某水利工程資料問題及預防措施

朱興敏

摘要：作者根據自己多年從事水利工程現場檔案管理工作的經驗，敘述了某水利工程資料管理中存在的主要問題，分析了產生問題的主要原因并提出了預防措施和對策，對從事檔案管理工作的同行具有一定借鑒意義。

關鍵詞：工程資料 問題 預防措施

中圖分類號：TU7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）10（b）-0038-02

新疆額爾齊斯河流域開發工程建設管理局（以下簡稱建管局）負責的某水利工程分四期實施，從1996年開工的一期工程到目前全面展開的四期工程，歷時16年，產生了大量的工程資料。水利工程竣工資料是工程規劃、設計、施工等一系列活動的真實記錄和反映，具有形成時間跨度大、涉及單位（部門）和人員數量多、文件量大的特點。如何保持資料的準確性、真實性及完整性，是建管局水利工程檔案管理人員和工程技術人員共同關注的問題。

1 某水利工程資料及管理中存在的主要問題

某水利工程資料主要包括工程前期、建設管理、施工、監理、設備材料、驗收等方面的文件材料。為了規范水利工程項目檔案管理及驗收工作，國家及水利部專門出臺了《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發〔2006〕2號）、《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦［2005］480號）、《水利工程建設項目驗收管理規定》（水利部30號令）等規章制度，建管局結合實際情況，先后制定并逐步完善了《在建工程檔案管理辦法》、《在建工程項目檔案管理實施細則》、《在建工程聲像檔案管理辦法》、《零星工程驗收管理辦法》、《檔案管理文件匯編》等管理制度，其目的都是為了使工程檔案管理工作有章可循，但在實際工作中由于各種原因，工程資料的質量及管理仍然存在以下問題。

1.1水利工程前期資料存在的問題

水利工程前期資料主要包括項目規劃、項目審批、勘測設計、評估報告、各階段的鑒定及試驗專題報告、招投標、技術設計、施工圖等文件材料，它主要產生于項目法人、設計單位及相關審批單位，由建管局對其進行管理并歸檔，存在的問題主要是審批文件的原件不齊全，批復與請示存檔不對應的問題。

1.2建設管理資料存在的問題

建設管理資料主要產生于項目法人的各個職能部門、設計單位，包括：規章制度、開工報告、建設大事記、會議紀要、征地移民、質量與進度管理、投資與合同管理、專業會議、設計變更等相關材料，由建管局進行歸檔，存在的主要問題是資料不齊全，分類難，文件編號不連續，裝訂、裝盒不規范。

1.3施工資料存在的問題

施工資料產生于施工單位，主要包括工程技術要求、施工計劃、施工定位測量、施工記錄、單元評定、質量檢驗、材料合格證、施工總結、竣工圖、施工大事記、隱蔽工程驗收記錄等，由施工單位進行收集、整理、歸檔、移交。存在的主要問題。（1）施工過程中的測量、施工日記等原始記錄用紙不規范。（2）“三檢制”表格及單元評定表等需要多方或多人簽字的文件，簽字手續不完善或者直接由同一人代簽。（3）表格格式不統一。（4）需要手填的材料上，字跡潦草、用筆不規范。（5）部分施工單位文件的打印件或復印件不清楚。（6）組卷不合理。（7）竣工圖圖物不相符。（8）單元評定表中內容或者數據與支撐資料矛盾。（9）合格證裱糊不標準等。建管局負責的一期、二期工程中，施工單位普遍存在上述問題。

1.4監理資料存在的問題

監理資料產生于監理單位，主要包括監理合同、監理規劃、監理大綱、設備材料審核、施工進度、監理指令、監理通知、協調會審紀要、檢查與復檢材料、實驗記錄、監理日志、旁站記錄、質量檢測與抽查記錄、測量成果、原材料檢驗報告、分部分項質量認證（評定）、質量與安全事故報告、單元檢查及開工簽證等，由監理單位進行整理、歸檔、移交。部分監理單位存在的主要問題。（1）部分監理表格不統一。（2）監理日記、旁站記錄不全面，沒有處理意見和整改結論。（3）需要手填的材料上，字跡潦草、用筆不規范。（4）部分打印件或復印件不清楚。（5）組卷不合理。

