對現代國有醫藥企業檔案管理工作的思考

施紅剛

摘要：近年來，隨著現代化企業制度的建立，我國國有醫藥企業現代化進程的不斷深入，國有醫藥企業的檔案管理工作也發生了很大的變化，也出現了一些新的問題。國有醫藥企業檔案管理工作作為企業現代化建設中不可缺少的重要組成部分，勢必要求檔案工作更加科學規范，只有加快實施檔案管理人員專業化，管理制度標準化，并注重信息資源的開發利用，實現檔案管理的現代化，才能不斷適應和滿足企業可持續發展的要求。本文從中美檔案管理的角度出發，對國有醫藥企業檔案管理工作做了深入的調查研究，希望對國有企業檔案管理工作帶來指導意義。

關鍵詞：國有醫藥企業；檔案管理；中美比較

一、引言

2001年11月10日中國加入了世界貿易組織(WTO)，從此中國進入以經濟全球化和科技全球化的為基本特征的新時期。對醫藥行業而言，加入WTO直接帶來的是知識產權保護引發的新產品開發危機，醫藥企業需要加強對知識產權的保護，首先要做好企業檔案的管理和利用。要建立完善自己的檔案管理制度，制定一套切實有效地實施辦法，并使得檔案管理部門充分發揮自己的行政權力，使醫藥企業的檔案部門在做好自己本分的檔案工作的同時，能夠利用自身的優勢，收集各方面的信息，為企業創造經濟價值。

所以，檔案部門作為企業的重要環節，僅僅做好檔案的整理分類工作是遠遠不夠的。市場化的競爭環境還要求企業的檔案部門提高效率，為實現企業的目標，為企業提供深入的市場調查，分析政策的變化，統計專利等方面的信息。作為企業管理工作的基礎工作的檔案工作能否為企業生產經營和技術進步起到更大的作用，是檔案工作的關鍵問題，所以對于檔案工作就提出了有更高的要求。

二、現代國有醫藥企業檔案管理工作的現狀

要對目前的國有醫藥企業檔案管理所存在的問題提出解決方案，首先，我們有必要了解一下目前的國有醫藥企業檔案管理的現狀和存在的主要問題。

1.在檔案數量激增的同時如何保證檔案的質量

在經濟建設步伐加快的過程中，企業活動的范圍逐步擴展，其活動內容也是隨之發生了較大程度的改變，檔案的分類和數量也是越來龐雜。但隨著企業產生的檔案種類和數量的增加，企業文件材料的收集范圍如何重新界定，如何保證企業檔案的質量，使保存的檔案不僅數量上更要在質量上都能適應企業要求，這是每一個企業檔案從業者急需解決的問題。

2.在做好管理工作的同時如何做好檔案的開發利用工作

在目前的國有醫藥企業中，普遍存在著對企業檔案開發利用的重要性認識不夠的問題，進入了重管理、輕利用的誤區，導致把精力過多地用在整理工作上，而忽視了企業的長遠利益，檔案工作需要采用多種工作形式，提高工作效率，最大程度地發揮檔案的作用，而不是僅僅將檔案工作停留在整理，編目等基礎工作上。

3.在信息化時代如何提高檔案管理人員的素質

計算機技術的發展和廣泛運用使得國有醫藥企業中的辦公自動化水平越來越高，公務和商事活動中人們交流和溝通的手段發生了改變，逐漸由傳統的紙張形式更多地走向以計算機為中介，以文字、圖像、聲音為表現形式的電子文件，檔案管理工作也因此開始產生了深刻的變革，如越來越多的公務活動、科技生產活動和商事經營活動的記錄都以電子文檔的形式出現，這就要求檔案管理人員努力提高自身的計算機知識水平，以適應信息化社會的高速發展。

三、中美企業檔案管理的比較分析

在研究了中美兩國的檔案管理系統之后，我們了解到中國的檔案管理系統是集中型的，一次對比的是，美國的則是分散型的。對比這兩種檔案系統的不同，我們發現主要有以下幾個方面。

3.1服務對象不同

1.中國的檔案管理系統

中國檔案管理系統的建立是有層次性的。第一，中國的檔案管理系統首先是為工作單位服務的，有時也包括政府單位等國家級別，這屬于“超工作單位”；第二，中國的檔案管理系統是為政府官員提供服務的，當然也包括為市民取證等服務；第三，中國的檔案管理系統才是為普通用戶提供服務的，比如說為研究單位提供數據支持以及為相關人員提供服務。

2.美國的檔案管理系統

美國檔案管理系統則與中國不同，即使也跟中國類似為以上單位和人員提供服務，也是一視同仁的為以上三種單位和人員服務，政府官員還是普通個人都是他們的服務對象，并不區別對待。美國的檔案管理系統在每個環節上，包括鑒別、保管期限、甚至出版等都要為這三類人考慮，盡量滿足他們每一方的訴求?！靶畔⒆杂煞ā痹诿绹臋n案管理系統里是一個重要的遵循原則。甚至有時候普通大眾對檔案管理產生的需求會對檔案管理系統產生重大影響。因為美國的檔案管理系統從設計之初就是為每一個用戶提供服務的，他們呢要根據用戶需求的改變而不斷調整自己的服務。

