ERP系統(tǒng)下應(yīng)收賬款結(jié)算業(yè)務(wù)處理與管理控制策略

劉媛媛,胡燕鴻

［摘要］ 本文詳細(xì)深入地分析了ERP系統(tǒng)下應(yīng)收賬款結(jié)算處理和管控策略。首先描述ERP下應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)類型與核銷流程，然后詳細(xì)闡明了由表單處理承載的核銷業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流，最后強(qiáng)調(diào)貫穿于應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)處理一體化流程的管理控制措施。

［關(guān)鍵詞］ ERP；應(yīng)收賬款結(jié)算；管理控制策略

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 001

［中圖分類號(hào)］F233［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）10- 0002- 03

1應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)類型與業(yè)務(wù)處理特點(diǎn)

應(yīng)收賬款結(jié)算主要處理的業(yè)務(wù)是應(yīng)收賬款核銷，俗話講就是“勾銷”，是ＥＲＰ系統(tǒng)中銷售與收款管理的主要環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確無誤的應(yīng)收賬款核銷處理是生成賬齡分析表、到期債權(quán)列表、應(yīng)收利息表等管理表的基礎(chǔ)。

應(yīng)收系統(tǒng)核銷類型主要包括：到款結(jié)算、預(yù)收款沖應(yīng)收款、應(yīng)收款轉(zhuǎn)銷、預(yù)收款轉(zhuǎn)銷、應(yīng)收款沖應(yīng)付款、預(yù)收款沖預(yù)付款。下面將以Ａ公司為例，列舉各種應(yīng)收賬款結(jié)算的業(yè)務(wù)處理過程和數(shù)據(jù)。為簡化起見，假定各個(gè)往來單位之間的應(yīng)收、應(yīng)付、預(yù)收、預(yù)付等款項(xiàng)的金額是相等的。

（１）到款結(jié)算是最基本的核銷類型，用于收到款項(xiàng)后勾銷應(yīng)收業(yè)務(wù)。比如，Ａ公司賬面上掛賬Ｂ公司應(yīng)收款與Ａ公司收到的Ｂ公司銀行承兌匯票。

（２）預(yù)收款沖應(yīng)收款是將預(yù)收業(yè)務(wù)與應(yīng)收業(yè)務(wù)進(jìn)行勾銷。由于收款中，存在預(yù)收賬款，無法預(yù)先知道該筆款項(xiàng)所屬的銷售業(yè)務(wù)，而且收款出納在根據(jù)發(fā)票收款時(shí)也可能沒有記錄銷售發(fā)票號(hào)的現(xiàn)象，因此需進(jìn)行核銷處理準(zhǔn)確建立和核算收款與應(yīng)收款的對(duì)應(yīng)關(guān)系。比如，Ａ公司賬面上同時(shí)掛賬Ｂ公司的預(yù)收款和應(yīng)收款。

（３）應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)銷涉及三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系，用于不同往來單位之間的應(yīng)收款轉(zhuǎn)移。比如，Ａ公司賬面上掛賬Ｂ公司應(yīng)收款，同時(shí)Ｂ公司賬面上掛賬Ｃ公司應(yīng)收款，通過將Ａ公司掛賬的Ｂ公司應(yīng)收款轉(zhuǎn)銷給Ｃ公司，以結(jié)清Ａ、Ｂ公司的應(yīng)收款和Ｂ、Ｃ公司的應(yīng)收款。

（４）預(yù)收賬款轉(zhuǎn)銷亦涉及三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系，用于不同往來單位之間的預(yù)收款轉(zhuǎn)移。比如，Ａ公司賬面上掛賬Ｂ公司預(yù)收款，同時(shí)Ｂ公司賬面上掛賬Ｃ公司預(yù)收款，通過將Ａ公司掛賬的Ｂ公司預(yù)收款轉(zhuǎn)銷給Ｃ公司，以結(jié)清Ａ、Ｂ公司的預(yù)收款和Ｂ、Ｃ公司的預(yù)收款。

