在建工程竣工檔案驗收與文檔一體化系統設計

摘要：本文根據工程竣工檔案管理中存在的問題，提出了文檔一體化體系設計的構想，并根據此理念在大唐國際阜新煤制氣有限責任公司應用，取得很好的效果。

關鍵詞：在建工程 竣工檔案 文檔一體化

在建工程的文檔管理一直是檔案管理的重點和難點，竣工驗收直接關系到在建項目的周期等管理，因為檔案驗收無法過關而導致整個在建項目遲遲無法通過竣工驗收的現象很普遍，給企業和相關施工單位都造成很大損失。在建期間涉及多個部門，如工程部、基建、物資等部門，甚至外單位的施工隊、監理公司等，大量在建期間生成的圖紙等檔案都分散在這些機構中，具有隨時產生、版本眾多、分散性強、收集不易、易流失等特點。

在建工程的檔案驗收涉及面較廣，往往對工程各方各階段的文檔有歸檔要求，并對之進行驗收，如準備階段的各立項文件、建設用地、征地拆遷文件、勘察、測繪、設計文件、招投標文件、開工審批文件、財務文件，竣工驗收階段的工程竣工總結、竣工驗收記錄、財務文件、聲像、微縮、電子檔案；施工單位需要歸檔：建筑安裝工程、市政基礎設施工程竣工圖等。

一、在建工程項目檔案工作存在的問題

檔案部門對這些施工單位往往約束力不強，導致收集過程存在無法收全的現象。在建工程項目的實施過程中存在如下五方面的問題，致使參建各方成本和業主的營運成本居高不下：

1.業主與參建各部門間協同工作與互動問題

設計、采購、施工、業主間，由于知識保護、組織管理等原因，還沒有實現真正意義上的互動。

2.技術知識資產的交付流失問題

傳統的技術資料竣工交付方式疏漏很多，由于工程建設中，文檔處在無序管理狀態，丟失遺漏，一些人的不負責任或移交范疇漏洞等因素，使得這些資料流失嚴重，難保完整。

3.各自為政的信息碎片問題

設計、施工、監理、業主等各相關部門都有各自的業務工作系統，規范的和不規范的，網絡化的和單機版的，形成了眾多的信息碎片，專業間、部門間的信息溝通仍通過傳統的紙質文檔手工傳遞。

4.電子文檔的無序保存問題

隨著信息社會的發展，在工程建設過程中，電子文檔無處不在，不但存在于各單位的系統中，而且在隨機資料、外購技術、管理人員的個人郵箱都有大量的電子光、磁盤和電子文件，這些文檔長期處于無序保存狀態，丟失嚴重。

5.電子文檔的在線邏輯歸檔和定期物理歸檔問題

國家檔案局最近發布的《企業檔案工作規范》中提出的要求，目前還沒有一個具體的解決方案。

二、文檔一體化系統的設計

基于上述情況并從實際情況出發，如果設計開發一套軟件能夠完美解決以上各種問題將會大大助益公司的各在建項目的文檔管理和竣工驗收。

（一）研究目標

利用現代網絡技術，建立一個高效的B/S工程網，構成一個工程團隊各成員統一的協同工作平臺和公用數據區，以提高施工管理水平，保證工程項目按時、優質、高效竣工驗收，監控管理工程文檔資料的完整性、真實性，并探索一條竣工資料快速在線驗收的新路。

1.總體目標

建設一個連接工程所有相關部門或單位的B/S網絡系統，形成一個網絡上的工程運作團隊，全生命周期實時管理工程隨時產生的各類文檔和信息，既文檔的制作生成、申請、審查、校核、批簽、傳遞、電子文檔的歸類保存、紙質文檔自動組卷、輔助各類竣工驗收、完整性齊全性檢驗等，完全消除竣工后的漫長而繁重的檔案整理工作，并對入網各部門提供工程團隊內形成的所有文檔的實時查詢和利用服務。

