基于中小企業視角檔案資源管理

摘要：對我國企業特別是中小企業而言，在目前經濟轉型的大趨勢下，檔案作為巨大的隱形資產，潛在價值日益顯現。本文從中小企業的視角出發，初步探索了檔案管理在企業經營中的發展現狀，分析了當前中小企業檔案管理中存在的主要問題，從而幫助企業認識到建立完整檔案體系的重要性以及該體系對產業拓展和延伸的重要意義，進而提出改進中小企業檔案管理的幾點建議。

關鍵詞：檔案管理 中小企業 產業拓展 產業延伸

檔案，作為一項潛在資本，對于我國的中小企業而言，在多元化拓展的當下既可以做到快速理清內部結構，又可以對行業發展過程做到全面了解。所謂檔案，其實就是對組織或者個人活動的原始信息記載，是一種信息資源，也是一種基礎資源，很多預測和決策都建立在檔案資料的分析之上，因此其具有特殊的價值涵義。當然，檔案不僅僅只停留在一般認識上的企業檔案、人力檔案，還包括產品檔案、科技信息檔案、客戶檔案、行業檔案等等。

隨著全球化的深入，人們接收的信息越來越多，檔案作為一種記錄形式，可以使個體更好地融入到大環境中去；同時，科技轉化為生產力已經成為世界性的需要，如何將理論轉化為技術進行推廣應用，檔案的作用舉足輕重。

然而，根據大量實例的調查和分析發現，中小企業并沒有做到充分的管理、開發和利用檔案資源。

一、目前中小企業檔案管理存在的主要問題

1、檔案疏于管理，在日常管理中地位低下

一般的中小型企業，從事的多為建筑業、加工業、交通運輸業等，經營規模較小，資金實力較弱，而且人員流動性大、素質參差不齊，所以企業并沒有設置專門的崗位對檔案進行收集、分類、歸結、保存等。這種做法源于對檔案管理的忽視，長此以往，只會導致檔案資料的雜亂無序，還可能會導致檔案的丟失，影響企業的長久發展。

2、避重就輕，檔案管理的側重點有所偏移

通過調查發現，在中小型企業里，人力資源檔案是最受重視的，科技信息檔案幾乎為零。由于我國市場經濟起步晚，受到社會觀念的影響，中小型企業的成長之路并非一帆風順。正因如此，企業盲目追求人才、設備的高端化，卻忽視了科技才是第一生產力的根本。對于中小型企業，優勢就在于經營手段靈活、管理層級少、上下級之間易于溝通，如果能夠利用科技信息、產品、行業檔案敏銳地判斷出市場走向，將極大地提升它們在市場競爭中的實力。

3、缺乏檔案意識，沒有認清檔案的重要性

表面上看增強檔案意識與企業發展并沒有直接聯系，其實，這是最重要的一點，也就是說，員工必須在認知中了解檔案資源對其自身和企業的重要性，這是從根源上轉變思想。檔案意識的提升是承上啟下的一環，增強這種意識感，“對上”是培養員工的一種工作習慣，將舊有的企業決策、活動記錄收集整理，“對下”是在遇到新問題的時候就可以從之前的模式入手，進而提高工作效率，幫助企業發展。

4、利用率不足，檔案價值未得到有效體現

中小企業的日常經營中，檔案的使用率并不高，因此，檔案的價值也就無法得到完整的體現。通常，中小企業經營項目隨意性比較大、項目單一，在接觸新項目、開發新領域時，員工們并不傾向于先著手查找本來已有的相關檔案資料，而是更喜歡邊工作邊查詢或者從對方手中直接獲取資料，究其原因，主要是由于檔案缺乏管理導致了或丟失或不便尋找造成的。

二、改進中小企業檔案管理的幾點建議

1、提高員工素質，培訓專業管理人員

人員流動性大是中小企業，尤其是高成長性企業面臨的典型問題，目前還沒有找到有效的解決措施。在調查中發現，超過一半的企業在面試時采取的招聘和甄選體系非常完善，但是僅有不到20%的企業通過建立招聘評估程序來進行后續數據處理。因此，人才專業領域重復、個性特征與企業文化不符等問題相繼出現。

