淺談強化學(xué)校人事檔案管理的有益探索

王春雨

摘 要：學(xué)校人事檔案工作與學(xué)校的各項工作緊密相連，它是一項維護和記錄學(xué)校真實面貌、服務(wù)與學(xué)校、服務(wù)于社會的非常重要的基礎(chǔ)性工作。那么強化學(xué)校人事檔案的管理必須要根據(jù)各種規(guī)范制度和管理制度對人事檔案進行科學(xué)的、有效的管理。學(xué)校檔案工作的重要保證就是要強化檔案管理職能。

關(guān)鍵詞：人事檔案 規(guī)范化 科學(xué)性 學(xué)校

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（a）-0-01

學(xué)校人事檔案部門是保存和提供個人人事檔案的專屬機構(gòu)，它要真實完整的記載個人履歷、黨政材料、獎懲處分等可供組織參考的很多材料。因此，學(xué)校的人事檔案也為正確選拔干部提供了全面考察和正確選拔的重要參考依據(jù)。接下來我們主要是從以下幾方面職能的強化來進行淺析：

1 強化人事檔案的規(guī)范整理

人事檔案的規(guī)范整理首先就是對收到的歸檔材料進行審核，審核目的就是 看此檔案是否符合歸檔要求，有無超越所規(guī)定的范圍。一般說來，人事檔案的整理工作主要分為五個部分，即編目、排序、分類、加工以及裝訂等等，是整理的人事檔案條理化、系統(tǒng)化，并在此基礎(chǔ)上對檔案的內(nèi)容要不斷的加以補充。1）檔案材料的編目。一份完整的人事檔案材料通常是對其逐份逐項進行編排目錄，按照排列順序，要求目錄要清楚，填寫要準(zhǔn)確。當(dāng)然是寫目錄時要求自己工整美觀，使用規(guī)范的書寫紙質(zhì)和書寫用筆，不可以使用鉛筆、圓珠筆、裝有紅藍墨水的鋼筆等。如果檔案材料的目錄書寫完成后一定不能隨意涂改。在書寫目錄時還有幾項注意事項：一是根據(jù)材料的題目需要填寫材料的名稱和材料形成的時間；二是材料整理完后要在指定的位置填寫具體的頁數(shù)；三是每一類目錄填寫完后要注明類別號；四是注意處理備注說明問題即人事檔案材料中的審批表和復(fù)印件等內(nèi)容。2）檔案材料的排序。檔案材料的排序有兩個必要的參考因素即內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和形成時間上的先后順序，按照這兩大關(guān)鍵因素進行排序后要對其進行編寫類別號、順序號和頁碼，把整理好的材料固定下來。3）檔案材料的分類。一是履歷材料，二是自傳材料，三是考察、審計材料。四是學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)資格證書等材料。檔案材料初步分為這四大類，在其整理過程中，要求工作人員要對這四類的具體內(nèi)容熟記于心，以便在工作過程中實施對材料的有效分類。對認(rèn)識檔案材料的分類整理，使之更加清晰明確，有助于對人事檔案的管理工作的進行。4）檔案材料的加工。首先，對檔案材料篇幅過大或是過小的處理。如果材料篇幅過大，要進行剪裁或是折疊。處理后的檔案材料仍然要保持平整，內(nèi)容不容有失，以便日后的查閱。如果篇幅過小，應(yīng)該對材料進行裝裱，在裝裱時也要注意不能損壞原來的文字或是照片等信息。其次，對于那些紙張存在破損、字跡書寫不符合歸檔要求，或是篇幅不規(guī)則的檔案材料要進行電子掃描或是復(fù)印加以保存，放在原件的后面。再次，人事檔案的材料要各自獨立，嚴(yán)禁將多份材料胡亂裝裱在一起。并且檔案材料上的金屬裝訂物應(yīng)該加以拆除。5）檔案材料的裝訂。在裝訂時一定要遵守裝訂的順序，就是把檔案的目錄置于卷首，材料的排列順序和目錄保持一致，裝訂時做到整齊美觀，這樣方便查閱。

