醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理淺議

張懿

摘 要：醫(yī)療衛(wèi)生檔案是防病治病的重要基礎(chǔ)材料之一，如果管理科學、開發(fā)利用充分，可為社會創(chuàng)造財富，為人民健康服務(wù)。因此，對醫(yī)療衛(wèi)生單位的業(yè)務(wù)檔案和會計檔案的管理展開探討，說明加強檔案管理的重要性和緊迫性，也為醫(yī)療衛(wèi)生檔案的綜合管理提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療衛(wèi)生；業(yè)務(wù)檔案；會計檔案；管理

中圖分類號：G27文獻標志碼：A文章編號：1673—291X（2012）26—0186—02

一、衛(wèi)生防疫機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的兩級管理

防疫業(yè)務(wù)檔案的“兩級管理”是指在衛(wèi)生防疫站檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案分別實行站級、科級兩級管理。

（一）兩級管理的意義

業(yè)務(wù)檔案兩級管理的意義主要體現(xiàn)在三個方面：

第一，有利于解決業(yè)務(wù)檔案儲藏空間與檔案數(shù)量之間的矛盾。我國各級衛(wèi)生機構(gòu)中，檔案室的檔案儲藏庫房均頗為狹小，無法容納更多或全部的業(yè)務(wù)檔案。所以，可以將那些保存價值較大、保存期較長的檔案集中到站級檔案室中；而較為一般性的、基礎(chǔ)性的材料就可以分散在科室保存。

第二，站級業(yè)務(wù)檔案管理有利于防疫業(yè)務(wù)工作整體水平的提高。站級業(yè)務(wù)檔案管理使“站檔案”能夠反映業(yè)務(wù)工作的全貌和工作水平，這為站領(lǐng)導(dǎo)及時把握全局、做出正確決策提供了有力依據(jù)。由于站級業(yè)務(wù)歸檔范圍明確，將具有總結(jié)分析性、學術(shù)性的材料交站歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，促進了業(yè)務(wù)工作的提高。此外，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為各省、市，甚至全國的防疫工作提供便利。

第三，科級業(yè)務(wù)檔案管理有利于滿足防疫業(yè)務(wù)工作日常的需要。防疫業(yè)務(wù)具有延續(xù)性特點，在對監(jiān)測點、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)督監(jiān)測檔案，特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或者注銷。因此，科級管理可以及時滿足衛(wèi)生防疫的日常需要。

（二）兩級業(yè)務(wù)檔案管理的實施

1.建立健全的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系

業(yè)務(wù)檔案兩級管理是通過檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系層層管理而實現(xiàn)有序?qū)嵤┑模裕⒔∪臋n案工作網(wǎng)絡(luò)體系是衛(wèi)生防疫檔案兩級管理實施的組織保障。

建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，即在站級設(shè)立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負責全站包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，同時協(xié)調(diào)解決在實行兩級管理中的各種問題。站級綜合檔案管理室依據(jù)站檔案管理委員對業(yè)務(wù)檔案的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度，除管理站級業(yè)務(wù)檔案外，還要對科級業(yè)務(wù)檔案管理進行督促指導(dǎo)。

2.建立切合實際的業(yè)務(wù)檔案管理制度

對種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實行科學規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。首先，在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站級檔案管理室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動，再結(jié)合衛(wèi)生部《全國衛(wèi)生防疫工作規(guī)范》關(guān)于業(yè)務(wù)活動形成材料范圍的規(guī)定，經(jīng)過與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實際的站級和科級業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務(wù)檔案也要同站級業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確保科級檔案立卷的規(guī)范。

3.加強對兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)

各科兼職檔案員的檔案知識相對貧乏，因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并將檔案業(yè)務(wù)學習列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學習內(nèi)容，同時進行相關(guān)評定，以提高學習檔案業(yè)務(wù)的積極性。

4.推行責任制并加強考核

各級防疫站在推行經(jīng)濟責任制時，應(yīng)將業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔也明確列入科級管理中，制定相應(yīng)的考核指標，定期對各科進行考核，并與獎金掛鉤。這是確保兩級管理實施的十分重要的措施。此外，還應(yīng)將業(yè)務(wù)材料的歸檔列入全站業(yè)務(wù)人員年終考核評定標準中。

二、衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案管理

隨著衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的改革任務(wù)的不斷深入，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計工作中財務(wù)管理任務(wù)越來越繁重，財務(wù)管理在衛(wèi)生監(jiān)督和管理工作中的地位和作用也越來越重要。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案記錄著衛(wèi)生監(jiān)督資金的運作，因此，全面加強衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計檔案管理可以促進和保障衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的健康發(fā)展。

