高校錄取新生名冊檔案的特性分析與數字化管理

史軍紅

近年來，我國的大學招生錄取工作管理日趨完善，其標志性的進步就是普通高等學?！颁浫⌒律麅浴币幏痘涂尚哦却蠓岣?，成為大學檔案的重要組成部分。“錄取新生名冊”是在高校錄取新生過程中經過嚴格的招生程序形成的，首先高校將擬錄取考生名單報生源所在省級招辦，然后省級招辦核準后形成“錄取新生名冊”并加蓋省級招辦錄取專用章，接著高校根據省級招辦核準備案的“錄取新生名冊”填寫考生錄取通知書，最后在新生報到時經過本人和學校反復核對并簽名確認成為檔案材料。從檔案管理的角度來看，“錄取新生名冊”是普通高校學生高等教育經歷的起點，是大學生人事檔案的重要組成部分。從檔案利用的角度來看，“錄取新生名冊”是學校教學檔案的重要組成部分，是學校教學管理、教學實踐和教學研究等活動的重要信息資源。

一、錄取新生名冊的信息含量

1.學校信息

如報表附項中的院校代號、院校名稱等；報表內容中的語種、學制等；報表備注項中的錄取院校負責人簽字、審核組負責人簽字等。

2.錄取信息

如報表附項中的批次、科類、錄取方式、計劃性質等；報表內容中的錄取專業名稱、志愿等信息。

3.新生信息

如報表內容中的考生號、身份證號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、民族、考生類別、考生特征、畢業中學、高考成績、婚否等。

4.時間和地點信息

如名冊封面的題名是“XX省(市、自治區)XX年普通高等學校錄取新生名冊”；報表打印日期及時間等。

5.核準機構信息

如報表備注項中的省級招辦的主管廳領導簽字章、省級招生辦負責人或工作人員簽章、省級招生委員會錄取專用章簽章等。

二、錄取新生名冊的特性分析

1.可靠性

高校錄取新生名冊是被錄取學生當年經高考成為大學生的歷史記錄，是經上級主管部門審查后學生個人取得學籍的重要依據，具有事件的憑證作用及權威性，具有很可靠的查證價值。正因為如此，近年來高校錄取新生名冊的使用頻率不斷升高。大學生各類競賽、參軍入伍、報考研究生、轉學、出國、求職、戶口轉移、學歷認證等都需要引用高校錄取新生名冊。

2.原始性

高校錄取新生名冊是用數字和文字對招入大學生所做的最初的直接記載，具有顯著的原始性特征，反映了學校的生源數量和質量及第一志愿錄取率，記載了被錄取學生的高考成績。隨著社會對高校教育水平關注的提高以及學校對人才培養質量監控的需要，高校錄取新生名冊己成為校內外頻繁查詢利用的信息。是高校進行教學研究、教學管理、教學實踐的重要參考依據，可為教育評估中生源質量的評價、教學水平的評價提供比較基準數值。

3.非公開性

高校錄取新生名冊還具有非公開性。當學生畢業后在顧及個人名譽、社會評價、事業前途、經濟利益時，高校錄取新生名冊中不愿意公開的內容就成了個人隱私，如身世、個人歷史、學習成績、身份證號等等。為了保證公民在法律上享有保護個人各種秘密的隱私權，必需尊重學生的基本人權，不得隨意向社會公開高校錄取新生名冊。

三、錄取新生名冊的數字化

1.數字化建設的必要性

提高錄取新生名冊利用效率的需要。由于我國高校大規模的擴招，導致高校錄取新生名冊檔案數量的急劇增加，并且涵蓋本、?？粕脱芯可榷鄠€層次。如果錄取新生名冊檔案不能數字化，要查詢某一名學生的錄取檔案只能通過檔案管理軟件查閱到錄取新生名冊檔案的案卷級目錄及文件級目錄，不能進行全名冊檢索。檔案人員只能手工翻閱、提供復印件，工作效率極低，跟不上快速發展的高校檔案工作。

錄取新生名冊原件安全保護的需要。錄取新生名冊檔案材料的載體是靜電復印紙，比較容易產生新印記，時間長了易褪色和磨損。這樣的紙張反復查閱與復印，難免會造成字跡模糊、紙張破損，嚴重妨礙了檔案材料的長期保存和利用效果。錄取新生名冊檔案數字化后，可以把原件裝入無酸檔案盒中并存放在鐵制檔案柜里，做好避光、防潮、防蟲等措施，以利于檔案材料的長期存放。

2.數字化建設的主要工作內容

新建錄取新生名冊檔案目錄數據庫。在檔案管理軟件系統中建立各省市錄取名冊案卷目錄數據庫，在各省市案卷目錄數據庫下再按批次、科類、計劃性質分別建立文件級目錄數據庫。按照檔案著錄規則、檔案分類辦法設定著錄項。通過著錄標引，把錄取新生名冊檔案案卷目錄和卷內目錄的分類號、檔號、題名、責任者、形成時間、頁數等信息錄入數據庫。

掃描錄取新生名冊紙質檔案。掃描前應先對名冊進行預處理，掃描時可選擇300dpi分辨率把每一張紙質檔案掃成PDF格式電子文件。以檔案管理軟件系統中新生名冊檔案目錄數據庫為依據，將每一份掃描后的新生名冊PDF格式電子文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號建立起對應關系。將掃描后的新生名冊PDF格式電子文件與檔案目錄數據庫對應銜接。

建立錄取新生名冊全文檢索數據庫。全文檢索數據庫的建立應基于各省級招辦打印并蓋章的新生錄取名冊歸檔后的紙質檔案案卷號、頁號，在學校招生部門提供的電子版新生錄取名冊上，加上每位新生所對應的檔案實體的案卷號、頁號及掃描PDF格式電子文件號。全文檢索數據庫包含省份、批次、科類、計劃性質，以及錄取表中的序號、姓名、性別、專業、錄取分數，和掃描的PDF格式電子文件號、所在的紙質檔案頁號等數據。這些數據導入檔案管理軟件系統后，可以實現新生錄取名冊檔案的快速查詢。

四、錄取新生名冊的利用

1.提供網絡信息服務

檔案信息管理系統與數字化校園系統鏈接后，成為學校各部門應用系統的庫端，檔案館就是全校各應用系統的信息終點站，同時檔案館也可及時采集所需的檔案信息。例如，檔案管理軟件系統與學校招生部門建立鏈接，使招生結束后導出的電子版錄取新生名冊能自動轉入檔案管理、利用階段。而“錄取新生名冊”是高校教學檔案的重要組成部分，包含了新生的基本情況、畢業中學、錄取專業、錄取志愿以及高考成績等內容。教務處可以通過網絡從檔案館獲取信息，用于教學評價和培養方式的研究，制定個性化培養方案。由于“錄取新生名冊”是電子注冊和申報學位所必備的材料之一，各二級學院負責畢業生工作的輔導員可以通過網絡從檔案館調用“錄取新生名冊”。

2.出具檔案證明服務

有些機關、團體、個人或畢業生為了處理和解決某個問題，往往需要檔案館提供當事人的錄取新生名冊檔案，作為被學校錄取的依據。這時，檔案工作人員在很短時間內就能從數字化“錄取新生名冊”中搜索到有當事人的那一頁。調閱報表內容的電子版PDF格式文件，節省了人工翻閱、查找所花費的時間，大大提高了工作效率。為了保護其他學生的隱私權，還應該把這一頁上其他學生的內容虛化模糊，然后才能進行彩色打印。在打印完成的“錄取新生名冊”紙上蓋上學校檔案館的章并登記備查，完成檔案證明服務。