企業管理溝通的改善策略

摘要：對于企業而言，有效溝通是提高其管理水平的必然舉措。目前企業管理溝通中還存在著諸多亟需解決的問題。基于此，文章探討了如何采取切實有效的措施，以增強企業管理溝通的有效性與實效性。在實踐中，管理者既要明確信息溝通的目的，又要選擇恰當的溝通方式；既要充分發揮反饋的作用，又要注意傾聽的方法與技巧；既要靈活地選擇溝通時機與場合，又要積極地縮短信息傳遞鏈。

關鍵詞：企業管理溝通；信息溝通；溝通模式設計；溝通有效性

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2012）01-0021-04

近些年，隨著社會經濟的不斷發展，溝通問題引起了越來越廣泛的關注。在現實生活中，溝通的重要性是不言而喻的。無論是個體還是團體、組織，要想生存與發展，都離不開溝通的保障作用。現如今，溝通無處不在，已經滲透到人們生產、生活的方方面面。對于企業而言，其管理效果的好壞或者管理水平的高低，在很大程度上也取決于溝通的好壞。換句話說，有效溝通是關系企業管理水平高低的重要因素。其實，現實中許多企業之所以管理不善，其中一項很重要的原因就是缺乏有效的溝通。縱覽當今企業管理中的溝通現狀，其總體態勢良好，但也存在著諸多的問題。這些問題嚴重影響了企業的正常生產與經營，制約了企業的生存與發展，必須得到及時地解決。由此可見，如何在管理中加強有效溝通，是企業不得不面對的一項重點課題與難點課題。基于以上的論述，本文從基本概述、限制因素、對策三個維度，對該問題了進行如下的分析與研究，希望以此能為企業管理事業的發展貢獻自身的力量。

一、信息溝通概述

（一）信息溝通的內涵、要素與分類

通俗地講，信息溝通就是指信息由發送者傳遞到接收者的過程。這里所說的信息，內容非常寬泛，包括了思想、態度、情感等方方面面。根據信息溝通的過程，我們將信息溝通劃分為六種要素，一是溝通主體，二是編碼，三是溝通渠道，四是溝通客體，五是譯碼，六是反饋。其中，編碼、溝通渠道、譯碼是決定信息溝通是否具有有效性的關鍵環節。按照不同的標準，我們將信息溝通劃分為不同的種類。按照流動方向的不同，信息溝通分為橫向溝通和縱向溝通；按照溝通形式的不同，信息溝通分為語言溝通和非語言溝通；按照溝通內容的不同，信息溝通分為正式溝通與非正式溝通。

除此之外，我們要想正確地理解信息溝通的內涵，還要注意這樣幾項問題：首先，信息傳遞是信息溝通的前提和基礎，沒有信息傳遞就沒有信息溝通；其次，有了信息傳遞并不意味著有了信息溝通，信息傳遞的內容還必須被接收者理解；再次，人是信息溝通的主體；最后，信息溝通過程應是一個整體。

（二）企業管理溝通模式設計的基本原則

在現實中，企業管理溝通模式不是盲目設計的，其設計必須堅持或遵循一些特定的原則。概括起來講，企業管理溝通模式設計應當堅持或遵循這樣幾項基本原則：首先，企業管理溝通模式設計要具有效率性與科學性。效率性是指企業管理溝通要在最短的時間內獲得最大的溝通量，而科學性是指企業管理溝通的方法、渠道、機構等合理有效。除此之外，對于企業管理溝通而言，強調效益性也是非常必要的。所謂效益性，就是指企業管理溝通要以最少的投入獲得最大的產出。其中，這里所說的投入，主要是指時間成本、資金成本、精力成本等內容；而這里所說的產出，主要是指給企業帶來可以直接量化的經濟效益，或者給企業帶來不能進行量化的企業形象。在現實中，效率性、科學性與效益性是現代企業管理的基本要求。因此，企業管理溝通模式設計必須符合現代企業管理的思想與要求。其次，企業管理溝通模式設計要具有文化性與人文性。在實踐中，企業之間存在著各種各樣的文化差異。企業管理溝通模式設計要體現這種文化差異，使設計出的管理溝通模式與企業文化實際相適應。例如，有的企業是家庭式的，其管理溝通模式最好以非正式溝通為主；而有些企業是軍隊式的，其管理溝通模式最好以正式溝通為主。人文性就是指要堅持以人文本。人既是信息溝通的主體，又是信息溝通的客體，人與人的溝通就是企業管理溝通的實質。對于一種企業管理溝通模式而言，它只有充分地體現人性，融入人的利益與需求，才能獲得人的認可，才能具有實效性。因此，在設計管理溝通模式時，我們要認真貫徹與執行人文性原則，將人的溝通習慣與溝通需求放在非常突出的位置。

