我國境外企業檔案管理研究述評

摘要：文章對1992年至2012年我國有關境外企業檔案管理研究的文獻進行了統計分析，綜述了已有的研究成果，并分析了當前研究存在的不足與未來的研究方向。

關鍵詞：境外企業 檔案 檔案管理

近年來，隨著經濟全球化日益加速、我國對外開放程度不斷加深，我國企業紛紛“走出去”，在境外開展業務、設立駐外機構、建立海外子公司，從而產生了大量境外企業檔案。這些境外企業檔案是我國企業檔案全宗的重要組成部分，也是我國企業境外資產的重要組成部分。加強境外企業檔案管理研究具有十分重要的理論價值和現實意義。筆者對1992年至2012年我國境外企業檔案管理研究文獻進行了調查統計與分析評述。

一、文獻統計分析

筆者于2012年7月22日，以中國知網（www.cnki.net）的“中國期刊全文數據庫”、“中國博士學位論文全文數據庫”、“中國優秀碩士學位論文全文數據庫”和“中國重要會議論文全文數據庫”4大數據庫為基礎，用“境外檔案”、“跨國檔案”、“境外企業檔案”、“海外企業檔案”、“跨國企業檔案”5個關鍵詞，分別進行題名檢索，檢索精度為模糊，共檢索出有效的相關文獻33篇。

從文獻發表時間來看，1992年首次有人提出境外企業檔案管理的問題，2001年之前有關境外企業檔案管理研究的文獻較少，2001年中國加入世界貿易組織之后，相關文獻數量開始增加（2002年為3篇），尤其是2010年以來增幅明顯（2011年為8篇）。可以預見，隨著我國企業“走出去”戰略的逐步推進，有關境外企業檔案管理研究的文獻數量將呈快速上升的趨勢。

二、主要研究成果

（一）境外企業檔案的價值

學者們都認識到，境外企業檔案作為一種原始憑證，是維護企業合法權益的重要武器，尤其在是贏得法律訴訟、規避合同風險時發揮著不可替代的作用。除此之外，一些學者還認為：

第一，境外企業檔案是企業經營管理的重要基礎。王強、唐振華指出：“境外檔案工作也是加強境外單位內部管理和控制的重要基礎，是檢驗境外單位整體管理水平的抓手”。[1]羅亞利提出，跨國企業參考總部和境外子公司的檔案材料可以加深對彼此的了解，促進企業內部的文化融合，還能為企業總部管理層決策提供重要依據。[2]

第二，境外企業檔案是企業重要的信息資源和知識資產。張斌指出，境外企業檔案“不僅記錄了境外企業經營管理的活動過程，同時也沉淀了境外企業經營管理的經驗，是企業不可或缺的知識資源和財富”。[3]王強、唐振華認為，境外檔案是境外單位的重要知識資產和核心信息資源，為境外單位提供了可靠的信息資源保障，在服務國際化經營上發揮著重要作用。[4]

第三，境外企業檔案對促進我國境外企業的整體發展意義重大。李向群認為，“加強境外企業檔案管理是加強境外資產管理的重要內容，檔案工作對境外中央企業資產保值增值意義重大。”[5]吳廣平認為，管理好國有境外企業檔案，不僅是國有境外企業自身經營和發展的需要，也是國家政策研究及經濟戰略發展的需要。[6]

（二）境外企業檔案的特點

境外企業在資產屬性、經營模式、管理方法等方面，與境內企業相比存在諸多不同之處，相應地作為境外企業活動伴生物的檔案也有著不同的特點：

第一，形成與保管的分散性。許多學者提到，跨國企業的境外企業或駐外機構點多面廣，涉及多個國家、地區，檔案的形成地域很分散，檔案保管也是分散的，基本上是誰經辦誰保管，甚至留存在個人手中。

第二，來源及內容的單一性。高衍[7]、郭潤華[8]、林阿娜[9]等認為：境外企業在文件來源上，基本上是本公司形成的，境內主管機關的文件一般不發至境外企業，文件來源比較單一；在文件內容上，主要以商貿往來文件為主，黨群類的文件較少。

