高校辦公室隊伍建設的幾點思考

文/伊犁師范學院　王莉莉

高校辦公室隊伍建設的幾點思考

文/伊犁師范學院王莉莉

高校辦公室作為高校重要的綜合協調部門，要想充分發揮其職能，提高人員的整體素質，辦公室自身隊伍的建設至關重要。

高校辦公室；隊伍建設；能力素養

高校辦公室是高校重要的綜合協調部門，是學校上情下達、下情上傳、內外協調、溝通聯絡的重要部門，部分高校將黨委辦公室和校長辦公室合署辦公，使得學校辦公室在高校中的地位更加凸顯，建設一支政治素質高、業務能力強、結構合理、作風扎實、身心健康的高校辦公室管理隊伍至關重要。

一、高校辦公室隊伍建設中存在的突出問題

（一）數量不足。高校辦學規模不斷擴大，但人員編制極其緊張，各高校縮減行政編制向專任教師傾斜，使得高校辦公室隊伍數量也受到了極大影響。無論是高素質、高學歷、工作能力強、理論水平高的文秘人員，還是保密、檔案等專業技術人員，都存在不同程度的人員短缺問題，嚴重影響著管理水平的提高、運作成效和個人發展。

（二）結構不合理，隊伍不穩定。高校對辦公室領導班子的配備比較重視，充分考慮到了年齡、性別及民族結構等問題，但在整個管理隊伍的建設方面重視不夠，男女比例、年齡結構、學科專業背景結構等不夠科學合理。老職工在現代化設備運用方面、文化知識更新等方面存在諸多不足；年輕同志缺乏工作經驗，政治素養、大局觀念、服務水平亟待提升。工作人員因任務重、壓力大調崗嚴重，部分優秀干部提拔輪崗使用，團隊優勢無法顯現。

（三）專業化程度不高。部分人員是從教師、教輔員等中間選調的，屬于“半路出家”，沒有經過專業系統訓練，業務技能不強；有的是應屆本科、碩士生，缺乏高校管理經驗和文字處理能力。

二、加強高校辦公室隊伍建設的有力措施

（一）學校層面的工作。

1.配齊隊伍，加強指導。一是要充分認識到高校辦公室管理的重要性，健全辦公室機構建設，完善辦公室人員配置，以長遠發展的眼光來考慮隊伍的穩定和建設。二是要加強對辦公室的支持和指導。領導對辦公室工作既要嚴格要求，又要大膽放手，給予具體的幫助和指導，為其作用的發揮創造條件。

2.加強隊伍的專業化建設力度。“管理干部也是一支重要的隊伍”這一觀念尚得不到完全認可，對辦公室管理人員過分強調“好用”“順手”，導致隊伍凝聚力不強，易產生臨時觀念和短期行為。學校應著力推進辦公室管理隊伍專業化建設，不斷加強辦公室的綜合協調與公關的能力和辦公能力。

3.注重對干部隊伍的培養和培訓。一是制定教育培訓計劃，建立長效機制。將辦公室管理人員的素質提高納入學校干部整體培訓計劃中，推進學習型辦公室建設。二是加大教育培訓力度。分層次、分類別、分崗位，按照各自的崗位職責和需求進行針對性強的系統教育培訓。定期舉辦一些辦公室管理人員業務培訓班，邀請有豐富理論知識和實踐經驗的專家、同行來校，進行交流，開闊視野。三是創造成長條件和機會。有意識地創新條件，盡可能多地安排辦公室人員參加有關會議，隨領導下基層調研，到外地考察，指導他們通過工作與領導接觸，主動學習領導們觀察、思考、解決問題的方式方法，理解領會政策、駕馭處理復雜事件能力，以及求真務實、一切從實際出發等思想作風和嚴謹細致、民主決策等工作作風。

（二）個人層面。

1.加強自身理論學習。樹立終生學習觀念，在實踐中加強自身理論學習。高校辦公室工作瑣事多、壓力大，整天忙于處理文來文往等事務，平時參與學習、交流、考察的機會少。辦公室人員一是要樹立終身學習的觀念。要妥善處理好工作與學習的關系，合理安排學習時間和工作任務。自覺養成學習的習慣，力爭學有所長、一專多能。二是在實踐中加強鍛煉。在工作中做個有心人，認真對待每一項工作，珍惜每一次鍛煉機會，在辦文、辦會、辦事中磨煉自己。要善于總結經驗，注意多觀察、多歸納、多總結。同時加強與部門和工作人員間的交流，注意吸收他人的經驗，取長補短，以此來充實自己，提高自己，達到完全勝任高校辦公室管理工作的要求。

2.不斷提升政治素養，加強綜合協調能力的鍛煉。辦公室的工作內容和工作性質決定辦公室人員必須具有較高的政治素養和較強的綜合協調能力。

首先，思想觀念要新。一是發展開放的觀念。發展是硬道理，牢固樹立發展的意識，在學校發展的全局中找準自己的工作目標和位置；同時以開放的心態、開放的視野、開放的思維來思考問題，開展工作。及時了解國內外高等教育發展動態，加強與高校、地方和社會各界的聯系和交流，拓展工作的空間和深度，形成開放的工作運行機制。二是科學管理的觀念。合理布局人員結構及工作職能，最大限度地發揮每個人的主觀能動性和創造性，盡快實現辦公室工作職能的轉變，提升工作的層次和管理的水平。

其次，必須切實提高綜合協調能力，緊緊圍繞學校中心大局做好協調工作。校內的很多工作需要多個部門合作完成，這就要求高校辦公室工作人員努力提高溝通協調能力，力求理順各種關系。充分調動人員的積極性，耐心細致、熱情周到的服務去協調好領導之間、各單位各部門之間的有關工作，保證學校各項工作的高質量、高效率運轉。在與外界進行工作聯系的過程中，維護學校利益，樹立學校形象。

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［2］李智干.關于提高高校辦公室工作效率的若干思考［J］.集美大學學報（哲學社會科學版），2009（3）.

［3］徐玉.論高校辦公室工作人員的角色認知［J］.揚州大學學報（高教研究版），2011（5）.

［4］聶國欣.新時期高校辦公室工作特點及人員素質要求［J］.華北電力大學學報（社會科學版），2006（4）.