淺議醫院檔案管理工作的問題及改進方法

林 薇

淺議醫院檔案管理工作的問題及改進方法

林 薇

福建醫科大學附屬第一醫院

隨著醫療衛生體制改革與農村醫療保障事業的發展，現行衛生系統的管理負荷和難度也相應增加，同時也對醫院檔案管理工作提出了新的要求。該文針對目前醫院檔案管理工作中出現的檔案管理意識薄弱、制度不健全、人員素質低等問題，分析原因，提出改進方法，以期提高醫院檔案管理工作水平，使醫院檔案管理工作不斷適應醫院的發展，為醫院建設尋求新思路、新方法，更好地為醫院服務。

醫院檔案 管理 改進方法

醫院檔案形成于醫療、教學、研究、藥品管理、衛生管理、行政管理及各項其它活動，是具有保存和研究價值的各種文字、圖表、聲像等不同種類的載體和不同形式的歷史記錄。而醫院檔案管理工作屬于醫院的基礎管理范疇，滲透于各項職能管理和其它基礎管理之中，是其它管理工作的基礎和條件。加強醫院檔案管理工作，需要積極吸收和借鑒優秀的檔案管理工作經驗，為醫院管理者提供完整、可靠、原始的信息，這對積極推進醫療改革，大力控制醫療費用，協調醫患關系等方面也都有著十分重要的作用。

1 醫院檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理意識薄弱，管理體制不健全

目前，大部分醫院對檔案管理工作的重要性認識不夠，只一味注重醫院的整體建設和效益增長，忽視檔案資料的使用價值，從而影響檔案資料的綜合管理和合理利用。許多醫院的管理體制沒有隨著醫院發展進行相應的調整，即便建立綜合檔案室，但依舊保留著傳統分散管理模式，只有醫院辦公室的文書檔案、部分會計檔案、科研檔案以及少數的基建檔案歸入其中。一些重要的人事、醫學教育、采購儀器、設備等檔案還分散在各科室。原有分散管理模式雖然分工清晰、歸口明確、便于本崗位利用，但不利于醫院綜合檔案管理的完整和安全。醫院檔案管理工作沒有明確的統一要求與管理標準，檔案立卷上也沒有統一標準，形成各科室各自為政，并且涉及檔案的相關制度與人員職責規定較少，容易造成檔案信息資源的開發不足，導致歸檔檔案利用率低下。

1.2 檔案人員素質參差不齊，管理水平低

醫院偏向于提高醫療技術人員的專業素質和繼續教育，忽視對檔案管理專業人員的總體要求。大部分的醫院檔案管理人員是從其他的崗位轉崗過來的或者是兼職檔案員，屬于檔案管理專業畢業的較少，如醫院核心的綜合檔案室并未配備專業檔案員，由院辦公室兼職檔案員兼任管理工作，因此無法全面統籌兼顧檔案工作，導致綜合檔案室管理水平低下。再者，醫院給予檔案人員的繼續教育機會少，造成工作人員知識面窄、結構不合理、專業技術不夠，觀念和管理水平跟不上發展，影響著檔案管理的有效性。

1.3 檔案信息化技術安全措施低

隨著現代化信息技術的不斷發展，檔案信息化已在各界檔案管理工作中占有非常重要的地位，醫院也已逐步從原來的傳統手工操作檔案轉變為電子檔案。由于檔案信息化是通過計算機網絡運用，當用戶在訪問與存儲時，網絡的安全性是最大的問題。例如：計算機的病毒入侵、黑客攻擊、網絡漏洞、管理員密碼信息泄露等一系列不安全因素對電子檔案的形成、處理、歸檔等將造成威脅，真實完整的信息資料可能因此被篡改或丟失。

