控制成本有妙招

分析支出趨勢這項工作非常重要，但首先我需要問你一個問題：如果你是企業的掌舵人，你是否是最佳處理這項任務的人選？這個問題的答案非常重要。

如果你的企業設有CFO（首席財務官）一職，他/她應該著手幫你進行這類分析。具備良好財務控制能力的CFO，應該會非常積極地開展這項工作。請注意，這一點超出了大多數簡單的記賬員的經驗及技能范疇。

我理解企業家自己探尋答案的初衷，所以，如果你想要自行掌握開支明細，或者你渴望了解CFO的工作，可以遵照以下幾個步驟，逐層展開。

分析收入報表

在針對公司每項運行成本的開支進行摸底時，需要計算對應的資金回報及其在收入體系中的百分比。你的財務軟件（如QuickBooks）應該能夠輕松形成類似報告。將結果與上個月、最近三個月的平均值、今年前幾個月以及上年同期的數據等進行比較。

其次，審視每一個數據背后的“原因”。我有一個客戶，近期的貨運車停車費較上個季度及去年都有非常明顯的上升，這大大拉低了公司的收益。由此我們分析出該公司所在城市加強了停車管理，所以我們建議他改變送貨時機，實行錯峰制度，同時啟動罰單抗辯服務，比自行處理每筆罰單更為經濟合算。

實際支出與預算比對

創建并使用預算制度，是財務管理中最重要的環節之一。通過預算機制，建立對來年各項開支明細及收益的估算體系。它能夠讓你自然而然地思考每一項開支的緣起。需要提醒的是，超過預算這種情況總是在所難免，不要擔心，只要能夠找出超支的原因，就能對其進行適度調整。

制作精要報告

將各項實際支出簡化為數據或者趨勢，并將其換算為直觀的精要報告，便于分析。利潤、支出、收入、現金流等是尤為關鍵的指標。財務軟件能夠針對各行各業的企業（不論規模大小）提供精要報告，并自動生成各項數據。在日報或周報制度的基礎上，讓你及管理團隊快速獲知公司動向及問題所在。這是公司運轉最重要的表征，無論消息是好是壞，都將有助于掌舵人對自己的公司做到心中有數。

與行業數據進行對比

通常而言，不支付一定的費用，企業管理者難以獲得與自身行業相關的可信的數據，但聰明的掌舵人總能獨辟蹊徑，借助一些分析工具運籌帷幄。Sageworks公司提供的商業服務軟件ProfitCents便是一個有效的工具。曾有一家企業領導者以為自己的銷售成本相當低廉，但根據ProfitCents的數據，其成本是行業平均值的兩倍。最終，這位掌舵人重組了公司的銷售部門，每年節約逾10萬美元的成本。

倘若難以找到這類服務工具，可以分析行業協會的各類數據，比如開銷比。同時，也可以向當地一些同等規模的企業——非競爭對手——尋求數據共享。你可以從中獲得當地的房租、薪酬水平以及其他與成本相關的數據。

譯/ 寒雨