新環境下檔案工作者身份和能力的認識與提升

一、認識新的環境與挑戰

（一）新的環境與挑戰表現

對于檔案工作者而言，新的環境與挑戰表現在以下幾個大的方面：電子數據與網絡的廣泛使用；新技術、新載體的不斷應用；信息爆炸；庫房、人員緊張；利用需求大大增加；社會關注度越來越大；檔案人員的知識結構和能力相對不足；新的語境和新的話題不斷更新；物聯網、云計算、感應技術等又撲面而來……

人類進入了信息時代。有人認為，人類目前已經到了信息時代和“無紙時代”，取而代之的是“電子時代”和“網絡時代”。對此，我們不能完全同意這種觀點。事實上，在目前階段和相當長的未來，我們所面臨的是：傳統與電子相互長期并存的時代。我們可以稱之為“雙元時代”。

形象地說，在檔案的庫房里，一方面，傳統的檔案雖“汗牛充棟”，但一份都不能丟；另一方面，大量電子文件的不同載體淵源不斷地涌進庫房。同時，為了安全和方便利用，我們還要及時將檔案異質備份和異地備份。

在“雙元時代”，檔案工作者的身份定位與能力提升都應與此相適應。

（二）我們的觀點與做法

從人類發展的歷史進程來看，任何書面語言記錄載體的變化和演變都是緩慢而漸進的，而不會是突變。所以不要擔心哪天早上醒來，我們所熟悉的一切都消亡了，要去面對一個我們不懂的世界。所以我們不應恐慌和跟風，要淡定與從容。做好當下的檔案基礎工作。

無疑，“無紙辦公”、網上歸檔和網上查閱等等形式給我們帶來了許多方便，但這仍主要是在文件和信息的制作、傳遞和使用領域。對于我們搞檔案工作的人來講，我們更關心的是文件和信息的載體是否原始、真實、耐久、安全和利用方便。我們應當繼續在這些領域加大研究和實踐的力度。

電子文件和網絡是個新興的和正在發展的事物，有著很多的優點，但也需要不斷完善。有著致命的弱點和目前尚未解決的問題。如：對機器設備和電的依賴性、成本投入的高昂性、信息安全的風險性、信息內容的易改性、記錄載體的不穩定性等等。而傳統的信息記錄與保存模式、載體仍還有著許多的優勢，還是我們人類所最熟悉、最喜歡、最安全和最便利的。

當然，面對新的載體和新的技術應用，檔案人員也不可能無動于衷。事實證明，我們的工作性質和以往的知識結構，使我們對外界變化與沖擊的認知相對滯后。因此，“及時補課”是非常重要的。

在這一轉型期，中國國家檔案局提出了“三個三”的發展方向：即建設“三大體系”，包括覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系；樹立 “三大觀念”，包括大檔案觀、大服務觀、大安全觀；實施 “三大戰略”，包括以人為本戰略、服務先行戰略、安全第一戰略。

二、檔案工作者的多重身份重塑與轉型

新環境、新變化對檔案工作從業者提出了新要求、新挑戰，我們需要及時調整。要有新思維、新認識、新能力和新形象，才能有新貢獻。

（一）檔案工作者的新定位

在新環境下，檔案工作者應是多重身份集一身：既是檔案工作者又是社會普通成員；既是歷史守護者又是未來傳承者；既是文件價值的判斷者又是文件價值的推廣者；既是傳統方法的運用者又是新技術的響應者；既是史料管理者又是信息的使用者；既是具體的操作者又是工作的指導者；既要關注檔案又要關心文件；既是幕后英雄又是社會的公共關系專家… …

（二）有為才有位

檔案工作者的社會地位、社會價值和社會認同不是自封的而是由我們從事的工作、面對的對象和作出的貢獻所決定的。

我們與其他社會成員一樣，都對社會做貢獻。但與他們又不一樣，我們既對歷史負責，也對未來負責。因此，我們的社會責任更多些。在一個正常的社會里，我們更應受到社會的認知、認可和認同，更應得到社會的尊重。當然，只有我們努力了，貢獻了，我們才真正有我們的社會地位。

（三）有所作為的價值取向、形式與效果

新環境下檔案工作者要樹立正確的價值取向，即檔案為社會服務，社會才會重視檔案；檔案為社會貢獻越大，越贏得社會尊重；檔案工作不能默默無聞，而要有生有色；要積極推進檔案文化建設，提高檔案工作者自身的文化自覺和文化自信，形成具有檔案突出特色的行業文化。

（四）努力實現新的轉型

新環境下檔案工作者要努力實現新的轉型，由“三線”轉變為“一線”；由被動轉變為主動；由“幕后”轉變為“臺前”；由“死檔案”轉變為“活信息”；由“一把鎖”轉變為“萬能鑰匙”；由檔案庫轉變為思想庫；由勞動密集型轉變為科技密集型。

