AIS中業務流程與數據處理循環的集成

[摘 要]公司級會計信息系統是基于會計視角的公司集成管理信息系統的一個子集。公司級會計信息系統可劃分為采購付款、生產轉換、銷售收款、人力資源以及理財5個主要的業務流程。在公司級會計信息系統內部，與各個業務流程的運行相集成的是相應數據處理循環。按照數據處理邏輯上的先后，可將數據處理循環分為四個基本環節：數據輸入、數據存儲、數據處理和信息輸出，每個環節都具備自身的運行特點和控制上的關鍵措施。

[關鍵詞]AIS 業務流程 數據處理循環 集成

AIS（Accounting Information System，會計信息系統）是一個收集、記錄、存儲和處理數據，用來為會計決策提供信息的系統。AIS可以是基于紙和筆的人工系統，也可以是使用最新IT技術的復雜系統，或者介于二者之間。不管采用何種方法，建設AIS的過程是類似的：AIS及其使用者都必須收集、錄入、處理和報告數據和信息。紙筆和計算機軟硬件只不過是產生這些會計信息的工具不同而已。

AIS通常由以下六大要素組成： （1）操作系統以及完成不同功能的人員；（2）涉及收集、處理、存儲公司活動數據的手工及自動化的業務流程和規定；（3）關于公司及其業務流程的數據；（4）處理公司數據的軟件；（5）信息技術基礎架構（包括計算機及外部設備，用來收集、存儲、處理和將數據轉換為信息的網絡通訊設備等）；（6）保護AIS系統的內部控制和安全措施。

以上六大要素共同作用，使得AIS可以收集和存儲關于公司活動、資源和人員的數據，將數據轉換為決策有用的信息，以便財務人員能計劃、執行、控制和評價業務活動、資源和人員，以及提供足夠的控制來保護機構的資產（包括數據），以確保資產和數據的可用性、準確性和可靠性。

一、AIS中的主要業務流程

AIS中從獲取交易數據到產生諸如財務報表等信息輸出的過程成為業務流程。AIS通常可以分成如下五個主要的業務流程：

（1）銷售收款流程：銷售商品和勞務以換取現金或未來收現的權利。

（2）采購付款流程：為了換取現金或未來收現的權利，公司購買存貨準備銷售，或者購買原材料用以生成產品。

（3）生產轉換流程：將原材料轉換為產成品的過程，也稱為生產流程或轉換流程。

（4）人力資源管理流程：雇傭、培訓、補償、評價、晉升和終止員工的過程，在小型公司中也稱薪資流程。

（5）理財流程：公司出售股權給投資者或借款以獲得資金，投資者收到股利或者借款利息。

這些業務流程重復不斷地處理一些相關的交易。如大多數銷售收款流程中的交易或者是提供商品或勞務，或者是收款。這些基本的業務流程各自依靠一系列公司業務活動來完成。如公司在進行一次銷售之前可能需要回答一連串的客戶咨詢、檢查存貨量等活動。另外，公司在賒銷前還要檢查客戶信用，當每次收到貨款時都要更新信用記錄等。

在很多會計軟件包中，不同的業務流程被實施成各個相對獨立的功能模塊。每家公司都不需要購買并實施所有模塊。有些類型的公司有特殊的業務需求，如金融機構有貸款—儲蓄和投資—貸款等流程，這些業務流程和涉及客戶賬戶和貸款的交易相關。另外，對于給定的業務流程的本質會因公司類型的不同而不同。如服務性公司的付款流程，例如記賬公司或法律機構，就不涉及商品的采購付款與銷售收款交易。每個業務流程的最后一項活動都是“給其他業務流程提供適當的信息”，這顯示了各個業務流程之間的連接，以及它們與總賬及報表系統的接口。

二、數據處理循環與業務流程的集成

AIS的重要功能之一是有效和高效地處理公司交易數據。在人工會計系統中，數據被寫在紙質的憑證和賬簿上。在計算機系統中，數據被錄入計算機，并存儲在文件和數據庫中。使用數據產生有意義的相關會計信息的過程被稱為數據處理循環。數據處理循環分為四個基本步驟：數據輸入、數據存儲、數據處理和信息輸出。