3.2階段投入不同

1.中國檔案管理系統的階段投入

中國的檔案管理系統的投入在不同階段不同，其中每一階段的規劃投入對整個過程影響很大，中國的檔案管理系統的階段投入較為集中，但是覆蓋范圍過于狹小。由此可見，最終的用戶對文件的歸檔和篩選，并作為永久的保管對象的影響不大，檔案的來源單位和最終用戶對檔案管理的中期也不會產生太大的影響，比如文檔的整理、錄入、分類等環節。只有在檔案管理系統的最終階段，也就是利用檢索階段才會受到人們的特別關注。

2.美國檔案管理系統的階段投入

美國的檔案管理系統對每個階段的投入都很大，不僅投入集中而且覆蓋的范圍廣泛，最終用戶更是對檔案的歸檔和篩選，并作為永久的保管對象產生很大的影響。檔案的來源單位和最終用戶對檔案管理的中期，比如文檔的整理、錄入、分類等環節，都會非常重視。在檔案管理的最后階段，即檢索、利用階段會給予特別的關注。

3.3檔案信息化程度不同

從世界范圍而言，發達國家的企業檔案信息化建設非常成功。以美國為例，進入21世紀以來，美國的企業，尤其是醫藥行業企業的檔案在現代科技的幫助下更加系統化，從信息的接收、整理、數字化采集、存儲，直到提取和銷毀等一系列管理流程都更加數字化、系統化。檔案的類型不僅包括傳統的紙質檔案，還加入了現在多媒體技術，相片、圖紙、音頻、視頻等各種介質都被用來當作檔案的載體。

目前，我國的企業檔案基本還是按照傳統的檔案管理方式進行管理，主要利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，投入大量的檔案管理人員，這種以手工勞動為主的管理模式，花費了大量的人力、物力。傳統的檔案管理方法在信息技術和通訊技術高速發展的今天突顯弊端。

四、基于中美檔案管理對比的應對措施

研究了以上這些問題，我們應當如何予以解決呢？我認為，應當從以下幾方面予以落實。

4.1提高領導層對檔案重要性的認識

1.提高領導的檔案法制意識

進一步強化宣傳教育，提高企業領導的檔案法制意識，加大對《檔案法》和檔案工作重要意義的宣傳教育力度，增強企業領導貫徹執行《檔案法》，依法做好檔案工作的自覺性，使企業真正把檔案工作納入企業管理的重要日程，做到人員、經費、工作三落實，切實把檔案工作抓緊、抓實、抓好。

同時，加大檔案執法力度，強化對企業檔案工作的業務督導。以認真貫徹實施《檔案法》為先導，堅持依法治檔，加大檔案工作的考核力度，使那些不建檔和歸檔不及時的企業改正不足，實現檔案工作的正?；?。

2.提高檔案在生產中的利用

首先，在檔案整理工作中，將檔案的門類劃分清楚，盡快將歸檔的檔案資料組卷上架，這樣，就能方便生產人員的查閱；其次，熱情接待前來查閱檔案的工程人員，盡可能地為他們提供方便，對于一些說不清項目名稱，制造年代的產品，盡一切可能，尋找線索，提供借閱服務。

在提供借閱服務的同時，宣傳檔案的重要性和利用意義：檔案的收集和整理不是收在庫房中保存不用的，檔案最根本的目的是要為生產提供利用服務的。

從點滴的小事做起，就能為企業生產提供意想不到的生產效益，從而讓領導在思想上認識到企業檔案的重要性，為今后檔案工作的開展提供方便。

4.2提高檔案管理工作人員的素質和保密性

重視繼續教育，鼓勵檔案工作人員參與社會的繼續教育，從而提高檔案工作人員的業務素質 。

由于企業的現代化建設加快，檔案管理的方式和形式也發生了翻天覆地的變化，單一的檔案室已不能滿足現在企業的要求，要建立更加全面的檔案科，檔案資料不再單一，而是向綜合方向發展，檔案的種類和數量也是直線增加，這就要求從事檔案管理工作的工作人員具有更加熟練的專業技能。所以，要加強從業人員的教育，提高他們的素質，這是提高工作績效的好途徑。

檔案管理工作是一門特殊的工作，雖然企業的檔案工作不如國家檔案那樣屬于國家機密，但是，在如今競爭激烈的市場經濟中，有許多企業檔案資料屬于商業秘密范疇，這就要求我們檔案管理人員提高保密意識，嚴格把關，既能滿足每位工程技術人員正常的調閱檔案要求，又能將一些別有用心的人的不良企圖拒之門外。

4.3提高計算機管理水平

首先，通過計算機理論知識學習，結合計算機上機操作，熟悉多媒體和網絡的運用，加快學習掌握這些現代化工具的運用，通過刻苦的學習，提高自己的實際操作水平，更好地為現代化企業的檔案管理服務。

其次，聯系生產實際情況，例如在本人的單位，就要求檔案管理人員不僅熟悉一般的辦公自動化軟件，更要與設計所聯合，對AUTOCAD等繪圖軟件熟練運用，以便檢查歸檔材料的質量情況。

最后，企業的生產建設離不開社會大環境，在INTERNET上，不僅可以發布企業的各種訊息，更可以為企業生產尋找商機。因此，完善企業的局域網建設十分重要。在設置一定的權限后，將局域網鏈接到INTERNET上，為企業樹立良好的企業形象，并帶了可觀的經濟效益。美國的檔案館信息化建設相當完善，當我們上網點擊到美國各家檔案館的網站上之后，我們可以輕易地查閱到美國檔案館的所有館藏資料，除部分資料有權限限制外，我們可以通過分類系統查閱各種檔案資料，得到所要了解的信息。

參考文獻

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