談高校會計檔案的收集與管理

摘 要：高校會計檔案是高校在會計核算專業(yè)活動中形成的具有一定保存價值的會計文件。高校會計檔案中蘊藏著十分豐富的經濟、財務、資金來源和利用方面的數據和信息資源。會計檔案是學校檔案的重要組成部分，是記錄和反映學校財務業(yè)務的重要史料和證據。高校檔案部門應高度重視會計檔案資源的收集與管理工作。

關鍵詞：高校 會計檔案 檔案收集 檔案管理

隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校的財務會計工作已經由過去的“報銷、記賬、結算”為主的“核算型”財務，逐漸轉向以“預算、計劃、控制、分析、決策”為主的“管理型”財務。高校會計檔案是高校在會計核算專業(yè)活動中形成的具有一定保存價值的會計文件，是高校制定財務計劃預算的重要數據源，是高校進行科學經濟決策的信息源，是高校維護正常財務工作秩序的法律書證，也是儲備會計工作經驗、技術的知識庫。

一、高校會計檔案的種類

從內容上加以界定，高校會計檔案具體分為五類：

（1）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

（2）會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。

（3）財務報告類：月報、季報、年度財務報告。包括會計報表、附表以及財務情況文字說明等。

（4）其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，財務會計軟件使用說明，會計科目和項目編碼及使用說明，會計電算化處理授權登記或使用權限備案表，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料等。

（5）其他應當保存的會計核算專業(yè)資料是指與會計核算有關的重要資料，具體包括：學生名冊；學生繳費及欠費明細表；工資薪金發(fā)放清冊及個人所得稅繳納名冊；住房公積金備查簿；其他會計核算資料。

二、高校會計檔案的收集

會計的主要目的，是為各種信息使用者提供經濟和財務決策的有用信息，以尋求經濟管理、財務活動的最佳效益。隨著我國經濟管理和經濟建設的深入發(fā)展，高校必須要建立起一個完整、科學的會計信息體系——即會計檔案體系，要做到這一點，就必須建立會計檔案的收集工作，將會計在各個工作環(huán)節(jié)中所形成為檔案材料，作為高校的一筆重要資源來收集、保管，并使之管理科學、規(guī)范。高校會計工作是一個復雜的系統(tǒng)工程，與校內各部門及社會諸方面無不發(fā)生經濟來往，因此，高校會計文件的來源是十分廣泛的。會計工作又是出納、記賬、審核、主管等各個崗位和人員構成的一個有機整體，這個有機整體中各個崗位又有各自的職責，它們之間既有密不可分的聯系，又有相對的獨立性，因此，要保證會計檔案的齊全完整，會計檔案的收集工作至關重要。

同文書檔案立卷歸檔前一樣，會計檔案在系統(tǒng)整理歸檔前，也有個收集問題。會計檔案整理前的收集比文書檔案的收集要容易一些，它的收集對象是一個單位歷任會計所經辦的一切會計材料(主更是憑證，賬簿、報表)。在會計檔案的整理前，必須把一個單位的歷任會計資料收集在一起，集中統(tǒng)一整理。今后，財務、檔案部門應明確：凡是會計工作調動或更換時，必須把會計手續(xù)的交接同會計檔案的移交一起進行，認真交接、辦理嚴格的移交手續(xù)。要使會計檔案信息齊全、完整，收集工作必須得到以下幾點要求。

1、貫徹集中統(tǒng)一管理會計檔案的原則

集中統(tǒng)一管理會計檔案，這是我國檔案工作基本原則的核心。在任何機關、團體、企業(yè)和事業(yè)單位，會計檔案都應該由會計、檔案部門實行集中統(tǒng)一曲收集、管理，這是國家全部會計檔案能夠實現集中統(tǒng)一管理的基礎。會計檔案的收集工作應按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定去做，即當年的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位的財務會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。近幾年來，會計檔案管理實踐證明，會計檔案移交檔案部門保管，無論是保管條件，還是管理水平，都要比自行保管好得多，特別是在利用時，由于有檔案管理人員的優(yōu)質服務，使查閱利用更為方便。利用更為方便。

2、遵循會計檔案的自然形成規(guī)律

會計檔案及其前身——會計文件材料，是在各項經濟管理、生產活動、經營銷售、預測決策的會計工作環(huán)節(jié)活動中自然形成的，有其一定的自然形成規(guī)律。這就要求會計檔案的收集工作，必須遵循會計工作各個環(huán)節(jié)的自然形成規(guī)律，及時收集歸卷。只有這樣才能既做到集中統(tǒng)一管理，保證會計檔案的完整、安全，又不影響會計現行工作的作用。