會計師在數據處理循環中起著重要作用。會計師必須和AIS系統分析人員相互合作，共同回答以下問題：機構應當錄入和存儲哪些數據？誰有權訪問這些數據？怎樣組織、更新、存儲、訪問和檢索這些數據？如何滿足預期的和非預期的會計信息需求？為了入木三分地回答以上問題，會計師必須理解數據處理循環的相關知識。

1. 數據輸入

數據處理循環的第一步就是在交易發生時，獲取交易數據并輸入計算機會計信息系統。數據獲取過程通常因業務活動的發生而觸發。每個業務活動必須要收集三方面的數據：（1）活動/事項本身；（2）被該活動影響的所有資源；（3）參與該活動的所有人員。

例如，銷售收款流程中最頻繁發生的交易就是銷售，現銷或賒銷。公司可以收集關于銷售活動的以下數據：（1）銷售發生的日期和時間；（2）銷售人員和檢查人員數據；（3）銷售發生的地點及檢查記錄；（4）銷售的貨品清單；（5）每個貨品的數量；（6）每個貨品的報價和實際售價；（7）銷售總額；（8）對于賒銷：發貨提示數據、客戶賬單發送地址和送貨地址，客戶名稱等。

從前，公司大多使用紙質源文件收集業務活動數據?，F在逐漸改成輸入到計算機中或通過Internet，專用電子商務通道直接收集電子業務活動數據。表1列示了信息化環境下一些常見的業務流程活動和獲取活動/事項數據的源文件或表格名稱。當今主流的是公司業務活動的數據直接從AIS系統的數據錄入界面輸入會計信息系統中。AIS數據錄入界面通常采用和紙質源文件相同的名稱。

表1常見的業務流程、業務活動及財務單據

（1）拋磚文件

如果和客戶或供應商交換紙質源文件，AIS系統可以通過使用“拋轉文件”來提高數據輸入的準確性和效率。“拋轉文件”是公司發送給外部相關各方的公司記錄數據，并作為輸入回到本公司的系統中。“拋轉文件”是由AIS系統可讀的表格構成，以便對輸入記錄進行后續處理。例如送給客戶的賬單（銷售發票等），客戶付款后，再通過特定的掃描設備讀入會計信息系統中。

（2）源數據自動化

提高錄入數據正確性和效率的另一種方法是源數據自動化。源文件自動化設備在第一時間、第一地點從機讀表中獲取交易數據。例如，銀行的ATM機，零售店的POS機，倉庫中的條碼掃描器等。

（3）單據預先連續編號

處理交易的第二步是確認所獲取數據的準確性和完備性。提高準確性和完備性的一個途徑是使用設計良好的拋轉文件和數據錄入界面，以及元數據自動化。通過購買預先編號的源文件或讓系統給每個交易自動分配一個序列號都能改善控制。預先編號簡化了驗證所有交易都被記錄，源文件中沒有交易被遺漏（試想在沒有預先編號的情況下給支票簿做試算平衡）。

設計良好的紙質表格和數據錄入界面，通過及時提示該收集什么樣的數據，可以提高準確性和完整性，給邏輯上相近的信息分組，通過驗證窗口和下拉菜單來提供可選項，使用適當的灰化和邊界來劃分數據項，通常預先格式化數據錄入界面，列出所有需要錄入的數據。有時，這些錄入界面重新組裝源文件，就像紙質源文件一樣，用戶在錄入界面中填充這些數據項。

這對于系統驗證交易的控制目標也同樣重要。如公司不想銷售給某客戶貨物，因為該客戶沒有付款或者要求立即裝運缺貨商品。這類問題可以通過編寫代碼，在售前檢查客戶信用額度和付款記錄，以及檢查存貨狀態這種方法來預防。

2. 數據存儲

公司的數據是公司最重要的資源之一。然而只有數據并不意味著有用，公司必須將數據準備完成適當的功能。因此，會計師需要理解數據在AIS中是如何組織、存儲和訪問的。本質上，會計師必須知道如何合理管理和最大化利用數據。