2.具體目標

(1)建立工程的B/S網絡系統，形成網絡上的工程運作團隊

借助業主公司的局域網和專用服務器與防火墻，建立工程專用網。設置VPN服務器，用以與遠程的工程團隊成員鏈接，包括遠程供應商、遠程設計院等。對于野外較大范圍作業的工程，各遠程團隊成員可以利用電信網，ADSL入網，業主用VPN服務建立專用網。工程文件服務器的硬件可以由信息部統管，數據管理及各種工程資源配置，應由業主工程部系統管理員負責，一個服務器一套軟件，可以同時做多個工程，管理多支不同的團隊。

（2）全面采集，整合數據碎片

通過自動的異構數據采集接口實現各相關資源的全面整合，可采集的外部系統包括：ERP數據接口；OA接口；遠程供應商的數據庫；遠程設計系統；個人郵箱自動采集；網絡定題采集；移動載體解讀采集。

（3）通過三個平臺，監護重點資源

一是文件的在線創建、編輯、流轉平臺。包括在線下載標準模板（如SH3503、SH3543等），在線生成文檔，在線提交審批定稿。各施工單位將文檔直接編輯在業主的服務器上。各用戶對文檔只能編輯、下載或打印，不能刪除。文檔會完整地保留在服務器上，業主檔案員可監視，以確保文件的完整性、真實性。系統重點控制審批流程，對線下生成的或外部傳來的文檔，必須上傳到線上審批。

二是發圖臺賬的控制平臺。發圖臺賬實現電子化、網絡化，圖紙目錄可利用上述遠程接口在線采集，也可以移動載體配置采集，經處理保存到臺帳數據庫，網絡化進行圖紙分發通知與記錄，版本控制。通過與施工文件的關聯，實現變更控制，并形成追溯檢索結構。這樣就能有效控制圖紙的變更，完成圖紙的版本控制，通過網絡監視圖檔，特別是竣工后的圖檔的完整性、真實性。

三是隨機資料的控制平臺。系統要求設備開箱時要隨時將裝箱單掃描進系統，若有隨機電子光盤應盡快上傳進系統，通過對裝箱單掃描文件OCR轉換進目錄數據庫，用該數據庫控制項目隨機文件（電子和紙質）的去向及狀態，通過網絡視圖監視其存放位置，指導各有關單位隨時組卷并及時完整歸檔，同時可掌控項目備件與專用工具信息。

（4）規范處理，統一數據模型

以windows資源庫方式建立整個工程的業務資源庫及元數據，作為共用的數據區。由數據自動處理組件，構成一條數據處理流水線，用來統一數據模型，包括如下組件。

解讀：打開原系統封裝，將文本不失真拆離原系統。

模版化：一些文本數據在原系統中是一個數據庫表，取出后需進行模板處理后才能穩定保存。

文件打包：一些非結構化的文件是一套套存在的，不可分離的。如一件公文，有正文、閱辦、簽發幾個文件組成，從原系統拆離后應打包保存，以防混亂。

通用格式處理：一些需要造價昂貴的特殊閱讀器才能讀到的文件，應進行不失真格式轉換，換成通用的、免費的、可長期識讀的格式，如pdf格式。

元數據采集：各種處理、封裝和移動，都需要自動在元數據做好記錄。

分類分存標簽：按事先定義的規則打上類別專用標簽，以支持后面的自動分發系統。

（5）自動分存，安全保管資源

通過一個外部系統數據分包歸類配置平臺，各單位管理員可以通過外來數據目錄信息的某一關鍵字，配置到本部門的業務包中。該平臺只在系統集成和情況有變時啟用，生成了一個數據存址信息表，一個后臺運行的自動分發組件，將公用數據模型處理過的數據，從信息表中取出存址數據和追溯關聯數據，保存到元數據庫和關聯表中，然后根據信息表的存址信息，將數字原文分門別類保存到工程樹各業務包。外部系統來的數據是自動分存的。所處理的數據也包括網絡定題采集、個人郵箱、批量移交的載體文檔等。