3、保證會計檔案的齊全、完統(tǒng)、準確

會計檔案的齊全、完整、準確，是保證會計信息質量的關鍵。完整、準確的會計檔案，可以充分發(fā)揮其憑證、依據、史料等作用，有效地維護國家、集體的經濟利益；同時，還可以為國家經濟建設提供十分可貴的客觀經濟發(fā)展規(guī)律的經驗。而不完整的會計檔案，特別是不準確的會計檔案，其利用價值會大大降低，在許多情況下，不僅會影響其憑證、查考作用，甚至會起相反的作用，結國民經濟管理造成巨大損失。

三、高校會計檔案的管理

做好高校會計檔案管理，是加強高校會計工作的一項重要內容；高校會計檔案形成于會計對財務業(yè)務進行記錄、分類、核算的具體過程之中，它是記錄和反映高校財務業(yè)務的重要資科，是進行會計監(jiān)督、分析、決策和計劃的依據。高校會計工作的基本任務之一，就是通過會計核算，加強內部微觀經濟管理，保存會計檔案，提供真實可靠的財務信息。因此，做好會計檔案管理工作，對加強經濟管理、提高經濟效益具有重要的作用。

會計檔案管理工作，既涉及到會計方面的專業(yè)知識，又涉及到檔案管理的專門技術，需要依靠財會部門和檔案部門在工作上進行緊密配合。隨著對我國《會計法》、《檔案法》的貫徹和實施，各級財會部門應該提高對會計檔案管理工作的認識，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等管理制度，做到妥善保管、嚴格交接、方便利用，定期鑒定、依法銷毀。使會計檔案更好地為國家經濟管理和經濟建設服務。

1、高校會計檔案的利用管理

高校財務部門及其他校內單位應當建立健全會計檔案的查閱、復制登記制度，既要方便查閱會計檔案，又要保證會計檔案的安全。學校各單位應設立會計檔案查閱登記簿，記載查閱的時間、目的、查閱的內容及查閱人。財務部門（包括二級財務科室）對校內外單位到本單位查閱會計檔案，必須經本單位財務部門負責人批準，并辦理查閱、復制登記手續(xù)后方可查閱、復制。學校各級財務部門保存的會計檔案原則上不得外借。如有特殊需要，已移交檔案館的，經財務部負責人和檔案館負責人批準，尚未移交檔案館的，經本單位財務部門負責人批準后，方可辦理借閱登記手續(xù)，并要限期歸還。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。學校會計檔案的復制應堅持成本補償制度，有關收費標準由財務部和檔案館按照物價和檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行，收取的補償費全部用于會計檔案的管理。

2、電算化條件下高校會計檔案的管理

《會計電算化工作規(guī)范》指出，電算化條件下會計檔案是指存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。實施會計電算化條件下，傳統(tǒng)的會計檔案管理理論和方法已經顯現出一定的不適應性，檔案管理工作人員必須認真了解和掌握電算化環(huán)境下會計檔案信息及其管理的新特點，及時對會計檔案的管理理論和方法進行補充和完善，才能使會計檔案的管理理論具有實踐的品格，才能使其發(fā)揮對會計檔案管理實踐的指導作用。針對新問題，新矛盾，我們認為必須采取相應的對策和措施，及時調整我們的傳統(tǒng)管理理念，管理原則，管理方法等，努力探索電算化會計檔案信息的有效控制措施和管理方法。

加強電算化會計檔案的管理，已經成為會計檔案管理工作的一項緊迫、復雜、長期的任務，電算化條件下的會計檔案管理工作除了應嚴格執(zhí)行《會計檔案管理辦法》、《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》等有關規(guī)定外，還應針對電算化會計檔案的特點和電算化會計檔案管理面臨的問題，做好以下幾方面的工作：

（1）建立健全法規(guī)和制度，規(guī)范電算化會計檔案的管理；

（2）做好人員培訓教育，提高電算化會計管理人員的業(yè)務素質；

（3）規(guī)范會計電算化財務軟件，強化會計檔案管理的前端控制；

（4）做好電算化會計數據安全管理，保證會計檔案的完整安全。

參考文獻：

① 教育部.高等學校檔案管理辦法，2008

②財政部.會計檔案管理辦法，1998

③ 財政部.會計電算化工作規(guī)范，1996

④財政部.會計電算化管理辦法，1994

⑤ 王英瑋.專門檔案管理.中國人民大學出版社，2010

⑥楊東紅.會計檔案管理工作概論.1993

作者單位：湖南長沙環(huán)境保護職業(yè)技術學院