2 強化檔案管理的相關(guān)職能

1）強化工作指導(dǎo)職能。檔案管理工作是一項細致并繁瑣的工作，同時它也具有很重要的作用，因此，需要有專門部門對其進行專業(yè)的理論上的指導(dǎo)。一方面就是要依法指導(dǎo)，即但凡是法律上要求的，在技術(shù)上就要加以指導(dǎo)。另一方面就是要對相應(yīng)的職能部門的檔案管理工作做好專業(yè)的咨詢和培訓(xùn)。堅持“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的原則，科學(xué)、規(guī)范、高效的進行檔案工作的指導(dǎo)。那么提高案卷質(zhì)量、保證歸檔材料齊全完整的關(guān)鍵就是堅持部門立卷制度。它有利于排除個人主觀和人為的障礙的影響。目前檔案管理要嚴(yán)格按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，加強對人事檔案管理現(xiàn)代化的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。當(dāng)然，相關(guān)部門要注意到的是要用多樣化的制導(dǎo)方式，直接與間接相結(jié)合的方式，有重點的加以指導(dǎo)。2）強化工作服務(wù)職能。為了使檔案工作有效地為國家和社會服務(wù)，就要遵循國家制定的相關(guān)法律的規(guī)定。由于檔案管理工作本身的工作性質(zhì)決定了它是一項服務(wù)性的工作。這樣就確定了檔案工作的宗旨：為社會相關(guān)需要人員、各項社會管理工作以及社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。與此同時，檔案管理工作的工作人員要有服務(wù)大眾的意識，要不斷拓寬其服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)范圍，加大學(xué)校的檔案向社會公開力度，加快推進學(xué)校檔案服務(wù)的社會化。檔案管理服務(wù)職能的強化的同時，其服務(wù)手段的形式也要多樣化。這樣就可以最大限度的發(fā)揮檔案資源信息資源的利用。檔案工作既要做好常規(guī)服務(wù)，又要有超前意識與超前服務(wù)，有針對性的服務(wù)，服務(wù)不僅要有始有終，而且也應(yīng)該靈活多變。3）強化開發(fā)利用職能。檔案真實的記錄了歷史，匯集了大量的信息。而學(xué)校又是知識與人才并存的地方，那么學(xué)校的檔案記載了深化教育體制改革的每一次重大舉措，也反映出我國教育事業(yè)的成就與發(fā)展水平。隨著當(dāng)今科學(xué)教育事業(yè)的飛速發(fā)展，學(xué)校的檔案記載越來越成為我國經(jīng)濟社會發(fā)展不可或缺的戰(zhàn)略資源之一。但是，我國目前對于學(xué)校的檔案開發(fā)利用不充分，很難發(fā)揮其戰(zhàn)略作用。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門要做好檔案信息的收集，以供決策；檔案信息的及時提供也可以促進教學(xué)和科研水平的提高。4）強化工作監(jiān)督職能。《檔案法》賦予了檔案管理部門具有監(jiān)督的權(quán)利，因此學(xué)校的檔案管理部門應(yīng)該積極參與到學(xué)校的各項管理活動之中。例如，學(xué)校科研成果的發(fā)布以及科研項目的驗收，檔案部門要先對其文件材料進行驗收；或是教師評定職稱以及選拔干部的時候，檔案部門要提供準(zhǔn)確可靠的相關(guān)材料信息。隨著目前社會主義的經(jīng)濟文化等各項事業(yè)的不斷發(fā)展，各個學(xué)校的檔案管理制度也是日趨完善，強化學(xué)校人事檔案的管理十分必要，也是當(dāng)前學(xué)校工作的重點之一。當(dāng)然與此同時，學(xué)校人事檔案的需求也呈現(xiàn)出多樣化的特點，這對目前學(xué)校的檔案管理工作的有效進行有著十分必要的聯(lián)系，同時也是學(xué)校人事檔案工作改革的堅實基礎(chǔ)。

參考文獻

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