淺析檔案管理理念的現代化

盧武

檔案管理工作如何主動順應時代發展的要求，更新檔案管理的內容、范圍，檔案收集的方式、方法以及檔案服務的對象等，是我們檔案管理者需要面對和認真思考的問題。現就

檔案管理現狀、存在的問題和解決辦法進行分析。

一、檔案現狀及存在的問題

1、檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。

2、檔案交接手續不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得檔案交接工作前后脫節，出現檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現象。

3、管理能力不強，管理手段落后。大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致檔案的不完整。

4、不夠重視檔案。長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解。忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現在的管理需求。

5、檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。

二、檔案管理對策及思考

檔案是對個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作實際等內容的真實記載和反映，所以，只有加強檔案的管理，充分發揮其利用價值，才能更好地為黨組織、部門提供工作參考，為人民服務。針對以上存在的問題，就干部檔案管理工作提出以下幾點思考及對策。

1、強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統。檔案管理是管理工作的重要環節，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關，因此應提高檔案管理人員綜合素質，提高工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內容真實可靠。

2、加快檔案信息化進程，提高工作效率。如何利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數據庫，使人事檔案的管理實現信息化、網絡化。同時，在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。

3、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

4、建章立制，有章可循，規范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。

5、嚴格按程序交接。檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理。檔案交接手續：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

6、加快檔案信息化進程，提高工作效率。如何利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數據庫，使人事檔案的管理實現信息化、網絡化。同時，在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。

(作者單位：161400嫩江縣工業和科技信息化局科技情報站)