企業(yè)辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

劉淵

當(dāng)今世界，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)為核心的信息技術(shù)正以前所未有的速度向前發(fā)展，它給予科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各方面的巨大的推動(dòng)力，將信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)以及生活各方面，使其盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，為人類造福，成為當(dāng)今社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域研究開發(fā)的重點(diǎn)問(wèn)題。改革開放以來(lái)，尤其是中國(guó)加入WTO以后，伴隨著企業(yè)走向市場(chǎng)、融入國(guó)際大環(huán)境的趨勢(shì)日漸明顯，企業(yè)辦公自動(dòng)化程度不斷提高，企業(yè)辦公自動(dòng)化就成為企業(yè)提高辦公效率、節(jié)約成本、開拓市場(chǎng)、科學(xué)決策的必由之路。

一、企業(yè)辦公自動(dòng)化（OA）

辦公自動(dòng)化是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā)展起來(lái)的一 門綜合性技術(shù)。其發(fā)展過(guò)程分三個(gè)階段。一是以數(shù)據(jù)處理為中心的傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)。 它的最大特點(diǎn)是應(yīng)用基于文件系統(tǒng)和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲(chǔ)和處理對(duì)象強(qiáng)調(diào)對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力。其貢獻(xiàn)在于把1T技術(shù)引入辦公領(lǐng)域。提高了文件管理水平。二是以工作流為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。 這一時(shí)期的辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了以工作流為中心。這種方式徹 底改變了早期辦公自動(dòng)化的不足之處。以E一MAIL、文檔數(shù)據(jù)庫(kù)管 理、目錄服務(wù)、群組協(xié)同工作等技術(shù)作支撐。第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 包含了眾多的實(shí)用功能和模塊它以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)了對(duì)人、對(duì) 事、對(duì)文檔、對(duì)會(huì)議的自動(dòng)化管理。 三是以知識(shí)管理為核心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。 第三代OA的核心是知識(shí)管理。知識(shí)管理是一個(gè)系統(tǒng)工程目標(biāo)，是幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在的知識(shí)、定位擁有專門知識(shí)的人、傳遞知識(shí)、有效利用知識(shí)。

當(dāng)前國(guó)內(nèi)各大多數(shù)企業(yè)都已經(jīng)建立各種各樣的辦公系統(tǒng)，但從應(yīng)用現(xiàn)狀及需求來(lái)看，企業(yè)現(xiàn)有OA系統(tǒng)存在一些共性問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1.一個(gè)企業(yè)的各個(gè)部門之間由于種種原因?qū)е虏块T間完全或者部分孤立，無(wú)法達(dá)到信息流動(dòng)的目的。雖然從理論上說(shuō)，企業(yè)OA發(fā)展到第三階段就可以打破這種局限性，但是國(guó)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)達(dá)不到這個(gè)階段。

2.一些企業(yè)OA系統(tǒng)難與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密集成。企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，數(shù)據(jù)不一致，信息共享度不高，不便于統(tǒng)一管理。

3.企業(yè)對(duì)OA了解停留在表面。忽視了辦公自動(dòng)化的發(fā)展必須依賴于管理基礎(chǔ)和信息累積的基礎(chǔ)，技術(shù)只是企業(yè)OA的一種手段，只有對(duì)管理及業(yè)務(wù)充分了解，才會(huì)使OA發(fā)揮極致。

二、企業(yè)辦公自動(dòng)化（OA）的發(fā)展趨勢(shì)

全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢(shì)，辦公自動(dòng)化的發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)不是簡(jiǎn)單地以文檔數(shù)據(jù)為其處理中心的傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化。傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最大特點(diǎn)是，應(yīng)用基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以文檔數(shù)據(jù)為存儲(chǔ)和處理對(duì)象，強(qiáng)調(diào)對(duì)文檔數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力。但是，缺乏對(duì)于協(xié)作型工作的處理能力，而辦公過(guò)程主要是群組協(xié)作過(guò)程，如收發(fā)文、日常報(bào)銷流程等。因此，此種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的“自動(dòng)化”程度是有限的，將被逐步過(guò)渡到以知識(shí)管理為核心的新一代辦公自動(dòng)化。

辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展主要包括以下幾個(gè)方面:

1.辦公自動(dòng)化設(shè)備的提升。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的飛速發(fā)展，使辦公自動(dòng)化設(shè)備的性價(jià)比大幅度提升，從而有利于該技術(shù)的推廣和新設(shè)備產(chǎn)生。2.系統(tǒng)集成技術(shù)。由于當(dāng)今計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的開放性、兼容性，使辦公自動(dòng)化軟件和硬件集成更加方便。

