淺談環(huán)境監(jiān)測檔案的安全、保密管理

摘要：檔案是指人類在各項(xiàng)工作中形成的具有歷史價(jià)值的各種形式和載體的原始記錄。檔案是反映各行各業(yè)工作過程的重要憑證，并對各行業(yè)的工作具有重要的參考價(jià)值。檔案保密管理是檔案工作的主題和根本任務(wù)，因此，環(huán)境監(jiān)測部門必須充分認(rèn)識到環(huán)境監(jiān)測檔案安全保密工作的重要性，并在日常檔案管理過程中采取科學(xué)合理的方法，確保檔案管理的安全、保密。

關(guān)鍵詞：環(huán)境監(jiān)測檔案 檔案管理 安全保密

檔案是指人類在各項(xiàng)工作中形成的具有歷史價(jià)值的各種形式和載體的原始記錄。檔案是反映各行各業(yè)工作過程的重要憑證，并對各行業(yè)的工作具有重要的參考價(jià)值。因此檔案保密管理是檔案工作的主題和根本任務(wù)。從事環(huán)境監(jiān)測工作形成的大量監(jiān)測合同、監(jiān)測布點(diǎn)、采樣、分析測試的原始記錄、監(jiān)測報(bào)告、環(huán)境監(jiān)測站變遷過程中留下的各種資料等重要檔案，對環(huán)境保護(hù)有極大的參考價(jià)值，因而在環(huán)境監(jiān)測日常檔案管理過程中，采取科學(xué)合理的方法，確保檔案的安全、保密管理是至關(guān)重要的。

1 檔案保密管理工作的重要性

檔案記載著一個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手材料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。[1]環(huán)境監(jiān)測檔案是環(huán)境監(jiān)測事業(yè)發(fā)展的歷史記錄和寶貴財(cái)富，反映了環(huán)境保護(hù)工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。環(huán)境監(jiān)測部門的檔案絕大多數(shù)是科技檔案，此類檔案中的重要內(nèi)容是各企業(yè)的諸多信息及大量的監(jiān)測數(shù)據(jù)等。其中多數(shù)屬于環(huán)境監(jiān)測檔案管理規(guī)范中要求保密的范圍。這些檔案的保密管理的前提是安全。因此應(yīng)該充分認(rèn)識到環(huán)境監(jiān)測檔案的安全及保密管理的重要性，確保重要的環(huán)境監(jiān)測檔案萬無一失。

2 保障檔案安全保管的物質(zhì)條件

檔案安全保護(hù)工作的一個(gè)突出特點(diǎn)是它必須借助一定的物質(zhì)條件的支撐方能進(jìn)行。檔案安全保護(hù)的物質(zhì)條件是其一切物質(zhì)裝備的總成。[2]

2.1 檔案室設(shè)施規(guī)范完備

我站的檔案室位于監(jiān)測大樓五樓（共六層，且六層無辦公區(qū)域）的北面房間，為不銹鋼防盜門窗，窗簾為防紫外線照射布料所縫制，有良好的閉光作用，另有空調(diào)、加濕器、溫濕度表、吸塵器、滅火器等，通風(fēng)、除濕、防火、防盜效果良好，有利于檔案的安全保護(hù)。我站檔案室符合檔案保管的專業(yè)要求：避免陽光直射，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源，并符合防火、防水、防光、防潮等基本要求。檔案室還配備了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備。這些設(shè)備的利用大大地提高了環(huán)境監(jiān)測檔案保護(hù)工作的實(shí)效性。

2.2 檔案裝具符合要求

檔案裝具：檔案館(室)存放并保護(hù)檔案的裝置或容器。主要有封閉式箱柜、單柱式固定架、復(fù)柱式固定架、積層架、活動式密集架、卷皮和卷盒等。我站的檔案裝具完全能夠滿足我站檔案的存貯、保護(hù)及其使用功能的需要。如：我站的檔案室配備了密集架，它不僅防火、防光、防塵，而且大大節(jié)省了檔案室的空間。

2.3 檔案室管理制度嚴(yán)格、周密

檔案室是我站保存檔案的重要場所。我站檔案管理制度中明確指出：檔案室為檔案管理重地，只允許檔案管理人員進(jìn)出，確保檔案安全。檔案室的溫度應(yīng)控制在14-24C之間，相對濕度應(yīng)控制在45-60%之間，并由檔案管理員負(fù)責(zé)測量檔案室內(nèi)溫濕度并記錄。堅(jiān)持\"十防\"制度，即防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防光、防霉、防有害氣體。不定期組織全面細(xì)致的安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案室的安全隱患，做到隨時(shí)檢查、及時(shí)糾正，采取可行的措施，將各種檔案安全及保密管理的隱患消除在萌芽狀態(tài)。我站檔案制度規(guī)定：檔案在借閱時(shí)，必須嚴(yán)格執(zhí)行登記與交接手續(xù)。[3]

3 對特殊檔案的安全和保密管理工作

3.1 妥善保管實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定計(jì)量認(rèn)證證書

資質(zhì)認(rèn)定計(jì)量認(rèn)證證書，是我站具有各種監(jiān)測能力的重要憑證，必須妥善管理。借閱或復(fù)印各種實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定證書，必須請示領(lǐng)導(dǎo)并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫使用原因和日期，方可從檔案管理員手中借出。如需復(fù)印，須由檔案工作人員負(fù)責(zé)復(fù)印，復(fù)印后加蓋專用章，避免復(fù)印件二次使用。

