《全國檔案事業統計年報制度》解讀

2011年度檔案統計年報工作已經開始。為了幫助各填報單位更好地把握檔案統計年報表內容，進一步提高年報數據質量和工作效率，本文就《全國檔案事業統計年報制度》進行如下解讀。

一、《全國檔案事業統計年報制度》的基本背景

檔案統計工作是檔案事業建設的一項重要基礎性工作，準確、系統、全面的統計數據是了解和掌握檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業發展的重要手段。全國檔案工作基本情況統計年報制度始于1983年，國家檔案局當時制定了檔統1-3三個表。隨著檔案統計工作的不斷發展，國家檔案局對檔案統計的方法和手段進行改革，從1991年起，實行了《全國檔案事業統計年報制度》。該制度經過幾次修訂，2006年修訂的《全國檔案事業統計年報制度》執行至今。

《全國檔案事業統計年報制度》，是經由國家統計局審批，國家檔案局制發的檔案統計制度，已納入國民經濟和社會發展計劃的統計中，全國各級各類檔案部門須按照年報制度要求，依法認真貫徹執行。

二、《全國檔案事業統計年報制度》的主要內容

《全國檔案事業統計年報制度》規定了統計年報的填報內容、填報范圍、報送程序和報送時間。北京市處級以上檔案部門均需按規定填報統計年報，并依行政管理權屬進行逐級匯總、逐級報送。

（一）《全國檔案事業統計年報制度》報表體系

《全國檔案事業統計年報制度》統計內容涵蓋了檔案事業各個方面。從縱向上，填報單位分為三大類，既檔案行政管理部門、檔案館和檔案室，各類檔案機構又分為多個類型和多個級別；從橫向上，填報內容既有對檔案機構、人員情況的統計，又有對檔案工作各個環節，既檔案實體管理情況、檔案信息開發利用情況、檔案教育情況、檔案科技情況及檔案基礎設施設備情況等方面的統計。人員情況包括其年齡結構、專業結構、技術職務結構等內容；檔案實體管理情況包括檔案的種類、數量、檔案的歷史分期、檔案收進移出數量、檔案鑒定銷毀及檔案整理編目等內容；檔案信息開發利用情況統計包括利用數量、利用效益及編研等方面；檔案基礎設施設備情況統計包括檔案部門用房面積、保管保護檔案所需設備及檔案館基本建設等內容的統計。

為了便于各級檔案部門填報和檔案行政管理部門分級分類進行綜合匯總，《全國檔案事業統計年報制度》設計了兩種報表形式，一種是基層表，另一種是綜合表，基層表是用于各級檔案部門填報，綜合表是供計算機綜合匯總使用。兩者既有聯系，又各自發揮不同的作用，共同形成了完整的檔案統計年報體系。

（二）關于基層表

基層表包括：

六個基層表是由不同類型檔案部門填報。檔基1表，由各級檔案行政管理部門填報，主要統計檔案行政管理部門的機構人員情況；檔基2表分別由各級各類檔案館填報，報表內容包括機構人員情況、館藏實體檔案情況、國家重點檔案搶救情況、館藏檔案開放利用情況及檔案館設施設備情況；檔基3表分別由統計范圍內的各級機關、人民團體、民主黨派、企業、事業單位檔案室填報，報表內容包括機構人員情況、室藏實體檔案情況、室藏檔案利用情況及檔案室設施設備情況；檔基4表和檔基5表分別由地級以上和省級以上檔案行政管理部門填報，報表內容分別為檔案專業教育情況和檔案科技情況；檔基6表由國家綜合檔案館填報，報表內容包括新建和改擴建檔案館的建筑規模、投資規模及其完成情況。

