會計檔案管理是財務管理工作的重要環節

趙曉菊

[摘 要] 我國經濟全面高速發展，會計制度與國際會計制度逐步接軌，加強會計檔案資料的管理日益重要。

[關鍵詞] 會計檔案；財務管理；管理制度；管理人員

目前我國經濟全面高速發展，會計制度與國際會計制度逐步接軌，加強會計檔案資料的管理日益重要；管理好會計檔案，對于維護正常的社會經濟、政治秩序至關重要；加強會計檔案管理并保證會計信息的全面有效利用，是財務管理工作不可缺失的重要環節。

一、會計檔案在單位正常的工作、生產和科研等方面，具有不可低估的利用價值。主要是：

（一）會計檔案可以為制定經濟計劃、進行可行性研究、科學的經濟決策提供各種有用的信息，為研究指導國家經濟建設提供可靠數據和可比性資料。

（二）會計檔案對保護國家財產，監督國家財務制度和財經紀律的執行情況，打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風，有著重要的作用。

（三）會計檔案是管理經濟活動的歷史真實記錄，是研究社會經濟文化、經濟發展規律的可靠史料。

（四）會計檔案是機關事業工作、企業管理的必要手段和工具，也是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。

二、管理會計檔案如此重要，但目前會計檔案管理的現狀令人堪憂，不少單位會計檔案管理工作沒有受到重視，缺乏明確認識，會計檔案管理制度不健全。其主要表現在：

（一）沒有統一管理會計檔案的標準，現存會計檔案的標準，現存已分類造冊，但部分會計賬簿、會計憑證之類的檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號。

（二）對裝訂沒有統一要求，紙張大小不一，外觀不整齊，不同版本的計算機軟件所適用的憑證紙不一致，裝訂很不美觀。

（三）對電算化中生成的會計信息記錄沒有統一的管理，電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，由于軟件的變更、升級，使原有的數據在新軟件中不能讀取，或低版本操作系統生成的會計信息在新系統中不能正常運行，造成大量數據資源的浪費。

（四）會計檔案交接手續不完備，多數應歸檔的會計資料散落于不同經辦人手中，造成資料不全。

（五）缺少專門管理人員，不少單位沒有設置專職會計檔案管理崗位。由于技術上的原因，往往沒有將財務報表、上級有關文件、合同、財務制度及主要財務活動等資料歸檔。

三、鑒于上述，應采取以下措施進一步加強會計檔案的管理：

（一）配備合格的會計檔案管理人員，不拘一格，擇優選聘，把好人員入口關

要選擇那些忠于原檔，忠實守信，保守機密，甘于寂寞，不圖浮華，嚴禁求實，不畏權勢的管理人員，將那些有責任心、有耐心、有經驗、有專長、業務能力強的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。同時加強對會計檔案管理人員的專業技能培訓，定期對會計檔案管理人員的專業技能培訓，定期對會計檔案管理工作進行監督、檢查，對不符合規定要求的會計檔案管理方式和案卷質量，及時給予糾正。另外，制定必要的獎懲措施，獎勤罰懶，將物質獎勵、精神獎勵結合起來并與相應處罰同步進行。通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業務水平、綜合素質不斷提高，促使其安于并樂于從事會計檔案管理工作。

（二）進一步完善會計檔案管理工作制度

抓住基本環節：①完善檔案歸檔制度。收集資料是檔案管理的起點，不僅要保證會計檔案齊全完整、信息準確，還要保證質量。在整理過程中，要區分各類檔案歸檔的范圍、時間、要求和手續，做好檔案的分類、組合、排列、立卷、編目工作，裝訂要求堅實、整齊、美觀。裝訂前要去掉大頭針、回形針等金屬物，以防銹蝕影響字跡。會計電算化系統開發和使用全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。②嚴格建立檔案保管制度。首先，嚴格執行安全和保密制度，保證會計檔案完好無缺，做到不丟失、不破損、不霉爛、不被蟲蛀等。要安排專人負責保管會計檔案，有關單位、人員要定期不定期地檢查會計檔案的保存情況，嚴格按規定程序和技術方法處理檔案保管中的問題。③建立嚴格的借用手續制度，查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要出具介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。④ 建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介制，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時，由于磁性介制，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時，由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案定期檢查、復制、防止信息丟失。

（三）配置必要的硬件設施，逐步實現現代化管理

存放會計檔案的場所要保持清潔，溫濕度適宜，具備防塵、防磁、防潮等硬件條件，為保證電子會計檔案信息的安全，要制定防范計算機病毒的措施，強化系統的安全防護功能，定期進行補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。現代會計核算已普遍使用計算機軟件處理賬務、賬款及固定資產，在會計電算化的基礎上完善財務管理，又將計算機技術擴展到采購、生產、銷售環節，計算機對形成的信息進行收集、加工及處理，實現了無紙化辦公。可以預見，會計檔案存檔也必將實現電子信息化管理。檔案現代化管理、檔案信息數字化、檔案管理網絡化，將是檔案現代化管理的發展趨勢。

（四）提高思想重視程度

各級領導應充分認識科學管理會計檔案的重要性，督促有關制度的建立和貫徹落實。要進一步加大宣傳力度，學習、宣傳《檔案法》和《會計檔案管理辦法》等法規制度，增強各級領導和廣大職工的檔案意識。同時，要加強對《會計檔案管理辦法》的專項檢查，宣傳利用會計檔案解決問題的典型事例，為領導提供參考。大力開發檔案信息資源，組織編寫會計檔案研究史料，為經濟社會建設服務。

會計檔案是國家制定有關方針、政策及國民經濟和社會發展規劃的重要信息源，同時，也是維護國家正常的社會經濟、政治、文化秩序的必要條件。為此，必須加強會計檔案管理，完善財務管理工作。