2 產生問題的主要原因分析

（1）在工程建設管理中，工程前期資料在檔案室留存一份，其它全掌握在領導及相關負責人的手中，用于上報相關部門。項目法人在得到項目建議書的批復后，要完成文物、林地占用、建設用地、移民安置、壓覆礦產、水資源認證、取水許可、水土保持、環境保護等的審批，才能獲得可性行研究的批復文件。期間還要辦理資金落實等事宜，審批單位多，很多單位要求必須要有相關批復文件的原件才給予辦理，因此原件不夠用，留存的唯一一份原件也上報給了主管單位，造成前期批復文件原件不齊全的問題。原件不齊全的另一個原因：有些批復文件的主送單位沒有項目法人，而是批給了上級單位，因此也沒有原件。

批復與請示存檔不對應，主要原因有兩個：①負責項目審批的相關人員沒及時將上行文和得到的批復移交檔案室。②在一期二期工程中，檔案管理人員對工程不熟悉，對文件內容不了解，以致來文沒能正確歸檔。

（2）建設管理資料涉及部門多，出現問題主要原因有：①檔案人員收集難度大，文件責任部門不及時整理、移交。在一、二期工程中資料員曾多次向相關部門索要文件，但得到的答復是文件還沒用完，不能移交，長期占用文件。②各相關部門文件沒經過整理就交檔案室，由于涉及部門多、專業性強，導致檔案人員分類難。部分領導或技術人員崗位變動時，未按規定履行文件資料移交手續，由資料員對其進行整理，多年沉浸的文件給資料員出了不小的難道，一份份文件（甚至一張張紙）逐一查找，原檔案中已有的還得查出原檔案是原件還是復印件，如果原檔案已是原件，則銷毀，否則替換，沒有的重新歸到檔案中去。③在檔案管理上，制度不健全，處室責任不明確或者是落實不到位，文件沒統一管理，編號隨意，因此在一期、二期工程中曾出現了一個文號多個文件或者有文號沒有文件的情況，造成文件編號不連續的問題。④相關部門人員檔案意識薄弱，檔案知識匱乏，致使有的部門即使整理資料裝訂、裝盒也不規范。在一期、二期中，曾有處室將資料直接用鐵釘裝訂后裝入貼有打印紙的檔案盒，移交檔案室，檔案人員對其重新進行整理、歸檔。

（3）施工資料出現問題的主要原因：①施工單位對檔案重視不夠，部分施工單位沒有專（兼）職資料員，或雖然有資料員但專業素質不高。②施工點不集中，戰線長，設備和條件有限，造成資料員只負責收集技術員的文件，沒法及時按歸檔要求對資料進行檢查和整改，有的技術員或者資料員圖省事，直接將多人姓名代簽。③部分施工單位為節約成本，打印機或復印機都不能正常使用的情況下還繼續使用，使得文件材料不清楚。④填寫表格人員不固定，造成文件材料字跡潦草、用筆不規范。⑤施工單位人員素質參差不齊，技術力量差，檔案意識薄弱，檔案知識匱乏，從而導致所收集的文件材料內容及形式不符合要求，個別單元評定內數據矛盾。

（4）監理單位中標后不會出現再次分包的現象，在資料管理上也有一定的經驗，出現問題機率比施工單位少很多。但由于監理人員素質參差不齊，在一期、二期工程中曾出現了記錄內容不全面、字跡潦草、組卷不合理等問題。監理所使用的部分表格國家沒有標準，就出現了多家監理表格不統一的現象。

