針對農業和農村檔案管理規范化的討論

盧武

農業檔案真實地記錄著我國農業生產、科研、教育等方面的實況、經驗、措施和方法，對農業生產的發展起著重要的作用。為農業、農村和農民服好務，加強農業和農村檔案工作，推進農業現代化進程，保持農業穩定與發展，幫助農民奔小康，是檔案工作部門義不容辭的責任。

隨著時間的推移，檔案資料不斷變化和受到損壞，檔案的“壽命”是有限的，檔案資料必須用科學的方法保管，以便最大限度地延長其“壽命”，這對于農業檔案部門和資料部門的工作人員來說是一個重要任務。

一、檔案損壞的原因。隨著科學技術的發展，檔案的載體形式多種多樣，現就紙質制成檔案例材料而言，損壞的原因是很復雜的，但主要是兩個因素：一是紙質制成材料的質量、紙質好壞、印刷工藝、寫字墨水質量等都會影響檔案“壽命”，是紙質檔案遭到損壞的內在因素，還有就是檔案保管條件也決定著檔案存活的壽命，如環境、氣候、蟲害等外在因素。

二、農業和農村檔案管理規范化的必要性

農業是我國國民經濟的基礎產業，農業為人們提供生命和生存所需要的各種基本生活資料。農村經濟，不僅要引進先進技術，而且還要推廣先進經驗，在這些活動中產生和形成了許許多多重要的農業和農村檔案，記載了我國農業發展歷程，記錄了農村各項工作和農民生產、生活的真實情況，為農業科學研究提供了依據，為維護廣大農民權益提供了重要憑證。

近年來，村級檔案雖然實現百分之百的建檔，但是還有待進一步完善，使村級檔案管理達到標準化規范化。從目前來看，農業科技檔案的積累和歸檔工作還存在嚴重問題，比起其他門類或專業檔案差距太大，我們發現農業方面的檔案大多數是經驗式管理，自討方便，談不上立卷標準、管理規范。個別的檔案還存放在各業務部門個人手中，雖然鄉（鎮）村建立了檔案室，但收集保管的檔案門類不全，大多數是文書、會計、村民檔案，要使農業檔案真正為“三農”建設中發揮作用，非常有必要對農業、農村檔案進行標準化管理。

三、農業和農村檔案規范化管理的內容

農業和農村檔案建立后，加強規范化管理，是一個重要的問題，規范的內容有：檔案管理制度、收集、整理、分類、組卷、編目、保管利用、人員素質等。

1、建立農業和農村檔案管理制度

農業和農村檔案量大、面廣、信息資源豐富，要想系統地管理好農業和農村檔案就必須從上到下建立健全嚴格的規章制度和崗位責任制，既有檔案工作領導小組，又要有檔案室機構和檔案人員，還要有業務基礎設施完備的檔案用房和用柜，使農業技術推廣、良種繁育供應、農業氣象、農業機械、農作物新品種等項工作中形成的檔案都能進行集中統一管理，而且對農業檔案形成的時間、歸檔內容、歸檔份數都要進行嚴格要求，并由專人負責立卷、歸檔、保管、利用、做到制度健全、標準一致、管理規范。

2、農業和農村檔案基礎材料的收集、整理

農業檔案要圍繞農村“三農”、基層民主選舉、村務公開、科技興農、農村精神文明建設、農業產業結構調整、鄉（鎮）企業經營、糧棉購銷、體制改革減輕農業社會化服務體系和農產品市場體系等各項重點工作中形成的有保存價值的各種門類和各種載體檔案材料進行廣泛的收集，對這些材料形成的用紙、用水，案卷的分類、組卷，各種目錄的填寫都要參照機關業務建設規范進行嚴格要求，在業務指導工作中作到基礎業務建設要起點高、一步完善到位。

3、農業和農村檔案材料的保管條件

為確保檔案安全和便于社會各方面利用，對各單位、個部門、各專業戶形成的文件材料通過整理、立卷后，一定要存放在符合要求的專房、專箱和專盒里，并做好防火、防盜、防潮、防蟲等防范措施。

四、農業和農村檔案管理規范化的好處

農業和農村檔案經過系統地、規范化整理后，為開發利用打下了堅實原基礎。直接為各經濟技術部門的領導和科技人員提供服務上有三大好處。

一是查找方便。經過集中系統的收集、整理、分類、組卷、編目后，有規律的存放在盒、箱、庫內，只要利用者前來查詢有關檔案材料，檔案人員就會很順利地將檔案材料提供利用者，不再會為查找一份材料而四處奔波既浪費時間、又浪費人力，結果還保證不了能查找到所需要的檔案材料。

二是查找及時。檔案材料經過檔案人員系統的整理，科學的編目，有序的排架，并由專人負責保管，只要利用者隨時查找，就隨時有人接待，而且查找起來非常應新順手。

三是查找準確。收集上來的各種文件材料，經過檔案人員系統整理后，分類清楚、組卷合理、案卷標題擬制準確，只要利用檔案檢索工具，就會將利用者需要的檔案材料給予準確快捷有效的提供利用。

綜上所述，農業和農村檔案工作是一項艱巨而繁雜的工作，對鄉（鎮）站、辦、所、企業在工作中形成的種類、各種載體的檔案收集、整理、立卷、歸檔工作的開展已是迫在眉睫，我們一定要在農業檔案直接為農業生產和農村經濟發展服務及為農業科研和技術推廣服務上而努力。