第三，語言文字的多樣性。檔案記錄語言文字的多樣性，一直是困擾跨國企業檔案管理的一大難題。郭潤華指出，中石化公司的駐外機構檔案材料語種復雜多樣，不僅僅有中文，還有相當一部分涉及駐在國的語種，如英語、德語、法語、日語等。[10]王強、唐振華也指出：“石油企業境外單位較多分布在非母語英語國家，文件檔案記錄的文字往往涉及多語種問題，如果這些外文文檔得不到及時翻譯，就容易造成利用上的困難”。[11]

（三）境外企業檔案管理現存的問題及原因

學者們認為，目前我國境外企業檔案管理主要存在以下問題：境外工作人員檔案意識淡薄，檔案工作沒有得到足夠的重視；國內檔案法規對境外企業檔案管理缺乏有效制約，境外企業檔案管理制度不健全；文件形成和保管分散，檔案收集困難；缺乏有力的檔案業務指導，檔案專業人才不足。境外企業檔案的知識產權歸屬、價值鑒定，電子文件的收集、保管與利用等也是困擾檔案部門的難題。究其原因，學者們認為主要在于以下幾個方面：

一是國內有關境外企業檔案管理的法規不健全。目前，我國已頒布的有關境外企業檔案管理的部門規章或規范性文件主要有《關于加強境外投資、承包工程、設計咨詢科技合作和勞務合作項目檔案工作的通知》（國家檔案局、國家計劃委員會、對外經濟貿易部1993年發布）、《關于加強駐外機構和境外企業檔案工作的意見》（國家檔案局2005年頒布）、《關于加強在境外發行證券與上市相關保密和檔案管理工作的規定》（2009年證監會、國家保密局和國家檔案局頒布）。此外，一些地方發布了一些相關的地方性法規制度，如《廣州市境外企業檔案管理辦法》（廣州市政府1994年頒布）、《廣東省駐境外及港澳地區國有企業檔案管理辦法》（廣東省人民政府2002年頒布）等。但總體而言，國內有關境外企業檔案管理的法規不夠健全，使得境外企業檔案工作面臨無法可依的困境。鄧達宏認為：“企業‘走出去’戰略實施后，境外國有企業檔案的監管仍缺少明確的法律法規。我國的檔案法規中涉及到關于境外國有企業檔案管理的條款太少，且規定不甚明確。”[12]

二是受所在國家或地區的法律限制。境外企業所在國家或地區對于企業檔案有著不同于國內的法律規定，從而增加了境外企業檔案管理的復雜性。例如，郭潤華論及，英國規定，與企業稅務有關的檔案材料最少要保存6年以上，以備稅務部門檢查；也門、沙特等國不允許將地質檔案材料帶出國境。[13]任鳳仙指出：對于企業財會檔案，日本的民法、商法、稅法中明確規定，在規定的保管期限內，企業有保管這些檔案材料的義務，而超過保管期限的檔案材料如何處置由企業自己決定；有的國家或地區規定企業形成的財會文件材料須交由當地律師樓保管；香港地區的法律對有裝訂痕跡的證據材料是不承認其法律效力的。[14]孟秀麗提到，中原油田對境外項目產生的會計檔案要按當地國家稅務審計的要求而存放在境外，接受當地國家定期或不定期的稅務審計和稽查。[15]

三是受分散式管理體制的制約。張斌指出：“我國企業檔案管理遵循集中統一管理原則，實行企業檔案綜合管理。而一些國家的企業檔案大多處于分散管理狀態，沒有統一的管理體系和制度加以約束，我國一些境外企業的管理模式或組織設計基本上模仿所在國的企業管理模式，這樣往往會帶來文件檔案流向不清、管理缺失的問題，而一些境外企業卻沒有認識到這種管理上的漏洞，極有可能造成企業知識的流失以及國有資產的流失。”[16]

