如何做好種子樣品的管理工作

韓洪亮等

在種子的檢測過程中，樣品的管理至關重要。因此種子的檢測單位必須對樣品的接收、流轉、檢驗、保管和處理及樣品的惟一標識等各個環節實施有效的質量控制，從而保證樣品的代表性、有效性和完整性同時也要做好樣品的安全保密工作。

在種子樣品的管理工作中首先要明確職責：業務室負責樣品的接收、制備、標識、存儲、保留和清理；負責將樣品及有關資料傳遞到檢測室；負責填報保留樣品和過期樣品清理審批單并按單清理過期樣品；檢測室負責領取、檢驗、歸還樣品并在持有樣品期間保證樣品安全性；技術負責人負責過期樣品清理工作的審批。種子樣品的管理工作可按以下方面進行：

一、種子樣品的接收

1.委托樣品的接收

（1）接收送檢樣品時，應根據送樣人的檢驗目的、要求，查看樣品狀況（包裝、外觀、作物種類、品種數量、重量、等級等）并清點樣品，認真檢查樣品及其資料是否完整，樣品的性質和狀態是否適宜于要求的檢測，有些樣品還應檢查采用的包裝或容器是否可能造成樣品質量指標的變化；若符合要求，由送樣人填寫《委托檢驗協議書》。同時應與送樣人商定檢畢樣品處理方式。

（2）客戶寄來的樣品由收件人到業務室辦理委托手續，并負責與客戶聯系；

（3）樣品管理員對送樣人填寫的《委托檢驗協議書》及樣品的情況進行核對確認后，在“檢驗樣品登記表”上登記。

2.扦樣樣品的接收

（1）扦樣人員應對樣品在運輸中的防護負責，保證樣品的完整性。扦樣人員回單位后立即將隨身帶回的樣品及扦樣單交給業務室，樣品管理員憑扦樣單驗收樣品；

（2）寄運來的抽檢樣品領回后，由樣品管理員會同扦樣人員進行驗收，驗收時應對照扦樣單，檢查樣品包裝、數量、外觀及封條的完整性、符合性以及運輸過程中有無損壞；

（3）樣品管理員在接收扦樣樣品時，如查驗結果與扦樣不符，或樣品不符合有關規定要求，有異常情況，應立即將情況報告質量負責人，詢問扦樣人員或與被檢方聯系，取得進一步說明和認可后再進行收樣。

二、種子樣品的分取和制備

1.接收的送驗或扦樣樣品傳遞到檢測室前，樣品管理員按照農作物種子檢驗規程進行處置，對送驗樣品充分混合，分取規定重量的試驗樣品，更換包裝，分類編號，傳遞到檢測室；

2.樣品制備要有充分的保障措施，如水分測定的樣品要裝在防濕容器里，處置要快速，盡量減少在空氣中的暴露時間，不要裸手接觸種子，防止水分流失和增加水分；分樣工具要清潔干凈，防止種子混雜。

3.試驗樣品的分取：檢驗機構接到送驗樣品后首先將送驗樣品充分混合，然后用分樣器經多次對分法或抽取遞減法分取供各項測定用的試驗樣品，其重量必須與規定重量相一致。重復樣品須獨立分取，在分取第一份試樣后，第二份試樣或半試樣須將送驗樣品一分為二的另一部分中分取。

三、樣品的識別

1.樣品的識別包括不同樣品的識別和樣品不同狀態的識別；

2.不同檢驗樣品用樣品編號識別，樣品編號是檢驗樣品的惟一識別標識（如有需要，如真實性和品種純度鑒定可填寫樣品名稱），由樣品管理員統一編排。

3.樣品不同狀態，用“未檢、在檢、檢畢”標志加以識別；

4.樣品在不同的試驗狀態或樣品的接收、流轉、貯存、處置等階段均保持清晰的樣品編號，保證檢測室內樣品編號的惟一性。

四、種子樣品的流轉

1.樣品按檢驗工作流程圖流轉，樣品交接要核查樣品狀況，并在樣品流轉卡上注明；

2.樣品管理員對接收的送驗樣品、扦樣樣品進行分樣、根據檢驗項目任務，按委托方要求或標準規定完成樣品制備，樣品盛放于專用樣品袋，有密封要求的盛放于專用密封袋中，填寫樣品編號、檢測項目、作物種類（純度檢測要填寫品種名稱）、試驗樣品重量、時間，并在樣品袋背面樣品狀態“未檢”欄簽字，及時傳遞給檢測室；樣品傳遞到檢測室時，檢測室主任在樣品流轉卡上簽收認可；