二、影響溝通有效性的限制性因素分析

（一）發送者對溝通有效性的限制

在實踐中，信息發送者作為信息溝通的發起者，其自身的一些不足會直接影響信息溝通的有效性。據調查研究發現，現如今，因信息發送者而導致信息溝通無效的原因有這樣幾項：首先，信息發送者的語言表達能力比較欠缺。對于信息溝通而言，信息發送者的語言表達能力是至關重要的。如果信息發送者不具備良好的語言表達能力，就容易造成信息內容的不準確、含糊不清、隱晦難懂。在這種情況下，信息接受者根本無法準確地領略信息發送者的意圖或想法，使得信息溝通毫無實效性可言。除此之外，在信息溝通過程中，有許多信息發送者往往忽視了信息接受者的感受，態度比較蠻橫或強硬，這也是信息發送者的語言表達能力欠缺的具體表現。而且，在企業管理過程中，這種現象也是屢見不鮮，成為困擾企業發展的一項難題。其次，信息發送者對語義的理解不準確。眾所周知，漢語文字變化莫測。它既有同形異義，又有同形異音；既有一詞多義，又有多詞一義。這給語義理解增加了難度，對語義理解者提出了更高的要求。對于信息溝通而言，如果信息發送者不能準確地理解語義，就必然會導致信息溝通的失敗。最后，信息發送者的個人信譽不高。在現實中，信息發送者的個人信譽有很多具體的表現形式，如個人地位、個人形象、個人能力等。不管是哪一種表現形式，信息發送者如果喪失了個人信譽，就會使其所發送的信息不被信息接收者信任或重視，這樣會極大地降低信息溝通的有效性。

（二）接收者對溝通有效性的限制

與信息發送者相比，信息接收者與其既有相同點，又有不同點。在相同點方面，它們都是信息溝通的主體或參與者；而在不同點方面，信息發送者是信息溝通的發起者，而信息接收者是信息溝通的終結者。在實踐中，信息接收者自身的一些不足也會直接影響信息溝通的有效性。總體而言，因信息接收者而導致信息溝通無效的原因主要體現在以下幾個方面：首先，信息接收者對信息的選擇不恰當。在接收信息以后，信息接收者往往會根據個人的喜好或需求選擇信息。而對一些與自身切身利益無關的信息，信息接收者往往會置之不理。這種以個人利益、個人喜好、個人需求為基準的選擇，是極其不恰當的，嚴重影響了信息溝通的有效性。其實，在企業管理過程中，被管理者常常從自身的角度出發，有選擇性地接收管理者發出的信息。可想而知，如果這些信息很重要，但卻不在被管理者的接收范圍內，就會導致這些信息的內容根本無法得到落實，使企業管理陷入被動的局面，并最終給企業帶來了難以挽回的損失。其次，信息接收者的理解能力有所欠缺。在現實生活中，因為每個人的年齡、學歷、生活閱歷等都各不相同，所以每個人對信息的理解或把握能力也不盡相同。信息接收者的理解能力是影響信息溝通有效性的重要因素。如果信息接收者的理解能力強，就會極大地提高信息溝通有效性；相反，如果信息接收者的理解能力弱，就會極大地降低信息溝通有效性。最后，信息接收者沒有正確處理好與信息發送者之間的關系。長期的發展實踐證明，我們要想提高信息溝通的有效性，就必須正確處理好信息發送者與信息接收者之間的關系。具體而言，信息發送者與信息接收者之間應當多一些理解與信任，少一些猜忌與偏見，建立一種融洽的溝通關系。從信息接收者的角度講，其之所以影響了信息溝通的有效性，其中很重要的一項原因就是沒有正確處理好與信息發送者之間的關系。

（三）信息傳遞過程對溝通有效性的限制

在信息發送以后，信息要經歷一個簡單或復雜的傳遞過程才能到達信息接收者手中。在這個傳遞過程中，還會存在著許多外部因素影響著信息溝通的有效性。概括起來講，現實中比較突出的外部因素主要有以下幾項：首先，信息傳遞環節過多引起的信息失真。信息失真是信息傳遞過程中經常遇到的問題。在現實中，信息失真主要由兩部分組成，一是自然失真，二是人為失真。其中，自然失真是由人的心智能力、可知覺范圍、生理狀態等客觀因素決定的，而人為失真是由人的喜好、心理、動機等主觀因素決定的。信息失真與信息傳遞環節多少有著密切的聯系。據研究發現，它們之間是一種正相關的關系。也就是說，信息傳遞環節越多，信息失真率就越大；相反，信息傳遞環節越少，信息失真率就越小。其次，溝通對象與溝通時機選擇不恰當。溝通對象的選擇要考慮其心理狀態和對某種事務的態度,及興趣、愛好等,盲目地信口開河未必能取得溝通要達到的目的。溝通時機的選擇要考慮溝通時間和空間因素。如果對象和時機選擇不當,不僅不利于溝通,而且有可能造成彼此的矛盾。具體來看，在選擇溝通對象時，我們要綜合考慮各種因素，如心理狀態、興趣愛好、認知程度等。我們如果拋開了這些因素，而只是盲目地信口開河，就根本無法實現信息溝通的目的。在這種情況下，信息溝通的有效性也很難得到提高。在選擇溝通時機時，我們也要綜合考慮各種因素，如時間、空間等。如果我們選擇恰當的溝通時機，就會產生事半功倍的效果。但是，如果我們選擇不恰當的溝通時機，只會事倍功半。