四是跨區域、遠距離的障礙。王勤[17]、孟秀麗[18]認為，由于距離遙遠、境外企業駐地分散，母公司檔案部門對境外檔案的業務指導難以開展。張斌指出，跨區域是企業境外檔案管理的兩大難題之一，跨國企業的境外企業往往涉及多個國家或地區，使文件檔案具有明顯的分散性。[19]

五是檔案人員多為兼職且流動頻繁。中石油檔案室指出：“針對資源國對外籍員工勞務簽證的嚴格限制，以及嚴峻的政治、安全風險，同時為提高海外業務國際化程度，境外基層檔案隊伍一般都是兼職人員。”[20]

（四）加強境外企業檔案管理的策略

第一，強化檔案意識培養。鄧達宏指出，要樹立“大檔案”的理念，提高境外國有企業檔案意識，把大檔案的理念貫徹到企業的生產、經營、銷售的始終，貫徹到企業的檔案工作中。[21]任鳳仙認為，要將檔案工作列入境外企業國內主管單位舉辦的境外企業管理人員培訓內容，培訓工作應重點提高境外企業專兼職檔案人員的思想素質、業務素質以及語言素質。[22]中石油檔案室認為，針對公司人員輪換頻繁和基層檔案隊伍兼職的特點，加強培訓工作成為培養員工檔案意識、規范公司檔案管理的有效途徑。[23]潘艷敏等提出應有計劃地實施檔案培訓，對海外項目員工采取“普及”培訓的方式，側重檔案宣傳教育；對海外兼職檔案員采取“一對一”培訓的方式，側重檔案工作操作規范和技術標準。[24]

第二，完善檔案法規體系。吳廣平認為，要加強對國有境外企業檔案管理的立法，以法律的規范約束國有境外企業檔案工作行為。[25]鄧達宏認為，要分階段進行立法，檔案行政管理部門要加強調研，研究新情況、新問題，搞好規劃、現行試點，制定地方關于境外國有企業檔案方面的規章制度。[26]

第三，理順檔案管理體制。郭潤華指出：應堅持“統一領導、分級管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門、外事管理部門、駐外機構主管單位齊抓共管、分工負責的運行機制；應確立駐外機構和境外企業檔案工作由主管單位的檔案部門指導和監督的原則。[27]許多學者提出，境外企業檔案管理應制定專人負責并與領導責任及經濟利益掛鉤。中石油明確了各級領導的檔案業務管理職責，公司建立了以國內總部檔案室、海外單位檔案機構為業務管理主線，以各專業系統和海外項目兼職檔案員為基層工作隊伍的檔案工作網絡體系。[28]中國交通建設集團規定由駐外辦事處總經理、項目負責人負責檔案工作，檔案部門提供的各駐外機構工程項目歸檔情況作為年終獎金發放的依據之一。[29]中原油田對外經濟貿易總公司規定，項目經理為境外項目檔案管理的第一責任人，實行檔案“一票否決”權，將檔案歸檔情況與項目經理工作業績和經濟效益掛鉤。[30]

第四，健全檔案管理制度。王勤建議，將“實施檔案檢查”的內容加入到對下屬境外企業的內部審計工作中。[31]宋瑩認為：對于境外項目檔案管理，“‘項目經理負責制’是最好的辦法，以項目經理為主，如何操作則由其根據工程的具體情況指定專人或兼職人員管理，就可加強境外檔案管理。”[32]許多企業針對境外企業檔案的特點與管理要求，制定了因地制宜、針對性強的規章制度。例如，中原油田對外經濟貿易總公司修訂了《關于加強境外項目檔案的管理辦法》，并建立健全了境外企業（項目）檔案管理制度和辦法。[33]中國石油天然氣勘探開發有限公司制定了《關于加強海外檔案管理工作的意見》《關于加強海外檔案工作的通知》《境外檔案工作管理實施細則》和《中國石油海外勘探開發公司境外檔案工作考核辦法（試行）》等。[34]中國交通建設集團制定了《駐外機構工程項目科技文件資料歸檔辦法》。[35]

