關于電子檔案管理問題的思考

摘要：本文從加強電子檔案管理重要性入手分析，在此基礎上強調了完善電子檔案管理的措施和如何提高電子檔案管理技能。

關鍵詞：電子檔案廣利研究

隨著科學技術的進步與發展，隨著信息時代的延伸與強勁，隨著電子檔案的生成和廣泛使用，科學管理電子檔案的問題，已被社會高度重視，專業專職人員必須全面準確，嚴格規范對電子檔案的管理。

1 強化電子檔案管理勢在必行

伴隨著信息數字化的快速發展，電子檔案已發展成了檔案管理的重要形式，檔案管理工作已逐步實現現代化管理，做好檔案管理工作，尤其是電子檔案的管理工作，一定要加強對檔案的整理、歸檔、保護，要做到四個必須。

1.1 必須保證電子檔案的完整性。電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構不同，制文、發文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業不同，規格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產等領域，內部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經常處于滾動狀態，如不及時整理歸檔，可能會使信息失散，造成檔案不完整。特別是電子文件結構復雜，儲存方式多樣，也易于造成信息資料缺損。而且由于一個完整的工程體系，管理部門立體交叉，工作人員結構復雜，管理形式多樣，也會導致電子檔案的不完整，針對以上情況，我們必須提高認識，端正態度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

1.2 必須保證電子檔案的原始性。電子檔案不同于紙質檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復制的，它不同于紙質檔案的原始性。比如紙質檔案通過字體、印跡甚至字跡都有很強的原始性，而電子檔案完全沒有這種“原始記錄”。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

1.3 必須保證電子檔案的真實性。電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。

1.4 必須保證電子檔案的安全性。電子檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電，直接影響信息再現，出現不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2 完善電子檔案保護措施

提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。而且要在各方面要加強保護措施。光盤比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，作為新型的存貯載體，歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中有利于歸檔電子文件的長期保存。

一是要加強對以前軟磁盤的保護。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40％-50％，溫度控制在14-24℃。加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

二是要加強對光盤的保護。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，注意避光。陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。

光盤存放的相對濕度應為40％-65％，溫度宜控制在14－24℃，高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。保持良好的溫度、濕度環境至關重要。規范排放和使用。在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，光盤的存放應置于盒中直立放置。

不管磁盤還是光盤，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。防治有害生物。①采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒：物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。避開磁場和電場。電子檔案在整理、保管、利用時應避開磁場和電場。化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰－苯酚、環氧乙烷。②采用防霉劑進行化學預防。③通過防氧封存、杜絕霉菌進入庫房的渠道、搞好庫內衛生、控制溫濕度等措施進行環境控制。

3 提高電子檔案管理技能

隨著科技的進步，電子檔案在現在形成時所依賴的技術——電子計算機軟硬件技術，也在不斷更新換代，到未來往往是已經過時的技術。電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，必須將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺，所以最好這方面的工作至關重要。我們該重點把握好“三個方面”：

3.1 電子檔案建立與管理要格式化

建立電子檔案統一接收數據格式，推廣相關的城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統一的電子檔案模板，同一文件類型統一一種文件格式，并把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對相關人員進行培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。

3.2 要使用背景信息和原數據

采集背景信息和原數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的原數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。電子文件的使用者，要特別注意使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，可利用分組密碼進行消息認證。

3.3 增強防寫技術措施

目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。同時，注意使用防火墻。為防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出。實現防火墻功能所用的技術主要有：數據包過濾、應用網關和代理服務等。防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，監測所有通過防火墻的數據流，它是通過在網絡邊界上建立起來的相應的網絡通信監控系統，凡是符合事先制定的網絡安全規定的信息允許通過。它可以保護網上電子文件的原始性、真實性和安全性，從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全，不符合的就可以被拒于墻外。