對高校圖書館與院系資料室融合發(fā)展的探討

尹佩華

摘 要:本文以華南理工大學(xué)為參考探討了高校圖書館與院系資料室現(xiàn)狀,分析了目前環(huán)境下,只有走融合發(fā)展、資源共建共享之路,才能發(fā)揮各自的優(yōu)勢,最大限度地滿足讀者對信息的迫切需求;并從時代發(fā)展的必然性和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持的可靠性等方面進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞:高校圖書館院系資料室融合發(fā)展

中圖分類號:G250 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1672-3791(2012)07(a)-0255-02

高校圖書館與各院系資料室是高校圖書情報工作運(yùn)行的兩個主要渠道,擔(dān)負(fù)著為高校教學(xué)、科研服務(wù)的重要任務(wù),由于長期各自為政,使得知識、信息以及文獻(xiàn)的交流共享、開發(fā)利用受到極大地限制,很難適應(yīng)目前時代的發(fā)展。因此高校圖書館和各院系資料室要更好地為教學(xué)、科研服務(wù),必須走資源共享、融合發(fā)展的道路。

以下是筆者以華南理工大學(xué)為例對圖書館與各院系資料室詳細(xì)的情況分析和要實(shí)現(xiàn)融合發(fā)展的一點(diǎn)建議。

1圖書館與各院系資料室的共同性

(1)圖書館是學(xué)校的文獻(xiàn)信息中心,各院系資料室是該中心的一個組成部分,共同的一點(diǎn)是他們都是保存圖書資料的場所,文獻(xiàn)信息交流是兩者工作的實(shí)質(zhì),他們都是以圖書、資料、情報為工作對象,通過對大量知識信息資料的搜集、整理、保管、傳遞、研究等技術(shù)方法,對文獻(xiàn)資源進(jìn)行開發(fā)利用,更好地服務(wù)于教學(xué)和科研工作,所以如果兩者能有機(jī)結(jié)合,共同融合發(fā)展,那二者必將發(fā)揮更大的服務(wù)作用。以華南理工大學(xué)而言,全?？偣?1個大大小小的資料室,要是這31個資料室都能和圖書館充分融合,那么本校的圖書情報工作將更上一步新臺階。

(2)隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,文獻(xiàn)資源的數(shù)字化和電子化進(jìn)程明顯加快,尤其是中國科教網(wǎng)和校園網(wǎng)以及數(shù)字圖書館的建立,使得圖書館也走向科技化、信息化,具有文獻(xiàn)資源種類多樣化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文獻(xiàn)資源共享化等特點(diǎn),成為真正的信息樞紐中心,對各種信息資料加以整合、傳遞。但應(yīng)該注意到,盡管現(xiàn)在圖書資料的保存形式及利用方法都發(fā)生了很大的變化,但是“為讀者服務(wù)、保存和傳遞圖書資料”仍是兩者最根本的理念,這是兩者的共性,是圖書館和各院系資料室的出發(fā)點(diǎn)和終點(diǎn),但兩者還是存在著差別,兩者在發(fā)展中也存在著很多問題,相信以下的問題不僅僅是華南理工大學(xué)獨(dú)有的問題,應(yīng)該是目前絕大多數(shù)的高校都普遍存在的問題。

2圖書館與院系資料室在發(fā)展中存在的問題

2.1 發(fā)展體制不當(dāng)

就華工而言,長期以來,圖書館與31個院系資料室各自為政,相互獨(dú)立。資料室和資料室人員在行政上歸屬各分院單位,業(yè)務(wù)上卻被學(xué)校指定由圖書館指導(dǎo)。同時由于學(xué)校編制少缺的問題,資料室人員往往是由老師兼職,這樣就造成資料室人員在業(yè)務(wù)上的不專業(yè),同時也形成了兩不管,放任自流的現(xiàn)狀,使得資料室處于表面上有資料員管理,實(shí)際上卻無人問津。各院系單位對資料室知識在行政上限制,對于業(yè)務(wù)問題則不多過問,對于圖書資料人員的崗位職責(zé)、績效考核方法等職位說明大多也只適用于圖書館的工作中,對于資料室的工作說明,還有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