第五，創新檔案管理機構。一者建立信息中心。鄧達宏認為：“境外國有企業應建立起檔案信息資料中心，統一、動態地管理本企業的文件信息，并定期地傳送給境內企業總部，以便總部的監督。”[36]任鳳仙認為，要以企業檔案工作為依托，成立海外市場信息服務中心，建立網上檔案管理系統，為企業搜集情報，提供咨詢服務。[37]二者建立寄存中心。張斌指出：“可以將非核心機密的文件檔案交由當地信譽度較高的文件中心，文件檔案寄存或保管機構代為保存。”[38]任鳳仙[39]、吳廣平[40]認為，可以嘗試采用托管方式，在境外成立服務性的檔案托管機構保管企業檔案資源。

第六，應用先進信息技術。境外機構與境內機構相距遙遠，使得境內母公司對境外子公司的指導和監督比較困難，互聯網技術的應用有助于克服這一難題。例如，2010年國資委對駐港澳臺地區的中央企業的檔案工作進行調研后，認為要“確立中央企業檔案信息化和企業信息化的關系，將檔案信息化納入企業信息化總體規劃，通過技術手段推動境外中央企業檔案管理的規范化和制度化。”[41]中國中化集團公司在集團公司 IT 部的支持下，通過全集團的局域網，在 NOTES 平臺上建立了“檔案專欄”，使境內外機構的檔案人員可以了解到檔案工作的政策法規、行業標準、檔案知識等方面的內容，并與集團公司檔案部門進行業務交流。[42]中國石油海外勘探開發公司總部機關搭建了檔案資源管理遠程檢索信息平臺，建立了檔案管理系統，各境外單位可以通過網絡遠程把數據上傳到服務器，實現了檔案信息的網絡管理。[43]中原油田外經貿總公司的檔案人員用內部管理系統登錄公司網站，在“業務往來”中對境外公司進行業務指導。[44]

第七，多種收集方法相結合。田巧玲認為，境外項目檔案不方便帶回時，可以按照年度向國內主管部門移交當年的歸檔目錄，如所在國不同意帶回的，應將復印件或備份件報國內主管部門統一備案后歸檔移交。[45]宋瑩認為，可以采取定期收集、隨時收集與重點收集、跟蹤收集相結合的辦法進行資料收集工作，采用光盤或電子文件的形式是境外項目檔案接收最有效的方式，針對其中重要的、最有法律效力的紙質文件進行接收。[46]楊琦認為，對于境外企業檔案的管理，要有適當的靈活性，重點要求境外企業做到重要文件，如企業注冊登記、業務檔案、法律文書、合同協議、資產權屬證明、業務經營權的批準文件等重要文件予以歸檔。[47]

三、總體評價

（一）研究不足

總體上，國內在本領域已取得一定成果，但仍存在如下不足：

第一，視野高度不夠。多數學者僅從企業檔案部門的自身業務或者從本行業，如檔案收集、項目檔案、會計檔案等出發，著眼于確保境外檔案完整齊全開展研究，未能從服務企業整體經營戰略，促進企業全面發展的角度出發進行研究；亦未能順應全球化趨勢，從國家推進“走出去”的戰略高度出發，立足于維護國家與企業權益和安全進行審視。

第二，研究深度不足。許多論文僅從表面論述境外企業檔案管理的現存問題和應對策略，沒有透徹分析問題背后的深層次原因，未能提出一套科學有效的境外檔案管理體系。

第三，思想理念陳舊。多數學者未運用現代檔案管理理論來指導實踐工作，或者試圖套用舊的檔案學理論分析新出現的境外企業檔案問題，未能“跳出檔案圈看檔案”，運用新的管理理念開展研究。

