計劃生育檔案管理存在的問題及解決辦法

摘要：隨著各項制度的改革，計劃生育檔案管理工作的制度改革也日益深入。計劃生育檔案管理工作應(yīng)該怎樣配合制度改革的步伐，是我們計劃生育工作人員在檔案管理工作上需要面對和認(rèn)真思考的問題。本文提出了計劃生育檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，并提出解決問題的對策。

關(guān)鍵詞：計劃生育檔案管理 檔案信息 檔案管理工作制度

1 計劃生育檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 計劃生育檔案管理的重視程度不夠。計劃生育檔案工作者很多都是非專業(yè)人士，對計劃生育檔案管理工作的認(rèn)識度不高，在計劃生育檔案管理工作辦事程序上出現(xiàn)了疏忽，在處理離崗或調(diào)動工作時，檔案的移交、審查、清理、簽字等程序問題處理不當(dāng)，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。

1.2 計劃生育檔案管理制度不完善，工作效率低。根據(jù)調(diào)查，計劃生育檔案管理工作中對于納入檔案管理的內(nèi)容缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案信息不完整，材料缺失等問題。當(dāng)需要調(diào)出檔案相關(guān)信息時，往往因為某些內(nèi)容沒有納入檔案管理中，給計劃生育檔案管理工作造成阻礙。

1.3 計劃生育檔案管理內(nèi)容的真實性和重要性不到位。由于對計劃生育檔案管理工作不夠重視，在對檔案內(nèi)容的收集管理上，沒有確定材料的真實性，很多檔案材料的信息都沒有在很大程度上反映個人的真實情況。

1.4 計劃生育檔案管理工作人員的水平不高。現(xiàn)在從事計劃生育檔案管理的工作者大多沒受過專業(yè)培訓(xùn)，而且同時身兼數(shù)職，檔案管理工作只是他們所有工作中的一部分，他們對檔案管理工作的了解程度不高，處理檔案管理工作問題不夠?qū)I(yè)。

1.5 計劃生育檔案管理設(shè)施不齊全。計劃生育檔案存放方式一般還在延續(xù)傳統(tǒng)的庫房方式存放，眾多的檔案文件收藏在鐵皮柜里，既占空間又耗費人財物力。在查找檔案信息的時候，使工作效率事倍功半。

1.6 計劃生育檔案現(xiàn)代化管理水平不高。在計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，計劃生育檔案管理工作大多還是依靠手工來管理，沒有引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)來管理檔案，雖然一些辦公室計算機(jī)設(shè)施配備齊全，但是沒有有效利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源來管理檔案。

2 促進(jìn)計劃生育檔案管理工作建設(shè)的幾點建議

2.1 提高計劃生育檔案管理工作者對檔案材料重要性的認(rèn)識。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作的重視，做好檔案管理工作重要性的宣傳工作，比如不定期地制作介紹計劃生育檔案管理工作重要性的宣傳頁，發(fā)到各工作者手中，并制造工作和學(xué)習(xí)機(jī)會讓檔案管理工作者參與到材料形成檔案的整個過程中，讓檔案工作者對檔案工作有更深入、更全面的了解。

2.2 建立健全規(guī)范的計劃生育檔案管理工作制度。這種制度要建立在適合計劃生育檔案管理工作需要前提下，制度規(guī)范全面但是要符合計劃生育檔案管理工作的特點，不僅工作人員方便執(zhí)行，而且還具有相當(dāng)?shù)臋?quán)威性。

2.3 維護(hù)計劃生育檔案信息的真實性。不論什么情況下都要認(rèn)真核實，不得肆意篡改信息和材料的真實性，并且要增強(qiáng)計劃生育檔案管理工作者對檔案材料信息的鑒別水平，提高自身對材料真實性的判斷力。

2.4 提高計劃生育檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)。定期對檔案管理工作者進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，將不斷更新的檔案管理工作方式方法傳輸?shù)矫恳晃粰n案管理工作者，提高檔案管理者的專業(yè)技能和處理問題的能力。

2.5 完善計劃生育檔案管理硬件設(shè)備。在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展中，檔案管理工作中最不可缺失的就是電腦，要提高計劃生育檔案管理工作的效率，使其事半功倍，最主要的就是配備電腦，并購買相應(yīng)的檔案管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。

2.6 提高計劃生育檔案管理工作的現(xiàn)代化管理水平。要提高檔案管理水平，首先引進(jìn)新設(shè)備和新技術(shù)，并做好定期設(shè)備和系統(tǒng)維護(hù)。其次要對工作者進(jìn)行檔案管理信息知識的培訓(xùn)，好的軟硬件設(shè)施需要好的專業(yè)人才配合使用，這樣才會合理利用資源，做到事半功倍的效果。

計劃生育檔案管理工作者要積極應(yīng)對檔案管理工作中存在的問題和現(xiàn)狀，認(rèn)清形勢，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，勇于實踐，不斷加強(qiáng)自身建設(shè)，努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識和技能，提高專業(yè)素養(yǎng)，配合有效的管理制度模式，重視計劃生育檔案管理工作，集所有優(yōu)勢向檔案管理工作邁一大步。

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