試想如果一本教材沒有按照章節、部分、段落和句子來組織，讀起來該有多費勁！再設想公司要從隨意擺放所有的文件中找到一張發票有多難。幸好，絕大多數的公司和教科書都是經過組織便于檢索數據的。同樣，AIS中的數據也需要組織，以便于訪問和使用。

3. 數據處理

AIS中的數據處理主要包括8個方面。①數據采集：采集所需的信息。②數據轉換：把信息轉換成機器能夠接收的形式。③數據分組：指定編碼，按有關信息進行有效的分組。④數據組織：整理數據或用某些方法安排數據，以便進行處理。⑤數據計算：進行各種算術和邏輯運算，以便得到進一步的信息。⑥數據存儲：將原始數據或計算的結果保存起來，供以后使用。⑦數據檢索：按用戶的要求找出有用的信息。⑧數據排序：把數據按一定要求排成次序。

數據處理的內容涉及薪金支付，票據收發、信貸和庫存管理、生產調度、計劃管理、銷售分析等。它能產生操作報告、金融分析報告和統計報告等。數據處理技術涉及到文件系統、數據庫管理系統、分布式數據處理系統等方面的技術。

此外，由于數據或信息大量地應用于各種各樣的企業和事業機構，工業化社會中已形成一個獨立的信息處理行業。數據和信息本身也已經成為人類社會中極其寶貴的資源。信息處理行業對這些資源進行整理和開發，借以推動信息化社會的發展。

會計數據處理不僅包括為提供對外報表所進行的一系列記賬、算賬、報賬等工作，而且還包括在此基礎上為提供控制、預測、決策所需會計資料所進行的進一步的處理工作。會計數據處理是會計工作的重要內容之一，是進行其他會計工作和管理工作的基礎。

AIS中數據處理的特點有：

（1）數據來源廣泛，連續性強，數據量大，存儲周期長，類型較為復雜。輸入時要進行嚴格的審核。

（2）工作較簡單，但準確性要求非常高。

（3）信息輸出頻繁且量大，輸出形式多種多樣。

（4）環節較多，處理步驟定期重復進行，處理過程必須符合會計制度和政府法規要求，井方便審計。

（5）證、賬、表種類繁多，數量大，要作為會計檔案長期保存，并方便查找。

（6）計數據處理的安全性，保密性有一定要求，以杜絕舞弊和貪污。

（7）處理深度、廣度進一步擴展，由簡單加工向復雜加工、多次加工過渡。

4. 信息輸出

信息輸出包括屏幕查詢輸出、打印輸出、通過軟盤輸出和利用網絡傳輸輸出等幾種形式。我國財政部對會計信息系統的數據查詢功能沒有統一的格式和內容要求，總要求是必須滿足用戶對會計數據的日常查詢需求。包括查詢機內會計科目、記賬憑證和原始憑證、總分類賬和明細賬、往來賬款的結算情況、到期票據的結算情況等等。

具體地講，會計信息系統應當提供機內記賬憑證的打印輸出功能，打印格式和內容應當符合國家統一會計制度的規定。在機內總分類賬和明細分類賬的直接登賬依據完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發生額的余額對照表替代。對于業務量較少的賬戶，公司級會計信息系統可以提供會計賬薄的滿頁打印輸出功能。已結賬的會計賬簿、會計報表打印輸出時應有特殊標記。根據機內會計憑證和據以登記的相應賬簿生成的各種機內會計報表數據，會計信息系統不能提供直接修改功能，即不允許直接修改系統自動生成的會計報表。會計年度終了進行結賬時，會計信息系統應當提供在數據磁帶、可裝卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲介質上的強制備份功能等。

綜上，當今的公司級會計信息系統是基于會計視角的公司集成管理信息系統的一個子集。AIS可劃分為采購付款、生產轉換、銷售收款、人力資源以及理財5個主要的業務流程。在AIS內部，與各個業務流程的運行相互集成的是對應的數據處理循環。按照數據處理邏輯上的先后，可將數據處理循環分為四個基本環節：數據輸入、數據存儲、數據處理和信息輸出，每個環節都具備自身的運行特點和控制上的關鍵措施。

作者簡介：張建振：1966—，河北涿州人， 北京財貿職業學院講師，研究方向：公司理財