各填報單位只填報本單位對應的表格，凡與本單位無關的表格不需要填報。北京市各類檔案部門填報基層表名稱如下：

（三）關于單位類別代碼

《全國檔案事業統計年報制度》對填報單位進行科學分類、分級，以便于獲得較詳細、全面的匯總數據，這對于了解全國乃至本地區、本系統的檔案工作情況是非常重要的。

檔案機構類別和層級的劃分方法為：檔案局分為中央、省、地、縣級；檔案館分為國家綜合檔案館、國家專門檔案館、部門檔案館、企業檔案館、文化事業檔案館、科技事業檔案館，其中前三類檔案館還分為中央、省、地、縣4個層級；檔案室分為機關檔案室、企業檔案室和事業單位檔案室，機關檔案室又按照中央、省、地、縣劃分為4個層級，企業檔案室又按照大型企業和中小型企業檔案室劃分為2個層級，事業單位檔案室又按照文化事業單位和科技事業單位檔案室劃分，分別有省市級、縣團級2個層級。

北京市各級各類填報單位類別代碼如下：

（四）綜合表與基層表的關系

綜合表不是用于檔案部門填報，而是由檔案部門填報的基層表的數據轉換到綜合表的相關指標項形成的表格。一個基層表可以形成若干個綜合表。綜合表包括：

舉例說明，北京市檔案館填報基層表檔基2表—《檔案館基本情況年報》，其單位類別代碼為“012”，錄入計算機后，則可以產生4個綜合表。第一個綜合表為檔綜1表—《檔案事業機構、人員情況綜合年報》，凡是有檔案機構和檔案人員的單位，均產生此綜合表，此表是檔案局、檔案館、檔案室三類檔案機構及其人員情況的綜合匯總表。北京市檔案館人員情況應轉換在檔案館類的相應欄目中；第二個綜合表為檔綜1表附表2—《檔案館機構、人員情況綜合年報》，此表按照類別和層級對各級各類檔案館的人員情況分別統計，北京市檔案館人員情況數據則轉換到省級國家綜合檔案館相應欄目中；第三個綜合表為檔綜2表—《檔案館保存檔案情況綜合年報》，此表統計檔案館保存檔案實體情況，北京市檔案館保存檔案情況的有關數據應轉換到省級國家綜合檔案館相應欄目中；第四個綜合表為檔綜4表—《檔案館利用檔案情況及館內設備情況綜合年報》，北京市檔案館開放利用檔案及館內設備情況的有關數據同樣應轉換到省級國家綜合檔案館相應欄目中。

再例如，北京市政府某局機關檔案室填報基層表檔基3表—《檔案室基本情況年報》，其單位類別代碼為“072”，錄入計算機后，則可以產生4個綜合表。第一個綜合表為檔綜1表—《檔案事業機構、人員情況綜合年報》，該局機關檔案室人員情況則顯示在檔案室的相應項目欄中；第二個綜合表為檔綜1表附表3—《檔案室機構、人員情況綜合年報》，此表按照類別和層級對各級各類檔案室的人員情況分別統計，該局機關檔案室人員情況數據則轉換到省直機關檔案室相應項目欄中；第三個綜合表為檔綜3表—《檔案室保存檔案情況綜合年報》，此表統計檔案室保存檔案實體情況，該局機關檔案室保存檔案情況的有關數據同樣應轉換到省級直機關檔案室相應項目欄中；第四個綜合表為檔綜5表—《檔案室利用檔案情況及檔案室設備情況綜合年報》，同理也應轉換到省直機關檔案室相應項目欄中。

基層表中的檔基4表、檔基5表、檔基6表分別統計檔案教育、檔案科技和綜合檔案館基本建設情況，其統計項目都是單一方面的內容，轉換到綜合表也只形成一個綜合表，分別為檔綜6表、檔綜7表和檔綜8表。

（五）關于《全國檔案事業統計年報計算機管理軟件》

《全國檔案事業統計年報計算機管理軟件》使檔案統計年報工作實現了現代化管理，該管理軟件不僅使統計年報數據匯總和數據分析工作準確、快捷，還可以審驗報表數據之間的邏輯關系和平衡關系，提高了年報數據的準確性，為管理歷年報表數據，查詢和利用統計數據提供了方便。

