高校儀器設備資產管理流程分析及改進的研究

潘曉銘

摘要:本文運用高校儀器設備資產管理流程分析方法,對高校儀器設備資產管理中的變動處置進行流程分析和改進。

關鍵詞:儀器設備資產管理流程分析流程改進

中圖分類號:G482 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)06(c)-0202-03

進入新世紀以來,由于高校招生規模迅速擴大,基本建設投資急劇增加,全國普通高校擁有總資產從幾千億元發展到了幾萬億[1],增加了3倍以上。隨著高校資產規模的日益擴大,作為高校資產的重要組成部分,各高校儀器設備資產成倍增加,管理難度明顯增大。尤其是近幾年來學校內部后勤、財務和儀器設備資產管理等改革的深入,對高校的儀器設備資產管理工作提出了許多新的要求,兼之高校管理體制改革相對滯后,管理流程控制不完善,導致了管理不善、資產閑置、重復購置、利用率低下,甚至在一些高校出現了儀器設備資產管理混亂,給高校帶來了巨大的浪費和損失,據國家有關部門統計,近年來由于儀器設備資產管理不善,每年流失近千億元。分析其根本,導致當前儀器設備資產管理不善的因素主要是由于流程不暢的問題,而流程不暢主要是因為無效流程過多、過程接口不夠吻合,步驟間缺乏溝通,需要通過流程改進來解決。

1 高校儀器設備資產管理流程

高校儀器設備資產管理工作分為組織申報、采購供應、安裝驗收、日常使用、故障維修、變動處置共六個過程,其流程如圖1所示。

2 高校儀器設備資產管理流程特點

(1)申報立項:在我國高校系統內,現行高校經費來源渠道眾多。每年,各個使用部門根據自己的需要提出儀器設備購置計劃,學校對各使用部門申請的儀器設備缺乏有效地審查,把關不嚴,使某些使用部門出現大量閑置的設備甚至多臺(套)同一型號的大型精密儀器設備,造成重復購置,形成了很大的浪費。

(2)采購供應:①采購程序不透明,無人監督[2]。由于目前高校采購大多采用邀請招標的形式,不太重視信息的公開,致使廣大教職工對招標工作的公正性產生疑問,具體表現在信息的披露不規范,采購方式選擇不恰當,采購預算的編制、招標文件的編寫、不同項目的評標辦法等不規范等,儀器設備采購過程無人監督;②采購程序的不完善。如采購部門對供應商的考察不徹底,有些供應商明知無法響應招標文件的要求仍前來投標,其結果必然是供應的產品不合格;更有甚者,相互串標和圍標,使學校蒙受損失。

(3)安裝驗收:沒有嚴格的驗收程序和必要的驗收監督、制約機制,驗收通常只有資產管理員和設備管理員參加,驗收人員專業水平不高,驗收質量難以保證。

(4)日常使用:①占有形式多樣性。高校儀器設備資產在占有形式上有教育事業性質的教學、科研、教輔以及行政部門等單位;有準經營性和服務性并存的后勤實體;有經營性質的校辦企業、國有民辦附屬單位等。現階段由于高校體制改革的深化和多方籌措辦學經費的需要,部分儀器設備資產已用到了獨立核算的校辦企業、國有民辦附屬單位和非獨立核算的后勤經濟實體中,其各自占有的儀器設備資產成為高校辦學的物資基礎。使原本學校共有的儀器設備資產變相成為各二級單位所有;②儀器設備資產共享程度低。各使用部門普遍追求小而全,設備專管專用,資源獨占,共享低。導致一方面有許多儀器設備利用率極低,處于半閑置或閑置狀態,另一方面某些急需儀器設備的科研、教學單位卻無設備可用;③設備使用監督、考核評價等機制不完善。沒有統一的監督管理部門對儀器設備資產的管理部門進行監督管理,也沒有統一的監督管理部門對各院系儀器設備資產的使用情況進行監督管理,資產閑置、浪費現象比較嚴重。對儀器設備資產利用合理比例、資產閑置存在問題等缺乏相應的考核體系。