3.多媒體技術(shù)。20世紀(jì)90年代發(fā)展成熟起來(lái)的多媒體技術(shù)，及聲音、文字、圖形、圖像、動(dòng)畫、音樂(lè)和視聽技術(shù)于一體，必將給辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)新突破。

4.現(xiàn)代化通信技術(shù)。計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)距離通信的應(yīng)用，發(fā)展了數(shù)據(jù)通信技術(shù)，逐步完善了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信，這種通信系統(tǒng)稱為基于計(jì)算機(jī)的信息通信系統(tǒng)。自從國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)組織制定開放系統(tǒng)互聯(lián)的參考模型后，使用這個(gè)通信協(xié)議，有利于異種機(jī)的互聯(lián)，使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)得到進(jìn)一步發(fā)展，并為單機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)擴(kuò)大成網(wǎng)絡(luò)化、一體化的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通信體制提供了條件。

三、企業(yè)辦公系統(tǒng)如何做好流程管理

OA辦公系統(tǒng)最核心的功能之一在于流程管理，這是目前業(yè)界公認(rèn)的說(shuō)法。事實(shí)上，如今的OA辦公系統(tǒng)并不是簡(jiǎn)單的辦公自動(dòng)化，而是強(qiáng)調(diào)多人多部門的協(xié)同辦公，也就是有關(guān)聯(lián)的辦公。而有關(guān)聯(lián)的辦公自然是通過(guò)流程管理來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)用戶來(lái)說(shuō)，判斷一個(gè)OA辦公系統(tǒng)是否給力，很大程度上在于它的流程做的是否人性化、是否細(xì)致、是否更貼近使用。

眾所周知，OA辦公系統(tǒng)最根本作用就是解決多人員、多部門間的高效協(xié)同辦公問(wèn)題，而這個(gè)工作正是通過(guò)流程管理來(lái)完成的，流程管理貫穿整個(gè)OA辦公系統(tǒng)，也正因?yàn)閺?qiáng)大的流程管理，OA辦公系統(tǒng)才能夠真正實(shí)現(xiàn)解決信息孤島，打破部門壁壘的作用。作為OA辦公系統(tǒng)領(lǐng)域的領(lǐng)軍企業(yè)，萬(wàn)戶對(duì)于流程管理有著深刻而獨(dú)到的理解。在萬(wàn)戶看來(lái)，企業(yè)要想擁有高效的工作流，就必須在引進(jìn)OA辦公系統(tǒng)時(shí)注意以下幾點(diǎn)：

1.對(duì)業(yè)務(wù)和管理進(jìn)行流程梳理。目前大部分OA辦公系統(tǒng)是以辦公事務(wù)的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理為基礎(chǔ)的，基本內(nèi)容包括文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報(bào)表、會(huì)議管理、車輛管理等，實(shí)現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。一個(gè)高效的OA辦公系統(tǒng)遠(yuǎn)沒(méi)有這樣簡(jiǎn)單，在實(shí)施OA辦公系統(tǒng)時(shí)，很多企業(yè)常犯的一個(gè)問(wèn)題是把企業(yè)現(xiàn)有未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程直接照搬到新上的OA辦公系統(tǒng)里，未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程在新系統(tǒng)里運(yùn)作相當(dāng)于新瓶裝老酒，現(xiàn)實(shí)的可操作性不強(qiáng)。

2.打破部門壁壘。企業(yè)流程管理的意義就在于它能夠?yàn)槠髽I(yè)管理和運(yùn)營(yíng)提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的操作模式。對(duì)于企業(yè)管理層來(lái)說(shuō)，有了流程就可在企業(yè)內(nèi)部建立規(guī)范統(tǒng)一的運(yùn)作模式，對(duì)于企業(yè)普通員工來(lái)說(shuō)，有了流程，就有了可以遵循的規(guī)范和學(xué)習(xí)范例。可以說(shuō)，流程是對(duì)企業(yè)內(nèi)部最佳運(yùn)營(yíng)的規(guī)范和固化。企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)流程只有經(jīng)過(guò)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的充分溝通和推進(jìn)，才能成為整個(gè)企業(yè)所遵循的規(guī)范，才具有在OA辦公系統(tǒng)上的現(xiàn)實(shí)操作意義。

