檔案信息網(wǎng)站建設(shè)和管理研究

摘要：檔案信息網(wǎng)站是開拓檔案利用渠道，增強檔案網(wǎng)絡(luò)服務功能的首選途徑。文章從檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)目標、建設(shè)原則、功能分析、欄目內(nèi)容、管理與維護等方面對檔案信息網(wǎng)站建設(shè)進行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案信息網(wǎng)站 建設(shè)目標 功能 分析 欄目內(nèi)容

作為檔案信息服務的窗口，網(wǎng)站已經(jīng)成為我國檔案部門開放檔案信息資源為社會發(fā)展服務的一種必要形式。檔案網(wǎng)站不是檔案館的簡單再現(xiàn)，而是檔案館開辟的一個嶄新的服務空間。建設(shè)和發(fā)展網(wǎng)站是檔案利用與網(wǎng)絡(luò)服務發(fā)展的必然趨勢，是檔案信息化建設(shè)的重要方面。

一、網(wǎng)站建設(shè)目標

根據(jù)信息化條件下各項工作建設(shè)發(fā)展的需求，檔案館網(wǎng)站建設(shè)應以豐富檔案網(wǎng)站信息內(nèi)容，增強檔案網(wǎng)站公共服務能力為目標，進一步完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，優(yōu)化信息管理和檔案檢索功能，提供多樣、準確、個性化的檔案服務平臺，擴展檔案信息服務模式，推進檔案信息資源開發(fā)利用，最大限度為社會服務。

二、網(wǎng)站建設(shè)原則

檔案網(wǎng)站在建設(shè)時必須樹立以用戶為中心的信息服務理念，從符合本館數(shù)字化館藏和用戶信息需求的實際情況出發(fā)，從服務功能的充分實現(xiàn)出發(fā)做好檔案信息網(wǎng)站建設(shè)。網(wǎng)站建設(shè)過程需遵循以下原則。

1.個性化原則

優(yōu)秀的網(wǎng)站是展示和強化自身形象的重要手段。檔案信息網(wǎng)站設(shè)計構(gòu)思應充分展現(xiàn)檔案館個性化優(yōu)勢，將檔案館的綜合素質(zhì)濃縮成鮮明統(tǒng)一的對外風格，再通過網(wǎng)站傳播媒介將這種形象循序加強，潛移默化注入用戶心中。

2.人性化原則

網(wǎng)站設(shè)計重點轉(zhuǎn)向以用戶為中心，綜合考慮用戶群體的分布地域、年齡階層、網(wǎng)絡(luò)速度、閱讀習慣等，圍繞用戶的需求層面有針對性的設(shè)計實用簡潔的欄目和功能，最大限度的方便用戶獲得檔案館所提供的服務。

3.易用性原則

網(wǎng)站建設(shè)要結(jié)構(gòu)清晰、層次分明，具備良好的操作界面和接口以及科學易懂的架構(gòu)。系統(tǒng)設(shè)計制作使用的技術(shù)對使用者的專業(yè)技能沒有特殊要求，檢索工具簡單易用，方便各類用戶使用。

4.高效性原則

網(wǎng)站設(shè)計簡潔美觀，盡可能的提高瀏覽速度，突出主要信息。導航系統(tǒng)在層次清晰的同時方便瀏覽者對相關(guān)信息和服務的訪問。

5.可擴展性原則

整體規(guī)劃和框架設(shè)計具有可擴充性，前臺頁面的設(shè)計能保證網(wǎng)站在增加欄目后不破壞網(wǎng)站的整體結(jié)構(gòu)，后臺數(shù)據(jù)庫的設(shè)計具有高度的擴充性，能夠根據(jù)需要對欄目、類別進行增加、刪除等修改。

6.經(jīng)濟性原則

提供廣泛的涵蓋用戶多種需求的功能，數(shù)據(jù)處理方式靈活以滿足高度用戶化的需求，節(jié)省網(wǎng)站建設(shè)成本，并確保其較好的擴展性和開放性。

7.安全性原則

通過軟件的開發(fā)和硬件的合理配置來保證信息的暢通和安全。建立標準統(tǒng)一、分級管理、適應需要、切實可行的網(wǎng)絡(luò)安全保障體系。

8.穩(wěn)定性原則

通過硬件平臺的合理搭建、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的良好設(shè)計，確保網(wǎng)站穩(wěn)定運行，提高訪問及程序執(zhí)行速度，從整體上提高網(wǎng)站水準。

三、網(wǎng)站功能分析

1.檔案館宣傳和信息發(fā)布功能

通過網(wǎng)站內(nèi)容發(fā)布系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案館宣傳和信息發(fā)布功能，這是檔案館網(wǎng)站的基本功能，以樹立和宣傳檔案館形象、公開信息為重點。具體內(nèi)容有：一是檔案館形象宣傳，包括檔案館簡介、館藏檔案、編研成果、檔案館領(lǐng)導介紹、歷史沿革、辦公聯(lián)系方式等。二是信息公開，包括檔案行業(yè)動態(tài)、檔案政策法規(guī)、本館重大活動、信息化建設(shè)等。三是便民服務，包括檔案查閱指南、辦事指南、幫助系統(tǒng)等。

