煤炭企業全面預算管理系統設計與實現

賈民 韓鋒

為了實現既定的戰略目標,企業通過系統化的預算,來分配企業的財務、實物及人力等資源。在煤炭企業中,可以通過預算來監控戰略目標的實施進度,有助于控制開支,并預測企業的現金流量與利潤。在某一段時間內,全面預算反映的是煤炭企業一個經營周期的全部生產、經營活動的財務計劃。為了實現企業一定期間內利潤的預計額,全面預算是指根據目標利潤制定作業指標,如銷售量、生產量、成本、資金籌集額等,以銷售預測為起點,進而對生產、成本及現金收支等進行預測,并編制預計損益表、預計現金流量表和預計資產負債表,反映企業在未來期間的財務狀況和經營成果。

全面預算管理能夠有效地協調各部門之間的業務運作,提高各單位業務運作效率;樹立全員參與預算管理的觀念,優化煤礦全面預算管理流程,加強內部控制,廣泛開展節支降耗活動,成本費用控制觀念由過去的“花了算”轉變為“算著花”,以及通過實施全面預算管理系統,進一步提高經營管理水平。

全面預算的總體思路:首先煤礦應該成立全面預算管理領導小組、預控管理小組、各級預算責任部門和執行部門四級預算組織機構。在編制上拋棄過去以財務科目為預算編制項目,而是從經營活動開始,把預算看成是經營活動的分解,再過渡到業務層面上的成本費用項目,最后歸集到財務科目。

傳統的預算主要是手工進行的,其缺點是工作量大,編制時間長,編制的內容不夠系統全面。另外,手工模式下的預算控制靠人工隨時記錄和更新預算執行結果,不但預算管理部門的工作量劇增,而且由于更新結果的不及時,往往導致預算控制不能完全實現,使得某些預算控制變成了事后分析。因此,煤礦借助計算機網絡技術,實行全面預算信息化,這是推行全面預算的必然選擇。

1 煤炭企業全面預算管理系統構建流程分析

1.1 建立組織制度體系

成立預算管理委員會和辦公室,各區隊、科室為預算執行主體,單位行政主要負責人為預算執行小組第一責任人,每單位確定一名預算員。建立了自上而下、縱橫結合的四級全面預算管理體系,實現了對礦井運行的全方位預算控制。

1.2 建立預算分解體系

以公司下達的經營指標為導向,建立各項成本預算的分解、分級、歸口管理責任制度。

1.3 建立預算編制體系

精算預算定額,瞄準同行業、同類型、歷史水平,根據礦井生產實際,制定了物料、可控費用、水電等生產消耗的各項定額。按照“上下結合、分級編制、逐級匯總”原則編制預算。

1.4 建立預算審批體系

將生產計劃和成本控制相結合,各單位每月末根據下月生產計劃和經營情況進行基礎預算編制,上報至相關職能部門審批。各預算職能部門根據基層預算匯總后報預算辦公室審批,預算辦公室匯總全礦預算并上報預算管理委員會,經審批后形成最終預算。

1.5 建立預算預警體系

強化自動控制,實施網上預警,審批方向系統自動推進。建立“以資金控制為核心,以主動控制為重點,以分層控制為基本手段,以定量化為基本依據”的控制模式,實現材料預算的自動化預警。

1.6 建立預算分析考核體系

對預算差異實行月度與季度相結合的分析制度,月度罰、季度獎、年度總評。

2 煤炭企業全面預算管理系統設計

通過系統提供的功能,在處理業務的同時,生成一手的交易記錄,形成區隊的基礎數據;區隊能實時查看這些數據,并分解到班組,形成班組的基礎數據;以區隊的數據為基礎,形成礦的基礎數據。

全面預算、全面考核,實時預警、實時控制是系統的核心功能之一,是控制成本的有效手段。

針對所有可控費用(科目)制定年預算、月預算;支持層層分解預算,例如:礦→區隊→班組,又如:年→月;

在業務開展的過程中,時刻提示費用進度,超過警戒線時會“顏色預警”;超過年、月預算時,可以禁止交易,需特別權限(由礦領導控制),才能繼續交易;可以“捆綁控制”,即超過一組科目的預算總額時,才會拒絕交易;

“全面預算”對應“全面考核”,堅持月前預算、月末考核,提高管理效果;可以“捆綁兌現”。

3 煤炭企業全面預算管理系統實現

全面預算管理系統將所有與預算相關的業務都制定了標準預算流程,固化于系統內部,各項業務只有依次經歷標準流程的每一個環節才能順利執行。同時還對相關部門的職責、權限做出了明確的劃分,這樣即保證了預算的嚴格執行,又杜絕了各部門之間相互扯皮、推諉的現象,使得全面預算能夠得到及時、順利、嚴格實施。

3.1 系統模塊體系

(1)全面預算模塊。

①預算科目管理;②年度預算管理;③ERP科目管理;④月度預算管理;⑤導入ERP數據;⑥差異憑證登記;⑦預算進度查詢。

(2)班組預算模塊。

①班組預算管理;②分解班組費用;③班組預算進度。

(3)生產管理模塊。

①月度生產計劃;②填報產量進尺;③產量進度分析;④進尺進度分析;⑤商品煤月計劃;⑥商品煤日產量。

3.2 系統功能體系

(1)預算的編制、審批與調整。

系統支持煤礦年度預算和月度預算;實現區隊、機關科室、業務部門的成本預算、資金預算等生產經營預算。

(2)預算與公司ERP的接口。

系統支持與公司ERP的接口,可以實時從ERP導出數據,導入成本監控系統,還原數據。實時分析數據對比預算,預警分析。

同時系統實現事前預算和預警,事中控制;不同區隊、部門具有不同的業務操作、修改、查看等權限,保證系統和數據的安全性。

(3)預算分析與考核。

可以進行預算對比分析、預算差異分析等多種分析,滿足預算管理的需要。還提供成本構成分析、資金構成分析和預算月度曲線等。

系統可以核定預算考核指標,按照部門、費用進行節超查詢,實現材料等捆綁考核。

4 結語

建立以成本控制為中心的預算管理模式,成本費用預算管理遵循“事前預測、事中控制、事后分析”的基本原則,實現“全員、全過程、全方位、全要素”的預算管理。同時成本費用預算管理實行分級歸口預算控制,建立“誰使用,誰預算,誰控制”的管理體系。各職能部門和相關單位切實加強預算管理,按照管理創新的要求,實行精準化管理,充分發揮全員主觀能動性,挖掘潛力,確保各項成本費用的降低。

煤炭企業全面預算管理是系統化、戰略化、人本化理念為一體的現代化企業管理模式,通過業務、資金、信息的整合,明確、適度的分權、授權,戰略驅動的業績評價等,來實現資源合理配置、作業高度協同、戰略有效貫徹、經營持續改善、價值穩定增長的目標。全面預算管理是將煤炭企業的決策目標及其資源配置以預算的方式加以量化,并使之得以實現,具有“全面、全額、全員”的特征,是一種把所有部門、所有人員、所有環節都納入預算管理體系的全過程、全方位的管理模式,也是一種整合煤炭企業實物流、資金流、信息流和人力資源流要求的經營指標體系。

全面預算管理有利于提升經濟效益、成本管控能力和員工預算意識。全面預算管理是一個持續推進的系統工程,需要按照全面預算管理的要求,不斷完善管理辦法和措施,努力深化和細化預算流程與方法,通過全面預算管理加快煤炭企業的發展。

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