3.將流程和管理真正結(jié)合。企業(yè)要運(yùn)作一個(gè)高效的OA辦公系統(tǒng)，就必須對(duì)OA辦公系統(tǒng)流程進(jìn)行全面梳理，糾正企業(yè)流程管理的問(wèn)題點(diǎn)，采取適合企業(yè)實(shí)際情況的最佳做法，在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)動(dòng)態(tài)、規(guī)范、平滑高效的企業(yè)流程管理體系，并通過(guò)對(duì)企業(yè)現(xiàn)有流程進(jìn)行重新整合實(shí)現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化和高效運(yùn)作，以流程帶動(dòng)信息、物資和資金在企業(yè)內(nèi)部無(wú)障礙地流轉(zhuǎn)，并通過(guò)與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的鏈接實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的更新，只有如此才能使OA辦公系統(tǒng)的流程和管理真正結(jié)合起來(lái)，讓OA辦公系統(tǒng)發(fā)揮真正的效果。

企業(yè)經(jīng)營(yíng)是為了謀取經(jīng)濟(jì)利益，而資產(chǎn)就是企業(yè)所擁有或控制的資源中能帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益的那一部分。所以，資產(chǎn)的管理是一個(gè)企業(yè)正常運(yùn)作的基本要求，如果公司資產(chǎn)得到有效合理的利用，公司將節(jié)約更多的成本，更能提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和競(jìng)爭(zhēng)力。

年假是企事業(yè)單位最長(zhǎng)的假期之一，由于期間的流動(dòng)資產(chǎn)運(yùn)用較平時(shí)有較大不同，所以如果能把握好這期間的資金運(yùn)用節(jié)奏的話，能給企事業(yè)單位帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

流動(dòng)資產(chǎn)是指可以在一年或者超過(guò)一年的一個(gè)營(yíng)業(yè)周期內(nèi)變現(xiàn)或耗用的資產(chǎn)，一般包括現(xiàn)金及銀行存款、短期投資、應(yīng)收及預(yù)付款項(xiàng)、存貨等。在中國(guó)民俗的大背景之下，幾乎所有的單位在過(guò)年期間基本都會(huì)放年假，一切的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)陷入休眠期，此時(shí)單位的流動(dòng)資產(chǎn)處于上個(gè)會(huì)計(jì)年度的期末與下個(gè)會(huì)計(jì)年度的期初之間，不與外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)。那么，在這期間該如何處理單位的流動(dòng)資產(chǎn)呢？

事業(yè)性單位資金最重要的管理原則是穩(wěn)健。基金、股票、黃金、外匯等投資形式，雖然預(yù)期收益比銀行存款大，因?yàn)轱L(fēng)險(xiǎn)較高，均不在考慮之列。按照規(guī)章制度，資金只能存入銀行。但是同樣是銀行存款，不同的存取方式，不同的存款類型，取得的收益是不同的，這里大有講究。根據(jù)不同的時(shí)期，資金需求也就不同。單位事務(wù)繁忙時(shí)期，銀行業(yè)務(wù)往來(lái)數(shù)目繁多，細(xì)碎零亂，所以每天都要存取，這段時(shí)間自然需要把資金放在銀行存活期存款。但是由于春節(jié)前后期間的特殊性，可以根據(jù)歷史統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，預(yù)測(cè)春節(jié)期間可以暫時(shí)不用的資金金額和日期，轉(zhuǎn)存銀行定期存款或購(gòu)買保本型銀行理財(cái)產(chǎn)品。“七天通知存款”最低起存金額為5萬(wàn)元，目前的年利率1.49%。而我國(guó)現(xiàn)在的普通活期存款的利率只有0.5%。也就是說(shuō)，如果在年假之前，單位會(huì)計(jì)可以把單位帳戶年末結(jié)存的所有流動(dòng)資金，改為七天定期存款，那么，這七天就會(huì)多出一些利息。相對(duì)于個(gè)人少量的存款金額，這當(dāng)然是沒(méi)有多少意義的。但是，如果資金較多的大型企業(yè)，若資金基數(shù)多達(dá)上億，那其中的利潤(rùn)就很豐厚了。而有些銀行理財(cái)產(chǎn)品的期間短至31天，但收益率高達(dá)4%-6%，是活期存款利率的10倍左右。