2.檔案信息檢索功能

檔案信息檢索功能是檔案館網(wǎng)站的核心功能，包括對網(wǎng)站所有檔案信息內(nèi)容的搜索和指引作用，使用搜索引擎，可以整合本館的信息資源，將檔案法律法規(guī)、館藏檔案信息、館內(nèi)各具體職能和服務結(jié)合起來，為用戶提供高質(zhì)量的公共服務。

3.網(wǎng)上辦事功能

網(wǎng)站建設(shè)需要在信息服務的基礎(chǔ)上增加動態(tài)咨詢服務，達到檔案館與用戶的雙向溝通，如：在線業(yè)務咨詢、網(wǎng)上預約服務、相關(guān)手續(xù)表格下載等。

4.用戶反饋信息功能

通過網(wǎng)上答疑、留言板或網(wǎng)上調(diào)查、館長信箱等形式，檔案館網(wǎng)站可以起到本館與用戶之間的信息橋梁作用，并建立起相應的回應機制，對公眾的意見和建議及時反應并做到有效處理。

5.學術(shù)研究與交流功能

檔案館的在線用戶很大一部分是檔案工作人員或檔案部門領(lǐng)導、專家，有時會需要利用網(wǎng)站提供的檔案理論。

6.多渠道鏈接功能

通過友情鏈接的引導功能，使用戶可以根據(jù)需要在網(wǎng)站上，通過多個渠道進入其他檔案館網(wǎng)站、院校網(wǎng)站或其他相關(guān)網(wǎng)站。

7.網(wǎng)站地圖導航系統(tǒng)

主要顯示網(wǎng)站所有的分類信息，提供導航服務，供用戶隨時查看，使用戶在下載和閱讀大量內(nèi)容信息前，能了解網(wǎng)站基本信息。

8.郵件管理

設(shè)置郵箱功能，方便用戶與檔案館的信息交流與傳遞，將檔案館最新動態(tài)、新增服務等信息定期發(fā)送到注冊用戶信箱中。

9.檔案數(shù)據(jù)管理

檔案數(shù)據(jù)是檔案館網(wǎng)站的核心資源，科學、完善的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是為用戶提供準確、完整的檔案信息服務的有力支撐。檔案數(shù)據(jù)管理需要在建立分布式的安全可靠的數(shù)據(jù)庫體系基礎(chǔ)上，具備高效的信息采集、分析、整理、數(shù)據(jù)備份和恢復功能。

10.后臺管理功能

網(wǎng)站前臺各項功能的實現(xiàn)離不開強大的后臺管理系統(tǒng)，檔案網(wǎng)站的后臺管理系統(tǒng)主要包括：網(wǎng)絡(luò)安全保障體系、用戶管理系統(tǒng)、網(wǎng)站訪問統(tǒng)計管理、網(wǎng)站頁面模板管理、文件類別管理、文件內(nèi)容管理、文件查詢功能。

四、網(wǎng)站欄目內(nèi)容

五、網(wǎng)站管理與維護

網(wǎng)站建立后，由于實際情況不斷發(fā)生變化，網(wǎng)站的內(nèi)容也需要隨之更新優(yōu)化，網(wǎng)站才能提供及時、有效的服務，并樹立網(wǎng)站的良好形象。必須做到內(nèi)容更新及時，以促進網(wǎng)站信息的時效性和有序化；內(nèi)容真實可信，確保網(wǎng)站的權(quán)威性；管理有序，維護網(wǎng)站后臺程序正常運行，保障形式多樣的網(wǎng)上查檔等服務活動順利進行；建立工作機制，指派專人負責，定期檢查，不斷優(yōu)化網(wǎng)站性能，充分發(fā)揮網(wǎng)站作用；緊抓安全與保密防范工作以及數(shù)據(jù)備份與恢復工作，提高網(wǎng)站整體安全性。

六、結(jié)語

檔案館通過檔案信息網(wǎng)站宣傳，凸顯檔案作用和價值，充分挖掘館藏檔案文化，以提供公開信息和檔案信息為龍頭，建設(shè)資源優(yōu)先型網(wǎng)站。深入開發(fā)檔案信息資源，努力將檔案庫變?yōu)樗枷霂欤选八罊n案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保詸n案資源獨特優(yōu)勢提供優(yōu)質(zhì)服務，建設(shè)服務型網(wǎng)站。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案利用與網(wǎng)絡(luò)服務緊密結(jié)合起來，開拓檔案利用渠道，增強公眾檔案意識，以開展網(wǎng)上互動服務為抓手，建設(shè)方便快捷型網(wǎng)站。

檔案館網(wǎng)站建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，必須進行科學論證、合理規(guī)劃、正確實施，抓住突出特色和安全保密兩條線不放，重視靈活性和擴展性，最大限度的爭取領(lǐng)導重視，因地制宜的搞好網(wǎng)站建設(shè)，實現(xiàn)建設(shè)目標。

作者單位：解放軍檔案館