探析企業OA建設現狀及發展趨勢

摘 要：辦公自動化OA是計算機網絡技術及IT技術飛速發展的重要產物，為政府、企業及社會各界的運行，日常管理工作水平及辦公效率提供了極大的發展空間。在20多年的建設與發展過程中，我國辦公自動化系統及相關技術由最初的普通打印機發展至當今的自動化辦公平臺網絡，以成為大小企業運行管理必不可少的工具。文章從OA建設及應用特點、建設現狀等方面進行分析，并探討了企業OA發展趨勢。

關鍵詞：企業OA 建設；發展；特點；內部控制

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2012）29-0075-03

辦公自動化——OA在20世紀70年代始于西方國家，在我國有20多年的發展和應用歷史。我國市場經濟體制之下的自動化辦公系統同西方國家具有很大的區別，除政府機構外，自動化辦公系統在我國企業日常運行及管理控制工作中都發揮著極大的作用。我國大小企業運行和發展的不同時期都離不開自動化辦公OA系統及相關技術的支持和帶動，OA系統及相關技術不僅幫助大小企業在日常運行及管理過程中實現了標準化運行及規范管理控制等經營目標，還促進了企業內部經營體制及管理體制改革，幫助企業實現和完善ERP管理。當前的辦公自動化系統的優勢和作用正日漸顯現，為我國大小企業廣泛建設和應用，但OA系統及技術發展時間并不長，還未形成統一、規范的建設和應用模式，對系統建設及應用現狀深入分析，科學探討發展趨勢，是幫助企業更好地應用OA系統的前提。

1 企業OA系統建設總體狀況

我國市場經濟體制下的企業具有數量多、經營規模以中小型為主、經營體制靈活、企業分布面廣泛、管理水平普遍不高等特點。我國大小企業運行和發展的不同時期都離不開自動化辦公OA系統及相關技術的支持和帶動，OA系統及相關技術不僅幫助大小企業在日常運行及管理過程中實現了標準化運行及規范管理控制等經營目標，還促進了企業內部經營體制及管理體制改革，幫助企業實現和完善ERP管理。當前，我國企業均認識到自動化辦公系統及相關技術的重要性及優勢，紛紛積極引進、建設和開發自動化辦公系統及相關技術，當前的辦公自動化系統在企業運行管理應用中總體上表現出如下狀況。

1.1 OA系統建設和應用過程中具有很強的不確定性

企業辦公自動化系統是企業運行管理總系統的一個重要分支，其應用及建設都有明顯的不確定性，這主要取決于市場經濟體制下企業運行市場的多變性及企業內部管理與控制工作中的不確定性、競爭對手及顧客需求的變化等多方面的影響。另外，OA系統建設及發展所依存的信息系統本身的多變性與不確定性也是導致辦公自動化系統運行及建設過程中不確定性的一大影響因素。除了上述企業辦公自動化系統建設及應用的內部及外部環境、辦公自動化系統建設主體的多變性及不確定性等影響因素之外，企業自身經營規模擴大及運行技術及系統發展需要都會促使企業OA系統的不斷改進及完善。例如，隨著企業運行及管理工作不同環節的發展、組織管理機構及體制的完善及改進、管理及工作人員流動，企業內部OA系統也隨之發生變化，以更好地以迎合企業運行及管理工作需求。企業OA系統建設及發展所依托的技術隨著計算機網絡技術及IT技術的發展，也在不斷的發展與改進之中，系統由最初的文本界面，發展為C/S技術結構、B/S技術結構，直至當前的B/S多層技術結構。OA系統本身的工作及運行主體內容也從最初的打印機、電腦信息搜集處理方式發展為依托于計算機網絡技術的自動化信息搜集、處理方式，再發展為當前的數字化、自動化信息搜集、處理、存儲、傳遞工作模式，為我國企業日常運行及管理控制工作提供了越來越便捷、越來越全面的輔助服務。因此，OA系統的不確定性也可理解為OA系統隨著企業經營體制、管理機構的變化及計算機網絡技術、IT技術不斷發展的自我完善及改進。

1.2 OA系統建設的高集成性

企業OA系統建設過程就是企業集成管理平臺的建設過程，OA系統的高集成建設和發展是企業管理控制網絡及系統發展的基本要求。企業辦公自動化系統的建設和發展方向是為企業建設一個集企業采購、生產、營銷不同環節信息搜集與處理功能于一體，能夠同時完成企業運行管理過程中對企業技術、經營信息、相關數據、工作文檔等不同方面的信息整合處理，將整合處理的信息及時傳輸到相應的管理部門，幫助企業決策層及管理層隨時了解企業內部運行狀況及企業經營對手、合作伙伴、客戶需求、市場經濟等不同時期的狀況及變化趨勢。可見，企業運行管理過程中的OA系統建設及發展工作中的集成性具有很大的重要性，只有著重發展和建設具有高集成性的辦公自動化系統，才能夠更好地保障企業運行過程及管理控制工作的高效、順利進行。

