單位公文寫作必須發揮業務科室的基礎性作用

潘羿安

當今社會，公文在實施領導、處理公務、溝通信息、聯系事務、傳達決策中發揮著越來越重要的作用，它是公共管理的首要環節，貫穿于整個公共管理過程的始終。按現行體制及慣例分工，各單位、各系統包括公文寫作在內的公文辦理，主要由辦公室（含秘書部門，下簡稱“辦公室”）承擔，業務科室予以適當配合。但是，隨著經濟社會的快速發展，迫切需要改革和創新單位的公文寫作機制，充分發揮業務科室的基礎性作用。經驗證明，充分發揮業務科室在公文寫作中的基礎性作用，需做好四個方面的工作。

單位；公文寫作；業務科室；公文處理；寫作能力

1.走出“一條新路”——增強業務科室發揮公文寫作的“基礎性作用”意識

發揮業務科室在公文寫作中的基礎性作用，首先應教育和引導業務科室弄清公文辦理“基礎性作用”的三個含義，從而樹立起“基礎性作用”的光榮意識和責任意識。

業務科室是單位公文辦理的“綠葉”。實際上，目前在相當多的黨政機關職能部門的《公文辦理制度》中都有這樣的規定：公文分辦：上級政府（部門）、下級政府及非隸屬部門（如外地政府、黨群部門等）來文，按文件內容分辦，單項內容的由對應業務科室提出意見，涉及多項內容的則分送對應內容的多個業務科室提出意見；信訪件按內容由對應的業務科室提出意見；領導指定科室提出意見的公文或信訪件按領導批示分辦，辦公室督促落實；在業務科室提出意見的基礎上，由辦公室審核、領導審定后以單位名義制發。從這些制度和流程可以看出，單位的公文辦理和公文寫作，沒有業務科室的基礎性工作和對辦公室的積極配合，光靠辦公室的單打獨斗是難能完成任務的。單位要注意加強這方面的內容教育，增強業務科室的責任意識和光榮感，激發他們發揮好“綠葉”作用的內動力。

業務科室是單位公文寫作的“支柱”。眾所周知，黨的機關公文分為14種，行政機關公文分為13種，加上日用公文16種，除了命令、決定、決議、指示、通知、領導講話以及人事任命等文種的文稿，辦公室（或人事部門）可以單獨完成擬稿之外，凡涉及內容廣泛的業務工作“情況報告”、解決帶有技術性質業務問題的“請示”、指示下級業務開展的“批復”、協商各種業務工作的“函”，以及日常公文中的“調研報告”、“工作總結”、“工作計劃”、“領導講話”等綜合性文稿的擬稿任務，就需要業務科室完成大量的基礎性工作。尤其是在新形勢下，現行政策紛繁復雜，具體情況發展迅速，各種問題變化急速，辦公室不可能及時、完整、準確地了解公文撰寫涉及到的方方面面全部情況，這就更加需要業務科室給予基礎性、決定性的支撐，才有可能使辦公室高質高效地完成好單位的公文辦理任務。

業務科室是單位公文執行的“主體”。從行政管理學的角度說，單位科室的執行主要指的是執行正確決策的速度、力度和程度，歸根結底是執行正確決策的能力。包括公文寫作在內的公文辦理，其延伸的下一步是產生新的決策和新決策的貫徹執行。對于操作層面的業務科室來說，他們是貫徹一切決策的執行主體和指導主體，也就是公文辦理延伸的新決策執行主體。他們由于在公文辦理階段已經并入其中，對延伸的新決策已經心中有數，因此在新決策產生后能夠快速產生認同，執行就會更加主動、有力和徹底。

2.搭建“一座新橋”——努力提高業務科室公文寫作的基本素質

發揮業務科室在公文寫作中的基礎性作用，單位領導和辦公室不能簡單地向業務科室布置擬稿任務了事，而是切實發揮辦公室對業務科室的指導和幫帶作用，為業務科室搭起能夠擔當公文擬稿任務的橋梁。

抓好全員培訓，進行公文處理基本理論普及。單位應加強公文擬稿的規范化管理，明確科室職責，加強全員常用公文基本知識業務培訓，由公文寫作專家或公文寫作的優秀人員講授寫作技巧，交流寫作心得，提升綜合寫作水平，并組織全體人員經常進行公文寫作模擬練習，全面提升科室人員掌握公文的基本格式、基本要素和基本寫作要求、文字表達能力和文稿擬稿水平，努力形成一套符合單位實際需要的公文擬稿組織協作體系。

結合實際傳幫帶，促進公文寫作任務完成。各單位辦公室是公文辦理工作的管理機構，主管本單位公文辦理工作并負責指導業務科室的公文辦理工作。辦公室人員要切實提高公文辦理素質，尤其要成為公文擬寫的行家里手，不僅要指導業務科室準確地做好的公文辦理工作，而且要發揮傳幫帶的作用，緊密結合公文辦理任務進行具體指導和幫助，為業務處室提供相關政策和資料，幫助他們解決遇到的難題，在實踐中提高業務科室公文辦理的能力，不斷提高業務科室公文寫作的水平和效率。