使用計算機管理軟件開展年報工作，其主要的操作程序為：

1、 登錄軟件，輸入登錄密碼“danb”；

2、 錄入報表。將手工填寫的報表數據逐項錄入相應的基層表；

3、 檔綜表綜合匯總。本軟件的匯總工作只針對綜合表進行，基層表無匯總數據。全部報表錄入完畢后，對所有綜合表進行匯總稱為檔綜表綜合匯總;

4、 形成上報數據包。在形成上報數據包之前需為其尋找一個存放路徑，該數據包是一個加密文件，上報數據包的內容即是匯總的綜合表數據;

5、 報表打印。打印出的報表是一套匯總的綜合表。

三、檔案統計年報工作中應注意的問題

由于檔案統計年報工作比較復雜，其業務性較強，填報時難免出現差錯，希望在以下方面加以注意：

1、 要準確填寫單位類別代碼。每個單位的類別代碼代表了該單位的性質和級別，如果單位類別代碼填錯，年報數據即使正確，也不能準確地反映本單位檔案工作情況，因此，該報表為錯誤報表。例如，北京市的某政府機關單位檔案室如果以071（該代碼為國家機關檔案室的代碼）填報《檔案室基本情況年報》，在計算機管理系統中就把該單位的報表記錄為國家機關檔案室的情況了，這與該單位的情況是不付的。

2、 要弄懂年報指標含義。正確理解指標含義是確保年報數據準確性的前提。例如，《檔案室基本情況年報》中，室藏全部檔案的“錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案”指標項中錄音磁帶和錄像磁帶的計量單位與“電子檔案”的“磁帶”指標項的計量單位都是“盤”，但二者卻是完全不同的兩種檔案載體。“錄音磁帶、錄像磁帶”是以感光材料、磁性材料為載體構成的，電子檔案中的“磁帶”是指在數字設備中生成，以數碼形式存儲于磁帶載體，需依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送。因此，切不可將二者混為一談。再例如，“縮微膠片”中的“平片”和“開窗片”與照片檔案中的“底片”雖然材質相似，但其作用和形成過程均有很大差別。縮微膠片是使用縮微攝影機拍攝檔案原件形成的膠片，而底片是拍攝傳統照片形成的，需要與照片一起存檔保存的照片檔案。

3、 要注意年報指標的計量單位。年報中個別指標計量單位容易被忽視，報表數據往往被放大。以《檔案室基本情況年報》為例，室藏檔案“案卷排架長度”和“以件為保管單位檔案排架長度”是以“米”為計量單位，但大家習慣以“厘米”為單位測量長度，則將“厘米”數填入報表，此數據則把真實的數據放大了100倍。再如，“本年編研檔案資料”字數是以“萬字”為計量單位，但大家一般習慣以“字”為單位統計字數，以“字”為單位填入報表的數字則將正確數字放大了10000倍。

4、 年報指標之間的邏輯關系和平衡關系要準確合理。以《檔案室基本情況年報》為例，檔案室人員情況中，“現有全部專職人員情況”各年齡段人數之和、文化程度各層次人數之和均應等于全部人員數；檔案室人員檔案專業學歷的人數應少于等于總人數；“檔案專業程度”應少于等于“文化程度”相應欄中的數字，比如，檔案專業“大學本科”欄的數字要少于等于文化程度“大學本科”欄中的數字，以此類推。再如，室存全部檔案數應等于室存各歷史分期檔案之和；本年利用檔案數應等于利用各歷史分期檔案數之和，還應等于以各種利用目的利用檔案數量之和。

5、 基層表錄入計算機要準確，避免錯行錄入、漏填、錯填現象發生。報表錄入計算機是年報工作的最后一個環節，如果錄入錯誤，可能造成前功盡棄。

以上是本人對《全國檔案事業統計年報制度》的一點理解和體會，希望能夠對檔案統計年報工作有所幫助。（執筆人：李冬梅）