房地產企業檔案工作規范化管理的探索與實踐

摘要：近年來，房地產行業高速發展，房地產檔案日益顯示出其重要性和不可替代性。本文著重分析了房地產檔案的特點和檔案管理工作中存在的問題，結合自身工作實踐，提出了加強房地產企業檔案工作規范化管理的方法和措施。

關鍵詞：房地產企業 檔案管理 規范化

隨著國家改革的不斷深入，城市建設發展迅猛。房地產企業作為一個新興行業，在城市建設中異軍突起，成為近20多年的一個投資熱點。隨著國家對房地產行業的宏觀調控，房地產市場競爭日益加劇。房地產檔案是房地產企業管理、經營、建設的真實記錄和城市管理的基礎資料。如何結合自身實際情況，加強檔案工作的規范管理，不斷提高檔案工作服務水平，促進企業競爭力的增強，是擺在房地產企業檔案部門的實際問題。

一、房地產企業檔案的特點

1.房地產檔案具有很強的專業性。房地產企業從事的經營活動主要包括征地、拆遷、土地開發、土地出讓轉讓、房屋開發、房屋出售、出租、轉租、房地產抵押及房地產工程建設等內容，要產生大量談判、協調、籌劃等合同文本、法律事務文件，這就決定了房地產檔案具有很強的專業性。

2.房地產檔案具有立檔周期長的特點。房地產檔案以項目檔案為主，歸檔時間長，時間跨度大。一個住宅小區項目，從調研、立項、決策等前期工作到設計、施工、竣工、銷售及入住，要經過兩至三年左右時間，分期開發的綜合項目時間需要更長，每個房地產項目的資料，不論是哪一年形成，都必須歸到該項目檔案中，不受時間限制。因此，應先將每一個房產文件資料，收集齊全，并根據分類要求放入臨時卷宗，做好平時立卷工作。在一個專業活動結束后，再將材料整合后交給檔案部門進行整理并歸檔，所以周期長是房地產檔案管理的另一個特點。

3.房地產檔案從產生到內容涉及范圍廣。房屋作為房地產企業的產品，涉及生產領域和流通領域。從企業外部看，有發改委、土地、規劃、房屋、市政公用事業等多個政府管理部門和銀行等金融投資企業。從企業內部看，涉及各個部門或相應的下屬企業、合作單位等。從內容看，有拆遷檔案、開發項目工程檔案、房地產權屬檔案、房地產公司機關檔案、項目營銷檔案和物業管理檔案等，所以房地產企業形成的檔案具有涉及部門多、層次多、內容多的特點。

二、房地產企業檔案工作管理現狀

檔案管理是一門政策性、專業性很強的工作。房地產企業作為一個新興行業，如何加強檔案管理工作，發揮房地產檔案的作用，促進企業經營管理水平的提升，是檔案部門一個重要的任務。目前，房地產企業檔案管理還存在一些問題：

1.房地產企業一般成立時間較短，人員新、流動大，領導和職能管理人員對檔案工作重視不夠，普遍存在檔案管理意識薄弱的現象，對檔案收集范圍和內容不了解掌握，存在檔案資料歸檔不及時、收集不齊全、不完整等問題。

2.房地產企業涉及機關、工程、拆遷、銷售、物業等多個檔案門類，數量龐大，對檔案人員來說，門類新，成熟的管理經驗少，管理手段和方法與房地產檔案特點不相適應。對有些原始資料，尤其是房地產項目建設前期調研、投資、合同等原始資料缺乏規范化、系統化的管理，散失在經辦人手中，沒有及時收集、整理，進行平時立卷工作，致使需要時卻查不到、資料丟失或者資料查找難度大。

3.房地產企業是一個新興行業，從國家、地方到企業，涉及房地產企業的專門檔案管理制度還不夠完善，存在對制度建設重視程度不夠，理解不足、執行不到位的現象，還不能充分發揮檔案管理作用。

這些問題的存在勢必制約房地產企業檔案管理工作的開展，不能有效地發揮檔案的實用性和有效性，影響檔案信息資源的有效開發利用，使檔案管理工作與企業經營管理脫節。

三、加強房地產企業檔案工作規范化管理

筆者所在的北京首鋼房地產開發有限公司（以下簡稱首鋼地產）是首鋼集團旗下的一個全資子公司，下轄14家分子公司，集開發、經營、資本運作于一體，具有一級房地產開發資質，項目遍布全國多個省市，先后獲“質量信得過品牌”、“中國房地產百強企業”等系列殊榮。近年來，首鋼地產在完善檔案管理體制、建立檔案管理制度、提高檔案人員素質、增加檔案保護設施、開發利用檔案信息、提高檔案現代化管理水平等方面進行了有益嘗試，促進了首鋼地產檔案工作管理水平的提升。筆者結合首鋼地產檔案工作，談談進一步開展房地產檔案工作規范化管理的方法和措施。

1.加強檔案集中統一管理，理順檔案管理體制

企業領導要進一步轉變觀念，高度重視檔案管理的重要性，把檔案管理作為一項基礎性、常態化工作，納入到單位的工作日程。對檔案實行集中統一管理的原則，使之能適應企業經營管理的需要。加強檔案管理的資金投入力度、改善房地產檔案的保管條件，為檔案管理工作創造良好的保護環境。例如：首鋼地產領導始終重視檔案工作的發展，為進一步提高首鋼地產檔案管理水平、確保檔案的安全保管、更好地發揮檔案的憑證、參考作用，于2011年成立首鋼地產綜合檔案室，配備專職檔案人員，全面管理首鋼地產的機關、投資、工程、實物等各類檔案，實現了檔案集中統一管理的發展模式。首鋼地產領導要求檔案工作建設起點要高、水平要高，在資金上給予了大力支持，為檔案信息化工作、庫房建設、檔案設備購置等方面，投資了三十余萬元。

