企業科研檔案管理初探

科研檔案是科學技術活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的歷史記錄，它直接記錄了每一個科研項目研究活動的全過程，具有客觀真實性和完整成套性的特點，它既是科研活動的直接產物，又是繼續開展科研活動的基礎和階梯。

一、當前企業科研檔案管理的現狀

1.企業科研檔案收集難

隨著市場經濟的發展，企業科研檔案收集難，收集材料不完整的問題普遍存在。以我們煤炭企業為例，依據《煤炭工業企業檔案分類規則》中制定的科研檔案管理標準，結合我單位的實際情況，煤炭科研檔案歸檔范圍應為：科研準備階段的科研課題審批文件、調查報告、開題報告、合同文本和協議等文件；科研研究實驗階段各種載體的原始記錄、計算資料、實驗報告、專利申請的有關文件材料、關鍵工藝文件、技術規范、設計文件、圖紙、圖表、底圖、重要的來往文件；總結鑒定驗收階段的工作總結、論文、科研成果報告、技術鑒定材料、中止或停止項目研制的總結及有關部門結論性意見、預決算材料；成果和獎勵申報階段的成果和獎勵申報材料、成果登記表、成果鑒定材料、獲獎證書及使用過程中的經濟和社會效益的說明材料；推廣應用階段的推廣應用方案、擴大生產的設計文件、生產定型鑒定資料、轉讓合同、工藝文件、用戶反饋意見；專利材料，專利證書、成果內容簡介等。在我公司現存的2873卷科研檔案中，很難見到如此齊全的檔案（大多數是屬于成果和獎勵申報階段的材料）。造成這種現狀的原因主要有以下幾個方面：一是由于課題研究過程中有一些材料根本沒有形成；二是由于有些科研項目具有研究周期長、機構臨時性和人員不固定，歸檔材料類型繁多、載體多樣、來源廣泛、內容復雜、專業性強等特點；三是由于某些科研人員心存疑慮，為防止技術外流故意將某些有價值的文件材料，如一些實驗數據、圖紙以及照片等不歸檔；四是由于企業的檔案人員對科研業務不熟悉，在收集科技檔案過程中，變得“束手無策”。這些原因都導致企業的科研檔案存在收集難、收集材料不齊全、不完整的現狀。

2.企業科研檔案利用率低

近幾年我公司的檔案利用統計數據表明，企業科研檔案的利用率，遠遠低于其他類檔案，而且從利用目的來看，局限性很大，僅限于工程技術人員撰寫論文和晉升技術職稱時查閱。這主要是由于：一是部分科研檔案歸檔不全，歸檔材料質量不高，利用的價值不大；二是有關人員對科研檔案開發工作認識不足，認為科研檔案只要能保管好，到時能查找到就行了，這種認識造成了企業科研檔案的開發利用徘徊在被動式提供服務和常規的一次性開發利用上；三是部分科研成果檔案涉及到知識產權問題，使企業科研檔案管理人員不得不對所管檔案小心翼翼，致使大批檔案得不到充分利用，甚至有些很有價值的檔案被長期閑置在那里。科研人員不能有效地利用檔案將其應用于科研生產和實踐，造成檔案資源的浪費；同時檔案人員的管理價值和作用也很難在檔案利用效果中得以體現。

3.企業科研檔案管理缺乏復合型人才

企業科研檔案管理具有很強的專業性，要求科研檔案管理人員不但要具備檔案管理知識，同時還要具備企業專業技術知識。就我公司而言，近幾年，由于精簡機構，檔案人員少之又少，具有一定企業專業技術知識的人員，絕大部分被抽調到了其他崗位，從目前現有的檔案管理隊伍看，其文化程度和專業素質很不適應新時期檔案管理工作的需要，正是由于這個原因，企業檔案人員在科研檔案收集過程中，由于不懂業務，而變得“束手無策”。

二、做好企業科研檔案管理工作的對策

1.做好企業科研檔案的前端控制

檔案人員要在課題立項之初就要與科研管理部門以及課題組積極協調、密切配合，了解每個年度的科研項目、項目總體進展計劃、所屬部門、年度計劃、年度完成的指標、內容、項目來源、起止年限以及項目負責人等情況。在科研項目管理制度中，把科研文件材料的形成和積累任務納入各課題組之中，列為科研人員的職責之一。課題開始之初，就可將科研項目歸檔說明發送到課題組中，明確歸檔的范圍和歸檔要求，增加檔案管理制度的透明度，使科研人員目標明確、任務清楚，在科研過程中，自覺而有條不紊地去組織科研材料的形成和積累，做到把形成的每一份科研材料都能隨時地裝進材料積累的袋中，從而保證歸檔材料的齊全、完整。