發揮科室領導人骨干作用，推動單位公文寫作整體能力提高。業務科室領導人是單位黨組織和行政領導的得力助手、上下溝通的堅強橋梁、執行任務一線的正確指揮、下屬人員的良師益友、內外聯系的堅固紐帶和各種業務的行家里手。因此只有提高科室領導人的公文辦理能力，充分發揮他們的公文辦理骨干作用，單位各項公文寫作任務分工才能得到規范執行，公文寫作質量才能得到保障。從某種意義上講，科室領導人公文辦理骨干作用發揮水平的高低決定著單位公文寫作整體能力的強弱。

3.布成“一盤新棋”——引導業務科室履行好公文寫作的基礎職責

充分發揮業務科室在公文寫作中的基礎性作用，需要單位領導加強對業務科室的引導和協調，使業務科室與辦公室形成功能互補，通心合力下好公文寫作“一盤棋”。

要引導業務科室用“一盤棋”觀念去指導公文起草工作。一個單位是一個整體，公文寫作具有“一盤棋”特點，每一個科室就是這盤棋上的一兵一卒，缺一個子就會破壞這個整體的完整性，離開了這個整體，科室單獨完成公文寫作任務就十分困難，科室只有牢固樹立“整體”觀念，自覺地服從公文寫作“一盤棋”的分工，在辦公室的統一協調下，步調一致、令行禁止，按期完成自己的分工任務，公文寫作這盤棋才能下得順利。

要引導業務科室用“同心”去完成公文起草任務。“同心山成玉，協力土變金”，單位黨組織和領導要引導業務科室樹立“同心”的理念，處理好本科室工作與單位全局工作的關系，在完成公文起草任務中做到和辦公室思想同心、目標同向、工作同步；堅持“同心”的立場，強化自我積極性和主動性，凝聚本科室智慧力量，發揮本科室的優勢作用；按照“同心”的要求，與辦公室及各科室相互支持，補臺不拆臺、補位不缺位，努力形成“分工分責不分家、齊心合力共同抓”的良好格局。

要引導業務科室發揚“精益求精”精神去完成公文起草工作。首先要健全和完善公文擬稿的程序，明確公文擬稿、審稿、簽發的流程及質量標準要求。業務科室應按照標準要求及時收集反饋信息，發揮調查核實的責任，使文稿準確無誤。為防止文稿情況失實、政策使用失當、公文調節失真，科室和辦公室要做到互相尊重，互相諒解，有困難搶著上，有榮譽爭著讓，有經驗大家學習，有教訓大家吸取，以高度負責和通力互助精神，全程把好公文起草準確關，杜絕單位公文辦理事故發生。

4.建起“一個新規”——用激勵機制長久調動業務科室公文寫作的積極性

以往各單位對業務科室的工作評價，公文辦理從未進入對其表彰和獎勵的視線。要想發揮好業務科室在公文辦理中的基礎性作用，就要建起一個新規，把這項工作列入單位強化、施行、總結、表彰和獎勵的制度，讓“筆桿子”有為有位，成為長久激發業務科室提高文字功底的外動力。

把公文辦理作為“培養秀才”的重要任務抓緊抓好。毛澤東同志早在1958年中央杭州會議上強調指出：“省委書記要研究理論，培養秀才，要研究文法、考據、詞章”，并說：“大家都要注意培養秀才”（注：引自李銳《杭州會議1958.1.上旬》個人圖書網收藏于2010-11-26）。無論過去、現在還是將來，包括公文處理工作在內的文字工作，在任何單位都是必不可少的，并且有越來越重要的趨勢。這就需要各級各單位把公文辦理作為機關單位全員共同完成的責任內容，把提高文字工作能力列入全員必須完成的責任素質，并為大家積極創造各種學習、實踐、提高文字工作能力的條件，以此調動大家“書山有路勤為徑，學海無涯苦作丹”的積極性。

用公文寫作評比制度不斷激活科室積極因素。公文寫作是領導決策過程中一項重要的參謀工作，屬于精神生產范疇，這種精神生產是寫作人員以客觀事物和所獲得的感受與認識作為先決條件的，沒有深厚的情感作基礎，要想寫好公文那是不可能的。因此，單位應建立健全公文寫作評比制度，定期精選一篇或幾篇各種文種，組織大家進行比照分析，進行佳作展示，進行經驗介紹，讓大家從中受到教益，得到啟發，使佳作作者增強榮譽感，使全體人員激活積極因素，增強寫作信心，為工作任務的完成和事業的發展提供雄厚的力量保障和智力保障。

用激勵機制鞏固和發展“眾心合力提高公文辦理水平”的良好氛圍。單位發揮好業務科室在公文辦理中的基礎性作用，不是一時一事的權宜之計，而是需要長久堅持的內部工作機制。為此單位要有能夠吸引人、能夠調動人的動力激勵有效機制，把公文寫作列為機關人員必具的業務素質之一來加強，把完善和強化責任制度同履職評比結合起來，對認真負責做好擬稿工作的人員，要給予獎勵和表彰；對不能認真履行擬稿職責造成失職瀆職的人員，要予以追究和懲罰，增強責任心、培育責任感；同時應該把文字工作能力作為選拔中層以上干部的必備條件之一，以此提高文字工作的應有地位、增強鉆研公文寫作自豪感，不斷鞏固和發展“你追我趕學習寫作技能、眾心合力提高公文辦理水平”的良好氛圍。

（作者系南寧市機構編制委員會辦公室主任科員）