科研院所項目管理模式研究

周贛

我國科研院所的管理體制由于產生于計劃經濟時代,必然帶有許多計劃經濟的弊端。在開始科研項目的立項審批上,往往缺乏公正的程序及嚴格的審查,而在項目執行過程中的監督控制則力度不夠,最后項目的成果鑒定又存在走過場的問題。改革開放以來,我國的科研體制有較大變化,逐步向適應市場經濟需要發展。各院所在課題的立項、分配機制等方面都進行了許多改革,有的還在管理中全面引入ISO9000認證。但總體上講,在科研課題管理方面仍未擺脫過于粗放的局面。

在經濟發展全球化的今天,隨著全社會對科技需求量的不斷增加和質的不斷提高,迫切要求增強我國科研管理的整體效益,由此對現行科研管理的系統性構建和規范化管理方面提出了更高的要求。美國學者DavidCleland稱:在應付全球化的市場變動中,戰略管理和項目管理將起到關鍵性的作用。對科研課題而言,科研項目的周期性很強,而科研課題組又與項目管理中項目組的組織結構比較一致。項目管理更看重項目具體執行過程中的細節,不太涉及項目之外的宏觀管理,推廣實施較為簡單。項目管理中的風險管理、溝通管理、目標管理等概念,都是目前我國科研課題管理中非常需要引入和強化的管理概念。下面本文就如何應用現代管理理念改進科研院所傳統課題管理模式進行探討。

(1)科研院所對風險控制的關注十分貧乏,有時為了申請經費而故意回避。應當在科研課題管理中,引入了風險管理技術,通過建立風險管理的管理策略和規劃,在科研項目的生命周期中不斷控制風險,從而達到減少或規避風險的目的。在課題的一開始,項目管理就要使全體參與者都知道和理解項目的目標,并將項目分解成管理要素,使范圍的確定、承擔的任務、計劃、控制和報告處于可控狀態;在項目進展過程中,采用認證和交付跟蹤的方式,檢驗項目完成情況,以確保項目達到預定目標。在進度計劃上,項目管理中有嚴格的時間期限要求,利用網絡圖來表達項目中各項活動的進度和它們之間的相互關系,確定關鍵活動與關鍵路線,以求得最短周期。

(2)我國科研費以國家投入為主的投資體制助長了科研人員“等、靠、要”的思想,跑得越勤快,態度越積極“爭”到的經費越多。這就容易出現經費相對過剩、花錢大手大腳、以及“二手老板”的現象。科研項目管理中的成本管理由資源計劃過程、成本估計過程、成本預算過程、成本控制過程組成。其原理就是監控成本的正負偏差,分析原因和采取措施以確保項目朝著成本最低的方向發展。利用項目管理對課題實行全額預算管理,細化預算編制,對任何科研項目中與預算編差的費用及時檢查跟蹤,會防止課題組對經費的濫用,減少不必要的開支。

(3)要使科研人員徹底改變傳統的管理理念。我國的科研管理中,一直存在重觀念輕數據的問題。大家都認為管理只是一種原則、原理,而不是可以量化、可以控制的過程。項目管理強調的是把整個項目各種因素的分解、量化,以便進行計算、調整。這對科研管理人員來講,必然需要一個觀念上的轉變。

(4)注重在科研人員中培養科研項目管理人才。人是項目執行的主體,人員對項目的成功與否起著重要的作用。項目管理的主要原理之一是把一項時間有限和預算有限的事業委托給一個人,即項目負責人,他有權獨立進行計劃、分配、控制。項目負責人行使著一種傳統職能組織以外的綜合職能,重視項目負責人的作用是確保項目成功不可或缺的條件。科研課題負責人如果僅僅是一個學術帶頭人,顯然是不能做好科研項目管理的。只有經過專業的項目管理的培訓,才能使科研人員成為合格的科研課題管理人員。

(5)要充分利用現代信息技術輔助科研項目管理。科研項目管理中涉及龐大的數據統計計算問題,隨著計算機信息技術的迅猛發展與個人計算機的逐步普及,使制約項目管理技術應用的瓶頸問題得到很好的解決。