淺談高校檔案工作與和諧校園建設(shè)

韋愛月

一、高校檔案工作與和諧校園的關(guān)系

高校檔案工作與和諧校園關(guān)系密切。檔案“是重要的信息資源和歷史憑證，是學(xué)校的文化遺產(chǎn)”。檔案資料為和諧校園文化建設(shè)提供最真實(shí)，最祥盡，最能感動師生的史料依據(jù)。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，是以服務(wù)和諧校園為前提，服務(wù)廣大師生員工為目的。反過來，和諧的校園氛圍，又為檔案的完整收集、規(guī)范整理，以及按時(shí)歸檔創(chuàng)造了條件，促進(jìn)和完善檔案工作的發(fā)展。因此，構(gòu)建和諧校園離不開檔案事業(yè)的發(fā)展，而檔案事業(yè)與其他事業(yè)的同步、協(xié)調(diào)發(fā)展，也是和諧校園的重要體現(xiàn)之一。

二、高校檔案工作在和諧校園建設(shè)中的服務(wù)功能主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.為學(xué)校建立完善、健全的規(guī)章制度提供重要依據(jù)

建章立制是高校行之有效的管理手段。隨著社會環(huán)境的不斷變化，高校必須制定出符合校情、符合社會進(jìn)步的規(guī)章制度。高校檔案室(館)在完善學(xué)校的體制機(jī)制工作中，責(zé)無旁貸地為學(xué)校提供材料依據(jù)。學(xué)校利用檔案室(館)提供的重要材料依據(jù)，總結(jié)歷年來成功的管理經(jīng)驗(yàn)和管理措施，借鑒前人辦學(xué)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，清理和廢止不合理的管理制度，完善和制定新的制度，讓校規(guī)校紀(jì)成為學(xué)校各種活動能夠正常運(yùn)行的保障，成為規(guī)范師生員工行為的尺度。努力創(chuàng)設(shè)一個(gè)有制可依、有制可循的和諧校園環(huán)境。

2.為廣大利用者提供幫助

首先為學(xué)校教職工及離退休人員提供幫助。高校檔案室(館)服務(wù)對象最多的就是學(xué)校的教職工。教職工除了評職稱查檔外，也有因?yàn)閰⒓痈鞣N評優(yōu)活動要填報(bào)相關(guān)表格而來查找檔案；還有的是為了了解國家、學(xué)校各種優(yōu)惠政策而來查找檔案資料的。離退休人員來查檔案的，有的是人退了心不閑，撰寫自己工作的經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)為學(xué)校作貢獻(xiàn)；有的是為了參加各種社會組織而來查自己工作期間的一些相關(guān)材料；還有一些要參加社會保險(xiǎn)而來獲取相關(guān)的檔案資料。

其次為在校大學(xué)生提供幫助。來檔案室(館)查找資料的學(xué)生中，一般大多是校團(tuán)委或各系部的學(xué)生干部。他們都是在準(zhǔn)備舉辦各種活動時(shí)來查往年舉辦活動的相關(guān)資料。另外也有一些學(xué)生，他們來查檔案是為了了解學(xué)校針對學(xué)生而制定的一些規(guī)章制度，如評選優(yōu)秀班團(tuán)干的條件、獲得獎助學(xué)金的條件等等。

還有為外來人員提供幫助。來檔案室(館)查找資料的外來人員，大多是學(xué)校畢業(yè)出去的學(xué)生。這些人員來查檔案，大多是在工作中要申辦各種資格證書時(shí)，來學(xué)校查找自己當(dāng)年在校時(shí)的相關(guān)檔案資料。

三、高校檔案工作服務(wù)于和諧校園建設(shè)的幾個(gè)措施

1.積極收集檔案信息資料，不斷豐富室(館)藏，讓檔案信息資料更具完整性、時(shí)效性

檔案部門在日常收集整理的基礎(chǔ)上，應(yīng)廣開途徑，面向廣大教職員工征集有價(jià)值的檔案資料。有條件的可以開展形式多樣的活動，全面收集廣大師生員工最關(guān)心、最直接、最密切、最現(xiàn)實(shí)的檔案信息資料，使原始的、分散的、有保存和利用價(jià)值的檔案成為系統(tǒng)的、有序的、動態(tài)的檔案信息資料，更迅速地、準(zhǔn)確地、全面而完整地被利用，為創(chuàng)建和諧的校園環(huán)境提供信息資源。作為地方高校，也可以收集能反映當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情的有價(jià)值的檔案資料，豐富和諧的校園文化內(nèi)容。

2.解放思想，開拓創(chuàng)新，積極開展形式多樣的服務(wù)類型

第一，變單向被動服務(wù)為多向主動服務(wù)，努力創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用。

