學校檔案管理存在問題及優化措施

范群英

摘 要:隨著我國教學事業的發展,學校檔案的管理工作也逐漸成為了學校教育的一部分。搞好學校檔案管理工作,對提高學校管理水平,提高教育教學質量,加強學校領導處理日常教學工作的正確性有著重要的作用。但是,在現實中學校檔案管理的過程中還存在著許多問題和不足,有待于進一步加強。以下我將對這一問題進行詳細闡述。

關鍵詞:學校檔案管理問題優化措施

中圖分類號:G256 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)05(c)-0192-01

學校檔案是學校教育教學活動完成后遺留下來的原始材料,它是學校教學成績的記錄,還是學生對教學效果的認同情況記錄。所以,對學校檔案的管理工作,是擺在學校日常工作中的一道難題,也是衡量學校管理水平的重要依據。做好學校檔案的管理工作,對整個學校有著極其重要的意義。

1 學校檔案管理的重要性研究

(1)對學校檔案的嚴格管理,有利于學校對日常教學經驗的總結。一方面,長時間學校檔案的積累,真實地反映了學校教學活動的情況,為我國的學校教育改革提供了豐富的資料。另一方面,學校領導和教師應用檔案中高價值的信息進行參考,促進教育教學的管理和創新,對教學方法形式進行革新,充分發揮教育者的主觀能動性,起到增強學生學習興趣,提高教學質量的作用。因材施教,促進學校整體教學水平和管理水平的提高。

(2)對學校檔案管理,有利于學生素質的全面提高。學校檔案是一部活的資料,他不僅能夠掌握學生的原始的基礎資料,還能起到了解學生思想品德、學習狀況的作用。這對培養他們的學習能力和道德水平,有針對性地引導他們樹立正確的人生觀和價值觀,有著重要的作用。

(3)對學校檔案管理有助于學校對教學規律的研究。學校通過對教學檔案的研究,能夠及時的發現問題,反饋信息,找出教學中普遍存在的規律性東西。比如說學?？梢酝ㄟ^對檔案的研究工作,了解教師教學和學生學習的情況。對學校教學的有序進行制定規律。同時挖掘教學中的科學方法,從而最大限度的提高教學質量。

(4)對學校檔案進行管理有利于學校各項工作的發展。在學校檔案中,不僅是記錄了優秀的教學和管理成果,還記錄著學校曾經出現過的失誤和不足。特別是這些反面的教訓,對學校的決策做出重要的依據,保證其順利,有著不可企及的意義。同時,還有助于學校教職人員提高警惕,避免再次出現類似的失誤。

(5)學校檔案管理有利于推動學校教育事業的發展。近年來,國家對教學改革的重視程度越來越高,一些原有的教育觀念和現在相比,發生了巨大的變化。這就要求學校能夠及時的發現問題,進行改進,在原有基礎上進行教學方式的發展,提高在校師生的整體素質。然而,想要完成這一艱巨的任務,很好地利用教學檔案中的資料,成為了最好的借鑒方法。

2 學校檔案管理工作存在的問題

(1)學校檔案管理工作中存在著不科學規范的管理機制。在檔案的管理過程中,有一部分高校學生檔案沒有統一的管理部門,有的是學生工作部門管理,有的是人事部門管理,更有甚者是檔案管理部門管理。學校沒有配備專人進行管理,未建立相應的高校學生檔案管理制度。有的學校的檔案管理中,常常會出現欠管理的現象,在到了學生畢業時,才臨時突擊整理,其專業程度與實際要求相差甚遠。

(2)對畢業學生的檔案轉遞不盡完善。在當前,雙向選擇就業機制的施行,為眾多畢業生的擇業和就業,提供了多種選擇的機會。而一方面的便利往往是在另一方面削弱的情況下發生的。這就為畢業生檔案的轉遞帶來了許多問題。一方面,我國社會中的許多代理服務機構,因為監管不力等原因,人員素質偏低,管理制度不夠完善。另一方面,在我國不同地區的高校或用人單位,在制定畢業生分配、接收制度時,不能形成很好的對接傳遞。

(3)學校對學生檔案管理的現代化水平不高。學校檔案管理沒能將現代化的手段普及應用,還存在著手工抄寫紙質檔案的現象,而且還是占據了絕大部分。隨著學校學生的快速增加,學生檔案項目也逐漸增多,數量也明顯增大,流動速度加快等現象層出不窮,原有的學生檔案管理手段就顯的有些落后了。所以,學校就必須加快推進學生檔案管理的現代化進程。

3 對學校檔案管理的優化措施

(1)對檔案管理進行優化就要理順學生檔案的管理機制。根據我國《高等學校檔案管理辦法》的規定:學校檔案的管理工作必須由學校領導親自組織領導,并對其負有直接的責任行為,并要求將檔案工作歸入學校整體發展規劃中。同時還要將學生檔案工作進行歸檔分類。這就要求學校有關部門重視學生檔案的日常管理,在學校內部設立專門的檔案管理機構,完善學生檔案工作的管理機制。同時,還要加強對高校學生檔案管理隊伍的建設,配備專門的高素質的管理人員。另外,還要加強對檔案管理人員的培訓力度,培養一批具有開拓創新意識和計算機信息處理能力強的復合型人才。

(2)對檔案管理進行優化就要加強學生檔案材料的收集工作。對此,學校就應該豐富學生的檔案信息。在除去傳統的檔案信息外,還要順應時代的要求,突出學生的個人素質。如學生大學英語證書,計算機等級證書等各種榮譽或等級證書的收集。另外,學校還會舉行各類活動或提倡學生進行各種有意義的公益性活動,這都是學生在校期間道德素質和人文素質的突出表現形式,對學生個人和學校榮譽有著非常重要的作用。所以學校加強對學生各種檔案資料的收集工作是十分重要的。

(3)對檔案管理進行優化就要規范畢業生檔案的轉遞工作。要做好學校檔案的轉遞工作,就必須要通過學校來加強宣傳力度,提高社會和企業的重視程度。還要培養學生對自身檔案的關心意識,增強校檔案工作人員的責任心。在學生畢業后,一般會面臨許多問題,這都是學生步入社會的必然因素,而其中就會面對個人檔案的落實問題。對此,畢業生應該時刻關注自己檔案的落實情況,向有關部門進行查詢和提取。另外,為了體現學校負責任的態度,對檔案工作人員還要要求其加強工作責任心,并責成相關人員,關注學生檔案轉出后的實際下落情況,檢查回執和回收情況,時刻留意著沒到位的學生檔案去向,以防畢業生檔案丟失。

(4)對檔案管理進行優化還要推進學生檔案現代化管理進程。就目前而言,隨著我國計算機事業的發展和民用計算機的普及,我國高校對學生的錄取和畢業,已經逐漸實行了開放式的網絡化管理,這就為建立學校電子檔案奠定了基礎。應用現代化的網絡手段,再結合傳統的紙質檔案的形式,達到提高檔案準確化和現代化的效果。這不僅能夠節省大量的資源,還可以方便企業和學生對檔案的查詢,更加縮短了學生融入社會的時間。

4 結語

學校檔案是全校師生共享的寶貴遺產,是未來學生面向社會時的依據。當前學校檔案管理工作中存在的種種問題的解決,不僅僅是檔案部門的職責,更是需要全校各部門的積極參與和配合。所以,只有實現學校檔案的科學化管理,才能夠充分發揮出他應有的作用。

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