（５）應(yīng)收款沖應(yīng)付款可以是相同的往來單位之間的沖銷，也可以是不同的往來單位之間的轉(zhuǎn)銷。相同的往來單位之間的沖銷比較簡單，而不同的往來單位之間的轉(zhuǎn)銷則涉及三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系。比如，Ａ公司賬面上掛賬Ｂ公司應(yīng)收款和Ｃ公司應(yīng)付款，如果Ｂ公司同時(shí)掛賬Ｃ公司應(yīng)收款和Ｃ公司同時(shí)掛賬Ｂ公司應(yīng)付款，通過將Ａ公司掛賬的Ｂ公司應(yīng)收款與Ａ公司掛賬的Ｃ公司應(yīng)付款勾銷，以結(jié)清Ａ、Ｂ公司的應(yīng)收款和Ａ、Ｃ公司的應(yīng)付款，而建立Ｃ公司應(yīng)收Ｂ公司的款項(xiàng)；由于已有的Ｂ公司掛賬Ｃ公司應(yīng)收款，最終結(jié)清Ａ、Ｂ、Ｃ三公司之間的債權(quán)債務(wù)關(guān)系。

（６）預(yù)收款沖預(yù)付款可以是相同的往來單位之間的沖銷，也可以是不同的往來單位之間的轉(zhuǎn)銷。相同的往來單位之間的沖銷比較簡單，而不同的往來單位之間的轉(zhuǎn)銷則涉及三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系。比如，Ａ公司賬面上掛賬Ｂ公司預(yù)收款和Ｃ公司預(yù)付款，如果Ｂ公司同時(shí)掛賬Ｃ公司預(yù)收款和Ｃ公司同時(shí)掛賬Ｂ公司預(yù)付款，通過將Ａ公司掛賬的Ｂ公司預(yù)收款與Ａ公司掛賬的Ｃ公司預(yù)付款勾銷，以結(jié)清Ａ、Ｂ公司的預(yù)收款和Ａ、Ｃ公司的預(yù)付款，而建立Ｃ公司預(yù)收Ｂ公司的款項(xiàng)；由于已有的Ｂ公司掛賬Ｃ公司預(yù)收款，最終結(jié)清Ａ、Ｂ、Ｃ三公司之間的債權(quán)債務(wù)關(guān)系。

在上述6種核銷業(yè)務(wù)類型中，第一種業(yè)務(wù)處理和數(shù)據(jù)流向單一，比較容易把握；第二種業(yè)務(wù)處理和數(shù)據(jù)流向雖然是雙向的，但由于是相同兩個(gè)往來單位之間的雙重、反向業(yè)務(wù)處理和數(shù)據(jù)流向，把握起來也不難；第三、四種都涉及到不同業(yè)務(wù)單位之間的三角債務(wù)關(guān)系，具有共同點(diǎn)；第五、六種可能是相同兩個(gè)往來單位之間、也可能是3個(gè)不同業(yè)務(wù)單位之間的三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系，具有共同點(diǎn)。

2應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)流程

應(yīng)收賬款結(jié)算銜接銷售活動(dòng)與收款活動(dòng)，通過將相互對(duì)應(yīng)的各種單據(jù)進(jìn)行勾對(duì)，以使應(yīng)收系統(tǒng)掛賬業(yè)務(wù)得以動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)處理和更新。與應(yīng)收賬款核銷相關(guān)的業(yè)務(wù)流程如圖１所示。

收款單文件要么登記預(yù)收款信息，要么根據(jù)已經(jīng)發(fā)生銷售活動(dòng)的收款。往來核銷的目的是實(shí)現(xiàn)由收款信息追溯對(duì)應(yīng)賒銷發(fā)票的作用。通過核銷，確定收到的款項(xiàng)究竟是支付哪次購買行為而拖欠的款項(xiàng)，或者是結(jié)清什么債權(quán)債務(wù)關(guān)系。應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)如圖２所示。