2.2 經(jīng)費(fèi)的嚴(yán)重短缺及資料的重復(fù)浪費(fèi)嚴(yán)重

就華工而言,圖書館的經(jīng)費(fèi)是由學(xué)校直接劃撥,而資料室的經(jīng)費(fèi)是各院系單位自行承擔(dān)。因此各個資料室的經(jīng)費(fèi)多少就直接取決于本單位的效益和單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度了。如果本單位的效益和單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度都不高的話,那么本資料室的發(fā)展?fàn)顩r便不言而喻了。另一方面,就算本單位的效益和單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度都很高,也會出現(xiàn)以下狀況,在購買文獻(xiàn)資料時,應(yīng)該根據(jù)各分院的教學(xué)和科研需要,圖書館和資料室制定出合理計劃,分別進(jìn)行采購。但是在具體操作中,由于圖書館和資料室沒有及時進(jìn)行溝通與交流,缺少整體的規(guī)劃,導(dǎo)致兩者間購入文獻(xiàn)種類單一且重復(fù)購入,造成了使用經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。通過對我校圖書館訂購的中文期刊與各資料室訂購的中文期刊進(jìn)行統(tǒng)計分析,發(fā)現(xiàn)在圖書館和一些資料室仍存在不同程度的文獻(xiàn)重復(fù)購入的現(xiàn)象,而與此同時,對于一些新增專業(yè),由于各部門沒有進(jìn)行及時溝通與協(xié)調(diào)以及資料員專業(yè)水平受限,沒有進(jìn)入及時更新與增加。

2.3 工作方式制約圖書館與資料室的溝通

現(xiàn)金,學(xué)校在大力發(fā)展校園建設(shè)的同時,也加強(qiáng)了對圖書館建設(shè)的重視與支持,但是,缺疏忽了對資料室建設(shè)的開發(fā)與利用。在我校,圖書館文獻(xiàn)資料從采編、流通到典藏,使用計算機(jī)系統(tǒng)管理已經(jīng)很多年了,而各資料室的工作,大多數(shù)仍然是傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式,導(dǎo)致一些圖書流失,或者成為本學(xué)院老師的個人圖書,失去了流通的功能。同時各資料室對文獻(xiàn)資料的加工也各不相同,有對文獻(xiàn)進(jìn)行分類編目的,也有不進(jìn)行分類編目的;有簡單的室藏目錄的;也有的資料室根本就沒有任何室藏目錄,這樣也使得圖書成了死書無法流通,這些種種現(xiàn)實(shí)問題嚴(yán)重制約了資料室文獻(xiàn)資源的開發(fā)利用以及校園內(nèi)文獻(xiàn)資源的共享。

2.4 資料室文獻(xiàn)得不到充分的利用

各分院資料室所藏文獻(xiàn)本來具有專業(yè)上的優(yōu)勢,然而,由于觀念、人員、館舍等因素的制約,限制了讀者的利用。由于近年來高校大勢擴(kuò)招,導(dǎo)致各學(xué)院辦公用房緊張,本來面積就不大的資料室就一小再小,致使許多有用的文獻(xiàn)資料就因?yàn)閳龅夭粔蚨荒苷宫F(xiàn)給讀者,只能堆放在角落里;同時31個資料室的服務(wù)對象也僅限于本單位的教師和學(xué)生,且開放的時間普遍比較短,這樣限制了更多讀者對資料室文獻(xiàn)的廣泛利用。

綜上所述,我們必須要采取相應(yīng)的有效措施來改善目前存在的狀況,最大程度地實(shí)現(xiàn)圖書館和各院系資料室融合發(fā)展。

3實(shí)現(xiàn)圖書館和各院系資料室融合發(fā)展的主要措施。

(1)首先在人事上,最好的解決方案是借鑒中山大學(xué)的方法,當(dāng)然這需要學(xué)校的認(rèn)可和配合,各院系單位資料員由圖書館統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)調(diào)配,資料員的編制歸入圖書館。其工資待遇、職稱評定、崗位安排等等都由圖書館直接統(tǒng)一管理。資料員必須聽從圖書館領(lǐng)導(dǎo)的安排,自覺地遵守圖書館的一切規(guī)章制度,認(rèn)真履行崗位職責(zé),如果有必要也可以和圖書館人員一起,在重新聘崗時,申請其它心儀能勝任的崗位。

