針對(duì)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理規(guī)范化的討論

盧武

農(nóng)業(yè)檔案真實(shí)地記錄著我國(guó)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科研、教育等方面的實(shí)況、經(jīng)驗(yàn)、措施和方法，對(duì)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展起著重要的作用。為農(nóng)業(yè)、農(nóng)村和農(nóng)民服好務(wù)，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作，推進(jìn)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程，保持農(nóng)業(yè)穩(wěn)定與發(fā)展，幫助農(nóng)民奔小康，是檔案工作部門義不容辭的責(zé)任。

隨著時(shí)間的推移，檔案資料不斷變化和受到損壞，檔案的“壽命”是有限的，檔案資料必須用科學(xué)的方法保管，以便最大限度地延長(zhǎng)其“壽命”，這對(duì)于農(nóng)業(yè)檔案部門和資料部門的工作人員來說是一個(gè)重要任務(wù)。

一、檔案損壞的原因。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體形式多種多樣，現(xiàn)就紙質(zhì)制成檔案例材料而言，損壞的原因是很復(fù)雜的，但主要是兩個(gè)因素：一是紙質(zhì)制成材料的質(zhì)量、紙質(zhì)好壞、印刷工藝、寫字墨水質(zhì)量等都會(huì)影響檔案“壽命”，是紙質(zhì)檔案遭到損壞的內(nèi)在因素，還有就是檔案保管條件也決定著檔案存活的壽命，如環(huán)境、氣候、蟲害等外在因素。

二、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理規(guī)范化的必要性

農(nóng)業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，農(nóng)業(yè)為人們提供生命和生存所需要的各種基本生活資料。農(nóng)村經(jīng)濟(jì)，不僅要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，而且還要推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在這些活動(dòng)中產(chǎn)生和形成了許許多多重要的農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案，記載了我國(guó)農(nóng)業(yè)發(fā)展歷程，記錄了農(nóng)村各項(xiàng)工作和農(nóng)民生產(chǎn)、生活的真實(shí)情況，為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究提供了依據(jù)，為維護(hù)廣大農(nóng)民權(quán)益提供了重要憑證。

近年來，村級(jí)檔案雖然實(shí)現(xiàn)百分之百的建檔，但是還有待進(jìn)一步完善，使村級(jí)檔案管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化。從目前來看，農(nóng)業(yè)科技檔案的積累和歸檔工作還存在嚴(yán)重問題，比起其他門類或?qū)I(yè)檔案差距太大，我們發(fā)現(xiàn)農(nóng)業(yè)方面的檔案大多數(shù)是經(jīng)驗(yàn)式管理，自討方便，談不上立卷標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范。個(gè)別的檔案還存放在各業(yè)務(wù)部門個(gè)人手中，雖然鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）村建立了檔案室，但收集保管的檔案門類不全，大多數(shù)是文書、會(huì)計(jì)、村民檔案，要使農(nóng)業(yè)檔案真正為“三農(nóng)”建設(shè)中發(fā)揮作用，非常有必要對(duì)農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

三、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案建立后，加強(qiáng)規(guī)范化管理，是一個(gè)重要的問題，規(guī)范的內(nèi)容有：檔案管理制度、收集、整理、分類、組卷、編目、保管利用、人員素質(zhì)等。

1、建立農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理制度

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案量大、面廣、信息資源豐富，要想系統(tǒng)地管理好農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案就必須從上到下建立健全嚴(yán)格的規(guī)章制度和崗位責(zé)任制，既有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，又要有檔案室機(jī)構(gòu)和檔案人員，還要有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施完備的檔案用房和用柜，使農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣、良種繁育供應(yīng)、農(nóng)業(yè)氣象、農(nóng)業(yè)機(jī)械、農(nóng)作物新品種等項(xiàng)工作中形成的檔案都能進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，而且對(duì)農(nóng)業(yè)檔案形成的時(shí)間、歸檔內(nèi)容、歸檔份數(shù)都要進(jìn)行嚴(yán)格要求，并由專人負(fù)責(zé)立卷、歸檔、保管、利用、做到制度健全、標(biāo)準(zhǔn)一致、管理規(guī)范。

2、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案基礎(chǔ)材料的收集、整理

農(nóng)業(yè)檔案要圍繞農(nóng)村“三農(nóng)”、基層民主選舉、村務(wù)公開、科技興農(nóng)、農(nóng)村精神文明建設(shè)、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）企業(yè)經(jīng)營(yíng)、糧棉購(gòu)銷、體制改革減輕農(nóng)業(yè)社會(huì)化服務(wù)體系和農(nóng)產(chǎn)品市場(chǎng)體系等各項(xiàng)重點(diǎn)工作中形成的有保存價(jià)值的各種門類和各種載體檔案材料進(jìn)行廣泛的收集，對(duì)這些材料形成的用紙、用水，案卷的分類、組卷，各種目錄的填寫都要參照機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范進(jìn)行嚴(yán)格要求，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中作到基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)要起點(diǎn)高、一步完善到位。

3、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案材料的保管條件

為確保檔案安全和便于社會(huì)各方面利用，對(duì)各單位、個(gè)部門、各專業(yè)戶形成的文件材料通過整理、立卷后，一定要存放在符合要求的專房、專箱和專盒里，并做好防火、防盜、防潮、防蟲等防范措施。

四、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理規(guī)范化的好處

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案經(jīng)過系統(tǒng)地、規(guī)范化整理后，為開發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)原基礎(chǔ)。直接為各經(jīng)濟(jì)技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和科技人員提供服務(wù)上有三大好處。

一是查找方便。經(jīng)過集中系統(tǒng)的收集、整理、分類、組卷、編目后，有規(guī)律的存放在盒、箱、庫(kù)內(nèi)，只要利用者前來查詢有關(guān)檔案材料，檔案人員就會(huì)很順利地將檔案材料提供利用者，不再會(huì)為查找一份材料而四處奔波既浪費(fèi)時(shí)間、又浪費(fèi)人力，結(jié)果還保證不了能查找到所需要的檔案材料。

二是查找及時(shí)。檔案材料經(jīng)過檔案人員系統(tǒng)的整理，科學(xué)的編目，有序的排架，并由專人負(fù)責(zé)保管，只要利用者隨時(shí)查找，就隨時(shí)有人接待，而且查找起來非常應(yīng)新順手。

三是查找準(zhǔn)確。收集上來的各種文件材料，經(jīng)過檔案人員系統(tǒng)整理后，分類清楚、組卷合理、案卷標(biāo)題擬制準(zhǔn)確，只要利用檔案檢索工具，就會(huì)將利用者需要的檔案材料給予準(zhǔn)確快捷有效的提供利用。

綜上所述，農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作是一項(xiàng)艱巨而繁雜的工作，對(duì)鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）站、辦、所、企業(yè)在工作中形成的種類、各種載體的檔案收集、整理、立卷、歸檔工作的開展已是迫在眉睫，我們一定要在農(nóng)業(yè)檔案直接為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)及為農(nóng)業(yè)科研和技術(shù)推廣服務(wù)上而努力。