做好企業專項工作檔案的收集整理

摘要：近年企業按照上級部署開展了許多專項工作，工作推進的過程必然會形成對企業和職工本人具有保存價值的各種門類和載體的原始記錄。做好重大專項工作的檔案管理也應引起檔案人員的關注。

關鍵詞：專項工作活動 專項工作檔案特點 檔案收集 檔案整理

近年來，按照上級的部署，企業開展了多項重大的專項工作。專項工作在特定時間內開展和完成，是企業經濟發展特定時期的工作重心和焦點，工作推進的過程必然會形成對企業和職工本人具有保存價值的各種門類和載體的原始記錄。專項工作的特點決定了專項工作的檔案不能像普通檔案那樣進行常態化管理，做好重大專項工作的檔案管理也應引起檔案人員的關注。

1 專項工作的特點

1.1 社會性。企業開展的專項工作所形成的檔案反映了這些特定活動的具體情況，是檔案資源的重要組成部分，是職工享受政策福利的重大憑證，具有極其重要的保存價值。

1.2 獨特性。企業開展的專項工作往往是黨中央或政府部署的工作，在某個特定時期或階段進行的特定工作，活動的目的性強，目標任務一致。活動要求獨特，政策性強，意義重大，使其形成的檔案也具有獨特性和專一性。

1.3 階段性。企業開展的專項工作一般具有明顯的階段性，時間要求非常強。因此，專項工作期間產生的檔案文件呈現集中性，數量較大。

1.4 臨時性。對于全黨性或全國性的重大的專項工作來說，由于工作頭緒多、任務重，一般都要成立臨時領導機構和工作機構，其成員多數是由企業各個部門和屬下公司的人員臨時兼職組成。

2 專項工作檔案的收集

專項工作具有的臨時性、階段性，涉及的部門和人員較多，材料分散在各個經辦人員手中，使得活動結束后，若不及時收集活動形成的材料整理很容易散失。

2.1 檔案部門要提早介入

檔案部門的檔案意識要到位，不能待在檔案室里等待上門。而是要及時了解并掌握企業開展重大活動的信息，主動參與其中，才能較好地做好專項檔案工作。

2.2 明確責任人，建立檔案收集的網絡

為確保檔案材料能順利收集，檔案部門應在專項工作啟動的前期明確由哪個檔案人員負責跟蹤收集活動形成的材料，同時也要建立各職能部門負責收集本檔案材料的兼職檔案員網絡，明確收集專項材料的范圍、內容、載體、時間要求等，形成一個聯動網絡。

2.3 重大活動檔案材料的收集歸檔

檔案材料的收集是做好檔案整理的基礎和關鍵。要做好專項檔案的收集工作，必須明確專項工作檔案的收集范圍和內容，學習掌握當地檔案行政管理部門的相關規定，明確收集范圍、載體、類別、整理要求，才能做到不漏、不錯。

重大活動形成的檔案材料從載體上來看，有文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文檔、實物等。從內容上看，有活動方案、報告、計劃、總結、領導講話、宣傳報道、會議記錄、賀詞、題詞手跡、證書、獎章、獎牌等。檔案人員要緊跟活動的進展，做好每一階段檔案材料的收集工作。作為全社會性的重大活動，一般都是分幾個階段進行，檔案人員要關注活動每一階段的情況，勤跑動，與參與活動的各個部門溝通，不但要收集文件、文字材料，還要特別關注活動中形成的圖表、照片、錄像等，這些照片、錄像散存在攝影人員手中，可能還會存在不止一人的手中，檔案人員要積極跑、勤溝通，及時收集整理。現在的照片均為數碼照片和數碼錄像，要及時刻錄成光盤保存，優質的照片要曬出來整理。

2.4 專項工作檔案的整理

“完整”是檔案整理工作的一項原則，專項檔案由于其形成的特殊性，在具體整理過程中可遵循其成套性的特點進行組卷整理。

一是作為一個獨立問題立卷。目前對文書檔案的組卷一般采取“件”為單位整理的方法，分類上則采取按問題的分類標準。若企業的檔案組卷方法是采取年度-問題-保管期限的，則作為一個新的問題排列在最后組卷即可。若企業的檔案組卷方法是采取年度-機構-保管期限的分類方法來組的卷，從遵循保持文件之間的歷史聯系和便于保管和利用的原則，在組卷時傾向于作為一個獨立的問題（或臨時機構）來組卷，與其他機構并列平行，放在最后。這樣的組卷方法對查閱利用者來說是方便，查找的材料也相應地集中和成套。如果形成的檔案材料是跨年度的，但整個活動只是在1-2年內完成的，建議將全部的文件材料放在完結年度來組卷，這樣做可使一個專項工作的檔案材料放在一個年度內組卷，將來查找利用就簡捷方便，只要在一個年度內就可以方便查找到一個專項工作的全部檔案材料。

二是歸放在職能部門立卷。對于階段性特別強的落實上級文件精神和政策的專項工作，如一次性住房貨幣補貼、獨生子女父母退休計劃生育一次性獎勵補發、退休人員移交社會化管理初次啟動等工作形成的檔案，因為涉及面較廣，且多為與職工的切身利益緊密相關，落實的時間短暫，形成的檔案非常集中，只涉及職能部門，組卷時可按企業原來的組卷方式（年度-機構（問題）-保管期限）進行即可。

三是除了收集整理專項工作形成的紙字文件材料，容易忽視收集整理錄音、錄像、電子文檔、光盤、實物、照片、證書、獎章、獎牌等檔案材料，要按照不同載體的組卷要求進行整理歸檔，保證專項活動的全面性、成套性、完整性。

2.5 專項工作檔案的檢索和編研

由于載體的不同所整理的方法和存放的地點不同，造成一個活動的檔案材料保管在不同的地點，但為方便使用，最好能建立相應的檢索目錄。同時，一個企業進行了多個專項工作，還可以按活動的方案、總結報告、宣傳資料等不同內容進行匯編，方便利用。

參考文獻：

[1]李興利.重大活動與專項工作檔案的整理[J].檔案管理，2010，(1).

[2] 楊嬋.高校專項檔案資源建設探析——以依法治校檔案的收集為例.博客.2012-02-29.