（6）移交歸檔，網上快速操辦

針對工程樹資源庫提供一整套安全防護組件，包括只讀控制、版本控制、異常報警、備份恢復、格式封裝等。在保證數據安全的基礎上，通過在辦文檔資源庫、現行文件存儲庫和檔案庫之間的無縫連接，實現文件的網上快速移交歸檔。

（7）動態配置，順應情景多變

通過系統管理子系統建立工程的組織機構樹和工程樹，在組織機構各節點上配置該部門在線工作的客戶端權限和操作員工的個人賬戶?？蛻舳藱嘞奘轻槍I務樹上的某些節點的操作權限，也就是該客戶端做工程的哪些業務。工程樹是分層的資源存儲包，客戶端在業務操作時從這里存取數據，產生的新數據又被存到該庫，周而復始形成了該業務的信息流，以此類比所有的業務結點和客戶端，形成整個工程的信息流和資源庫，信息流動于業務操作過程時，實時的反映出工程的采購物流、資金流、工程進度的現實狀況，擺在有關管理人員的面前。對于不理想的環節，可以就地下達指令，組織協作，調整計劃，形成的變更過程文檔被自動存儲到工程樹資源包中。業務包的數據只能存取而不能刪除，以保護資源的完整?？蛻舳瞬僮鲌绦袉T工的個人賬戶被綁定在一個（也可多個）客戶端上，員工調離崗位，在系統管理的登記平臺注銷即可。同時，通過元數據將各業務資源包與業主檔案的紙質檔案分類關聯起來，為自動化歸檔創造條件。

（8）協同工作，實現對資金、進度、文檔的有效監控與監管

實現工程團隊內部以及業主之間有效、實時的溝通，以團隊協作為核心提供通用的、隨需應變的管理，全面提高工程的實時管理和動態應變能力，形成完整的、貫穿項目整個建設過程的在線協同工作平臺。該平臺提供如下輔助操控工具：信息交互、工作匯報、網絡論壇、三項（資金占用、計劃進度、文檔資源）監控統計分析、文檔編撰柜櫥配置、快捷關注、檢驗歸檔等。

三、研究范圍

1.組織范圍

以業主項目經理部為中心，盡可能地組織所有相關部門上網，可以包括施工、監理、設計、建設、供應商等相關單位和部門。

2.業務范圍

涉及工程項目各個階段所產生的文件（如立項文件、勘察測繪設計文件、項目管理文件、監理文件、施工文件、竣工圖等）的及時、有效跟蹤管理。

文件的在線創建、申請、審查、校核、批簽、存儲、紙質組卷、歸檔以及檢索。

施工圖紙的移動載體導入、維護、版本監控以及圖紙的分發和施工圖臺賬的查詢。

設備隨機資料的移動載體導入、掃描掛接以及備品備件信息的維護。

3.系統應用范圍

在建工程文檔一體化系統的應用實施范圍包括：設計單位、監理單位、施工單位、建設單位各部門、業主檔案館。

基于如上理念設計的在建工程文檔一體化系統已在本集團所屬的大唐國際阜新煤制氣有限責任公司應用。圓滿解決了上文提到的各種問題，現在業主與參建各部門間通過這樣一套系統協同工作與互動，技術知識資產的交付避免了流失，信息得到全面收集整理不再有各自為政的信息碎片困擾，電子文檔全生命周期進行有序保存，實現了電子文檔的在線邏輯歸檔和定期物理歸檔。在建期的各種文檔都存在于此系統中，對于竣工驗收的要求來說是只多不少，完全避免了為應對驗收而手忙腳亂地偽造假文檔的現象，實現了檔案的真實性、完整性。

作者單位：大唐能源化工有限責任公司