高校檔案的服務(wù)形式多為單向被動服務(wù)，這對于充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值有一定的局限性。所以檔案工作者要變單向被動服務(wù)為多向主動服務(wù)，可以采取走出去的方式，多向廣大師生宣傳檔案的利用與功能。也可以和當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門合作，創(chuàng)辦檔案展覽，積極向社會宣傳檔案的魅力。還可以創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用，在“網(wǎng)絡(luò)環(huán)境”下，檔案以電子文件的方式，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)通道提供利用服務(wù)。這種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用形式有共享性、復(fù)用性、交互性、多樣性和開放性的特點(diǎn)。一份文件可實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)、異地利用，不受時(shí)間和空間的限制，以達(dá)到對檔案信息資源更廣泛的利用，更好地為創(chuàng)建和諧的校園、創(chuàng)建和諧的社會服務(wù)。

第二，加強(qiáng)民生檔案服務(wù)，促進(jìn)和諧校園發(fā)展。

高校的民生檔案是維護(hù)師生員工利益的原始憑證。由于民生檔案的特殊性，同一份檔案包含多人的信息，有的內(nèi)容還涉及個(gè)人隱私，不方便查閱；有的民生檔案由于利用率高，形成檔案的部門為了日后工作的方便，不愿將檔案移交檔案室(館)，造成檔案室(館)民生檔案的缺失；還有的民生檔案是由不同的幾個(gè)相關(guān)部門整理形成，如果此類檔案不移交到學(xué)院檔案室(館)，勢必造成查找檔案程序的繁雜，影響教職工的工作和生活?；诖耍訌?qiáng)民生檔案的管理與服務(wù)，勢在必行。

第三，面向?qū)W生，制定專項(xiàng)服務(wù)。

建立學(xué)生心理檔案庫，推進(jìn)和諧校園建設(shè)。目前在我國，學(xué)生的心理衛(wèi)生問題已成為學(xué)校思想教育與管理工作中的難點(diǎn)和重點(diǎn)。國內(nèi)外大量研究資料表明：心理障礙已成為學(xué)生身心健康的頭號殺手。心理學(xué)家普遍認(rèn)為學(xué)生心理問題不僅影響他們的生長發(fā)育和社會化進(jìn)程，還會導(dǎo)致其成人期的適應(yīng)不良、違法犯罪和精神疾病。目前高校大學(xué)生因?yàn)樾睦韱栴}而違法犯罪、自殺等的現(xiàn)象呈上升趨勢，嚴(yán)重影響校園的安全與穩(wěn)定。鑒于此，高校檔案部門要跟學(xué)校學(xué)生工作處合作，建立特殊學(xué)生心理健康檔案庫。學(xué)生心理檔案記錄著學(xué)生心理發(fā)展的詳細(xì)過程，反映學(xué)生心理狀況和特點(diǎn)，為學(xué)生心理的健康發(fā)展提供了動態(tài)的監(jiān)測手段，為學(xué)校對學(xué)生的德育工作、心理健康教育工作提供了有利的依據(jù)，學(xué)校有的放矢地對心理問題學(xué)生進(jìn)行針對性的疏導(dǎo)教育。這樣，讓這些特殊群體的心理趨于正常化，減少或避免由于心理問題而引發(fā)的影響校園安全的事故，推進(jìn)校園的和諧發(fā)展。

為畢業(yè)生提供寄存檔案服務(wù)。有不少的畢業(yè)生對個(gè)人的檔案觀念淡薄，沒有意識到個(gè)人檔案的重要性，離開學(xué)校后，個(gè)人檔案到哪了也不清楚，多年后，用到個(gè)人檔案了，才想起查找，由于存放檔案的部門檔案管理人員有變動，或其它未知原因，造成檔案丟失。基于此，本人認(rèn)為，對畢業(yè)后暫時(shí)還未就業(yè)的學(xué)生，他們的檔案還是先存放在學(xué)校比較穩(wěn)妥，學(xué)?？梢园凑障嚓P(guān)規(guī)定，為畢業(yè)生寄存檔案時(shí)，適當(dāng)收取相應(yīng)的管理費(fèi)用。這樣，可以避免未就業(yè)的畢業(yè)生檔案丟失，或省掉他們向當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行模ó?dāng)?shù)卮髮W(xué)生就業(yè)服務(wù)中心）查詢檔案是否到位的麻煩。體現(xiàn)學(xué)校以人為本的辦學(xué)理念，體現(xiàn)對學(xué)生的人文關(guān)懷，促進(jìn)社會及校園的和諧發(fā)展。