(2)在經(jīng)費(fèi)上,目前我校只有使用985和211的經(jīng)費(fèi)購買文獻(xiàn)時,才需要圖書館領(lǐng)導(dǎo)審批,而其它的經(jīng)費(fèi)則一概不管,那么在人事改革后,希望所有用于資料室的經(jīng)費(fèi)都由圖書館統(tǒng)一管理支配。資料室如需訂購文獻(xiàn),購買設(shè)備辦公用品等時,資料員應(yīng)做好訂購采購計劃并交至圖書館領(lǐng)導(dǎo)審批,圖書館領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)具體需要有目的、有計劃地合理使用這些經(jīng)費(fèi)。這樣可以避免經(jīng)費(fèi)的重復(fù)使用及不必要的浪費(fèi),同時也使全校的館藏資源布局更為合理。

(3)在規(guī)章制度上,由圖書館做出整體規(guī)劃,制定出較為完善的規(guī)章制度體系,來對圖書館與31個資料室進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)、規(guī)劃、布局,無論是圖書館員還是資料員都要嚴(yán)格地、自覺地遵守這些規(guī)章制度,從而更好地體現(xiàn)圖書館與資料室的一體化融合管理。

(4)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè),實(shí)行聯(lián)合采購、編目。在這一點(diǎn)上,我們最簡單有效的辦法就是盡快統(tǒng)一系統(tǒng),逐步使31個資料室并入圖書館系統(tǒng),在技術(shù)上對各資料室的使用權(quán)限和級別做一定的限定。首先,使各資料室的文獻(xiàn)資源情況一目了然,還可以使資料員很方便地利用系統(tǒng)查詢圖書館的采訪信息,對文獻(xiàn)出版情況進(jìn)行跟蹤,做出及時調(diào)整,然后結(jié)合本院系的教學(xué)、科研需要,做出相關(guān)計劃,跟進(jìn)本資料室的文獻(xiàn)訂購工作,并及時反饋給圖書館,圖書館在采訪文獻(xiàn)資料時,也應(yīng)該與資料員進(jìn)行溝通,聽取他們的意見,根據(jù)院系資料室反饋回的訂購書目并結(jié)合館藏需要全面統(tǒng)籌訂購,這樣能夠有效避免重復(fù)訂購,提高工作效率。訂購回來的文獻(xiàn)也由圖書館采編部嚴(yán)格按照文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)化原則進(jìn)行統(tǒng)一分類、編目、加工完后再分配給各個院系資料室,這樣既保證了圖書館與資料室文獻(xiàn)資料分類編目的統(tǒng)一性,又有利于建立起全校統(tǒng)一的聯(lián)合目錄,建立有專業(yè)特色的館藏體系。其次,在年終賬務(wù)總結(jié)上報時,各資料室也能利用系統(tǒng)很輕易地獲取所需要的財務(wù)數(shù)據(jù),徹底改變以往統(tǒng)計數(shù)據(jù)艱難的局面,大大減輕了資料員的工作強(qiáng)度。

(5)建立可行的借閱制度,開展校內(nèi)文獻(xiàn)互借、互閱,是實(shí)現(xiàn)校內(nèi)文獻(xiàn)資源共享的有效途徑。在統(tǒng)一系統(tǒng)之后,隨之應(yīng)統(tǒng)一全校的借閱制度,規(guī)定統(tǒng)一的借閱范圍、方式、時間和借還期限,使得讀者憑由圖書館在全校范圍內(nèi)發(fā)放的統(tǒng)一借閱證,便可在全校31個資料室使用,結(jié)合本館的通借通還服務(wù),還可逐步納入通借通還服務(wù)的范疇,更大程度地方便讀者,同時在讀者離校時也能在系統(tǒng)里很容易地檢索出該讀者賬戶的圖書情況,這樣也能減少以往資料室圖書流失的情況。我們的宗旨是竭力地使全校31個院系資料室與圖書館聯(lián)合為一個超越空間的圖書館。

和華南理工大學(xué)的情況一樣,相信絕大多數(shù)高校也期待能盡快實(shí)現(xiàn)本校圖書館與資料室的融合發(fā)展,當(dāng)然要實(shí)現(xiàn)圖書館與各資料室全方位融合,充分發(fā)揮資料室的功能,需要本校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持,同時也需要各院系單位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注,支持資料室的管理,改變過去自我封閉、自我發(fā)展的觀念,與圖書館共同努力,實(shí)現(xiàn)圖書館與資料室的共同發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 李葆.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校圖書館與院系資料室的聯(lián)合共建[J].圖書館論壇,2002(1):19～21.