三、對檔案工作者專業能力的新要求

我們對檔案工作者提出一個基本的能力框架，以適應新的工作環境。1.檔案工作者應努力做到“六個熟悉”。即：熟悉本單位的歷史沿革、主要領導、重大歷史事件；熟悉本單位的組織結構和下屬部門情況；熟悉本單位的主要業務職能；熟悉本單位的檔案品種、分類體系、數量和存放位置；熟悉本單位各個部門檔案歸檔移交情況和利用需求；熟悉檔案管理的相關法律、法規、標準制度和業務規范。2.檔案工作者應努力成為讀、寫專家。3.檔案工作者必須對新技術、新材料的應用迅速響應。4.檔案工作者應有廣泛的社會溝通與社會宣傳。5.檔案工作者應努力做好咨詢與顧問工作。

當然，在不同類型和不同性質的檔案部門，對檔案工作人員能力和素質的要求顯然是不一樣的。比如在檔案館、檔案室、檔案局（處、科）三種類型中的檔案工作者就應有較大的能力和素質要求區別；檔案部門的領導和具體工作人員的能力與素質要求也是不一樣的；同樣，不同工作崗位人員的要求更是不一樣的：如，從事文件收集、排架整理、價值鑒定、庫房保管、借閱利用、史料編研、業務指導、信息化、破損修復等工作的人員需要的能力與素質要求明顯不同。

四、能力提升與角色強化的途徑和方法

（一）高校檔案專業教育的轉型與調整

目前，在中國，已有三十多所高等院校設立了檔案系或檔案專業，還有的設立了碩士生和博士生學位。每年分別招生幾十人不等。按照各個院校師資力量的不同，同時，按照他們對社會需求和今后發展趨勢的不同理解，大致可分為三大類基本教學學科模式和課程導向——或偏重歷史學科、或偏重管理學科、或偏重信息學科。

不管怎樣設計，這些也還是在探索實踐之中。目的總是希望培養出能適應社會需求和今后發展的合格人才。即寬口徑、厚基礎、多選擇、復合型的檔案專門人才。

（二）按新環境、新變化所進行的檔案人員崗位培訓

在中國，由于地域廣、單位多，基層檔案文秘人員的需求量非常高，幾乎每個單位至少需要一名檔案文秘人員。光靠大專院校培養檔案專業人才顯然是遠遠不夠的。同時，由于進入檔案部門的門檻比較低，檔案工作者往往是先工作再受訓。因此檔案專業崗位培訓工作的任務是十分繁重的。在國家檔案局設立了檔案干部教育中心，在各省也大都設立了地區性的檔案培訓機構。

如：國家檔案局已經堅持在北京連續舉辦了11期中央國家機關檔案人員崗位資格培訓班（每年一期），對上崗人員應知應會的檔案與文秘基本知識和基礎課程，集中進行培訓。主要課程有：文書學、檔案管理學、科技檔案管理學、專門檔案管理、檔案編纂學、檔案保護技術、電子文件管理、檔案信息開發利用、檔案價值鑒定、檔案法規知識、檔案職業道德等

（三）開展提升綜合能力的檔案繼續教育

根據環境形勢的變化和工作的需求，對已經工作的檔案工作者進行知識更新和知識補充，又稱檔案繼續教育。內容不固定，每次培訓課程突出相關最前沿、最需要、最管用的專題進行講授、研討和咨詢，效果也非常好。每個專題都可作為一期培訓班，例如檔案法規體系建設、檔案資源建設、檔案信息開發利用、檔案信息化建設、檔案的宣傳展覽、檔案安全防范措施、檔案事業發展的熱點問題、國際檔案工作動態等。

（四）解決檔案管理中某些特定工作的專題培訓

為了適應電子文件和互聯網的新環境與新挑戰，有必要提升檔案工作人員有關電子文件和信息化管理的知識與技能。我們舉辦了多期專題培訓，特邀有關專家學者來講授，主要課程有：電子文件與電子檔案的特性；電子文件歸檔的原則與要求；檔案管理軟件的功能要求與選擇；電子檔案存儲環境與歸檔載體要求；傳統檔案數字化掃描工作的要求與規范；電子文件與網絡的安全風險與防范… …

（五）開展廣泛而有效的檔案社會宣傳

可以采取以下的社會宣傳方式，來推廣檔案工作：檔案新聞發言人制度；檔案史料的永久性陳列；面向公民配合社會紀念活動的檔案主題展覽；編輯出版檔案史料匯編；拍攝播放檔案文獻電視片；檔案館建立學生教育基地；舉辦檔案周、檔案日活動；面向社會的史料征集活動等。

（六）提高對機關、企業和社會的檔案專業貢獻

在新環境下，檔案工作者必須立足本單位，面向全社會，充分發揮出檔案的獨特作用，充分發揮出檔案的資源優勢，充分發揮出檔案的記憶功能、憑證功能和參考功能這三大功能。

總之，希望通過專業培訓和對社會所發揮的獨特貢獻，能大大提升檔案人員的自身素質和專業能力，大大提升社會角色認同和社會評價，更好地為社會做出貢獻。

作者單位：國家檔案局檔案干部教育中心