2.加強對企業科研檔案的跟蹤管理

檔案人員應加強科研項目檔案的跟蹤管理，將科研項目檔案的收集和整理與科研工作的進度相結合，編制檔案收集監控計劃。了解項目進展計劃，與科研管理部門緊密配合，共同進行階段性檢查和每個年度課題項目中期的檢查工作。及時掌握各階段項目的完成情況、數據和材料的形成情況、預期形成的文件資料和課題組下一步的工作安排等，指導、監督和檢查課題組有關人員開展檔案的預立卷工作，對合格的科研檔案可以進行預驗收的工作，對于不合格的，可及時提出要求和整改的意見，從而完成科研項目檔案形成全過程的控制，做到歸檔工作的層層落實，使每個環節既是下個環節的基礎，同時，又控制和制約著前一個環節，最終達到企業科研檔案收集歸檔的及時、準確和完整的目的，從而實現科研檔案規范化和科學化的管理。

3.積極開展科研檔案的開發工作，提高科研檔案的利用率

保管科研檔案的最終目的就是為了將來的再利用，積極開展科研檔案的開發工作，加強對科研檔案開發工作認識，提高科研檔案的利用率顯得尤為重要。企業科研檔案的開發工作應包括以下幾項內容：

一是科研檔案的編目排序工作。企業科研檔案的信息含量很大，涉及專業領域非常廣，而一般企業科研人員通常只查閱企業科研檔案中的很小的一部分信息，這對企業檔案信息查全率和查準率提出了較高的要求。因此企業科研檔案管理人員必須根據利用者的不同需求，分析有關科研檔案信息，進行編目和排序。如我公司在科研檔案管理中，積極開展了科研檔案的編目和排序工作，我們按照企業科研檔案的分類原則和方法，結合企業科研檔案信息的主題內容和載體形式，確定了科研檔案的有關標識，并利用計算機輔助管理系統進行相關條目的著錄工作，編制了必要的檢索工具。通過這項工作，一方面有效存儲了企業價值較大的科研檔案信息，以便企業科研人員隨時查找和利用；另一方面也方便了檢索，提高了企業科研檔案信息的查全率和查準率；同時又對企業的科研項目進行了重新的有效梳理和統計。

二是對科研檔案信息進行深層次加工，有效開展科研檔案編研工作。企業科研檔案的編研工作可分三個層次，即一次信息的編研、二次信息的編研和三次信息的編研。一次信息的編研，我們也可以稱之為淺層次的編研，它是在不改變科研檔案的原文和原圖及數字基本內容的基礎上進行的。二次編研是在淺層次編研工作基礎上，將分散在不同項目、不同種類和不同載體中的企業科研信息，按照一定的方式和方法進行重組，也就是說，通過摘取企業科研檔案中有價值的信息，并將其系統化。如我公司近幾年，根據企業經濟發展的需要編寫了《科研項目和引進項目簡介》、《產品介紹》等編研材料，這些編研材料不僅具有為利用者提供檢索的特點，同時還具有提供企業科研檔案原件精華的功能。三次編研是一種較高層次的編研工作，即是針對一定的課題，以企業科研檔案信息為素材，開展的企業檔案的編研工作。如我公司根據企業安全生產的需要編寫的《煤礦沖擊地壓防治簡介》。還有在我公司檔案館保存的文書檔案中有一部分建國后經濟建設方面的檔案史料，在這些檔案史料里，記載著企業經濟建設的具體政策、成就、經驗以及經濟管理活動的措施、方法等。我們通過深層次地開發和研究這些檔案史料，起草了有關專題報告，提供給了企業領導和相關部門作為參考，為企業有關工作的開展奠定了基礎。

三是采取多種方式提供科研檔案信息服務。目前，我公司已經實現了檔案數字化和網絡化的管理，檔案信息服務采取網絡查詢、電話調檔和紙質借閱等多種形式相結合的方式，利用者不但可以在公司檔案館，還可以在集團公司的各個終端，在檔案館授權后進行查詢，科研檔案的查全率、查準率大大提高，科研檔案在企業的安全生產、經濟建設等方面都充分發揮了作用。

4.提高檔案管理人員的綜合素質，造就復合型人才

企業科研檔案收集難度大，這就要求企業科研檔案管理人員既具有良好的職業道德，熱愛本職工作，樹立科研檔案管理直接為科研人員服務的理念，又要針對企業科研檔案專業性強、內容復雜、載體類型多樣等特點，加強學習，具有多學科的知識和熟練的業務技能，并在企業科研檔案開發工作中勤于思考，不斷總結經驗，從中找出新規律、新特點，樹立超前服務、主動服務的意識。特別是在當今的網絡時代，企業檔案管理者還應熟悉和掌握有關現代管理的技術和手段，使科研檔案管理工作順應企業和社會發展要求。

作者單位：北京京煤集團有限責任公司檔案館