3.檢驗人員領取樣品做檢驗時，應在樣品流轉卡上填寫樣品交接手續，同時在樣品袋背面“在檢”欄簽字；

4.樣品在制備、傳遞、檢測過程中應避免非檢驗性損壞，并防止丟失。樣品如遇到意外損壞或丟失，立即向室主任、技術負責人報告，按責任事故處理；

5.樣品檢畢后，檢驗人員應將樣品交給檢測室主任，檢測室主任在樣品袋“檢畢”欄簽字，然后將樣品交回樣品管理員入庫保管，樣品交接都應在樣品流轉卡上簽字。

五、種子樣品的保存

1.樣品分類存放；標識清楚，做到帳物一致；

2.樣品儲藏室貯存的樣品均存放在低溫、干燥、密閉的低溫標樣箱內，保證檢驗樣品在制備、保存和處置過程中不發生劣變，確保監督抽查檢驗備份樣品保存完好；對要求在特定環境下貯存的樣品，嚴格控制環境條件。樣品貯藏室限制外人出入，環境安全、無腐蝕、清潔干燥、通風良好。貯存樣品及低溫標樣箱運行情況，由樣品管理員定期進行檢查、記錄、維護；

3.貯存樣品應在《剩余、保留樣品保管處理登記表》中登記。

4.樣品保存時間：一般剩余樣品自檢驗報告發出后15d；保留樣品應在適宜條件下（低溫干燥下，一般溫度控制在0-10度，濕度在50%以下）下保存一個生長周期。

六、種子樣品的處理

1.檢畢樣品分類：委托方需領還樣品時，應在委托檢驗協議書上簽注領取量，委托方需領回全部樣品時，應在簽注“對本樣品的檢驗報告無異議”后辦理領樣手續。樣品管理員要通知客戶及時領回；客戶領回樣品時取樣人需帶有效證明，由樣品管理員辦理退還手續；客戶需提前（在留樣期內）領回樣品時，應簽注“對本檢驗報告無異議”之后，經技術負責人批準，方可由樣品管理員辦理退樣手續；客戶暫不領回的已過留樣期的樣品，對長期不取回的樣品，原樣品的接收部門應做好記錄，登記造冊，報站長審核批準后，撤離樣品庫；樣品庫存貯一般不超過一年，仍不領回的按報廢處理；

2.客戶委托處理的或未提出異議的監督抽檢和仲裁檢驗樣品，按留樣期滿后處理。監督抽查樣品保存期為監督抽查結果發布后三個月，特殊樣品根據要求另行商定。檢畢樣品的留樣期同報告的申訴期，留樣期滿后檢畢樣品按以下規定處理：樣品管理員應填寫樣品處理申請單由業務室主任審核，技術負責人批準后處理。

3.水分檢測結束后剩余樣品由檢測人員處理；

4.樣品處理應防止環境污染及造成危害；

5.業務室應歸檔保存所有樣品處理記錄，保存期同檢驗報告。

七、樣品的保密與安全

嚴格按照與客戶簽訂的協議進行樣品檢測、貯存和處置，認真執行《保證公正性和保密程序》，對委托方的樣品、附件及有關信息妥善保存和保密。有關信息不得透露給與檢測無關的人員，留樣期內的樣品不得挪作它用。

八、樣品監督管理

質量負責人負責樣品管理的督查工作，定期抽查樣品管理情況，檢查內容主要包括：樣品從接收到入庫、樣品識別、樣品存儲、領樣人簽字及日期的記錄是否齊全、樣品處理是否符合程序規定等。