1.3 OA系統建設的靈活性

企業辦公自動化系統本身具有靈活的發展和建設特點，主要表現在其對不同信息技術及辦公工具的兼容性及極強的可擴展性等方面，另外，OA系統的靈活性是相對于企業ERP系統及財務系統而言的。以某企業OA系統建設為例，企業正處于高速發展期，隨著業務量和經營規模的增長，會建設新的辦公樓、擴展經營范圍，在OA系統建設中非常注重系統的可擴展性建設。企業目前已申請一條ADSL專線接入互聯網，只需再增加一臺帶路由功能的ADSL MODEM和一臺24口博達（BDCOM S2026）交換機，通過五類線將總部的所有計算機組成局域網，實現內部信息與打印共享，并且通過ADSL實現所有計算機訪問互聯網。同時，企業增加一臺航天聯志的AISINO服務器作為OA服務器（Windows2000/2003AD server），以實現企業內部數據及信息共享交流，采用互聯網信息平臺實現企業客戶信息共享及即時信息互動交流。可見，OA系統建設和應用的靈活性是企業內部及外部信息及時、全面處理，實現信息高度共享的重要前提。

2 企業OA建設技術及功能規劃現狀

2.1 企業OA系統建設技術

當前的OA系統的建設及應用，主要保障企業運行及管理過程中的信息及管理安全、系統運行的穩定性和可操作性。不同企業、不同工作部分的OA系統建設重點及規劃要求也不近相同，即企業的不同工作環節、不同經營性質的企業對OA系統的建設具有不同的要求。企業辦公自動化系統建設技術都應遵從系統安全、靈活、穩定及便捷的基本要求，才能確保企業各項工作的順利進展，幫助企業更好地再市場經濟中立足。

安全性是包括OA系統在內的所有工具及系統都應首先遵循的關鍵前提。企業的OA系統建設及應用涉及到企業內部信息交流及共享過程的安全，還直接關系到企業運行過程中與客戶及合作伙伴信息交流及共享等過程中的安全，當前的企業辦公自動化系統在建設及運行中信息搜集、信息管理、信息監控及信息保密等方面取得了一定的發展，但還不能完全保證系統安全。企業辦公自動化系統本身具有靈活的發展和建設特點，主要表現在其對不同信息技術及辦公工具的兼容性及極強的可擴展性等方面。另外，OA系統的靈活性是相對于企業ERP系統及財務系統而言的。穩定性是OA系統建設技術的又一重要特點，當前，我國企業OA系統建設技術比較先進，網絡環境及硬件條件基本滿足系統性能及運行速度的基本要求。企業OA系統建設及應用目的是減輕企業日常運行及管理控制工作中的負擔，降低各項工作的反復性和復雜性，即辦公自動化系統建設技術應以保障系統操作的簡便性為中心，降低操作人員負擔、簡化系統操作和維護工作。

2.2 OA系統核心功能建設

當前的OA系統及技術發展時間并不長，還未形成統一、規范的建設和應用模式，可供選擇的系統模型有多種，系統建設技術及核心功能規劃工作主要依據企業經營類型及主要經營業務特點選擇和應用。當前應用較為廣泛的核心功能建設平臺是采用Windows2000或Windows2003環境下的MS SQL Server2000作為數據庫平臺，提供事務、消息通訊的分發，很多企業同時采用Windows2000或Windows2003環境下Microsoft Internet Information Server為WWW訪問服務器。此種應用環境下的辦公自動化系統在客戶端只需要Internet Explorer5.0或以上版本的瀏覽器即可使用。除此之外，還有其他的系統功能建設和完善模式可供選擇，且都有安裝、調試、操作簡便的優點。不同經營模式和管理體制的企業在進行OA系統建設過程中，采用相適應的開發及安裝工具構建相應的技術結構，建設與企業經營管理特點相符合的管理界面及交流界面，并配備與企業OA系統核心功能向適應的控制端口及使用端口，通過保障系統核心功能的正常建設及應用，為系統整體功能建設與應用奠定基礎。