（二）研究方向

筆者認為，將來可從著重以下幾個方面進行探索：

第一，加強境外國家或地區企業檔案法律研究。跨國企業檔案管理的基本原則之一是“雙重遵從”，即既遵從母公司所在國家或地區的檔案法律，同時又遵從子公司所在國家或地區的檔案法律。因此，我國應加強對“走出去”的重點國家或地區檔案法律的研究，深入了解這些國家或地區對于其管轄范圍內企業的檔案管理有哪些具體的規定和要求，從而才可能提出在“雙重遵從”原則下境外檔案管理的可行解決方案。

第二，運用先進的管理理念。應該突破原有理論框架，“跳出檔案圈看檔案”，從企業檔案作為企業核心信息資源、重要知識資產，作為內部控制、國有資產監管重要工具的角度出發開展研究。

第三，開展案例分析及實證研究。鑒于目前本領域內宏觀研究較多、具體研究較少，理論研究較多、實證研究較少，可以選擇幾個中國企業“走出去”的重點國家或地區的幾家具有代表性的境外企業作為典型個案，開展案例分析和實證研究。通過分析這些境外企業檔案管理面臨的問題，提出因地制宜、具有針對性的解決方案，進而探索我國如何建立境外企業檔案管理體系。

本文為國家社會科學基金項目“國有企業境外檔案監管體系研究”（批準號：12CTQ036）階段性研究成果之一。

注釋：

[1][4][11]王強，唐振華.關于境外檔案工作“以人為主”管理策略的思考——以中國石油境外檔案工作現實為例[J]. 北京檔案， 2012（1）：17-18.

[2]羅亞利.跨國企業檔案的價值體現[J].浙江檔案，2012（2）：64.

[3][16][19][38]張斌.企業境外檔案的跨區域和跨文化管理[J].檔案管理， 2008（3）：13-15.

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[6][40]吳廣平.論國有境外企業檔案的管理[J].中國檔案，2003（12）：24-25.

[7]高衍. 談境外企業檔案工作[J]. 中國檔案，1993，（6）.

[8][10][13][27]郭潤華.企業境外機構檔案管理現狀分析及對策[J].北京檔案，2011（7）：31-33.

[9]林阿娜.淺談境外企業的檔案工作[J].山西檔案，1995（5）：34-35.

[12][21][26][36]鄧達宏.新“走出去”戰略下境外國有企業檔案監管工作探略[J].蘭臺世界，2006（1）：14-16.

[14][22][37][39]任鳳仙.境外投資企業檔案管理存在的問題及對策[J].北京檔案，2005（7）：19-21.

[15][18][44]孟秀麗.中原油田境外檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2010（16）：50-51.

[17]王勤.不應忽視境外企業的檔案管理[J].上海檔案，2010（11）：32-33.

[20][23]中國石油天然氣勘探開發有限公司檔案室.跨國企業檔案工作的“四大支柱”——培訓檢查 考核通報[J].機電兵船檔，2010（6）：23-25.

[24][28][34][43]潘艷敏，楊松萍，唐振華.跨國企業檔案管理的探索與實踐[J].中國檔案，2011（5）：54-55.

[25]吳廣平.論國有境外企業檔案的管理[J].中國檔案，2003（12）：24-25.

[29][35]周秀閣.淺談境外建筑施工企業工程項目檔案收集歸檔的難點與對策[J].機電兵船檔案，2007（1）：21-22.

[30][33]石立銘.控管結合加強歸檔標本兼治提升利用——中原油田談境外企業（項目）檔案管理[J].檔案管理，2011（3）：75-76.

[31]王勤.不應忽視境外企業的檔案管理[J].上海檔案，2010（11）：32-33.

[32][46]宋瑩.境外項目檔案管理工作[J].北京檔案，2004（12）：21-23.

[42]何衛東.我國駐外機構和境外企業檔案工作的現狀及對策[J].中國檔案，2004（2）：35-37.

[45]田巧玲.如何做好有天境外項目檔案工作[J].檔案管理，2009（5）：80.

[47]楊琦.對境外企業檔案管理的思考[J].中國檔案，2006（7）：48-49.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院