載每天的工作計(jì)劃，包括收發(fā)表格、文字材料、下鄉(xiāng)安排等。二是建立收發(fā)文登記本制度，包括上級(jí)文件、本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)及向分區(qū)下發(fā)的指令性文件等。三是建立借閱登記本制度。隨著普查工作的深入開展，在大量存檔資料發(fā)生借閱時(shí)，詳細(xì)記錄每一次的使用情況，以保證資料的不錯(cuò)失、不殘缺。四是定期將水利普查工作簡報(bào)和旬報(bào)上報(bào)到市政府辦公室、下發(fā)到12個(gè)普查分區(qū)和相關(guān)部門，及時(shí)宣傳和通報(bào)水利普查工作的進(jìn)展情況。五是做到定期整理，對已收集的材料，按每一專項(xiàng)進(jìn)行分類后再進(jìn)一步細(xì)分。如：水利工程又細(xì)分為水閘工程、水庫工程、水電站工程、泵站工程、農(nóng)村供水工程；地下水取水井分為規(guī)模以上地下取水井和規(guī)模以下地下取水井等，并以12個(gè)普查分區(qū)為單元?dú)w檔。六是把檔案管理辦法、文件資料歸檔范圍、保管期限規(guī)定等發(fā)給分區(qū)的檔案員和各專項(xiàng)負(fù)責(zé)人，使他們能夠按照自己的工作特點(diǎn)進(jìn)行資料收集、整理后上交水利普查辦統(tǒng)一歸檔，使檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循。

檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，許多普查員對檔案工作比較陌生，不了解，不重視。為此，我們加強(qiáng)了檔案宣傳工作，召開普查分區(qū)工作會(huì)議，通過多種形式和渠道來提高普查員對檔案工作的認(rèn)識(shí)，使他們逐步認(rèn)識(shí)和理解檔案管理在水利普查中的地位和重要性，積極參與水利普查檔案管理工作。

三、強(qiáng)化培訓(xùn) 提高水平

檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到水利普查工作的質(zhì)量。為幫助有關(guān)同志更好地學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《第一次全國水利普查檔案管理辦法》，盡快熟悉和掌握水利普查檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，本著“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，市水利普查辦先后五次聘請檔案部門的專家現(xiàn)場指導(dǎo)，辦了兩期培訓(xùn)班，收到了很好的培訓(xùn)指導(dǎo)效果。在培訓(xùn)過程中，市水利普查辦重視對檔案人員進(jìn)行保密教育，增強(qiáng)了他們的保密意識(shí)和責(zé)任感，確保了檔案管理工作中無泄密現(xiàn)象發(fā)生。

四、科學(xué)立檔 保證質(zhì)量

檔案資料從形成到歸檔由許多環(huán)節(jié)組成，檔案管理工作是一項(xiàng)技術(shù)性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的信息資源管理工作。為確保移交資料的完整、準(zhǔn)確、齊全，市水利普查辦建立了自上而下層層負(fù)責(zé)、責(zé)任到人的檔案管理服務(wù)體系。市水利普查辦規(guī)定，河湖、工程、經(jīng)濟(jì)社會(huì)用水、河湖開發(fā)治理保護(hù)、水土保持、行業(yè)能力建設(shè)、灌區(qū)、地下水取水井等內(nèi)容的普查資料，由各專項(xiàng)負(fù)責(zé)指導(dǎo)員負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案員，檔案員負(fù)責(zé)收集普查管理類文件資料，根據(jù)工作進(jìn)展情況分階段進(jìn)行歸檔，任何部門或個(gè)人不得將應(yīng)歸檔的文件資料據(jù)為己有或拒絕歸檔?？茖W(xué)的檔案管理體系使檔案得以及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地歸檔，確保了水利普查工作的質(zhì)量，提高了檔案的可利用性。

目前，我市清查階段工作已經(jīng)結(jié)束，各專項(xiàng)清查表已整理歸檔。其中，水利工程裝訂6冊，經(jīng)濟(jì)社會(huì)用水裝訂6冊，河湖開發(fā)治理保護(hù)裝訂5冊，地下水取水井裝訂24冊，行業(yè)能力和灌區(qū)專項(xiàng)各一冊。

五、加強(qiáng)防范 確保安全

檔案安全是檔案工作的重中之重。寧安市水利普查辦牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，把安全工作重點(diǎn)落在事前防范環(huán)節(jié)。我們對水利普查檔案堅(jiān)持每天檢查，對可能存在安全事故隱患的地方進(jìn)行重點(diǎn)檢查，并配置檔案專用保密保險(xiǎn)柜存放涉密資料；對涉密資料的使用堅(jiān)持先申請，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在指定的范圍內(nèi)查閱，并對現(xiàn)場人員進(jìn)行登記。同時(shí)，對檔案做好防火、防盜、防潮、防污染、防蟲害等工作，確保了檔案安全。正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證了檔案資料不丟失、不損壞，檔案信息不失密、不泄密，又滿足了各項(xiàng)工作對水利普查檔案的利用需求。

六、今后工作打算

寧安市水利普查檔案工作的總目標(biāo)是，建立歸檔文件資料的案卷和文件資料全文數(shù)據(jù)庫，充分利用現(xiàn)代化手段，為水利建設(shè)提供更方便快捷的服務(wù)。具體做好以下幾項(xiàng)工作：進(jìn)一步學(xué)習(xí)、宣傳和貫徹執(zhí)行《第一次全國水利普查檔案管理辦法》；做好水利普查檔案日常管理工作，采用科學(xué)先進(jìn)的管理手段管理檔案，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理檢索微機(jī)化；加大聲像、實(shí)物檔案的收集力度；做好檔案的利用工作，為使用和查詢提供方便快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。