(5)故障維修:儀器設備維修的管理工作仍沿用一般的行政手段管理,儀器設備損壞后,或自行到校外尋找維修門路或上報上級部門等待安排,這種做法導致各自為政、聯系難,修理周期長,維修費用浪費大,維修質量無法保證,修后服務差。由于維修工作跟不上而造成的直接損失包括: 減少了儀器設備正常運行時間。部分儀器設備帶病工作,造成提前報廢。由于維修沒有保證,儀器設備不敢放開使用,造成儀器設備利用率低[3]。而在維修后的驗收過程中,基本都是有使用單位進行,缺乏監督。

(6)變動處置:使用部門申請處置后便處于設備處組織的鑒定、審批和實施處置過程,基本上形成了設備處在資產變更處置問題上的一權獨大的局面。

3 高校儀器設備資產管理流程分析

3.1 高校儀器設備資產管理流程分析原則

在對原有業務流程的改進的過程中,本文由于具體的管理目標是加強儀器設備資產的安全性和提高利用率,與一般工業生產的提高效率、降低成本的管理目標有很大差別,因而我們這里不能簡單地套用工業工程中的ECRS原則,參照現有工業工程的有關理論[4],本文制訂改進方案時遵循了如下原則:

(1)必須在組織戰略的指導下進行,與其保持一致并為其服務;即與學校提出的“保證教學,服務科研”的設備管理方針相一致;

(2)綜合運用高校的人員、技術和信息方面的優勢,突出重點;

(3)既重視躍進型的重大創新,也重視積累型的持續改進;

(4)建立方案評價和管理體系,對方案進行評價;

(5)要有完善的人力、技術和信息的重新部署方案。工作程序的改變涉及到人力、技術和信息等資源的重新安排,應當有相應的措施。

由于面臨技術和經濟上很多不確定因素,因此在選擇比較方案時我們采用以主觀判斷為主的定性的分析方法,直接通過5W1H的提問得到最合理的解決方案。

3.2 高校儀器設備資產管理流程分析方法

5W1H分析法:“5W1H”提問技術是指對研究工作以及每項活動從目的、原因、時間、地點、人員、方法上進行提問,根據提問的答案,弄清問題所在,并進一步探討改進的可能性。“5W1H”提問方法如表1所示。

3.3 高校儀器設備資產管理流程分析步驟如表2所示

3.4 高校儀器設備資產管理流程分析實施

(1)高校儀器設備資產管理流程分析規定

在圖1中,本文分別給予1-6數字編號,稱作流程號,本文按照流程順序分別進行業務流程的分析和優化。

本文圖表中對高校儀器設備資產管理有關學校職能部門和相關組織分別給予如下編碼(見圖2):

A分管校長 B設備處C采購中心D財務處E使用部門F供應商G監察處H保衛處I設備資源調劑中心J專家組K使用部門下屬單位L外使用部門

由于儀器設備資產管理工作是業務流程在相關的職能單位中展開的,因此我們以業務流程為縱坐標,部門為橫坐標繪制工作程序圖,便于分析業務活動中部門之間的聯系和相互作用。工作程序圖中的每個業務流程上的符號,我們稱作業務項目,業務項目的編號用縱坐標上的數字加橫坐標上的部門代號組成。由于程序分析中圖表技術運用的符號是根據制造業制定的,不能完全借鑒到高校儀器設備資產管理流程中,因此,在用該方法進行儀器設備資產管理流程分析時,需結合流程中各項活動對這些符號進行重新約定,其新定義如表3所示。

(2)資產管理組織結構和職能的變動

在任何企業或組織中,具體的業務流程環節是需要由具體的部門來完成的,因此業務流程的路線決定了有關部門的職能,當業務流程發生了變化和改進的時候,相關部門的職能分配也必然要重新進行,因此流程的改進首先應當對部門的職能進行重新的設計確定,保證它能夠在新的流程模式下能擔負好自己的功能。

(3)制度的重新設計修改

本文流程分析中的改進方案,要通過儀器設備資產管理制度的規定發布才能得到實施,儀器設備資產管理制度以流程分析的改進為框架,經過重新設計、編寫、修改、發布,建立了新的儀器設備資產管理制度。該制度通過設備處向主管校長提交《關于實施新版儀器設備資產管理制度的請示報告》,經批準后頒布實施。

