加強醫院檔案管理的幾點思考

康繼萍

摘 要:醫院檔案管理是醫院管理工作的一個重要組成部分。做好醫院檔案管理對規范醫護行為、保障醫護合法權益有著重要作用;更能為醫院管理和發展提供更好的服務。

關鍵詞:醫院檔案管理重要性制度思考

中圖分類號:R197 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)05(c)-0206-01

醫院檔案是以病例檔案和醫院管理檔案為基礎,同時包括設備檔案、圖像檔案、錄音以及錄像等,是醫院在從事醫療、預防、科研、教學等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖標、聲像等資料,是醫院工作計劃和決策的可靠依據,是指導醫療實踐并協調各項工作正常運行的參考資料。檔案管理是醫院的一項非常重要的基礎性工作,也是醫院日常管理工作的重要內容。但是,由于管理者檔案意識淡薄,檔案管理制度不健全,管理手段落后,以及素質偏低的管理者等現實問題,因此需加強檔案管理人員的培訓,不斷提高檔案管理水平。

1 醫院檔案管理工作的重要性

在經歷的社會實踐活動中,個人或者組織對形成的真實的有價值的歷史記錄稱之為檔案。檔案具有歷史再現的基本特性,可以把真實的歷史面貌呈現出來,查考、研究價值很高。而把醫院發展以及建設的原始記錄和真實再現稱之為醫院檔案。醫院檔案記錄的內容包括:醫院的教學、科研、保健預防、藥品登記、醫療診斷、行政衛生等具有價值的管理記錄。醫院檔案科研通過音像、文字或者表格的形式進行記錄保存,醫院的決策以及下一步的計劃都需要參考醫院檔案,同時,在維護醫院的正當權益、對醫院的各項工作的協調、指導等方面都具有很重要的作用。

2 健全管理制度

建立綜合檔案室,制定系列完整的檔案管理規章制度,實現醫療機構內部檔案集中、統一、規范管理,綜合檔案室負責將不同職能部門己形成的醫院文件檔案、醫療業務檔案、科研檔案、儀器設備檔案、專業技術人員檔案、病例檔案、特種載體檔案、教學檔案、會計檔案和基建檔案等收集匯總,集中統一管理。在不涉密、不影響個人隱私前提下,盡量向本單位甚至社會開放,實現檔案規范和有效管理的同時提高檔案的再利用率。著力醫療機構自身規章制度匯編建設,建立健全規章制度是規范管理的前提。

建立并且完善檔案管理的規章制度,能夠減少、避免檔案管理工作的隨意性,確保檔案管理工作能夠穩定、持續地發展。醫院可根據我國頒發的《檔案法》與《醫院衛生檔案管理辦法》等相關法律法規,并且結合醫院自身的工作情況,制定出相關的檔案管理規章制度。使得檔案管理的歸檔、保管以及借閱和保密等工作都有章可循,都有較為明確的要求與制度對其進行制約。并且應當制定相關制度對各個門類、載體的檔案進行統一的管理與考核,使得醫院的檔案管理和醫療業務能夠同步考核、評價與發展。

3 重視人員選拔,強化人員培訓

首先、在人員的選擇上要慎重。對預選人員的思想、工作表現、工作能力等方面進行考查,嚴格挑選。首先要讓員工有正確的思想認識:檔案管理工作不是一個養老的崗位。其次、醫院管理人員要加大對檔案管理工作這個崗位的重。以往有很多這樣的情況:醫院里有退休后年齡大的員工,因為他們曾為醫院做出貢獻,為照顧他們醫院會優先考慮讓他們去做檔案管理。這樣很大程度上制約了檔案管理工作的發展,也使檔案管理工作處于停滯狀態。可見,選擇適當的人員對檔案管理至關重要。

其次,對檔案管理人員進行培訓,根據專業知識、檔案管理范疇等分類,舉辦相應的技能培訓。在指導方面,可請檔案管理專家授課,哪方面“空白”對哪方面進行“填充”,哪方面薄弱對哪方面進行鞏固。通過進修、專題講座或參加小型研討會等方式的培訓,定期實行嚴格的專業理論與實踐測驗;要求撐握計算機專業知識,利用現代化管理手段,使自己有能力對高科技條件下產生的信息進行搜集、加工、整理,并了解和熟悉國內外檔案工作的發展史和新經驗,注重實踐,經考核,合格者持證上崗,不合格者,自然淘汰。使醫院檔案工作人員不斷提高想政治覺悟與業務水平,更好地掌握檔案專業知識和政策。

4 增強創新意識.強化服務觀念

改變傳統觀念,提高檔案的開發與利用。檔案管理工作不能停滯于管理與保存階段,應加以開發、利用,更好服務于醫療管理。首先,開發檔案資源,可利用現有資源、加以分析、總結、編寫,使檔案信息更完善、更科學;將“加工”好的信息提交給相關需要的人員,為他們工作需要提供有利的參考文獻。在服務思想上要變被動為主動,應主動發現信息需要者所需要的信息,而不是等他們過來查詢信息時卻發現資料欠缺。

掌握計算機操作的技能。建立信息網絡,隨著網絡的普及和信息技術的發展與廣泛應用,以紙質檔案為主的檔案形式和以手工查詢為主要服務手段的檔案管理模式工作效率太低,也無法滿足當今社會的需要,必須大力發展醫院檔案管理網絡化建設,通過專門的管理軟件進行檔案管理、查詢、和信息傳遞等。

5 加大投入,提高配備,實現檔案的現代化管理

加強資金投入,引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必需的條件。(1)提高檔案保護軟硬件現代化配備;以便于管理,因此,在檔案管理方面,充分發揮計算機功能,可以節省時間、減少人力、物力的消耗,提高工作效率。(2)傳統的檔案儲存占用大量空間,也加大了工作人員的工作量;運用現代技術設備能大大減少空間,更重要的是增強了檔案保密性。利用計算機管理檔案,能使檔案管理工作更具條理、系統化。當前推行計算機檔案管理,有利于現實檔案的自動化、現代化。

6 重視開發,充分利用,發揮檔案的社會效益

檔案管理的目的是使檔案的利用率達到最大化,同時也使管理工作更方便。因此,檔案部門要制訂嚴格、科學的管理制度,相關人員要樹立服務意識,最大程度的開發檔案資源,為臨床、醫療、教學和科研工作提供有力信息;其次,要積極發展檔案編制工作、對檔案信息進行加工、編匯,使信息更專業、系統,為利用者提供多方面有效信息;最后,要加強檔案利用反饋信息的管理,實現醫院信息的縱向發展,使資源共享最大化,從而提高檔案的利用率。

7 結語

要知道新形勢對檔案管理的要求,就必須對檔案管理做一次改革,以新的姿態服務于大眾,實現檔案自身價值。醫院檔案管理工作是一門學問,涉及面廣,檔案管理工作需要全體員工的配合,從多方面多角度進行改革,如此,才能使醫院檔案管理工作保持特色和活力。

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