2.3 OA系統管理技術及功能建設

我國企業OA系統管理技術與系統功能建設是在專門的領導及實施小組配合下、通過合作伙伴的相互配合、配合相應的調研工作等多方面的共同作用下完成的。管理及執行部門全體人員的有效組織和積極配合是整個OA系統合理建設和高效運轉的重要前提，也是整個建設和應用工作的重中之重，領導小組成員應根據既定的系統建設目標合理配比，并安排和規劃一定比例、合理層次的計算機網絡人員及IT人員作為系統網絡搭建、核心功能技術建設及相關操作人員指導培訓工作的骨干組織，同時安排層次分明、配比合理的工作實施人員負責OA系統建設及功能技術建設實施工作，另外，領導小組負責協調和組織各工作小組的工作并及時考核與調整。OA系統管理技術及功能建設工作是一項復雜而重要的工作，需要企業與合作伙伴、開發商之間的緊密合作，當前的企業在OA系統管理技術及功能建設中能夠較好地針對技術管理及功能規劃建設方面問題咨詢開發商，較好地進行交流和溝通，進而合理規劃整個系統建設方向及技術管理模式，但當前我國企業OA系統建設機制尚不成熟，在系統規劃及技術管理前期，與合作伙伴的配合及與開發商的合作溝通等方面均存在不同程度的分歧和脫節，導致當前我國企業OA系統管理技術及功能建設方面存在較大不足，影響日后使用。

3 企業OA系統發展趨勢

3.1 企業OA系統動態建設和發展

我國大小企業運行和發展的不同時期都離不開自動化辦公OA系統及相關技術的支持和帶動，OA系統及相關技術不僅幫助大小企業在日常運行及管理過程中實現了標準化運行及規范管理控制等經營目標，還促進了企業內部經營體制及管理體制改革，幫助企業實現和完善ERP管理。企業辦公自動化系統是企業運行管理總系統的一個重要分支，其應用及建設都有明顯的不確定性，這主要取決于市場經濟體制下企業運行市場的多變性及企業內部管理與控制工作中的不確定性、競爭對手及顧客需求的變化等多方面的影響，另外，OA系統建設及發展所依存的信息系統本身的多變性與不確定性也是導致辦公自動化系統運行及建設過程中不確定性的一大影響因素。除了上述企業辦公自動化系統建設及應用的內部及外部環境、辦公自動化系統建設主體的多變性及不確定性等影響因素之外，企業自身經營規模擴大及運行技術及系統發展需要都會促使企業OA系統的不斷改進及完善。

3.2 OA系統建設機構不斷完善

管理及執行部門全體人員的有效組織和積極配合是整個OA系統合理建設和高效運轉的重要前提，也是整個建設和應用工作的重中之重，領導小組成員應根據既定的系統建設目標合理配比，并安排和規劃一定比例、合理層次的計算機網絡人員及IT人員作為系統網絡搭建、核心功能技術建設及相關操作人員指導培訓工作的骨干組織，同時安排層次分明、配比合理的工作實施人員負責OA系統建設及功能技術建設實施工作，另外，領導小組負責協調和組織各工作小組的工作并及時考核與調整。今后，隨著我國企業OA系統建設工作的不斷完善和改進，系統建設過程中將會成立包括領導小組與實施小組在內的多個工作機構，不同機構各自具有更合理、更科學的人員配比和層次分布，各組織機構之間能夠更加有效、合理地配合完成系統建設和規劃工作，將企業OA系統建設工作中的困難和阻力降到最小。

3.3 系統功能升級與協同系統的完善

隨著我國市場經濟環境及企業內部運行狀況的不斷發展和變化，企業在日常運行和管理控制工作中需要更科學、更符合企業發展特點的OA系統作為企業運行的支撐。系統朝著更加靈活、可擴展性更強、集成性更高的方向發展和建設。為企業建設一個集企業采購、生產、營銷不同環節信息搜集與處理功能于一體，能夠同時完成企業運行管理過程中對企業技術、經營信息、相關數據、工作文檔等不同方面的信息整合處理，將整合處理的信息及時傳輸到相應的管理部門，幫助企業決策層及管理層隨時了解企業內部運行狀況及企業經營對手、合作伙伴、客戶需求、市場經濟等不同時期的狀況及變化趨勢。

同時，OA系統協同系統也會取得更快的發展，協同系統的軟件環境發展方向如下。數據庫服務器：Windows 2000/2003/NT4.0、MySql4.0；WEB服務器：Windows 2000/2003/NT4.0、IIS 5.0、Apache 1.3.20；客戶端：Windows 2000/2003/xp/98、IE6.0。硬件配置將會發展為奔騰2G CPU、1G內存、40G剩余硬盤空間。

4 結 語

市場經濟體制下的企業具有數量多、經營規模以中小型為主、經營體制靈活、企業分布面廣泛、管理水平普遍不高等特點。我國大小企業運行和發展的不同時期都離不開自動化辦公OA系統及相關技術的支持和帶動，OA系統及相關技術不僅幫助大小企業在日常運行及管理過程中實現了標準化運行及規范管理控制等經營目標，還促進了企業內部經營體制及管理體制改革，幫助企業實現和完善ERP管理。企業運行管理過程中的OA系統建設及發展工作中的集成性、安全性、穩定性是非常重要的，只有著重發展和建設具有穩定、安全、高集成性的辦公自動化系統，才能夠更好地保障企業運行過程及管理控制工作的高效、順利進行。

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