異常的員工流動率會使企業的員工素質無法得到保障。企業在招聘時可能會盲目追求人員的數量增加而忽視一些問題，例如，員工結構不合理，受教育程度不同，性格差異大等，這些對于企業日后的發展都將埋下隱患。

面對如此現象，企業更迫切的需要通過培訓以提升員工專業水平、平衡員工之間差異。早在20世紀70年代，西方的管理學家和企業家就提出：企業發展的軟肋是偏弱的執行力，而并非戰略規劃。也就是說，企業培訓是對員工的工作領域進行再教育和訓練，針對性強，更能夠符合企業實際，因此十分必要。

2、加大宣傳力度，增強企業和個人的檔案利用意識

加強檔案的宣傳、教育工作，著眼于未來有著深遠的意義。長期以來，檔案部門的工作都是封閉或半封閉式的，對外交流差，造成了人們對其工作性質的不了解，也就逐步忽視了它對于我們自身的利害關系。針對這些現象，企業的檔案部門在完善內部管理的基礎上，還應該注重宣傳工作。宣傳工作開展得好，不僅對檔案基礎工作大有裨益，對于檔案的利用也是益處多多。

隨著人們的不斷宣傳、學習，從思想根源上認識到檔案的重要性，可以節約企業日常工作中的大量精力，例如，在寫報告、出具檢測結果、寫論文時，員工都不會忘記先去檔案室查閱資料，一種良好習慣的培養，對于企業而言是一筆不小的財富。

3、轉變管理思想，建立健全檔案管理機制

除了提升員工的素質、加大檔案工作的宣傳力度之外，建立一套健全的管理機制是非常有必要的。現在是信息化時代，多元化、復雜化充斥著我們的生活。因此，對于檔案的管理工作，我們要適應社會需要，就要轉變理念、改變模式。

檔案的利用無處不在，包括科技團隊的建設需要檔案資料做支持，學習和掌握先進的技術、成果需要檔案資料加以借鑒等等。一套健全的檔案管理機制應該包含以下內容：首先，檔案管理人員必須要對該工作有熱情、思想開放，克服保護主義，要懂得面向市場和生產線主動收集各類信息，整理成檔案資料；其次，管理人員要了解不同檔案之間的關聯，要懂得合理分配，面對企業和員工的需要能夠及時提供信息，便于檢索；另外，檔案管理人員必須要對檔案的處理認真負責，明確了解檔案的去處和持有者，及時督促資料的歸還；除此以外，還要利用網絡環境建立一套檔案管理系統，時時關注資料的變動情況，如是否需要資料續借，以便及時修正檔案室信息。

當然，在檔案的管理過程中，最為特殊的就是保密工作，尤其是企業中的科技信息、產品信息、客戶信息，作為機密性資料必須要謹慎處理。

4、加快檔案鏈體系建設，推進檔案的現代化管理

檔案同其他資源一樣，也需要不斷發展來跟上時代步伐。所謂檔案管理的現代化，就是將管理學、檔案學、保密知識和企業專業領域融合到一起，通過培訓和學習，利用計算機、網絡等現代技術手段作支撐，建成完善的鏈條結構實現檔案的循環使用（詳見下圖）；同時還能夠有效的監督檔案的“放回”和“歸檔”環節，避免錯亂、丟失現象的再發生，為企業最大程度體現檔案的價值。

檔案的現代化管理流程圖

作為中小型企業，如何推進檔案的現代化管理程度，檔案資源建設是基礎，管理人員的業務水平提升是條件，檔案編研工作的程度加深是途徑。只有做到以上幾點，才能夠保證企業中的檔案管理工作符合企業的切實情況，且能夠更好地服務于企業利益。

*本文為煙臺鑫寶金屬材料有限公司檔案數字化加工解決方案研究課題。

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作者單位：山東工商學院