推廣到平時(shí)，也可以對(duì)資金存儲(chǔ)制度做出一些改革。其中比較可行的，是根據(jù)往年每個(gè)季度的用度開支對(duì)比，結(jié)合考慮當(dāng)年的預(yù)算、通貨膨脹、匯率浮動(dòng)等因素，做出下個(gè)季度的預(yù)期發(fā)生額E（x）。設(shè)總流動(dòng)資產(chǎn)為Y，為保險(xiǎn)起見，可以將約一半備用流動(dòng)資產(chǎn)即:0.5{Y-E（X）}，也就是被用到幾率較小的一部分辦理六個(gè)月的短期自動(dòng)轉(zhuǎn)存業(yè)務(wù)。選擇銀行的本息自動(dòng)轉(zhuǎn)存業(yè)務(wù)，這筆資金就將以利滾利的方式，按照約定的時(shí)間自動(dòng)轉(zhuǎn)存，如果沒(méi)有特殊情況不要?jiǎng)佑玫脑挘捅苊饬藛挝粫?huì)計(jì)老去銀行轉(zhuǎn)存的麻煩，簡(jiǎn)化了程序。比如：有10萬(wàn)元，先存6個(gè)月定期，假設(shè)到期利息為1650元（100000*3.3/100/2=1650）。到期后，如果不用這部分錢，之后的半年將繼續(xù)連本帶利自動(dòng)轉(zhuǎn)存，利息分別為1677.23元(101650*3.3/100/2=1677.23)，轉(zhuǎn)存一年后利息總計(jì)為3327.23(1650+1677.23=3327.23)元，比存10萬(wàn)元的活期多出2827.23元(100000*0.5/100=500，3327.23-500=2827.23)，這部分次活躍流動(dòng)資金，我們可以稱之為三線存款。

剩下的約30%的備用流動(dòng)資產(chǎn)即0.3｛Y-E（X）｝，因?yàn)橛锌赡芤玫剑赞k理相對(duì)三線存款較短的定期存款，比如三個(gè)月定期存款等。這檔資金用到的可能性比上不足比下有余，需要一定的管理。特別是在月末或年末，銀行面臨著存貸比考核的壓力，可以與銀行簽約短期協(xié)議存款，協(xié)商的利率可以超出同期存款基準(zhǔn)利率，銀行也很感興趣。我們稱之為二線存款。

剩下的部分劃作一線存款。由于最后的這一檔資金有較大可能被超支情況用到，所以它可以設(shè)定一個(gè)協(xié)定存款或者通知存款。協(xié)定存款，就是設(shè)定活期存款金額額度為10萬(wàn)，超出10萬(wàn)元后，銀行就會(huì)以10萬(wàn)元的整數(shù)倍，按約定的存期轉(zhuǎn)存為約定定期存款，如今，協(xié)定存款可謂各種存期齊全，長(zhǎng)期有一年以上定存，短期有3個(gè)月、半年存期等，不過(guò)各家銀行的約定轉(zhuǎn)存業(yè)務(wù)的起始金額要求是不同的。這樣處理以后，即使是需要超支，也能將超支所帶來(lái)的利息損失降到最低。

當(dāng)然也可以買一些保本固定收益型銀行理財(cái)產(chǎn)品，理財(cái)產(chǎn)品不能隨時(shí)變現(xiàn)，但國(guó)有資產(chǎn)不允許進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)投資，也就不存在喪失其他投資機(jī)會(huì)風(fēng)險(xiǎn)回報(bào)，只要保證正常業(yè)務(wù)運(yùn)行， 維護(hù)國(guó)有資產(chǎn)安全，征得單位領(lǐng)導(dǎo)甚至主管部門的批準(zhǔn)，在以銀行存款為主，銀行理財(cái)產(chǎn)品為輔的原則下，購(gòu)買小部分保本收益固定型銀行理財(cái)產(chǎn)品，可以得到比同檔次定期存款利率高的預(yù)期收益。如2012年1月22日除夕放假，其實(shí)在2012年1月17日前已在結(jié)帳趕報(bào)表，基本停止了大批量的貨幣資金支付活動(dòng)，銀行結(jié)存的數(shù)額至2012年2月8日完全處于休眠期，上班之后單位又處于新年伊始，而企業(yè)的上班時(shí)間又比事業(yè)單位稍晚一些，串門拜年的忙于催帳的，至2012年2月20日只有小部分資金活躍起來(lái)，正好可以趕上一期中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行的保本固定收益類型的2012年第9期人民幣理財(cái)產(chǎn)品：金鑰匙·本利豐。