基層檔案管理人員職業(yè)生涯規(guī)劃與組織管理關(guān)系研究

摘要：將基層檔案管理人員個(gè)人的生涯規(guī)劃，納入檔案館的組織管理之中，使每個(gè)檔案管理人員的成長(zhǎng)和發(fā)展與檔案館的發(fā)展有機(jī)地融為一體，以員工個(gè)人的成長(zhǎng)，來(lái)促進(jìn)檔案館發(fā)展，將大大滿(mǎn)足每個(gè)基層檔案管理人員對(duì)自尊、自我價(jià)值、自我實(shí)現(xiàn)等方面的高層次的精神追求，這會(huì)激發(fā)每個(gè)員工的內(nèi)在行動(dòng)動(dòng)機(jī)，充分挖掘其潛能，從內(nèi)部調(diào)動(dòng)他們的積極性和創(chuàng)造精神，這對(duì)基層檔案管理人員的激勵(lì)更有效。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理人員 職業(yè)規(guī)劃 檔案館組織管理 激勵(lì) 實(shí)效

所謂個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃，是指一個(gè)人對(duì)其一生所連續(xù)地承擔(dān)的職業(yè)和職務(wù)的發(fā)展歷程的預(yù)期與設(shè)計(jì)。有效的職業(yè)生涯設(shè)計(jì)，需要個(gè)人和組織之間相互配合，是個(gè)人行為與組織行為的良好結(jié)合。檔案館作為一個(gè)組織，不能只單純地使用員工，管理員工，而應(yīng)以員工的成長(zhǎng)來(lái)促進(jìn)檔案館發(fā)展，使員工的成長(zhǎng)與檔案館的發(fā)展有機(jī)地融為一體。檔案館有必要通過(guò)細(xì)化目標(biāo)，引導(dǎo)和幫助員工設(shè)計(jì)和制定職業(yè)生涯規(guī)劃，提高基層檔案管理人員的效能感，使他們通過(guò)個(gè)人價(jià)值的實(shí)現(xiàn)而受到充分的鼓舞，挖掘他們的潛能，調(diào)動(dòng)他們的積極性和創(chuàng)造精神。

一、將基層檔案管理人員的職業(yè)生涯規(guī)劃

納入組織管理的必要性

（一）可以有效克服基層檔案管理人員的職業(yè)倦怠

檔案管理工作具有復(fù)雜性高、重復(fù)性高、枯燥繁瑣等特點(diǎn)。檔案管理人員在大多數(shù)時(shí)間里對(duì)各種檔案材料進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用服務(wù)，與人打交道的時(shí)間與機(jī)會(huì)較少。他們每天從事著同一種工作，工作重復(fù)性高。長(zhǎng)期從業(yè)，極易使基層檔案管理人員產(chǎn)生孤獨(dú)、厭倦、焦慮等消極心理，形成職業(yè)倦怠。將檔案管理人員的生涯規(guī)劃納入組織管理之中，就是細(xì)化組織管理目標(biāo)，將員工的生涯目標(biāo)也融入其中，引導(dǎo)和幫助員工設(shè)計(jì)和制定職業(yè)生涯規(guī)劃，使員工在組織發(fā)展的過(guò)程中自己也獲得成長(zhǎng)，這將大大地提高員工職業(yè)效能感，從根本上克服職業(yè)倦怠，實(shí)現(xiàn)職業(yè)自覺(jué)。

（二）可以有效實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員的內(nèi)在激勵(lì)

心理學(xué)研究表明，需要是人的行為的原動(dòng)力，人的合理需要得到滿(mǎn)足，工作積極性就高。傳統(tǒng)組織管理中大多采用發(fā)獎(jiǎng)金等物質(zhì)激勵(lì)手段來(lái)激發(fā)員工的積極性，其本質(zhì)是通過(guò)外在的物化手段刺激人的行為，并沒(méi)有從根本上體現(xiàn)出員工個(gè)人的真正價(jià)值。它只滿(mǎn)足了員工的低層次需要，卻忽視了其精神需要的滿(mǎn)足，因而難以形成對(duì)檔案管理人員的內(nèi)在激勵(lì)。引導(dǎo)和幫助基層檔案管理人員進(jìn)行生涯規(guī)劃并將其融入檔案館的發(fā)展中，將個(gè)人發(fā)展與組織發(fā)展的需求保持一致，在組織發(fā)展的過(guò)程中員工也獲得了個(gè)人發(fā)展，從而使個(gè)人的發(fā)展得到最大限度的實(shí)現(xiàn)，職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力穩(wěn)步提升，使個(gè)人的工作潛能激發(fā)出來(lái)。

（三）是組織管理研究與發(fā)展的新趨勢(shì)