3 提高工程竣工資料質量的預防措施及對策

（1）對于前期資料出現的原件不齊全的問題，建管局無權要求上級項目審批部門多給原件，但可以做到所收到的原件由檔案室或者文書處理部門統一控制，做好登記和掃描。確實因為原件需要全部上報，檔案室可以留存復印件和原件的掃描件，能滿足工程需要，在工程竣工驗收時對驗收單位或部門多做解釋，盡量減小對工程驗收的影響。目前建管局負責的三期、四期工程前期資料管理已進入正軌，一期、二期工程前期資料通過補救，并與驗收組溝通、解釋，順利通過了檔案專項驗收。

對于批復與請示不對應的問題，檔案管理人員要做到兩點：①要熟悉工程進展情況，對現階段將會產生什么文件做到心中有數，定期向工程項目管理人員索要文件。②所接收的文件要閱讀，了解文件內容，找到文件之間的對應關系，方能正確歸檔。現在，建管局專職檔案管理人員每季度到有關職能處室進行文件的收集，對所來文件認真閱讀，歸檔時做到了批復在前、請示在后的一一對應。

（2）針對建設管理資料出現的問題，建管局主要做到幾點：①檔案部門管理人員要多與相關部門溝通，并了解其它部門的專業知識，減小收集和分類的難度。②檔案管理不僅僅是管監理、施工單位，而應站在更高的角度，從全局出發，建立健全檔案規章制度，明確相關部門檔案責任人，對檔案進行統一管理，包括文件的編號、收集、整理、歸檔和移交。③檔案管理部門要加強對其它部門檔案知識的宣傳，提高歸檔意識，使相關部門整理的檔案達到驗收標準。

（3）針對施工和監理資料出現的問題，建管局檔案管理人員在平常的工作中，就要做到勤檢查、仔細檢查。但僅靠檔案管理人員的力量是不夠的，需要各參建人員的全力配合，方能把工程竣工資料質量提高到一個新的臺階，具體有以下幾點措施：①在工程項目進度控制和質量管理中，建管局工程技術人員聯合檔案管理人員同時對施工單位資料進行檢查，達不到要求，拒付工程進度款，以此來提高監理、施工單位對資料的重視。②作為建管局的檔案管理人員，要加強對各監理、施工單位技術人員檔案基本知識的宣傳，提高各參建人員的檔案意識，預防可能出現的問題，從源頭上避免問題的出現。③加強監理、施工單位人員的培訓。一要普及各參建單位工程技術人員、行政人員的檔案基礎知識，使用他們在日常工作中就按高標準來收集和整理好基礎資料；二要對檔案人員進行專業的培訓，在竣工資料整編方法上提高各參建單位檔案人員業務能力。④在工程建設期間，建管局每月定期對監理、施工單位文件進行檢查，監理、施工單位要進行自檢。主要從文件的編號是否連續、文件歸類是否準確、簽字手續是否完善、用紙用筆是否規范、字跡是否清楚、內容是否真實，表格填寫是否規范等方面，規避問題的出現。⑤表格審定主要由工程質量技術處負責，要及時對監理、施工單位使用的表格盡早審核下發，避免出現表格不統一或者審核下發后再進行返工的現象，減輕監理、施工單位的工作量和成本；⑥監理要履行監理職責，做好平常對施工單位資料的檢查工作，在工程完成后要認真審核竣工資料和竣工圖，杜絕出現未經過審核施工單位將竣工資料和竣工圖就完成簽字手續。

總結一期工程經驗的基礎上，通過上述措施對二期工程資料管理進行改進，在單位工程驗收之前各監理、施工單位就規范地完成了竣工資料的整編工作，并以96.3分順利通過了水利廳組織的檔案專項驗收，工程竣工資料得到了水利廳的高度評價，建管局的檔案管理工作也得到了認可。

4 結語

水利工程資料管理工作是一項系統工程，涉及多個專業和領域，要保持它的完整性、準確性、系統性必須將檔案意識灌輸給每一位管理者和參與者，在規范管理和完善制度的同時，理解資料工作，正確對待資料工作，使工程項目中每個工作人員發揮最大的優勢，盡職盡責地完成工程項目，規范的檔案自然就水到渠成。