（一）衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計資料的歸檔

1.會計憑證的歸檔

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計憑證是記錄衛(wèi)生監(jiān)督資金運作、明確經(jīng)濟責任的書面證明，是辦理衛(wèi)生監(jiān)督各項費用征收和登記的依據(jù)。它的記賬憑證是根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)資金的運作以及衛(wèi)生監(jiān)督各項收費的原始憑證編制而成的。歸檔時應(yīng)該按照日期順序、會計記賬憑證及時裝訂，裝訂順序以憑證排列先后次序為準。

2.會計賬簿的歸檔

賬簿是由賬頁組成的簿籍。它全面、系統(tǒng)、綜合地記錄著衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)資金運作的發(fā)生。它將衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。各會計事項一方面要記入總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應(yīng)該填寫記賬憑證上的日期。會計賬簿與會計憑證應(yīng)同時歸檔。

3.會計報表的歸檔

會計人員都必須全面熟練地操作衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計報表處理方法。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計報表應(yīng)按月、季、年上報，并及時歸檔。

4.其他相關(guān)會計資料的歸檔

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計人員調(diào)動的交接手續(xù)、會計檔案向本單位或上級部門的檔案室所移交歸檔的會計檔案的移交手續(xù)等，都是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計資料歸檔中不可缺少的。

（二）衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案的安全性

1.業(yè)務(wù)安全性

衛(wèi)生監(jiān)督資金運作數(shù)據(jù)資料的收集與錄入的安全性。衛(wèi)生監(jiān)督資金運作數(shù)據(jù)資料的正確收集與錄入是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計資料歸檔安全性的依據(jù)，它體現(xiàn)了衛(wèi)生監(jiān)督資金運作的真實性和可靠性，同時也是司法訴訟取證的重要依據(jù)。

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案的安全存儲與備份。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案可按檔案劃分的種類、保管的期限、保管的要求，對會計檔案用科學的原則和方法進行紙質(zhì)檔案存儲管理，同時，還要把紙質(zhì)檔案的內(nèi)容用計算機進行安全備份管理，便于檔案保存和查找。

會計的電算化運用到衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計核算中，必須考慮其系統(tǒng)的安全性。為了確保系統(tǒng)安全、可靠地運行，必須重視系統(tǒng)的安全性設(shè)計。該系統(tǒng)必須由相應(yīng)的管理人員來實施和維護的，無關(guān)人員無權(quán)進入系統(tǒng)，同樣沒有數(shù)據(jù)修改權(quán)限的財務(wù)人員只能瀏覽衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案，不能修改會計檔案數(shù)據(jù)。

會計檔案期滿銷毀的安全性。本單位檔案部門提出銷毀意見，必須同會計部門共同鑒定；嚴格審查、編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，單位負責人在會計銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派遣有關(guān)人員進行監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報告給本單位負責人，另一份歸檔備查。需要注意的是，對保管期滿的會計檔案但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證會計檔案銷毀清冊，不得進行銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止[1]。

2.管理安全性

對一些記錄著有關(guān)繳費個人及單位的含保密信息的資料要進行特別管理，務(wù)必做到絕對保密，對“有特殊原因的”也不能透露。對于衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的會計紙類檔案的書寫必須字跡工整、清楚，不得有筆誤或者進行涂改（若必須修改，則按財務(wù)相關(guān)規(guī)定處理），務(wù)必減少安全隱患。

必須加強檔案管理工作人員的安全意識和保密意識。確保檔案的完整與安全是檔案工作的重要方面，檔案管理工作人員要始終把安全和保密工作放在首位。同時，還應(yīng)加強檔案管理工作人員的安全教育與培訓(xùn)，并制訂檔案安全管理工作預(yù)案。同時，加大檔案保管力度，在內(nèi)部明確庫管責任，理順管理關(guān)系，切實做好檔案的防火、防盜、防蟲、防塵、防霉、防光、防潮、防有害氣體的“八防”工作，提高安全防范能力[2]。

此外，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案的利用能為最高領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供準確的資金運作數(shù)據(jù)。把好衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案在工作中利用的安全關(guān)，增強安全利用意識，完善檔案利用手續(xù)，制定會計檔案的借閱制度，建立檔案利用安全責任制，確保會計檔案不丟失、不泄密。

三、結(jié)論

（一）對于醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的兩級管理

“兩級管理”制是衛(wèi)生防疫站貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)工作的特點和需要。隨著業(yè)務(wù)檔案管理實踐的逐步推進，其大力機制將會更加完善，為衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)工作的開展發(fā)揮重要作用。

（二）對于衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案的管理

會計檔案是國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位在會計事務(wù)中自然形成的，并按照一定規(guī)律保存?zhèn)洳榈臅嬓畔⑤d體，是檢查遵守財經(jīng)紀律的書面證明。我國的衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)是一個法制化極強的部門，而且衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)會計檔案的安全管理是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理中最重要的組成部分，它的安全性可以保證衛(wèi)生監(jiān)督工作的順利進行。

參考文獻：

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