在社會(huì)飛速發(fā)展的今天，組織管理方式已由過(guò)去的以實(shí)物為核心的生產(chǎn)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐匀藶楹诵牡娜吮竟芾恚@是組織管理在當(dāng)代研究與發(fā)展的新趨勢(shì)。人本管理的實(shí)質(zhì)，就是要在管理過(guò)程中充分考慮人的因素，挖掘人的潛能，并同時(shí)使人獲得尊重，從而最大限度的激發(fā)人的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性。引導(dǎo)并幫助基層檔案管理人員進(jìn)行生涯規(guī)劃并將其融入檔案館的發(fā)展之中，是人本思想在組織管理中的具體體現(xiàn)，能滿(mǎn)足基層檔案管理人員的深層需要，從而持續(xù)激發(fā)工作動(dòng)機(jī)，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為行動(dòng)的內(nèi)驅(qū)力，推動(dòng)他們?nèi)バ袆?dòng)，實(shí)現(xiàn)人生目標(biāo)。

二、將基層檔案管理人員的職業(yè)生涯規(guī)劃

納入組織管理的可能性

（一）基層檔案管理人員的個(gè)人目標(biāo)與檔案館的組織目標(biāo)具有一致性

基層檔案工作人員的個(gè)人目標(biāo)是運(yùn)用自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能，采用科學(xué)的原則和方法，依法行使自己的職責(zé)，完成具體的檔案管理工作。檔案館作為一級(jí)組織，其發(fā)展目標(biāo)是：在內(nèi)部管理的基礎(chǔ)上，接收檔案和資料進(jìn)館，保證歷史記錄的真實(shí)完整；負(fù)責(zé)檔案資料的科學(xué)管理和有效利用，提高檔案信息檢索和利用的能力，為社會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。

二者具有目標(biāo)上的一致性，即通過(guò)保存完整的社會(huì)記憶和有效提供館藏檔案信息為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)與發(fā)展服務(wù)，真正發(fā)揮檔案館的社會(huì)職能作用。管理理論認(rèn)為，在組織管理中，個(gè)人目標(biāo)是受組織目標(biāo)的影響和制約的，當(dāng)個(gè)人目標(biāo)符合組織目標(biāo)時(shí)，會(huì)促進(jìn)組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（二）基層檔案管理人員的個(gè)人利益與檔案館的組織利益具有一致性

有效的職業(yè)生涯規(guī)劃，要求個(gè)人與組織之間相互配合，這表現(xiàn)為：職業(yè)生涯規(guī)劃能夠同時(shí)滿(mǎn)足個(gè)人和組織的需要與利益。個(gè)人要依靠組織提供的就業(yè)機(jī)會(huì)和物質(zhì)精神的獎(jiǎng)勵(lì)，組織則要依靠個(gè)人的努力工作實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展。個(gè)人與組織的根本利益應(yīng)當(dāng)是一致的。

基層檔案管理人員個(gè)人發(fā)展的成功在于檔案館的扶持。基層檔案管理人員作為個(gè)體只有真正加入檔案館這一組織中，利用各種“關(guān)系”才能從事這一職業(yè)工作，才能使個(gè)人的職業(yè)才能得到發(fā)揮。檔案館則應(yīng)當(dāng)根據(jù)對(duì)員工個(gè)人的分析與定位，給予其合適的崗位。研究表明，職業(yè)是否與個(gè)性特征匹配，對(duì)個(gè)人的工作成效和對(duì)社會(huì)的發(fā)展有著重要影響。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展飛速的今天，人們不再把自己的工作乃致命運(yùn)與所在組織簡(jiǎn)單捆綁在一起，而是越來(lái)越注重所在行業(yè)的宏觀發(fā)展前景，從單純重視選擇組織和行業(yè)，轉(zhuǎn)變?yōu)檫x擇適合自身?xiàng)l件并具有發(fā)展?jié)摿Φ穆殬I(yè)及工作崗位。因此，對(duì)于檔案館而言，在考慮檔案管理人員的個(gè)人技能隨工作經(jīng)驗(yàn)的積累而增長(zhǎng)的同時(shí)，還要考慮如何設(shè)計(jì)和取得最適合于他們個(gè)人發(fā)展成長(zhǎng)的職業(yè)生涯目標(biāo)與發(fā)展機(jī)會(huì)。

與此同時(shí)，檔案館作為組織，其發(fā)展也離不開(kāi)眾多的“個(gè)人”。只有眾多“個(gè)人”的發(fā)展形成了合力，才能推動(dòng)檔案館的發(fā)展，因?yàn)榻M織本身就是由“人”組成的，離開(kāi)了忠誠(chéng)的“個(gè)人”，檔案館作為組織將只剩下一副空的框架，失去市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