3.2 精心保管《質(zhì)量手冊》

我站的《質(zhì)量手冊》對本站質(zhì)量管理體系、各項(xiàng)質(zhì)量活動和技術(shù)活動作了具體規(guī)定，是本站建立質(zhì)量管理體系、實(shí)施質(zhì)量管理的準(zhǔn)則、進(jìn)行質(zhì)量改進(jìn)的依據(jù)，是全體工作人員從事監(jiān)測工作及其與此相關(guān)工作的指南。我站規(guī)定管理制度規(guī)定：〈質(zhì)量手冊〉為受控文件，電子版只允許在站局域網(wǎng)內(nèi)使用閱讀。紙質(zhì)版只限于本站職工在站內(nèi)閱讀使用，不得私自帶出站外閱讀使用。

3.3 確保電子數(shù)據(jù)的安全

貯存在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫里的原始數(shù)據(jù)必須保證其安全，尤其是綜合信息室里報(bào)的各種環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)和報(bào)表，更應(yīng)該嚴(yán)格管理。我站檔案制度規(guī)定，除了上報(bào)信息的工作人員，其它人員一律不得使用存貯和傳輸監(jiān)測數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)。備份的電子數(shù)據(jù)必須及時(shí)歸檔，由檔案室保管。在保管備份電子檔案方面主要做好防消磁、防損壞工作，必要時(shí)可以復(fù)制副本或異地保存。[4]對重要的電子檔案信息內(nèi)容應(yīng)該進(jìn)行加密處理。

3.4 慎重管理涉密檔案

環(huán)境監(jiān)測檔案保密的范圍為：《環(huán)境質(zhì)量報(bào)告書》、各類環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、月報(bào)、年報(bào)、年鑒、污染事故調(diào)查及仲裁事故收費(fèi)。[5]作為公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，為企、事業(yè)單位服好務(wù)的同時(shí)，還理應(yīng)保證絕不向外界泄露其信息。涉密的環(huán)境監(jiān)測檔案應(yīng)存放在帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜里，以確保其安全。因公需要借閱涉密環(huán)境監(jiān)測檔案，必須請示領(lǐng)導(dǎo)并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫使用原因和日期，方可從檔案管理員手中借出。如需復(fù)印，須由檔案工作人員負(fù)責(zé)復(fù)印，復(fù)印后加蓋專用章，避免復(fù)印件二次使用。

4 提高檔案管理員的綜合素質(zhì)

檔案管理的物質(zhì)條件及規(guī)章制度固然重要，但具體工作都落實(shí)在具體的人，即檔案管理員身上。因此檔案管理員的素質(zhì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量。作為環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作者。僅僅具有良好的檔案專業(yè)素養(yǎng)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。環(huán)境監(jiān)測檔案的內(nèi)容中的絕大部分內(nèi)容涉及到環(huán)境監(jiān)測各方面的知識。一個(gè)好的檔案管理員應(yīng)該熟悉國家的環(huán)保政策、各項(xiàng)環(huán)境監(jiān)測標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范等，要對整個(gè)環(huán)境監(jiān)測工作的過程有全面的了解，這樣才有利于環(huán)境監(jiān)測檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性。

總而言之，環(huán)境監(jiān)測過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、資料既是對歷史不同形式的記載，也是環(huán)境監(jiān)測檔案的形成過程，環(huán)境監(jiān)測檔案的主要內(nèi)容是用監(jiān)測數(shù)據(jù)來客觀真實(shí)地記述和反映環(huán)境質(zhì)量，為環(huán)境保護(hù)及規(guī)劃、科研等工作提供依據(jù)。作為環(huán)境監(jiān)測檔案管理人員，必須充分認(rèn)識到環(huán)境監(jiān)測檔案安全和保密管理的重要性，嚴(yán)格按照國家和檔案管理法規(guī)制度建章立制，加強(qiáng)學(xué)習(xí)積極提高自身素質(zhì)，并在工作中認(rèn)真探索檔案管理的好辦法，不斷創(chuàng)新檔案管理新思路，確保環(huán)境監(jiān)測檔案管理的安全和保密，為社會和本單位提供更多有價(jià)值的信息資源。

參考文獻(xiàn)：

[1]王麗.談檔案管理工作的重要性[J].圖書與檔案，2010年第23期第242頁.

[2]周玲.檔案的安全保護(hù)及保密管理[J].水利規(guī)劃與設(shè)計(jì)，2010年第06期27—28頁.

[3]中華人民共和國環(huán)境保護(hù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)[S].環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范，環(huán)境監(jiān)測9HJ/T8.2-94.

[4]李水萍.析檔案安全和保密管理工作[J].商品與質(zhì)量?理論研究，2011年第12期.

[5]中華人民共和國環(huán)境保護(hù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)[S].環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范，環(huán)境監(jiān)測9HJ/T8.2-94.

作者簡介：

鄧紅（1974年-），女，現(xiàn)供職于湖北省宜昌市環(huán)境保護(hù)監(jiān)測站，中級職稱，碩士，從事環(huán)境監(jiān)測管理工作。