新的制度應當對改進后的儀器設備資產管理流程的主要環節進行描述,對相關人員的操作給出具體的說明,按照做什么,在什么地方做,誰去做和什么時間去做和做到什么標準的5W1H模式來進行編寫,切實保證制度的可操作性。實施新制度過程中應當對資產管理有關部門的人員進行相應的制度文件培訓和業務培訓,培訓考核合格后方可上崗,不能勝任崗位工作的人員一律調配到輔助性崗位工作或校內解決。

(4)管理手段的改進

新的工作流程的實施還需要對相關的管理手段進行改進。對于有條件的大學,可以采取全校聯網的儀器設備資產管理系統來實現資產的實時申報,驗收,使用情況和維修鑒定以及處置等所有過程的記錄,形成無紙化的的電子版記錄并統一由設備處控制。

4 高校儀器設備資產管理流程分析及改進(以變動處置過程的流程分析與改進為例)

4.1 現行流程

由設備處主管儀器設備變動處置工作,實施流程如圖2所示。

(1)處置申請:使用部門提出變動處置申請;

(2)技術鑒定:設備處組織有關部門進行設備技術鑒定,出具報告;

(3)丟失鑒定:使用部門責任人向本單位領導和保衛部門報告,填寫丟失報告由保衛部門簽字確認;

(4)報審核單位:＜1萬報設備處審批;

(5)主管校長簽批:≥1萬主管校長審批;

(6)設備處匯總審核并上報:設備處匯總審核后上報上級主管國有資產部門審批;

(7)銷賬:設備處負責審批后資產的銷賬;

4.2 流程分析及改進

本項目對現有流程經過5W1H分析后,發現主要存在如下問題:

(1)儀器設備變動處置過程中,由于使用部門申請處置后便處于設備處組織的鑒定、審批和實施處置過程,基本上形成了設備處在資產變更處置問題上的一權獨大的局面,雖然一定價值以上的設備儀器的處理需要由校長和上級主管部門審批,但是由于校長和上級單位由于不具有儀器設備價值等的直接信息,也是間接通過設備處的匯報等情況中來做出判斷,因此,實際上形成了設備處自己定價自己處理的局面,不利于防止出現低評資產余值,讓部門個別人得到好處等腐敗行為的發生。

(2)處置儀器設備余值鑒定關系到儀器設備處置后換回資金能否真正體現到處置儀器設備的自身的真正價值,是否能完整地回歸學校財政。因此儀器設備的技術鑒定環節應當體現公正,專業和務實的原則。對于失去使用功能的儀器設備,沒有專業人員參與,設備處自身進行鑒定在能力上難以達到保證準確。

針對此2點問題,我們提出了如下改進方案。

(1)由專家組負責實施待處置儀器設備的技術鑒定工作。

(2)對請示上級主管部門批準后,要求設備處在實施變賣轉讓等處理過程中,有專家組對余值進行評估,寫出報告,按照評估余值組織處置并上交處置款。對于其中的特殊大型專業儀器設備,經過分管校長要求,設備處可以委托社會專業評估機構進行價值評估。

(3)在設備處統一處置變動設備時,有監察處在現場監督。

(4)在設備處置完畢后,該儀器設備的采購發票復印件,專家組評估報告,處置報告等文件應當由監察處存檔備案。改進后的工作流程如圖3所示。

5 結語

運用高校儀器設備資產管理流程分析法還可以對高校儀器設備資產管理的其他流程進行分析,找出流程中存在的問題,對流程進行改進,使高校儀器設備資產管理流程更合理、更科學。

參考文獻

[1] 柯進生.高校國有資產監管存在的問題及對策[J].國有資產管理,2008(9):48.

[2] 瞿海燕.高校設備采購管理存在的問題及對策研究[J].企業家天地,2009(4):43～44.

[3] 銀玉蘭.高校實驗室儀器設備的維修管理[J].中國現代教育裝備,2006(4):14.

[4] 徐學軍.現代工業工程[M].廣州:華南理工大學出版社,2000:440.