無紙會議靜悄悄地開

平板電腦的出現改變了董事會會議室里紙張成堆的現象。除了專門為董事會會議提供數字化解決方案的公司應運而生外，一些機構也開始推出虛擬會議室，然而將市場敏感信息放置在數字平臺和設備上，安全隱患如影隨行。

以前，如果有人說“旅途比到達目的地更快樂”，格哈德·洛奇曼（Gerhard Roggeman）絕不會同意。作為多家跨國企業的董事，洛奇曼的大部分工作時間都在旅途中度過，并且多數旅途都因厚重的董事會議文件而不堪重負。許多企業高管和公司秘書都有類似的負擔，一家在倫敦上市的公司最近更是夸張：它不得不用直升飛機把紙質文件運送到一位住在澳大利亞沿海島嶼上的董事那里。

然而，自2010年蘋果公司的iPad宣告平板電腦時代到來后，說服董事們使用便攜式數碼設備已經越來越容易—這些董事中，很多人之前都不太習慣使用筆記本電腦。“這是技術上的巨大進步，”洛奇曼說。現在他使用iPad來參加Resolution和德意志交易所（Deutsche B??rse）兩家公司的董事會會議，“它確實給我的工作帶來了便利” 。

隨著董事們將一疊一疊的文件換成平板電腦，沉悶的、堆滿紙張的會議室正越來越像科幻電影中的場景。

據數字化解決方案公司Diligent介紹，它的客戶中很多都在董事會會議中使用iPad，其中包括20家富時100指數成分股公司。這些平板電腦都配備了特定應用程序，以便將董事會紙質文件整合成電子文檔。

咨詢公司艾迪斯-貝茨（Edis-Bates Associates）2011年調查了150家在倫敦上市的公司，結果顯示，其中40%都在使用電子方式來分發董事會文件。“一個巨大、快速的變化正在出現。”該公司咨詢師喬恩·艾迪斯-貝茨說。

“iPad是一個真正的觸發器。”保險公司標準人壽（Standard Life）的公司秘書保羅·麥肯納（Paul McKenna）說。該公司自2011年9月以來一直在使用虛擬的iPad 董事會文件。這一做法是其董事之一威廉·布萊克（William Black）推薦的，后者在加拿大銀行（Bank of Canada）就一直在使用自己的iPad參加董事會會議。從那時起，標準人壽已在世界各地4個董事會級別和43個委員會級別的會議室配置了該種設備。

Lonmin公司是一家鉑金生產商，也是富時250指數成分股之一，它從2006年就開始考慮數字化解決方案，但直到2011年董事會才正式在會議中使用數字化文件。“平板電腦里有著太多的空間。”Lonmin的公司秘書羅布·貝爾曼（Rob Bellman）回憶起首次全數字化董事會會議的情形時說，“紙張成堆的現象一去不復返。”

另一些人則認為，董事會會議利用平板電腦功能的意義遠不止于節省空間和省卻文書工作。“這項技術的潛力在于，它可以幫助董事會更好地了解公司，”洛桑國際管理學院（IMD）金融學教授迪迪埃·科森（Didier Cossin）表示，目前這些設備只是以靜態的方式使用，而不是作為一種管理和萃取信息的工具。“現在只是用于發布文件，我不認為這是該類技術最好的應用。”

哈佛商學院教授大衛·約菲（David Yoffie）表示，他同樣懷疑采用平板電腦和虛擬董事會文件的做法，是否能從根本上改變董事會會議的運作方式。“當人們找到了利用該類技術的方法時，真正的變化才會出現，但今天，它只是一款電子閱讀器，至少在我任職的董事會中是這樣，并沒有真正為董事會會議室帶來改變。”這種轉變的發生需要一些時間。他同時還指出了一個可能的缺陷：用于數字設備的董事會文件往往比紙質材料更加冗長，因為后者會考慮到空間和重量的限制問題。

“隨著新版iPad的出現，董事們面對的文件泛濫成災，這在公司治理方面可能非常低效，因為你可以用大量的文件打敗他們。”科森教授說。

專門為董事會會議提供數字化解決方案的公司也越來越多。這其中包括總部位于加州的BoardVantage、Diligent 和Projectplace。此外，納斯達克OMX、Computershare、特許秘書及行政人員協會、Perivan 和湯森路透等機構也紛紛為它們的客戶推出了虛擬會議室應用程序。

Diligent為企業提供一款iPad應用程序和軟件，幫助企業編制虛擬董事會文件。2011年第四季度，該公司數字化軟件的授權費用收入增長到600萬美元，遠高于2008年的50萬美元。“在英國，我們在2011年下半年達到了這個臨界點，”公司經理西蒙·斯茂（Simon Small）說，“由于iPad已經推出滿一年，它在很大程度上已成為企業界的一個話題。”

Directors Desk是一家美國公司，2007年被納斯達克OMX收購，現有2萬名用戶。該公司為納斯達克上市公司提供一個網上平臺，供它們上傳文件，用于在董事會成員和經理人之間共享。然而其發展之路并非一帆風順。2011年它遭黑客攻擊，導致好幾家《財富》500強企業受到拖累。目前美國聯邦調查局和國家安全局正在調查這次攻擊。這凸顯了企業將市場敏感信息放置在數字平臺和設備上的重大隱患。

在網絡安全公司趨勢科技（Trend Micro）副總裁湯姆·凱勒曼（Tom Kellermann）看來，雖然這些產品都是加密的，但并不意味著它們是安全的。“這表明了全球企業精英的傲慢，他們認定自己將構建一套其他人無法打破的基礎設施。”凱勒曼說，“他們忙于高效率和接入能力的實現，但在該基礎設施的安全性上卻未能盡到充分責任。”

一位獵頭指出了目前一些公司的特別做法：為努力提高安全性，這些公司為董事們配備了只能在本公司董事會議中使用的iPad。因此，任職于不同公司董事會的人士可能面臨一個原始問題的高科技版本：他們不再抱著一堆文件，而是拎著一堆不同的iPad。