三、目前加強企業管理中有效溝通的對策

從哲學的角度講，任何事物都是一分為二的。雖然目前我國企業管理溝通的發展態勢良好，但是也存在著諸多亟需解決的問題。分析問題并解決問題是一種良好的行為習慣。針對目前企業管理溝通中存在的問題，本文提出了以下幾項加強策略：

（一）要明確信息溝通的目的

在信息溝通以前，企業管理者要明確此次信息溝通的目的，然后圍繞著該目的展開一系列的活動。實踐證明，信息溝通的目的越明確，越有利于提高信息溝通的有效性，也越有利于提高企業的管理水平。明確了信息溝通目的以后，企業就要根據該目的制定具體的信息溝通內容。在制定信息溝通內容時，企業不要盲目地追求信息的數量，而要有針對性地選擇符合企業管理實際或需求的信息。這樣做，可以有效地防止因溝通量過大而導致的信息失真，從而充分地保證信息溝通目的的實現。

（二）要選擇恰當的溝通方式

在信息溝通實踐中，存在著各種各樣的溝通方式，如書面語言、口頭語言、身體語言等。每種溝通方式都有具體的適用對象，我們既不能盲目地亂用，也不能片面地獨用。對于企業而言，其管理溝通要根據實際的需要來綜合運用各種溝通方式。例如，當企業需要傳遞大量的信息時，它除了運用口頭傳遞的方式外，還要利用文件等書面的傳遞方式。這種做法可以極大地提高信息傳遞效率，增強信息溝通效果。

（三）要充分發揮反饋的作用

在信息溝通過程中，反饋自始至終都發揮了至關重要的作用。目前，企業管理中的溝通缺乏有效性，其中很重要的一項原因就是缺少了反饋環節。因為信息溝通是雙方行為，如果信息發送者或信息接收者只是一味地將自身孤立起來，而沒有進行及時地反饋，那么這種信息溝通就是不完整的，是失敗的。因此，我們要充分發揮反饋的作用，加強信息發送者與信息接收者間的溝通與交流。就企業而言，管理者要及時地了解被管理者對某項事物的意見或建議，并以此為依據，積極地開展下一步的工作。

（四）要注意傾聽的方法與技巧

傾聽是信息溝通過程中必不可少的環節。從某種意義上講，溝通的過程就是傾聽的過程。但是，在現實中，并不是所有的傾聽都是有價值的。只有有效的傾聽，才能提高信息溝通的有效性。傾聽是一門藝術，我們要想掌握這門藝術，必須做好這樣幾項工作：首先，我們要耳目結合。在傾聽的過程中，我們還要用眼睛注視著對方，給對方一種誠摯的感覺；其次，我們要集中注意力，全身心地傾聽對方的話語，給對方一種自信的感覺；最后，我們要選擇恰當地時機來發表自己的觀點，但是不能隨意地打斷對方的談話。

（五）要靈活地選擇溝通時機與場合

在信息溝通以前，信息發送者要認真地了解信息接收者的實際情況，并根據其具體的情況來設計溝通方式與內容。與此同時，溝通時機與場合的把握也是非常重要的。同一個人在不同的時間或地點講同一句化，其效果往往是不一樣的。因此，作為企業管理者，一定要靈活地選擇溝通時機與場合。只有這樣，才能切實地增強信息溝通的有效性與實效性，真正地實現信息溝通的目標與任務。

（六）要積極地縮短信息傳遞鏈

信息溝通與信息傳遞鏈是密切相關的，信息傳遞鏈越長，越不利于信息溝通。因此，為了盡量地縮短信息傳遞鏈，企業要完善各項組織結構，有效地減少信息傳遞的層次。在企業內，信息溝通一般是以“縱向溝通為主、橫向溝通為輔”，這種溝通結構更加劇了縮短信息傳遞鏈的必要性與緊迫性。在這種情況下，企業必須秉著科學嚴謹的態度，積極地縮短信息傳遞鏈。

四、結語

在新形勢下，加強企業管理中有效溝通是一項非常系統的工程。我們要想將該項工程做好，就要重點做好這樣幾項工作：首先，我們要對信息溝通的要素及基本原則有一個清晰的認識；其次，我們要對目前影響溝通有效性的限制性因素有一個準確的分析；最后，我們要采取各項切實有效的措施，增強企業管理中有效溝通的實效性。只有這樣才能切實地改善目前企業管理中有效溝通的現狀，才能真正地實現企業管理事業又好又快的發展。總之，溝通機制完善是充分體現企業科學化現代化與人性化的重要依據。有良好溝通模式的企業一定是一個和諧有序、生機勃勃、其樂融融的大家庭，這也是每一個員工心目中的愿望。

參考文獻

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基金項目：浙江省高等學校優秀青年教師資助計劃項目研究成果。

作者簡介：張樂明（1977-），男，江西高安人，衢州學院講師，碩士，研究方向：人力資源管理、企業品牌。

（責任編輯：周加轉）