從ＥＲＰ系統(tǒng)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)融合與一體化的觀點(diǎn)來看，應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)與銷售系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、賬務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，存在著數(shù)據(jù)接口和數(shù)據(jù)交換。核銷之前必須保證銷售業(yè)務(wù)確已發(fā)生、數(shù)據(jù)已經(jīng)傳入賬務(wù)系統(tǒng)，且確實(shí)已經(jīng)收款。明確的崗位職責(zé)和工作流程確保了通過前項(xiàng)事件的信息控制后續(xù)活動(dòng)，并通過記錄和控制數(shù)據(jù)流確保了審計(jì)中業(yè)務(wù)追溯活動(dòng)的可執(zhí)行性。

3應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)的表單處理

應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)的主要單據(jù)有各種銷售發(fā)票（普通發(fā)票和增值稅發(fā)票）、其他應(yīng)收單、收款單、退款單和應(yīng)收票據(jù)。如圖１所示，核銷應(yīng)收賬款前，檢查對(duì)客戶開發(fā)票環(huán)節(jié)非常重要。應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)員開銷售發(fā)票向客戶收賬前是否檢查了訂貨員輸入的銷售價(jià)格和裝運(yùn)員輸入的裝運(yùn)費(fèi)用。創(chuàng)建發(fā)票記錄后自動(dòng)生成銷售日記賬項(xiàng)。銷售日記賬提供了審計(jì)軌跡，檢查時(shí)可以用日記賬來認(rèn)定裝運(yùn)和銷售訂單記錄。檢查后的銷售日記賬可以過賬銷售發(fā)票記錄。

應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)員在現(xiàn)金收款日記賬中記錄收款，并將現(xiàn)金收入日記賬的總金額和匯款單上的金額進(jìn)行比較，如果相符，則過賬該筆分錄，更新總賬。核銷時(shí)應(yīng)從收款單文件中的關(guān)鍵字“收款單號(hào)”，查核其對(duì)應(yīng)的發(fā)票記錄，如果對(duì)應(yīng)關(guān)系確認(rèn)，則可以進(jìn)行核銷。

為突出特點(diǎn)和難點(diǎn)，這里主要說明應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)銷、應(yīng)收沖應(yīng)付等涉及到三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系的核銷業(yè)務(wù)。

由前所述，應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)銷業(yè)務(wù)是為了結(jié)清三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系。單據(jù)和業(yè)務(wù)處理的關(guān)系如圖３所示。已有的Ａ公司應(yīng)收Ｂ公司款項(xiàng)信息體現(xiàn)在Ａ公司的銷售發(fā)票（包括普通發(fā)票和增值稅發(fā)票）中，已有的Ｂ公司應(yīng)收Ｃ公司款項(xiàng)信息體現(xiàn)在Ｂ公司的銷售發(fā)票中，以Ａ公司為會(huì)計(jì)主體，將已有的Ａ公司應(yīng)收Ｂ公司款項(xiàng)轉(zhuǎn)銷給Ｃ公司，則生成收款單，表明Ｂ公司已經(jīng)付款，并同時(shí)生成其他應(yīng)收單，表明Ａ公司應(yīng)收Ｂ公司款項(xiàng)的記錄生成。

應(yīng)收沖應(yīng)付業(yè)務(wù)也是為了結(jié)清三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系。業(yè)務(wù)處理關(guān)系如圖４所示。

已有的Ａ公司應(yīng)收Ｂ公司款項(xiàng)信息體現(xiàn)在Ａ公司的銷售發(fā)票（包括普通發(fā)票和增值稅發(fā)票）中，已有的Ａ公司應(yīng)付Ｃ公司款項(xiàng)信息體現(xiàn)在Ａ公司的應(yīng)付單中，還有一個(gè)前提是Ｃ公司應(yīng)付Ｂ公司款項(xiàng)，如果將Ａ、Ｂ公司間的應(yīng)收沖Ａ、Ｃ公司間的應(yīng)付后建立的Ｃ公司應(yīng)收Ｂ公司款項(xiàng)恰與Ｃ公司應(yīng)付Ｂ公司款項(xiàng)結(jié)清，則最終結(jié)果是結(jié)清Ａ、Ｂ、Ｃ三個(gè)公司之間的債權(quán)債務(wù)關(guān)系。