2.完善檔案管理制度，建立檔案工作制度體系

檔案工作基礎性、專業性較強，需要各項規章制度進行規范管理，其中檔案工作的制度包括崗位職責、管理辦法、實施細則等內容。建立健全規章制度是檔案管理的一項基礎性工作，是檔案工作規范化的需要，也是檔案集中統一管理的需要。首先，我們應該以《檔案法》、《企業檔案工作規范》等法律法規和標準，結合房地產企業自身發展對檔案工作的要求，制定企業檔案管理規范，明確檔案工作的根本原則和管理職責，規定檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等檔案管理的基本要求。其次，要建立健全基本管理制度，建立包括歸檔、保管、鑒定銷毀、提供利用、統計、保密、崗位責任等分項管理制度。例如，為了從根本上解決過去分散管理模式下檔案管理各自為政、管理制度不健全的問題，確保公司檔案資料管理的統一和完整，首鋼地產先后制定、修訂了《首鋼房地產公司檔案管理辦法》、《首鋼房地產公司檔案保密管理規定》、《首鋼房地產公司檔案庫房管理規定》、《首鋼房地產公司檔案閱覽室管理規定》，明確了首鋼地產各職能部門，分、子公司在檔案管理中分工、職責，確定了機關各部門文件歸檔責任、歸檔范圍、檔案整理方法，理順了檔案歸檔渠道，交接責任，完善了庫房管理要求、檔案利用權限等內容，對規范首鋼地產檔案工作起到了很大的推動作用，也保證了企業檔案工作持續、穩定、健康發展。

3.加強培訓，強化監督、檢查指導工作

①建立一支高素質的檔案隊伍，是實現檔案管理制度化、規范化、現代化的根本保證。一是要加強思想教育、強化檔案人員的政治意識、大局意識、責任意識和服務意識，忠于職守、廉潔守紀、認真履責。二是加強業務培訓，參加專題培訓、上崗培訓或到先進單位參觀學習，實現互動和提高。首鋼地產首先以首鋼的“創新、創優、創業”企業精神要求檔案人員立足本職工作，提高檔案工作水平，為企業創新，提高企業經濟效益服務。其次是組織檔案人員參加北京市檔案局組織的繼續教育培訓、崗位資格培訓、網絡教育、檔案學術交流活動，在公司內部舉辦專題講座，提高檔案人員業務素質。第三是組織檔案人員參觀學習，先后參觀北京市、西城區、石景山區等國家級檔案館和首鋼檔案先進單位首秦公司綜合檔案室，開闊視野、學習先進經驗。

②強化監督、檢查、指導力度，也是提高基層檔案人員業務水平的方法之一。房地產企業是一個新興行業，企業新、人員新、人員流動快，這就要求檔案工作人員堅持“依法管檔”，加大執行制度的力度。首先要求公司檔案人員定期深入基層，特別是對新建企業、新上崗的檔案人員給予現場指導。重點講解歸檔范圍、整理要求等基礎業務，并對有關人員提出的問題進行解答，提高有關人員的檔案業務素質。通過實行“點對點”、“面對面”的服務，幫助基層檔案人員盡快熟悉檔案的規律和特點。其次結合專業重點工作，開展專項檢查。例如首鋼地產在2012年由辦公室、人力資源部聯合對各單位貫徹執行《首鋼地產檔案管理辦法》情況進行檢查，受檢單位包括計劃財務部、黨群工作部、前期規劃部、合同預算部、投資管理部等職能部門以及下屬分子公司。檢查內容包括規章制度執行、人員配備、文件收集、庫房保管等內容。首鋼地產領導在檢查總結上專門進行了批示，要求對檔案工作常抓不懈。

4.加強企業檔案開發利用，充分發揮企業檔案在市場競爭、企業經營管理中的作用

企業檔案與生產管理的最佳結合點，在于“檔案利用”，因此要做好檔案利用服務工作。一要完善基礎管理，用一流的管理提供優質服務；二要變被動服務為主動服務，做到企業各項工作開展到哪里，檔案工作延伸到哪里。例如在首鋼地產參與石景山區金三區兩限房招標過程中，檔案部門先后提供了營業執照、公司章程、ISO9000認證證書、董事會決議、近三年法律訴訟情況、多個項目的土地權屬證明材料、合同、竣工備案資料等；房地產領先企業、2005年承諾銷售放心房、優秀樓盤及各項設計大獎的獎杯、證書和獎牌等文字材料、音像、實物檔案。近800頁的業績說明材料組成了一本首鋼地產項目開發的歷史史冊。檔案部門為首鋼地產一舉中標做出了貢獻。

5.加強數字檔案室建設，實現管理手段的現代化

當今時代，信息技術發展日新月異，檔案工作由此迎來存儲數字化、管理自動化、利用網絡化的時代。為此，首鋼檔案處提出了在首鋼集團各子公司建設數字檔案室的要求，并制定了《首鋼數字檔案建設規程》。數字檔案室的建立，是企業現代化管理水平提升的體現，也是企業信息化建設的一項內容。數字檔案室建立的最終價值體現在為各方面利用人員提供方便快捷的利用通道，提高工作效率。首鋼地產領導高度重視數字檔案室建設，批準立項，投資10多萬元購置檔案管理信息系統和掃描設備，開展圖文掃描工作，將檔案部門建成企業檔案信息中心，為企業生產、經營、管理服務。

目前，房地產行業競爭日益激烈，檔案工作也將面臨嚴峻的考驗。作為檔案工作者，要不斷地學習進取、開拓創新，不斷提高檔案工作水平，為企業經營、項目開發、管理做好服務工作。

作者單位：北京首鋼房地產開發有限公司