1.4 檔案管理設施配備不到位

近年來，全國各家醫院都加快了改革的步伐，隨著醫院業務的快速發展和規模的擴增，檔案的種類和數量也在不斷增加。但是長期以來，由于政策規定的財政投入不到位，造成醫院運行負擔重、創收壓力大的局面，使得醫院處于負債建設發展。醫療用房緊張，導致對檔案管理沒有更多資金投入，建成的檔案庫房沒有按照規定安置，如建在地下一層，灰塵大，濕氣重，無防污染凈化空氣設備、防有害生物設施，硬件設備陳舊、技術落后等問題造成保管難度加大，致使歸檔、檢索、查閱等工作方法還停留在手工階段，不利于檔案的利用和開發，增加了檔案管理工作的負擔，制約了檔案事業的發展。

2 醫院檔案管理工作的改進方法

2.1 增強檔案意識，改變管理模式

醫院檔案管理工作需要領導給予重視和支持，首先醫院管理者應將檔案管理列為醫院整體建設項目來親自抓，實行專人專管制度，使檔案工作有序地開展。醫院還應該多渠道多形式地開展檔案宣傳，普及檔案法律知識，增強全院干部職工對檔案工作的認識。醫院在做大做強的同時，要改變原有的檔案管理模式，由分散到集中管理模式變遷，把原有各科室分散管理改為集中統一管理的方式。集中式管理模式能實現資源共享，減少人力、物力的浪費，提高使用率。

2.2 健全檔案管理制度，提高管理水平

醫院在建立檔案制度的時候，應先對各部門進行全面檔案自查再根據本單位的特點和實際管理情況，結合《檔案法》等法律法規制定檔案的立卷、查閱、移交、銷毀等制度和檔案管理人員崗位職責以及檔案庫房管理、設備維護和檔案安全保管等各項制度，做到有法可依，有章可循，把檔案工作落實到具體業務工作的各個環節中，使檔案管理更加專業化、規范化。

2.3 強化崗位培訓，提高檔案管理人員素質

檔案管理是一項紛繁枯燥而又嚴密細致的工作。要搞好檔案管理工作，首先要對檔案管理人員進行規范的職業道德教育，增強工作責任心，使其養成愛崗敬業、忠于職守的品質。其次是對檔案管理人員進行專業培訓，定期參加檔案培訓班，增加與同行之間的學術交流，提高知識水平。再次利用競爭機制，公平競爭、優勝劣汰，對檔案管理人員進行擇優上崗，促進檔案工作順利開展。

2.4 加強檔案信息安全防范，保證檔案完整性

醫院網絡信息中心要制定一系列信息安全防范措施，對網絡進行實時監控，根據不同級別的訪問者進行入網控制，設定訪問權限，設置防火墻屏障阻止網絡黑客的攻入。同時各科室電子文件管理人員要加強信息安全意識，對電子文件進行信息加密處理，學習數據庫維護和信息咨詢服務，還要對于非人為因素造成的數據損失進行定期的數據備份，以保障檔案的原始性、完整性。

2.5 加大資金投入，改善檔案基礎配備

醫院應該嚴格按照檔案管理的規范化要求，配備標準檔案庫房、先進的硬件設備、檔案專業的軟件進行工作，以便工作人員能夠及時地查找、閱讀相關檔案資料。同時還可以運用現代化局域網技術，利用醫院小型局域網為各部門之間服務，提高工作效率，達到信息資源共享，實現檔案的現代化與自動化，更好地為醫院發展服務。

2.6 拓寬服務領域,樹立醫院形象

醫院檔案是整個醫院歷史文化的積淀，在不涉及社會秩序、受法律保護或有時效性的限制文件，以及本單位機密的前提下，拓展服務方式和服務領域，將檔案信息主動提供給社會，服務于群眾，提高檔案的利用價值，擴大醫院社會影響力。同時也為醫院樹立了良好的形象，加強了內涵建設，有利于提高醫院的社會效益、增強醫院綜合競爭力，全面提升醫院形象。

綜上所述，醫院應結合實際情況制定措施，堅持與時俱進的規范化管理檔案，才能適應新時期的需求。積極探索檔案現代管理模式，配置現代化設備，多渠道地開發利用檔案資源，使檔案管理工作走向科學化、規范化和法制化的道路，推動檔案工作的進一步發展，促進醫院建設全面發展。

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