4應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)處理一體化流程的管理控制策略

應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)需關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制點(diǎn)包括收款業(yè)務(wù)執(zhí)行、收款記錄以及應(yīng)收賬款、現(xiàn)金和銷售的賬目信息記錄。為了降低應(yīng)收賬款核銷的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取工作流程控制活動(dòng)，即控制從一個(gè)事件到另一個(gè)事件的過程。工作流程控制利用事項(xiàng)之間的聯(lián)系，重點(diǎn)在于各事件的責(zé)任、事件的先后次序以及業(yè)務(wù)活動(dòng)中的信息的流程。應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)的工作流程控制活動(dòng)可以進(jìn)一步細(xì)化為相應(yīng)的管理控制策略：即崗位職責(zé)分工、表單控制、審核控制、報(bào)告控制等。

4.１ 崗位職責(zé)分工

應(yīng)收賬款核銷涉及到的應(yīng)收會(huì)計(jì)員、收發(fā)員、出納和控制員這4個(gè)崗位的職責(zé)要分離，以保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入和審核環(huán)節(jié)的分離。在應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)中，前提之一是銷售發(fā)票的錄入和審核是由職責(zé)分離的崗位來完成，前提之二是收款員收到客戶付款后，一方面交由出納處理銀行業(yè)務(wù)，另一方面生成收款單交由應(yīng)收會(huì)計(jì)記錄收款。

4.２ 表單控制

在應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)中，表單承載的信息不僅起到了傳遞信息的作用，還起到了控制的作用。核銷時(shí)可以在收款單上完成，但是前提是收款單必須通過關(guān)聯(lián)發(fā)票或應(yīng)收單的關(guān)鍵信息。如果要進(jìn)行自動(dòng)核銷，則需設(shè)定根據(jù)時(shí)間先后核對(duì)單據(jù)金額進(jìn)行核銷。即通過對(duì)往來單位所有未核銷的發(fā)票、其他應(yīng)收單與所有未核銷的收款單、退款單核銷。

4.３ 審核控制

應(yīng)收賬款核銷類型不同，執(zhí)行核銷的過程亦不同，核銷后自動(dòng)生成的單據(jù)也不同。適當(dāng)?shù)膶徍丝刂埔源_保自動(dòng)生成的表單信息得以確認(rèn)，并提供了審計(jì)軌跡。假使審計(jì)人員想要通過各種方式從核銷記錄追溯到原始銷售發(fā)票甚至追溯到原始銷售訂單時(shí)，審計(jì)人員可以從核銷記錄中的收款單號(hào)、銷售發(fā)票號(hào)關(guān)鍵字段，檢查對(duì)應(yīng)的收款明細(xì)記錄和銷售明細(xì)記錄，進(jìn)而再順藤摸瓜檢查對(duì)應(yīng)的裝運(yùn)記錄和銷售訂單明細(xì)記錄中的銷售訂單信息。

4.４ 報(bào)告控制

報(bào)告控制是一種周期性進(jìn)行的控制策略，在多數(shù)情況下是按月進(jìn)行。為了降低應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)，一般在每月末出具以下報(bào)告：①發(fā)送客戶往來對(duì)賬單，以反映客戶已支付的發(fā)票和尚未支付的發(fā)票，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)客戶付款記錄和企業(yè)收款記錄的差異，并進(jìn)一步查找原因；②在應(yīng)收賬款核銷記錄的基礎(chǔ)上，查對(duì)應(yīng)收賬款賬齡報(bào)告，以跟蹤長時(shí)間未付款的客戶，為應(yīng)收賬款余額審計(jì)提供審計(jì)證據(jù)。

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