優化建筑工程檔案資料管理的對策研究

史艷春 單承瑾

［摘要］ 建筑工程的檔案管理工作重如泰山，它已經成為建筑工程的重要組成部分。針對目前檔案管理中存在的普遍問題，我們必須采取有力措施優化檔案資料管理，以確保工程建設的順利進行。本文中，筆者主要從工作人員和管理制度兩個方面提出了一些優化建筑工程檔案資料管理的一些對策，希望能促進工程建設的順利開展。

［關鍵詞］ 建筑工程； 檔案資料管理； 對策； 研究

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 20. 046

［中圖分類號］G275［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）20- 0076- 01

1建筑工程檔案資料管理的重要性分析

對于建筑工程來說，工作繁雜，需要整理的檔案資料十分之多，這也是工程建設的重要組成部分，也是重要的保障力量。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質量的檢查以及規范，就要通過資料來體現，一個工程項目資料的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程資料的管理是一個非常重要的組成環節。按照現代建筑的管理理念，建筑檔案資料的管理水平也反應了建筑施工企業的管理水平。建設部要求建立并管好城市基礎設施建設檔案，進一步加強對工程項目建設檔案管理的重要性和緊迫感的認識，并明確指出：對于建筑工程必須認真管理檔案資料，如果工程建設的檔案資料不符合相關規定的話就視為該工程不合格，這些足以說明建筑工程檔案資料管理的重要性。

2優化建筑工程檔案資料管理的對策研究

通過上述分析，我們不難得出檔案資料的管理在建筑工程中的重要作用，要想建筑工程的順利完工，我們必須重視檔案資料管理，采取有效措施，優化建筑工程的檔案管理工作。

2.1加強檔案管理人員的素質建設

做好資料的管理，優化檔案的整理工作，首先需要強化檔案管理人員的素質。作為檔案資料的管理人員必須具有檔案管理的專業知識，還要具備一定的建筑專業知識，計算機操作知識，了解國家的大政方針。這就需要建筑工程單位必須嚴把檔案管理員的入口，精心篩選專業人員，上崗之前進行針對性的技能培訓。同時，檔案資料的管理人員要有慎獨的意識，做到心中有法律、心中有規則，樹立高尚的職業操守，調整工作心態，兢兢業業做事。作為檔案資料的管理人員要經常提醒和捫心自問，在做資料的工作中是否及時、整潔、完整；怎樣配合好技術人員做好施工組織、方案、技術交底等工作；自己是否對項目前期工作施工組織設計等進行了審核，用字是否恰當和規范，是否有遺漏和不全面；是否對監理、業主提出的意見和建議虛心接受了；是否在第一時間熟悉施工圖并發現問題，是否在第一時間和業主、設計單位進行了聯系和溝通，并在最短時間段內解決；對各條線的管理人員在工作過程中所提出的建議是否樂于接受并落實到項目管理中去； 是否對以前的工作進行了總結，留下好的一面，否定了不好的一面。并用踏實、勤奮、認真及科學的態度去工作、去做好資料，這些都是我們資料人員都要考慮和必須考慮的問題。在日常工作中要多思考、多交流、多協調，并用熱忱、認真的態度去工作、去落實。不斷加強學習和廣泛涉獵施工資料相關的書籍和有利于文化素養的書籍來提升我們自身的素質，同時在工作中不斷地總結、再總結。

2.2規范檔案資料的管理職責

對于目前工程檔案資料員來說明確自己的職責也是充分做好工作的前提，只有了解自己的工作才能做到有的放矢，明確工作目標。建筑工程檔案資料管理人員的職責主要是收集與工程相關的檔案資料和圖表；整理工程預建設的各類表格、圖紙等文件；檢查工程管理人員對施工單位開工前及施工過程中進度計劃的制訂及調整的審批情況；檢查工程管理人員在施工管理工程中的各管理檔案資料的記錄、整理情況，并對現場管理人員的檔案資料收集、管理情況進行監督；有序登記工程建設的檔案資料以便利用時隨時入取；檢查工程部人員完成工作計劃情況以及工程部人員的《施工管理日記》；檢查施工單位的資料完成情況；做好技術資料的收文登記，并根據具體情況送監理、施工單位及其他相關單位或部門；及時與公司交流溝通，協助工程管理人員做好與設計公司的聯系，工程圖紙、設計變更聯系單要做好收支登記并及時交分管人員會簽；做好圖集、規范、標準文件保管工作，并做好借閱登記；經批準借閱外單位的文件，須按規定辦理借閱手續；為保證文件資料不外泄，資料員有責任控制人員進出資料室；認真做好工作筆記，完成公司安排的其他工作；資料員發送的圖紙資料必須留一份連同發放清單一起存檔等等。建筑資料員明確自己職責同時在工程建設中很好地落實自己的職責。工程質量的保障離不開資料員對工程資料的匯總和整理。資料員做好自己的工作是工程質量得到保障的前提。

2.3優化建筑工程檔案資料的管理制度

對于建筑工程檔案資料的管理，必須采取有效措施實現規范化、制度化的道路，這就需要建立健全的檔案管理制度，這也是優化工程建設的基礎和重要保障。對于優化建筑工程檔案制度的管理，首先要弄清楚檔案資料管理的權限和范圍。建筑工程的檔案資料范圍十分清晰，依據本行業的工作特性，主要包括了工程和設備檔案資料建筑工程檔案資料牽涉到重大的工程建設的內部資料，對其發展有著重要的作用，可以說很大程度上包含了全部的商業機密，所以針對建筑工程的檔案資料管理必須采取保密制度。作為公司的檔案管理人員，必須有專業的工作知識、良好的職業操守，按照公司檔案資料管理的需要，實行保密制度，不隨意泄露公司的任何機密和文件。嚴格控制查閱范圍，針對在具體的檔案工作中，非檔案管理人員不得擅自查閱和翻看檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經本公司主管領導批準同意后方可查閱，并且做好相關的登記工作。檔案柜內的檔案要進行系統排列存放，有序整理，不準堆放與檔案無關的東西， 做到完整安全，存放有序，查找方便。檔案資料的借出時間，不得超過規定的時間，如需要續借的，必須嚴格規范班里程序和手續，做好登記。對于重要的或者破損的文件資料，在查看的過程中，不得使用原件，一律使用復印件。檔案管理人員要增強服務意識，提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，改善目前的工作。

主要參考文獻

［１］ 楊曉燕． 工程檔案管理的問題和對策探討［Ｊ］． 城市建設理論研究，２０１２（９）.

［２］ 韓金華． 淺談建筑工程檔案資料有效管理措施［Ｊ］． 城市建設理論研究，２０１１（２２）.

［３］ 楊峰． 如何做好建筑工程技術檔案管理［Ｊ］． 城市建設理論研究，２０１１（９）.