（三）組織是個(gè)人實(shí)現(xiàn)職業(yè)生涯規(guī)劃的載體

基層檔案管理人員個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃的順利實(shí)現(xiàn)，需要個(gè)人在考慮自己的職業(yè)理想、職業(yè)興趣、職業(yè)能力等基礎(chǔ)上來(lái)確定，同時(shí)也必須了解和掌握檔案館各方面的情況，如檔案館的發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)觀念、人力資源制度和供求情況、職位的空缺等。檔案管理人員個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)，是需要依托檔案館這一組織載體的。因?yàn)闄n案館為謀求自身發(fā)展，必須考慮重新進(jìn)行人力資源的配置，吐故納新，以保持其持續(xù)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展。同時(shí)，檔案館依據(jù)自身的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)需求，關(guān)注如何從環(huán)境設(shè)置入手幫助個(gè)人制定、實(shí)施職業(yè)生涯規(guī)劃，同時(shí)也需要全面掌握個(gè)人的情況，如個(gè)人的性格，潛能及價(jià)值觀等。

三 將基層檔案管理人員的職業(yè)生涯規(guī)

劃納入組織管理的策略

（一）對(duì)基層檔案管理人員個(gè)人進(jìn)行分析與定位

檔案館應(yīng)對(duì)基層員工個(gè)人的素質(zhì)特征、能力結(jié)構(gòu)及發(fā)展?jié)摿M(jìn)行科學(xué)地測(cè)定和評(píng)價(jià)。檔案館要完善組織的人力資源管理制度，把基層檔案管理人員個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃列為組織和各部門(mén)工作的戰(zhàn)略組成部分。

（二）幫助基層檔案管理人員確立職業(yè)生涯目標(biāo)

檔案館在了解員工個(gè)人綜合素質(zhì)和自身對(duì)職業(yè)生涯的規(guī)劃的基礎(chǔ)上，為個(gè)人制定組織內(nèi)的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)觀組織中個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃，在檔案館的用人制度和職位設(shè)計(jì)等方面做出相應(yīng)調(diào)整，在制度和環(huán)境等方面保證員工個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃的可實(shí)現(xiàn)性。

（三）幫助基層檔案管理人員制定職業(yè)生涯策略

檔案館組織開(kāi)展針對(duì)個(gè)人個(gè)性的多形式培訓(xùn)，以員工的職業(yè)發(fā)展為前提，注重培訓(xùn)勝任能力的導(dǎo)向性，而不要僅僅局限于技能和知識(shí)培訓(xùn)，更重要的是在職業(yè)層面的崗位實(shí)踐活動(dòng)。采取適當(dāng)?shù)倪w移策略轉(zhuǎn)化和鞏固培訓(xùn)的成果，包括職務(wù)策略、激勵(lì)策略和文化策略等。這是組織培訓(xùn)的支撐策略，如果缺少必要的遷移策略，組織的培訓(xùn)甚至對(duì)個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃都可能流于形式。

（四）職業(yè)生涯的評(píng)估與修正

檔案館作為組織必須建立完整的跟蹤管理制度，以便于對(duì)個(gè)人職業(yè)發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)其當(dāng)初制定的目標(biāo)及時(shí)予以修正。由于每個(gè)人的學(xué)習(xí)能力及適應(yīng)能力的差異，個(gè)人職業(yè)生涯目標(biāo)并非一成不變，檔案館要幫助其員工對(duì)預(yù)先制定的個(gè)人職業(yè)生涯目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)狀況進(jìn)行一定程度的修補(bǔ)。檔案館要在員工個(gè)人剛開(kāi)始工作的一段時(shí)間內(nèi)，不斷調(diào)整其工作崗位，以方便個(gè)人能以較快的速度融入到組織中來(lái)，伴隨著崗位和層次的變化，基層檔案管理人員則必須不斷接受新崗位和層次的變化，不斷提高自身素質(zhì)，改善素質(zhì)結(jié)構(gòu)。為此，檔案館仍需加強(qiáng)對(duì)員工個(gè)人生涯實(shí)施跟蹤和指導(dǎo)，定期或不定期地對(duì)其工作進(jìn)行反饋和點(diǎn)評(píng)，保證員工發(fā)展方向的正確性，最終實(shí)現(xiàn)職業(yè)生涯目標(biāo)。

總之，將基層檔案管理人員個(gè)人的生涯規(guī)劃納入檔案館的組織管理之中，使每個(gè)檔案管理人員的成長(zhǎng)與檔案館的發(fā)展有機(jī)地融為一體，以每個(gè)檔案管理人員個(gè)人的成長(zhǎng)，來(lái)促進(jìn)檔案館發(fā)展，將會(huì)大大滿(mǎn)足每個(gè)基層檔案管理人員對(duì)自尊、自我價(jià)值、自我實(shí)現(xiàn)等方面的高層次的精神追求，這會(huì)激發(fā)每個(gè)員工的內(nèi)部行動(dòng)動(dòng)機(jī)，充分挖掘其潛能，從內(nèi)部調(diào)動(dòng)他們的積極性和創(chuàng)造精神，這對(duì)基層檔案管理人員的激勵(lì)，將更有實(shí)效。

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作者單位：煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院